Bagaimana untuk merancang aliran kerja dengan cekap?

Rani Joseph -

Bagaimana dengan cekap merancang aliran kerja untuk pekerja anda di sekitar tujuan organisasi anda?

Apabila anda menemui jawapan kepada soalan ini, anda akan tiba di persimpangan yang menggembirakan. Salah satu di mana tujuan menyeluruh organisasi anda dan pekerja anda kira-kira menghadapi arah yang sama.

Dan anda berhak mendapat tepukan di belakang sekarang kerana, seperti yang telah kita lihat, ini adalah kedudukan yang optimum untuk mana-mana perniagaan yang ingin mengangkat ke peringkat seterusnya. Sekiranya anda telah menyertai naratif kami, dan berkongsi tujuan yang sama, sekarang adalah masa untuk memberus.

Apabila anda mempunyai tujuan, anda mempunyai destinasi. Tetapi ia akan membantu jika anda juga mempunyai peta jalan untuk mencapai yang terakhir. Tidak baik mengetahui di mana anda mahu berada jika semua yang anda akhirnya memukul adalah sekatan jalan raya dan jalan berlubang sepanjang hari. Sekiranya ada, ia lebih mengecewakan.

Inilah sebabnya mengapa pencapaian seterusnya dalam perjalanan 'tujuan' dalam mereka bentuk 'ekosistem rakyat' yang optimum. Proses dan protokol membantu pasukan bekerja dan bekerjasama di sepanjang saluran 'bermakna'. Saluran ini adalah litar yang bukan sahaja menyelesaikan tugas tetapi memastikan pekerja terlibat, produktif dan gembira. Kerana pada tahap tertentu, dalam beberapa cara, mereka bergema dengan kebolehan mentah pekerja, watak asli, dan kebiasaan yang dihargai.

Kita boleh menentukannya sebagai campuran hibrid beberapa metrik seperti:

  • Budaya organisasi
  • Hierarki pihak berkepentingan
  • Dasar HR
  • Struktur keputusan
  • Aliran kerja

Kami telah menyifatkannya 'longgar' kedua-duanya kerana ia bukan sains yang tepat (tidak ada harta orang yang menghormati diri sendiri yang pernah mendakwa kerana pemikiran berubah), dan juga kerana ia - dengan sifatnya - paradigma yang hidup dan berkembang.

Setiap organisasi perlu terus mengkaji semula ekosistem rakyatnya sekarang dan kemudian untuk memastikan ia relevan. Sekiranya anda jenis KPI seseorang, hanya ada satu kotak yang perlu anda tandakan setelah semua habuk telah diselesaikan: Adakah anda memberi orang anda persekitaran di mana mereka boleh melakukan kerja terbaik mereka?

Oleh itu, kepada soalan besar: Bagaimana anda merancang ayat orang anda? Nah, mulakan dengan membina aliran kerja anda di sekeliling pekerja anda dan bukannya sebaliknya.

Cekap merancang aliran kerja

Fahami bagaimana untuk menentukan pekerjaan dalam konteks pekerja anda dan tujuan organisasi anda untuk mencapai kecemerlangan perniagaan. Ikuti langkah-langkah ini untuk mereka bentuk kerja dengan cekap:

1. Biarkan tujuannya menjadi pusat untuk merancang aliran kerja dengan cekap

Tentukan pekerjaan anda dalam konteks pekerja anda dan bukannya sebaliknya. Apabila anda secara logik membina kebolehan (parameter yang visceral kepada 'tujuan yang lebih tinggi') pekerja anda ke dalam proses penyelesaian masalah (aliran tugas), anda serta-merta memberi diri anda kebarangkalian kejayaan yang jauh lebih tinggi. Pecahkan set kemahiran secara terperinci untuk membina 'bank kecekapan' yang berperikemanusiaan, tangkas dan cair (berbanding dengan 'tugas yang didindingkan oleh protokol drakonian') yang memberikan pekerjaan kepada pekerja dengan padanan bakat tugas yang paling dekat.

Perlu diingat bahawa HR perlu menjadi sebahagian daripada strategi ini. Ini bermakna bahawa dasar dan norma HR perlu dikaji semula dan dibayangkan semula di sekitar model 'passion-first' ini, bukan sebagai latihan selari di suatu tempat dalam pengasingan Fort Knox.

Tiga perkara yang perlu ditangani dan dipermudahkan oleh 'orang-ayat' baru anda (tujuan alam semesta) pada bila-bila masa ialah:

  • Kemudahan mencipta matlamat
  • Ketangkasan dalam memberikan peranan
  • Memastikan gelung komunikasi dan maklum balas terbuka.

Mereka bentuk semula cara anda bekerja - yang dalam semua kebarangkalian akan melibatkan melangkah keluar dari zon selesa anda - adalah rumit, jadi jangan kehilangan hati jika anda menghadapi dinding bata pada mulanya. Apa-apa sahaja yang berbaloi memerlukan masa.

