Meningkatkan Komunikasi Tempat Kerja pada tahun 2024 dengan 12 Strategi

Tulang belakang setiap organisasi yang berjaya adalah komunikasi yang berkesan. Dari syarikat multinasional hingga permulaan kecil, memupuk budaya komunikasi terbuka dan membina adalah batu kunci yang memegang semua aspek perniagaan bersama-sama.

Dalam dunia perniagaan yang pantas hari ini, nombor bercakap lebih kuat daripada kata-kata. Menurut kajian oleh Laporan Holmes, salah komunikasi kos syarikat besar purata $ 62.4 juta setahun, berpunca daripada salah faham mudah dan kekurangan dialog yang berkesan. Bagi perniagaan yang lebih kecil, sementara jumlah mutlak mungkin lebih rendah, kesan relatif boleh memudaratkan.

Lebih-lebih lagi, 86% pekerja dan eksekutif yang mengejutkan menyebut kekurangan kerjasama atau komunikasi yang tidak berkesan untuk kegagalan di tempat kerja, seperti tinjauan Salesforce. Walau bagaimanapun, ia bukan semua berita suram.

Dengan tenaga kerja yang pelbagai hari ini dan teknologi yang berkembang, saluran komunikasi banyak, namun, cabaran berterusan.

Selami panduan kami tentang "Cara Meningkatkan Komunikasi Di Tempat Kerja", dan temui alat dan strategi yang boleh mengubah statistik ini daripada halangan yang menakutkan kepada batu loncatan ke arah persekitaran kerja yang lebih kolaboratif dan cekap. Mari kita nyahkod bahasa kejayaan bersama!

Dalam panduan terperinci ini, kami menyelidiki alam komunikasi tempat kerja yang pelbagai, menawarkan strategi praktikal dan penyelesaian inovatif untuk memupuk persekitaran kerja yang harmoni dan produktif.

Cara meningkatkan komunikasi di tempat kerja: 12 strategi yang dicuba dan diuji

Berikut adalah 12 strategi praktikal, contoh dunia sebenar, dan petua yang boleh diambil tindakan untuk memupuk budaya kerjasama, produktiviti, dan dialog terbuka dalam organisasi anda dan meningkatkan komunikasi di tempat kerja.

1. Melaksanakan platform komunikasi kolaboratif

Dalam era digital hari ini, platform komunikasi kolaboratif adalah alat penting yang menggabungkan pelbagai mod komunikasi seperti sembang, panggilan video, perkongsian fail dan pengurusan tugas di satu tempat.

Mereka menyediakan hab berpusat untuk kerja berpasukan, menjadikannya lebih mudah untuk menyelaraskan projek, berkongsi idea, dan memastikan semua orang berada dalam gelung.

📕

Sebagai contoh: Atlassian's Slack dan Microsoft Teams adalah dua platform komunikasi kolaboratif terkemuka.

Slack menyediakan saluran di mana pasukan boleh berkomunikasi mengenai topik atau projek tertentu. Ia berintegrasi dengan banyak aplikasi pihak ketiga, membolehkan pengguna menyesuaikannya dengan aliran kerja mereka. Dropbox, sebagai contoh, dikenali untuk menggunakan Slack untuk meningkatkan komunikasi dalamannya, menjadikannya lebih mudah bagi pasukan di seluruh dunia untuk bekerjasama dalam masa nyata.

Microsoft Teams menawarkan platform di mana pasukan boleh berbual, mengadakan mesyuarat dan berkongsi fail dengan lancar. Syarikat-syarikat besar seperti Accenture telah menerima pakai Pasukan untuk memupuk komunikasi yang lebih baik di kalangan tenaga kerja globalnya yang luas, yang seterusnya dilaporkan telah meningkatkan produktiviti mereka.

2. Mengadakan Mesyuarat Dewan Bandaran Biasa

Mesyuarat dewan bandaran adalah lebih besar, selalunya perhimpunan tidak rasmi dalam syarikat di mana eksekutif berkongsi kemas kini, strategi, dan pencapaian syarikat, dan pekerja mempunyai peluang untuk bertanya atau menimbulkan kebimbangan.

