Creating a Socio-Technical Ecosystem

While employee engagement has been an HR focus area for over the past two decades, technology has helped accelerate these efforts. In this article, we discover how socio-technical systems like Empuls help increase employee participation and engagement.

A. Dahl et al, "Construir una comunidad de innovación".

Un sistema sociotécnico.

Resulta interesante que Dahl y su equipo de investigación conductual, compuesto por tres miembros, calificaran las comunidades laborales de sistema "sociotécnico". El estudio se realizó en la cresta de la ola de los medios sociales y consideraba que las redes sociales eran un medio esencial para crear comunidades. Según Dahl, diseñar estos sistemas sociotécnicos para que estén "centrados en el ser humano" es fundamental para lograr la autenticidad de la participación de los empleados.

Empuls is carefully designed to facilitate authentic workgroups and communities that help deliver business results - by being human-centric. Empuls is a technology product that is built on behavioral science, base-up. This platform facilitates these socio-technical ecosystems that Dahl makes sound almost mythical to increase employee alignment using the social intranet.

Let us look at everything Empuls has to offer to build employee groups and communities to improve employee participation, with a few live use cases from how Empuls internally uses it.

1. Crear una cultura "sociotécnica" de colaboración

The ‘groups and communities’ feature in Empuls helps employee teams move together - aligned to a single vision. This feature enables employees to share meaningful, immediate, and personal messages at scale.

This way, Empuls can build a collaborative company culture using rich features like feeds, announcements, groups, chats, and notifications. Information is transparent across the organization, and everyone is aligned to the larger organizational goal.

Caso práctico 1: Ideas y sugerencias para toda la organización

Una parte considerable de la colaboración se basa en la aceptación por parte del equipo. La mejor manera de conseguirlo es abrir las iniciativas de toda la organización a las ideas y sugerencias de todos los empleados. Los usuarios no solo se sienten plenamente partícipes de los acontecimientos importantes, sino que también acaban haciendo aportaciones inestimables a la iniciativa.

A continuación se muestra una captura de pantalla de cómo recopilamos sugerencias en un blog anual.

We had about ten items on our list before 'Empuls' ing it. We ended up receiving over 50 inputs more - that we wouldn't have thought of otherwise.

Feedback is a powerful tool to empower employees and is essential to collaboration. Using Empuls, we can collect and document feedback - with complete transparency.

En el siguiente ejemplo, uno de nuestros jefes de ventas da su opinión a nuestro equipo de producto sobre cómo debería comportarse una de nuestras páginas de producto. Se trata de aportaciones muy importantes, ya que pueden derivarse de una conversación que haya mantenido con un cliente.

Empuls helps drive collaboration with the use of social appreciation. Managers can appreciate their team members or peers and tag each other with important organizational values. Even cross-departmental favors can be highlighted over these warm, organization-wide messages.

At Empuls, for instance, the digital design department is a shared resource amongst many teams. Our Head of Marketing is seen below, appreciating one of our senior designers for his extra mile contribution to project delivery.

Empuls provides many information sharing applications because it is fundamentally modeled as a social platform.

En el ejemplo siguiente, uno de nuestros líderes informa brevemente a la organización sobre dónde se encuentra y qué piensa hacer allí. Está demostrado que esta disipación de la información hace que los empleados se sientan capacitados con actualizaciones importantes sobre la organización.

En otro ejemplo, se ve a uno de nuestros líderes compartiendo un importante contenido que encontró por casualidad en Internet.

La función de compartir información puede utilizarse para crear grupos como "Alquilar, vender o comprar cualquier cosa" y "Compartir un viaje o una ruta".

Caso práctico 5: Conclusiones importantes

Empuls facilitates sharing of important learnings that an employee acquires over their period of employment - like learnings from a learning session, event, seminars, client discussions, processes, or failures.

En el siguiente ejemplo, uno de nuestros jefes de ventas resume lo que ha aprendido de su conversación con un cliente potencial importante.

Caso 6: Chats individuales

Empuls enables members to quickly switch from a ‘public’ or a ‘group’ conversation to a chat. This is important in cases where users need to get into private conversations - like giving feedback or planning a surprise party.

Nuestro chatbot también podría ser de gran ayuda para guiar a los usuarios en la realización de tareas como la recompensa.