Pemasa lama boleh menaikkan kening mereka, puritans mungkin mula mempersoalkan kewarasan anda, tetapi tidak mengapa (mereka melakukan perkara yang sama dengan Galileo!). Sudah tentu, jika anda telah menubuhkan budaya rasa ingin tahu dan pertanyaan yang sihat - yang semestinya menjadi langkah pertama dalam usaha apa pun - ia akan menjadi lebih mudah untuk mengambil status quo dan mencapai konsensus mengenai inovasi dan baik pulih kemudian.

2. Fikirkan 'pemikiran reka bentuk'

Jadikannya lebih mudah untuk diri sendiri dengan menggunakan prinsip-prinsip Pemikiran Reka Bentuk di sini. Mencabar konvensyen dan klise pada setiap titik dengan logik sisi, dan anda akan mendapati bahawa 'cara alternatif' bukan sahaja secara spontan mencadangkan diri mereka tetapi mula lebih masuk akal.

Gunakan prinsip klasik pemikiran reka bentuk dari hujung ke hujung:

Ingat bahawa ia tidak semestinya perlu mengikut urutan itu selalu. Langkah terakhir di sana - Ujian- akan melibatkan pemantauan rapi, penapisan masa nyata, dan lelaran tanpa henti sehingga anda mendapat resipi dengan betul.

3. Cuba 'lawatan'

Mencuba 'Gallery Walk' boleh menambah dos intuisi yang sihat ke alam semesta ini. Begini cara konsep berfungsi secara ringkas. Dalam Gallery Walk, anda membuat nota pasca-it daripada pelbagai pandangan yang dikumpulkan daripada pekerja di sekitar sasaran, keperluan, dan titik kesakitan mereka (dengan cara, bagaimana 'proses orang' yang ideal akan kelihatan seperti mereka). Nota pasca-it ini kemudiannya digantung di dinding ('Galeri,' jika anda mahu).

Pihak berkepentingan utama dan pembuat keputusan kini dijemput untuk mengambil 'Lawatan' Galeri ini, kerana mereka meneliti mata dan membuat catatan perspektif yang mereka dapati penting untuk mereka bentuk aliran kerja 'Didorong Tujuan'.

Gallery Walks membolehkan keperluan semua orang didemokrasikan dan diperbadankan. Ia juga menolak bias dan pertimbangan rawak, meletakkan asas struktur organisasi yang benar-benar berakar umbi selaras dengan apa yang penting: Orang yang akan menggunakannya setiap hari.

Empuls Kumpulan adalah alat yang bagus untuk menjadikan 'Gallery Walk' ini maya dan didokumentasikan dengan baik. Anda boleh membuat saluran khusus untuk walk-through ini dan meminta pekerja memasukkannya sebagai suapan saluran. Pasukan kepimpinan boleh menggunakan benang ini untuk mendapatkan penjelasan lanjut atau membincangkannya. Selama ini, perbincangan ini akan didokumenkan dengan baik untuk rujukan masa depan.

Apa yang baru anda capai adalah sangat besar: Anda meletakkan pekerja bang di tengah, di atas perkara, dan bertanggungjawab. Anda memperkasakan orang dengan cara ini - mempercayai mereka dengan keupayaan membuat keputusan. Sementara itu, anda meletakkan wang anda (kuasa, jika anda akan) di mana wang anda berada dan membuktikan bahawa pernyataan misi anda lebih daripada bercakap.

Ia mencetuskan kesan domino, yang membawa kepada ahli-ahli yang lebih bahagia, budaya kepelbagaian & keterangkuman, dan keapungan moral yang mendorong produktiviti secara eksponen. Semuanya berlipat ganda - daripada penglibatan kepada pemilikan kepada hasil.

4. Aliran kerja yang terasa kurang berfungsi, lebih banyak aliran

Sekiranya anda telah berjaya membina ekosistem kerja yang dipesan lebih awal dan bertujuan ini, kemungkinan ia dibina berdasarkan niat 'dalam masa' dan rasa 'on-the-spot'. Matriks intuitif, penyelesaian yang dihadapi oleh pembelajaran kendiri yang secara naluri faktor dalam ketidakpastian dan periferal terus 'membetulkan kursus' untuk memastikan pekerjaan dicapai dengan bijak. Dalam erti kata lain, pada tahap peluh, masa, dan sumber yang minimum. Terdapat alat kerjasama yang luar biasa dalam talian untuk membantu anda dengan ini.

Bukan itu sahaja. Proses organik semulajadi juga biasanya telus. Tanah yang ideal untuk menanam persekitaran yang bermaklumat tingkah laku di mana usaha direkodkan secara minit, sikap diiktiraf dengan munasabah, dan prestasi hanya diberi ganjaran.