Ini mewujudkan saluran komunikasi dua hala antara kepimpinan dan pekerja, menggalakkan ketelusan dan memupuk rasa perpaduan dan hala tuju dalam organisasi.

📕

Sebagai contoh: Facebook mengadakan mesyuarat dewan bandar biasa di mana pekerja boleh mengemukakan soalan terus kepada Ketua Pegawai Eksekutif Mark Zuckerberg dan eksekutif tertinggi lain. Amalan ini telah menjadi sebahagian daripada budaya Facebook selama bertahun-tahun, memastikan bahawa misi dan matlamat syarikat secara konsisten sejajar dengan tenaga kerjanya. Ia juga membolehkan pekerja menyuarakan kebimbangan atau mendapatkan penjelasan mengenai perkara organisasi.

General Electric (GE) juga mengadakan mesyuarat dewan bandaran, di mana kepimpinan membincangkan strategi, cabaran, dan prestasi kewangan syarikat. Sesi sedemikian menyediakan forum terbuka untuk dialog, membantu membina kepercayaan dan penjajaran antara pekerja dan pasukan kepimpinan.

3. Melaksanakan Sistem Maklum Balas Rakan Sebaya

Sistem maklum balas rakan sebaya membolehkan pekerja menyediakan dan menerima maklum balas daripada rakan sekerja mereka secara berstruktur dan membina.

Ini menggalakkan komunikasi terbuka, membantu individu memahami kekuatan dan bidang peningkatan mereka dari perspektif rakan sebaya mereka, dan memupuk budaya pembelajaran dan pertumbuhan yang berterusan.

📕

Sebagai contoh: Google menggunakan sistem yang dipanggil "Bonus Rakan Sebaya" di mana pekerja boleh mencalonkan rakan sekerja mereka untuk mendapatkan bonus berdasarkan bantuan atau sokongan yang mereka berikan, walaupun ia berada di luar skop kerja mereka. Ini bukan sahaja menggalakkan pengiktirafan rakan sebaya tetapi juga memupuk budaya kerjasama dan komunikasi terbuka.

LinkedIn mempunyai sistem maklum balas rakan sebaya yang merupakan sebahagian daripada proses semakan prestasi biasa. Pekerja diminta memilih rakan sebaya untuk memberi mereka maklum balas, memastikan semakan 360 darjah. Sistem seperti ini menyokong dialog terbuka, perpaduan pasukan, dan pertumbuhan peribadi.

4. Kotak Cadangan Digital & Platform Idea

Kotak cadangan tradisional telah wujud selama beberapa dekad, membolehkan pekerja mengemukakan idea atau maklum balas tanpa nama.

Mengambil konsep ini digital menguatkan jangkauan dan kecekapannya. Pekerja boleh mengemukakan idea, mengundi mereka, dan juga memberi komen, mewujudkan platform dinamik untuk inovasi dan komunikasi.

📕

Sebagai contoh: Adobe mempunyai inisiatif yang dipanggil "Kickbox." Ia adalah kit inovasi yang merangkumi proses, alat, dan amalan terbaik, yang membolehkan mana-mana pekerja bereksperimen dengan idea. Sekiranya idea itu mendapat daya tarikan, ia dibawa ke tahap yang lebih tinggi untuk pelaksanaan yang berpotensi. Ini memberi kuasa kepada pekerja untuk menyuarakan penyelesaian dan idea baru, memupuk budaya inovasi dan komunikasi.

Whirlpool menubuhkan portal inovasi di mana pekerja di seluruh dunia boleh mengemukakan idea. Mereka yang mempunyai undi terbanyak atau mereka yang diiktiraf sebagai sangat inovatif dibawa ke tahap pembangunan seterusnya. Ini telah membawa kepada penciptaan pelbagai produk dan penyelesaian baru untuk syarikat, membuktikan bahawa platform komunikasi terbuka boleh membawa kepada hasil perniagaan yang ketara.