Caso 7: Foros de objetos perdidos

This is a use case that only a platform like Empuls can enable. People can upload information on an item that was found, and the comments thread can be used to receive responses and even narrow down on the right owner.

Caso de uso 8: Foros de compra y venta

Empuls can enable ‘buy and sell’ forums similar to lost and found forums. People can announce their interest in selling and buying. Post initiators can evaluate the different bids and even finalize on a buyer or sellers using the comment thread. For discussions that might need to be made private - like haggling - can be switched to be made over chat.

2. Comunicación interna muy eficaz

Empuls is well-suited to manage internal organizational communications. It helps organize and disseminate workplace announcements in real-time. Employees can quickly update key organizational information using groups and communities - either over the mobile app or web. The platform doubles up as an employee social network that opens up these workplace discussions for employee participation.

Empuls works well for all categories of employees that an organization has - a frontline, mobile or desk workforce. The web interface makes it easier for desk-bound employees, and the mobile app helps frontline employees remotely access important information. The platform democratizes organizational information and eliminates issues of miscommunication or misalignment.

Caso 1: Anuncios de eventos

Whether an office day outing, a festival, or an engagement activity, event announcements are important for internal communication. It is easy to demonstrate complete details of the event - with attached itineraries and attractive images - using Empuls.

Así es como nuestra HRBP decidió anunciar una de las celebraciones de nuestra oficina. Llena de imágenes, instrucciones y emoticonos, no le faltó detalle.

Caso práctico 2: Actualización de políticas y lugares de trabajo

Time and again, important HR and compliance policy updates could be left unread amongst scores of other emails. Empuls helps keep these important updates on top of the employee feeds.

Mira cómo nuestro jefe de RRHH envía nuestra política de seguridad de la información e inicia un cuestionario de evaluación.

Aquí también se la ve compartiendo sin esfuerzo nuestro nuevo programa de asientos.

Caso práctico 3: Premios

Awards themselves are an important feature in Empuls with several nuances to it. But awards are further ordained using the 'Groups and Communities' feature. In other words, amongst the rest of the feeds, the awards feed stands out in its design and presentation - displaying the star employees to the entire company.

En el ejemplo siguiente, este grupo ha obtenido el reconocimiento spot, y todos sus miembros aparecen en el escaparate.

Caso práctico 4: Anuncios de nuevas incorporaciones

Time and again, new joiner mailers fail to achieve what they intend to do - either they are missed or are read and forgotten. With Empuls, new joiners are presented as the real person they are - allowing the rest of the company to welcome them onboard - through comments, claps, and +1s.

A continuación se muestra un ejemplo en el que nuestro Director de RRHH da la bienvenida a uno de nuestros nuevos empleados.

Caso práctico 5: Anuncios de iniciativas de marketing

The internal employee network could trigger the 'network effect' that digital marketing wishes for in content distribution. Posting the recent marketing initiatives and social media posts on Empuls can help redirect traffic to the organization's social media handles.

Below is how our digital marketer uses Empuls to drive traffic into our newly revamped Instagram handle.

Caso práctico 6: Contratación y referencias

Empuls can be especially useful for all kinds of information dissemination - and from the perspective of HR, hiring and referral announcements are a great use case. Below is an example in which our recruitment HR makes the best use of Empuls - along with announcing new hires, she announces successful referrals and even appreciates them.

3. Comunicaciones en equipo que ayuden a los miembros del equipo a mejorar

De todos los ámbitos que la tecnología ha revolucionado, el que más impacto ha tenido es el de las comunicaciones (ya sean teléfonos móviles, redes sociales o asistencia remota). En los sistemas sociotécnicos, la tecnología puede ayudar a que las comunicaciones intraequipo sean fluidas.

Es bien sabido que una buena comunicación es vital para el trabajo en equipo. Pero los correos electrónicos y los chats personales fragmentan la comunicación al encerrarlos en las bandejas de entrada de la gente. Muchos miembros del equipo, que deberían conocer información importante oculta en esas conversaciones, permanecen ajenos a ellas.

With Empuls, all of the team's discussions are organized and accessible in a single place. Empuls gives the team an organized hub to discuss daily, ideate, share updates, and create organizational knowledge that can be referred to any time, from anywhere.

Caso 1: Distribución de tareas

Empuls allows users to create task-based or department-based groups and allow members to manage tasks right from there.

