5 komponen utama diperlukan untuk berjaya memacu perubahan organisasi

Perubahan memandu adalah, tanpa keraguan, salah satu bahagian yang paling mencabar untuk menjadi pemimpin, dan melaksanakan perubahan organisasi adalah perubahan yang paling mencabar dari semua.

Kenapa pula?

Orang umumnya tidak suka perubahan, dan apabila perubahan organisasi memberi kesan langsung kepada mereka, ini adalah jenis perubahan yang paling tidak popular. Secara purata, 70 peratus daripada semua inisiatif perubahan gagal, yang tidak hebat, tetapi itu bukan apa-apa apabila membandingkannya dengan perubahan organisasi, seperti inisiatif Perkhidmatan Pelanggan, yang mempunyai kadar kegagalan 93% yang mengejutkan.

Kebanyakan kerjaya saya telah dibelanjakan sama ada memacu perubahan organisasi atau datang untuk mengubah program perubahan yang gagal, dan ya, ia boleh menjadi sukar, tetapi saya juga percaya ia dibuat lebih rumit daripada yang diperlukan.

5 Pendekatan Utama untuk Menguruskan Perubahan Organisasi

Beberapa aspek utama perubahan organisasi perlu ditangani, dan ini akan membantu perubahan anda berjalan lebih lancar dan mempunyai peluang yang lebih tinggi untuk berjaya. Selalunya, apabila saya dibawa masuk untuk membetulkan sesuatu, biasanya salah satu daripada lima komponen ini yang menyebabkan kebanyakan masalah yang dihadapi.

1. Objektif yang jelas

Anda akan terkejut dengan bilangan program perubahan yang dijalankan di mana orang yang terlibat tidak pasti apa objektifnya atau kejayaan apa.

Apabila ini berlaku, ia menyukarkan pasukan untuk terlibat. Apabila orang tidak memahami objektif, sukar untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan atau sama ada anda membuat kemajuan atau tidak.

Saya masih ingat di satu syarikat yang baru saya sertai, pada bulan pertama saya, mereka memulakan perubahan organisasi yang besar, dan kerana saya tidak benar-benar mengetahui struktur organisasi dengan baik, apa masalahnya, sukar bagi saya untuk memahami perubahan yang sedang disampaikan kepada kami.

Nasib baik, saya duduk di sebelah VP kanan, jadi saya secara senyap-senyap bertanya kepadanya sama ada dia dapat menjelaskan perubahan untuk terlibat. Dia berkata kepada saya, "Lihat, ini adalah perubahan yang rumit, dan tidak begitu mudah untuk dijelaskan atau difahami, jadi mengapa anda tidak melangkau yang satu ini dan terlibat dalam yang seterusnya. Kami biasanya melakukan salah satu daripada ini setiap tahun, jadi lupakan yang ini dan terlibat dalam yang seterusnya.

Seperti yang anda boleh bayangkan, perubahan itu gagal, dan dalam masa yang cepat. Apabila pengurusan kanan tidak dapat menjelaskannya kepada anda, apakah peluang seluruh organisasi untuk mengetahui apa yang diharapkan? Adalah lebih baik jika anda mempunyai penjelasan yang jelas, mudah, dan mudah difahami mengenai perubahan yang anda gunakan. Lebih mudah bagi orang untuk memahami, lebih mudah bagi mereka untuk mengambil bahagian dan terlibat.

Cara terbaik untuk menerangkan perubahan adalah dari segi hasil yang anda cari, kerana ini bermakna pasukan anda boleh menyumbang kepada penyelesaian dan membantu memastikan ia berjaya, dan bukannya secara membuta tuli melaksanakan perubahan yang mereka tidak faham.

2. Tujuan yang jelas

Pasukan ingin tahu sebab anda melaksanakan perubahan tersebut. Apakah tujuan di sebaliknya?

Terlalu kerap, saya melihat perubahan dibuat hanya demi membuat perubahan. Seorang pemimpin baru mahu meletakkan setem mereka pada sesuatu. Dalam kebanyakan kes ini, perubahan itu tidak menjadikan keadaan lebih baik, ia hanya menjadikannya berbeza.

Pasukan anda perlu memahami mengapa anda melakukan perubahan, dan jika alasannya tidak cukup baik, mereka tidak akan melakukannya. Mereka akan menjadi penumpang dan bukannya pemandu perubahan.