5. Aktiviti Pembinaan Pasukan Rentas Jabatan

Selalunya, jabatan dalam organisasi beroperasi secara silo, dengan interaksi terhad di luar pasukan terdekat mereka.

Menganjurkan aktiviti pembinaan pasukan yang menggabungkan anggota dari jabatan yang berbeza boleh memecahkan halangan ini, memupuk pemahaman yang lebih luas mengenai operasi syarikat dan meningkatkan komunikasi antara jabatan.

📕

Sebagai contoh: Spotify menggunakan model yang dipanggil "persatuan dan bab" untuk memecahkan silo. Walaupun skuad dalam Spotify memberi tumpuan kepada ciri atau perkhidmatan tertentu, kesatuan adalah organisasi pekerja yang lebih tidak formal di seluruh syarikat yang berkongsi pengetahuan dalam bidang tertentu. Sistem ini memastikan pengetahuan dan amalan terbaik dikongsi di seluruh syarikat, memecahkan halangan jabatan tradisional.

Zappos terkenal dengan budaya syarikatnya yang menggalakkan interaksi dan komunikasi antara semua peringkat dan jabatan. Salah satu cara mereka mencapai matlamat ini adalah melalui aktiviti pembinaan pasukan yang kerap, di mana pekerja dari pelbagai jabatan berkumpul, memastikan aliran bebas maklumat dan budaya syarikat yang bersatu.

6. Melaksanakan Program "Reverse Mentorship"

Secara tradisinya, bimbingan mengalir dari pekerja kanan kepada yang lebih baru dan kurang berpengalaman. Walau bagaimanapun, bimbingan terbalik menghidupkan ini di kepalanya.

Pekerja yang lebih muda atau kurang berpengalaman membimbing kakitangan kanan, terutamanya dalam bidang seperti teknologi, trend baru muncul, atau memahami demografi yang lebih muda. Ini bukan sahaja meningkatkan komunikasi merentasi generasi dan tahap pengalaman yang berbeza tetapi juga membawa perspektif baru kepada kepimpinan.

📕

Sebagai contoh: General Motors (GM) menubuhkan program mentor terbalik di mana pekerja yang lebih muda, terutamanya mereka yang biasa dengan teknologi baru atau media sosial, dipasangkan dengan eksekutif kanan. Ini membolehkan kakitangan yang lebih tua untuk terus dikemas kini dengan trend semasa dan alat digital dan memupuk pemahaman dan komunikasi yang lebih baik antara kumpulan umur yang berbeza.

Cisco juga memulakan program mentor terbalik yang memberi tumpuan kepada mengajar eksekutif kanan mengenai teknologi dan trend yang lebih baru, seperti media sosial dan alat komunikasi digital. Program ini dilaporkan sangat berjaya dalam merapatkan jurang pengetahuan generasi dan meningkatkan komunikasi seluruh syarikat.

7. Reka Bentuk Ruang Kerja Pelan Terbuka dengan Zon Senyap Khusus

Persekitaran di mana pekerja bekerja memainkan peranan penting dalam memudahkan komunikasi. Ruang kerja pelan terbuka menggalakkan perbualan spontan dan kerjasama.

Walau bagaimanapun, adalah sama penting untuk mengimbangi ini dengan zon yang tenang di mana pekerja boleh memberi tumpuan kepada tugas tanpa gangguan atau mengadakan perbualan peribadi apabila diperlukan.

📕

Sebagai contoh: Pixar Animation Studios terkenal direka untuk memupuk interaksi rawak di kalangan pekerjanya. Atrium pusat bangunan Pixar menempatkan kemudahan seperti kafeteria, peti surat, dan tandas. Reka bentuk ini memastikan bahawa pekerja dari jabatan dan pasukan yang berbeza melintasi laluan dengan kerap, mencetuskan perbualan organik dan kerjasama.