En el siguiente ejemplo, uno de los jefes de ventas explica el proceso de una tarea y la asignación de tareas a los respectivos miembros mediante el etiquetado de usuarios. Los miembros etiquetados pueden incluso responder a través de comentarios si tienen alguna aclaración - y de esta manera, estas aclaraciones se clasifican para todo el equipo.

Caso práctico 2: Anuncios específicos para cada equipo

Managers can use Empuls to send out team-specific announcements. These posts are easily searchable, and one can look into them quickly.

Por ejemplo, a continuación se muestra el post que nuestra HRBP envió para anunciar las sesiones de formación en ventas que iba a impartir. El post le permite explicar el itinerario con todo detalle.

Caso 3: Foros de ayuda

Another exciting way to use Empuls groups is to have help forums. New employees might have many doubts about company products or processes. Sometimes, even managers might not clarify these in all its details. This is when such help groups or posts (like in the below example) come into use.

A continuación, uno de nuestros nuevos miembros del equipo de ventas busca información clave sobre una función de un producto. Recibió una respuesta del propio Director Técnico, que le aclaró por completo la duda.

Caso práctico 4: Actualización de tareas e hitos

Cuando se pueden asignar tareas, también se puede hacer un seguimiento de las mismas. Los equipos que deseen que el seguimiento sea más privado pueden utilizar chats o grupos cerrados y utilizar grupos abiertos para celebrar hitos importantes, como el que se muestra a continuación.

En el siguiente ejemplo, el administrador de nuestra oficina anuncia felizmente un hito en la facturación y algunas iniciativas clave para los empleados que su equipo ha puesto en marcha con éxito.

En otro ejemplo, nuestro equipo de catálogos informa sobre la finalización de sus tareas a través de un grupo cerrado que han creado.

Caso práctico 5: Actas de reunión

For teams, 'minutes of meeting' is important documentation for team decisions, task allocation, and timelines. Publishing minutes on an Empuls group allows every team member to be aware of key decisions - even during their absence.

En el siguiente ejemplo, uno de los jefes de producto resume las conclusiones de un ejercicio de mapeo de empatía que llevaron a cabo. Los lectores pueden entender el proceso de mapeo de empatía, ver el mapa de empatía e incluso ver a las personas que asistieron al taller.

4. Gestión de la información y el conocimiento

Empuls' powerful search helps newer users understand the context of a task item and

reuse organizational knowledge shared over months and even years. Users can even manage file attachments to structure important files and data around these conversations. The communication and transparency enabled by Empuls groups and communities help employees with the right information at every step.

Caso práctico 1: Grupos para clasificar la información

While groups on Empuls can be completely based on what the organization believes is important, strategic groups can bring out huge functionality. In the below example of a highly successful group created by our product team, users can start a conversation on important feedback on our products. These queries can be instantly clarified or taken into development - and the entire process is completely documented.

Echa un vistazo a las distintas aportaciones que el creador del post recibe a través de los comentarios.

Caso práctico 2: feeds e hilos de comentarios para organizar debates

Como subfunción del intercambio de información en grupo, incluso los feeds pueden recoger de forma independiente aportaciones relevantes en torno a un tema clave. El siguiente ejemplo comienza con una sugerencia, pero continúa hasta que uno de los jefes de producto comparte los "elementos básicos" del debate.

Caso práctico 3: Descubrimiento de conversaciones

The search functionality in Empuls helps re-discover every conversation a user has held over the platform. All the users need to enter is a few keywords they remember or names of the users who posted it, and they get to view the entire feed.

Por ejemplo, al buscar "empleado" se obtienen conversaciones en las que se menciona "empleado".

Caso práctico 4: Descubrimiento de archivos

Empuls enables users to upload all forms of files and even helps them quickly retrieve them back. Files associated with conversations can be retrieved using the keywords of the conversation.

Por ejemplo, al buscar "empleado" en la búsqueda, aparecían archivos adjuntos con "empleado" en el nombre.

Caso práctico 5: Descubrimiento de tareas

Tasks can be quickly discovered with the search console of Empuls using the qualifier 'tagged', and the system lists all the tasks the user was assigned using tagging.

In essence, the Empuls platform is an all-in-one enterprise social intranet, knowledge-base, productivity platform, and internal communications tool. The 'socio-technical' work environment that Empuls helps you facilitate can strategically drive organizational goals.

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