Perubahan demi perubahan adalah salah satu penyumbang utama kepada kegagalan perubahan.

Kadang-kadang saya telah melihat perubahan yang mempunyai tujuan yang kuat, dan cabaran di sini adalah bahawa ia tidak disampaikan dengan jelas kepada pasukan.

So, make sure your purpose is strong and that it is communicated clearly to everyone. The stronger the purpose, the higher the chance of the change succeeding. One personal example of this I have comes from a project I worked on for DHL, the project was just, or so we thought, about increasing on-time delivery rates. At the project kick-off, the Business PM asked if anyone knows why we are doing this project. He got the usual answers: increase revenue, reduce costs, and drive customer satisfaction, to which he said no, it’s not that.

Dia kemudian berkata kepada kami, dengan suara yang tenang.

"Kami melakukan ini kerana tidak ada Santa Claus, dan tugas kami adalah untuk memastikan bahawa kanak-kanak mendapat hadiah Krismas tepat pada masanya untuk Krismas, bukan hari atau minggu selepasnya. Kami melakukan ini untuk memastikan bahawa apabila datuk nenek, ibu saudara, dan bapa saudara mereka menghantar hadiah hari jadi, mereka tiba pada hari lahir mereka, bukan minggu berikutnya atau minggu selepasnya. Kami juga memberikan banyak ubat, dan tugas kami untuk memastikan ia tiba apabila mereka memerlukannya, kerana ketika mereka berada dalam kesakitan ".

Apabila dia selesai, anda boleh mendengar penurunan pin di dalam bilik, dan anda boleh memotong suasana dengan pisau. Orang ramai begitu asyik dengan apa yang dia katakan. Rambut di bahagian belakang leher saya berdiri, dan saya merasakan menggigil turun tulang belakang saya.

Itulah satu-satunya projek yang pernah saya usahakan di mana orang ramai secara sukarela bekerja malam dan hujung minggu untuk memastikan kami menyampaikan lebih awal daripada jadual. Tidak ada aduan atau cengkaman, hanya pasukan yang bermotivasi tinggi yang semuanya bersatu untuk menyampaikan tujuan besar ini.

Sekarang, saya menghargai bahawa tidak setiap projek akan begitu jelas. Namun, kita perlu menjelaskan mengapa kita melakukan perubahan itu dan meletakkannya dari segi di mana mereka dapat melihat faedah yang lebih luas, mengukuhkan tujuan dan meningkatkan motivasi.

3. Faedah yang jelas

Tujuan yang kuat biasanya melibatkan penyediaan organisasi dengan beberapa faedah yang jelas. Jika tidak, mengapa anda melakukan perubahan itu?

Tetapi dalam bahagian apabila saya bercakap mengenai faedah, saya merujuk kepada orang yang terlibat dalam menyampaikan perubahan. Apakah faedah untuk mereka? Apa yang akan mereka dapat daripadanya? Sekiranya perubahan itu hanya untuk menjadikan pemegang saham lebih kaya sementara itu bagus untuk mereka, mengapa pasukan anda harus terlibat dan komited terhadap perubahan itu? Semakin banyak anda dapat menerangkan tujuan dengan cara yang akan memberi manfaat kepada pasukan anda, semakin kuat keinginan dan komitmen mereka.

Di satu syarikat saya bekerja, kami melaksanakan program penyumberan luar besar-besaran yang mempunyai kesan yang besar terhadap organisasi. Ia dipenuhi dengan banyak rintangan. Pada mesyuarat dewan bandaran, kami menjalankan sesi Q dan A mengenai mengapa kami melakukan perubahan. Ia menjadi jelas bahawa kebanyakan organisasi merasakan bahawa perubahan itu sedang dilaksanakan untuk mengurangkan kos dan meningkatkan keuntungan bagi syarikat. Mereka juga merasakan bahawa ini adalah peringkat pertama kehilangan pekerjaan mereka, yang sebenarnya tidak menggalakkan mereka untuk mengambil bahagian.