Pejabat Deloitte di Amsterdam direka dengan mengambil kira fleksibiliti. Walaupun ia merangkumi konsep pelan terbuka, ia juga menawarkan pelbagai ruang yang memenuhi gaya kerja yang berbeza, termasuk zon tumpuan dan gerai persendirian. Ini memastikan bahawa walaupun kerjasama digalakkan, keperluan untuk fokus dan privasi tidak diabaikan.

8. Memperkenalkan "Hari Tanpa E-mel" atau "Tempoh Pemadaman Komunikasi"

Komunikasi berterusan, terutamanya melalui e-mel, kadang-kadang boleh menjadi tidak produktif, menyebabkan maklumat berlebihan dan mesej penting yang tidak dijawab.

Dengan menetapkan masa atau hari tertentu di mana tiada e-mel dalaman dihantar, syarikat boleh menggalakkan komunikasi tatap muka, panggilan telefon, atau bentuk interaksi lain yang lebih peribadi.

📕

Sebagai contoh: Atos, sebuah syarikat perkhidmatan IT global, melancarkan inisiatif sifar e-mel. Objektif mereka adalah untuk mengurangkan bilangan e-mel dalaman dengan ketara, mendorong pekerja mereka untuk menggunakan alat komunikasi alternatif dan perbincangan tatap muka. Syarikat itu melihat peningkatan yang ketara dalam produktiviti dan kualiti komunikasi.

Volkswagen mengambil pendekatan yang sedikit berbeza dengan menyekat e-mel selepas waktu untuk pekerja tertentu. Pelayan e-mel mereka diprogramkan untuk berhenti menghantar e-mel 30 minit selepas tamat syif dan bermula semula 30 minit sebelum peralihan seterusnya. Ini membolehkan pekerja benar-benar terputus hubungan di luar waktu kerja, meningkatkan keseimbangan kerja-kehidupan dan memastikan komunikasi yang lebih fokus semasa waktu bekerja.

9. Program Giliran dan Kedua

Melaksanakan program penggiliran atau kedua melibatkan pemindahan pekerja sementara ke peranan atau jabatan yang berbeza, atau lokasi yang berbeza, dalam syarikat.

Ini boleh membantu memecahkan silo, menggalakkan pemahaman yang lebih baik mengenai operasi holistik organisasi, dan menggalakkan budaya komunikasi silang fungsi.

📕

Sebagai contoh: Procter & Gamble (P&G) sering memutarkan pekerjanya melalui fungsi dan peranan yang berbeza. Ini memastikan pekerja mendapat pandangan yang pelbagai tentang operasi syarikat, yang seterusnya memupuk pemahaman dan penghargaan yang lebih mendalam terhadap pelbagai fungsi. Apabila pekerja bergerak, mereka membawa bersama mereka pengetahuan dan perspektif, memudahkan komunikasi dan kerjasama silang fungsi.

HSBC, bank global, telah lama mengamalkan sistem putaran di mana pekerja, terutamanya dalam peranan kepimpinan, dipindahkan antara negara dan fungsi. Ini bukan sahaja menggalakkan perspektif global yang lebih luas tetapi juga menggalakkan perkongsian amalan terbaik dan pandangan di seluruh rantau dan jabatan yang berbeza.

10. Sesi "Makan Tengah hari dan Belajar"

Sesi "Makan Tengah hari dan Belajar" adalah mesyuarat tidak formal pada waktu makan tengah hari di mana pekerja dari jabatan yang berbeza membentangkan topik minat, berkongsi pencapaian jabatan, atau membincangkan alat dan metodologi baru.

Ini memupuk budaya perkongsian pengetahuan, memperkenalkan pasukan kepada pandangan dari bahagian lain perniagaan, dan menggalakkan komunikasi terbuka.