Ini membolehkan saya menjelaskan sebab sebenar mengapa kami melakukan perubahan itu. Walaupun sebahagiannya benar bahawa ia berkaitan dengan kos, ia juga kerana kami mempunyai sejumlah besar kerja projek yang akan datang. Dengan 50 peratus daripada sumber kami terikat dalam kerja penyelenggaraan, ia akan memberi kesan kepada keupayaan kami untuk menyampaikan projek dalam jangka masa perniagaan yang diperlukan. Juga, dengan membebaskan beberapa kos kerja penyelenggaraan dengan melakukannya dengan sumber yang lebih murah, kami mampu membeli belanjawan projek yang lebih besar, dan akan ada lebih banyak kerja projek mulai sekarang.

Apabila pasukan dapat melihat bahawa salah satu faedah perubahan adalah bahawa mereka dapat melakukan lebih banyak kerja projek, perubahan itu tiba-tiba menjadi lebih menarik. Mereka melihat perubahan itu sebagai peluang untuk berkembang dan mengembangkan lebih banyak kemahiran daripada mengancam pekerjaan mereka. Apabila pasukan melihat cara mereka akan mendapat manfaat, ia membantu meningkatkan penglibatan dan komitmen mereka.

4. Pendekatan yang jelas

Salah satu frasa yang paling kerap saya gunakan ialah, "Orang tidak takut kerja keras; mereka takut kegagalan. Dan ini pasti benar di mana perubahan berkenaan kerana mereka bekerja keras, tetapi jika anda dapat menunjukkan kepada pasukan anda bagaimana mereka boleh berjaya, ini akan meningkatkan keyakinan dan motivasi mereka.

Baru-baru ini, saya mengetuai penghijrahan pusat data besar-besaran ke Azure, penyelesaian berasaskan Microsoft Cloud. Saya adalah pengurus program kelima untuk mengambil alih, dan saya adalah orang yang membawanya ke kesimpulan yang berjaya. Rahsia di sini adalah untuk memecahkan program ke dalam satu siri langkah, masing-masing yang dapat difahami oleh pasukan, dan juga menunjukkan kepada mereka jalan untuk kita menyelesaikan program ini. Sebaik sahaja kami mempunyai kepingan bersaiz gigitan ini dan pasukan mula menyelesaikannya dengan jayanya, keyakinan mereka meningkat dengan pesat. Bukan sahaja mereka lebih yakin mereka menjadi teruja dengan kejayaan yang boleh kita capai.

Apabila anda boleh menunjukkan kepada orang bagaimana mereka akan berjaya, anda memperkasakan dan mencipta pasukan yang teruja dan diilhamkan.

5. Peranan dan tanggungjawab yang jelas

Jika anda mahu orang ramai mengambil bahagian dan memacu perubahan, anda perlu memberitahu mereka apa yang diharapkan daripada mereka dan menyumbang. Lebih jelas yang boleh anda berikan, semakin banyak mereka dapat membantu anda mencapai matlamat. Ia tidak mencukupi untuk menyatakan objektif orang perlu tahu apa maksudnya untuk mereka, dan anda perlu memperincikan peranan dan tanggungjawab mereka dan memastikan bahawa mereka mempunyai alat yang diperlukan untuk melakukan tugas itu.

Jika anda boleh memastikan bahawa anda menangani lima bidang utama ini, anda akan menubuhkan syarikat, pasukan, dan diri anda untuk berjaya. Ini mungkin kelihatan mudah, walaupun perkara remeh, tetapi saya telah kehilangan kiraan bilangan perubahan gagal yang saya lihat kerana mereka lupa menjaga salah satu bidang ini. Saya tahu ini mungkin kelihatan seperti akal, tetapi jarang sekali amalan biasa, dan terlalu banyak perkara gagal hanya kerana asas-asasnya tidak dijaga.

Perubahan memandu tidak mudah, tetapi jika anda dapat memberitahu pasukan anda dengan jelas apa matlamat dan objektifnya, apa faedahnya, dan mengapa mereka melakukannya, tunjukkan kepada mereka bagaimana ia dapat dicapai dan apa yang diharapkan daripada mereka, maka anda akan meletakkan pasukan anda di jalan menuju kejayaan.

Jika anda boleh menjaga perkara-perkara mudah ini, ia akan membantu anda membuat dan melibatkan diri, memperkasakan dan teruja pasukan dan pasukan seperti anda untuk mencapai apa sahaja.