📕

Sebagai contoh: Etsy menjadi tuan rumah "Sekolah Etsy", di mana pekerja mengajar rakan sekerja mereka pelbagai kemahiran - dari bahasa pengekodan hingga teknik kraf. Inisiatif ini bukan sahaja menggalakkan pertumbuhan peribadi tetapi juga memupuk komunikasi dan ikatan rentas jabatan.

Goldman Sachs menjalankan siri "Talks at GS", di mana pakar bidang, baik dalaman dan luaran, berkongsi pandangan mengenai pelbagai topik yang terdiri daripada strategi kewangan hingga kesejahteraan peribadi. Sesi-sesi ini bertujuan untuk meluaskan ufuk dan memupuk budaya pembelajaran berterusan dan dialog terbuka

11. Mesyuarat Walk-and-Talk

Daripada mesyuarat duduk tradisional, mesyuarat "walk-and-talk" melibatkan membincangkan hal-hal perniagaan sambil berjalan-jalan, sama ada di dalam premis pejabat atau di luar rumah.

Suasana tidak formal ini dapat memupuk lebih banyak perbualan pencalonan, mempromosikan pemikiran kreatif, dan memberikan perubahan pemandangan yang menyegarkan. Selain itu, aktiviti fizikal boleh merangsang otak dan meningkatkan kewaspadaan.

📕

Sebagai contoh: Steve Jobs, pengasas bersama Apple, terkenal dengan pertemuan berjalan kaki dan ceramahnya. Beliau percaya bahawa berjalan bukan sahaja memberi manfaat kepada minda dan badan tetapi juga menggalakkan dialog terbuka. Banyak keputusan penting dan idea kreatif di Apple dilahirkan semasa sesi berjalan kaki ini.

Mark Zuckerberg dari Facebook juga telah diketahui mengadakan mesyuarat kritikal dengan berjalan kaki. Pendekatan ini membolehkan suasana yang lebih santai, memudahkan individu bercakap dengan bebas dan sumbang saran dengan berkesan.

12. Retreat Detox Digital

Pada zaman sambungan berterusan, mengambil masa untuk memutuskan sambungan boleh meremajakan minda. Syarikat boleh menganjurkan retreat di mana pekerja terlibat dalam aktiviti pembinaan pasukan tanpa gangguan peranti digital.

Ini bukan sahaja memupuk hubungan peribadi yang lebih mendalam tetapi juga menggalakkan komunikasi tatap muka, sumbang saran, dan kerjasama.

📕

Sebagai contoh: HubSpot, sebuah syarikat perisian pemasaran, menganjurkan percutian misteri tahunan untuk pekerjanya. Walaupun matlamat utama adalah bersantai dan ikatan, perjalanan ini tanpa pemberitahuan yang berterusan membolehkan pekerja terlibat dalam perbualan yang lebih mendalam dan bermakna, membina kepercayaan dan meningkatkan dinamik pasukan.

Daimler, syarikat automotif Jerman, memperkenalkan dasar "Mail on Holiday", di mana pekerja mempunyai pilihan untuk menetapkan e-mel mereka untuk dipadamkan secara automatik semasa bercuti. Walaupun tidak berundur sepenuhnya, ideanya serupa: membolehkan pekerja benar-benar memutuskan sambungan, memastikan mereka kembali segar dan bersedia untuk komunikasi yang lebih berkesan.

Kesimpulan

Komunikasi yang berkesan adalah tulang belakang mana-mana tempat kerja yang berjaya. Dengan secara aktif mengamalkan mendengar aktif, mempromosikan dialog terbuka, dan menggunakan alat dan platform moden, perniagaan dapat memupuk persekitaran yang lebih telus, cekap, dan kolaboratif.

Mengutamakan komunikasi yang jelas bukan sahaja meningkatkan produktiviti tetapi juga meningkatkan semangat berpasukan dan mengukuhkan hubungan tempat kerja.

Ingat, pasukan yang dihubungkan dengan baik adalah kuasa inovasi dan produktiviti. Melabur dalam komunikasi, dan meraih ganjaran tempat kerja yang harmoni dan berprestasi tinggi.