كتابة رسائل البريد الإلكتروني للموارد البشرية من أجل تواصل أكثر فعالية: 6 استراتيجيات

إنه أمر محبط. أنت متخصص في الموارد البشرية أو مشرف أو مدير مسؤول عن توصيل المعلومات المهمة لموظفي المنظمة. قد تكون هناك تغييرات في المزايا وخيارات المزايا الجديدة وسياسات الإجازات وإجراءات الطلب وغير ذلك الكثير.

ومع ذلك ، تشير التحليلات التي لديك إلى أنه حتى لو كانت مفتوحة ، فإن مقدار الوقت الذي تقضيه في قراءة رسائل البريد الإلكتروني هذه قصير جدا بالنسبة لهؤلاء المستلمين لاستيعاب المحتوى بالفعل. أنت تعرف هذا أيضا لأن الموظفين يظهرون في مكاتبك يقدمون طلبات تشير إلى أنهم لم يقرأوا رسائل البريد الإلكتروني هذه.  

كيف تصحح هذا؟

الإجابة المختصرة هي أنه يجب عليك جعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أقل مملة ، لذلك سيتوقف الموظفون المشغولون بالفعل ويلاحظون. الإجابة الأطول هي أن هذا قد يتضمن تغيير اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك لإشراك موظفيك وإجبارهم على فتحها.

فيما يلي ست استراتيجيات لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة قد تعمل على تحسين التواصل في مكان العمل.

6 استراتيجيات مهمة للبريد الإلكتروني للموارد البشرية للتواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني في مكان العمل

التواصل هو المفتاح لبناء منظمة قوية. فيما يلي بعض النصائح للموارد البشرية لكتابة بريد إلكتروني للتواصل الفعال في مكان العمل ":

1. يجب أن تذهب سطور الموضوع المملة والعامة

فكر في رسائل البريد الإلكتروني التي تفتحها بالفعل. ما الذي يحفزك وأنت تمر بهذه القائمة الطويلة. هناك احتمالات ، إنها سطور موضوع البريد الإلكتروني. هناك عنصر لخطوط الموضوع لا يمكن تجاهله.

يجب أن يناشدوا العواطف. يعرف الصحفيون ذلك - ولهذا السبب فإن عناوينهم مقنعة للغاية. إنها تولد الفضول ، والخوف من فقدان شيء ما ، ومفاجأة محتملة (بحاجة إلى معرفة) ، وأكثر من ذلك.

فكر في سطر الموضوع الخاص بك.

كيف يمكنك جعلها أكثر إقناعا؟ النظر في هذين المثالين:

• "يتم الآن تقديم خيارات مزايا جديدة" مقابل
• "لديك خيارات تأمين صحي جديدة للتحقق منها"

سطر الموضوع الثاني أكثر إقناعا بكثير. التأمين الصحي ضروري للناس. ماذا يمكن أن تكون هذه الخيارات الجديدة؟ سيرغب موظفوك في معرفة ذلك حتى لا يفوتهم شيء ما.

2. بريد إلكتروني واحد ، موضوع واحد

قد تكون هناك بعض التغييرات السياسية أو الإجرائية التي تأتي جميعها في وقت واحد. الإغراء هو صياغة بريد إلكتروني طويل يشرح كل هذه التغييرات في وقت واحد.

خطأ فادح.

يجب أن يرتبط كل بريد إلكتروني يتم إرساله بموضوع واحد فقط. يجب أن يتناول سطر موضوع البريد الإلكتروني هذا الموضوع الفردي فقط ، ويجب أن يتناول نص البريد الإلكتروني ذلك فقط. هذا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ستكون أقصر - وهو أمر يقدره المستلمون. الإضافة الكبيرة الأخرى هي أنه لا يوجد أي لبس حول موضوع البريد الإلكتروني.

إذا طلبت من المستلمين القيام بشيء ما ، فكن واضحا ودقيقا للغاية بشأن ما يجب عليهم فعله وكيفية القيام به.

3. تقسيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

ويتعلق هذا الاقتراح بالاستراتيجية السابقة. كان أحد أكبر الأخطاء هو صياغة بريد إلكتروني "شامل" لجميع الموظفين ، مع العديد من الأقسام ، كل منها ينطبق على شريحة واحدة فقط من الموظفين.

لا أحد يريد أن يتدفق عبر بريد إلكتروني طويل للعثور على تلك الأقسام التي تنطبق عليها فقط ، بغض النظر عن مدى جودتك في تقسيمها إلى أقسام فرعية. قسم قائمة المستلمين وأرسل رسائل بريد إلكتروني منفصلة تتعلق فقط بشريحة معينة من موظفيك.

4. أعد تشكيل نغمتك وأسلوبك

قد تكون الرسالة التي يجب عليك نقلها مهمة. ولكن هل يجب وصفها بلغة ونبرة قاسية ورسمية؟ من المحتمل ألا يحدث ذلك. يمكنك التخفيف ، واستخدام لغة غير رسمية أكثر ، ولا تزال توصل وجهة نظرك.

يمكنك حتى حقن بعض الرموز التعبيرية لإظهار مشاعرك الشخصية أو توقع المتلقين أيضا. على سبيل المثال ، إذا كان هناك نموذج جديد يجب على الموظفين إكماله والعودة إليك ، فأظهر تعاطفك مع رمز تعبيري يقول ، "قرف". سوف يقدرون أنك تفهم كيف يشعرون.

إذا كان البريد الإلكتروني يتعلق بحدث اجتماعي ، فيمكنك إدخال رموز تعبيرية سعيدة. هذا يجعلك أكثر إنسانية - شخص لديه مشاعر وعواطف مثله تماما.

5. مراجعة دائما لقواعد اللغة وعلامات الترقيم

تبدو كسولا إذا قمت بإرسال رسائل بريد إلكتروني دون التحقق من الإملاء أو القواعد أو علامات الترقيم. عندما تبدو كسولا ، فهذا هو بالضبط الرد الذي ستحصل عليه من العديد من المستلمين.

إذا كنت كسولا ، فيمكن أن تكون هي نفسها في الاستجابة. يمكن استخدام خدمات مساعد الكتابة مثل Grammarly أو Rytr أو الأساتذة العاطلين عن العمل أو أدوات التدقيق اللغوي مثل Scribbr للحصول على مساعدة مهنية. تجنب استخدام اللغة العامية والاختصارات مثل "LOL" و "BRB" و "OMG " في رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالاتصالات التجارية.  تحقق دائما من خط المستلم قبل إرسال بريد إلكتروني.

6. إضافة مرئيات

المرئيات تجذب الانتباه. وهي طريقة رائعة لإدخال القليل من الفكاهة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن أن يكون استخدام صور GIF والميمات مع رسالة مضمنة قويا وجذابا. كن مبدعا قليلا هنا - سيكون موضع تقدير ، وسيكون المستلمون أكثر عرضة للقيام بما تطلبه أو استيعاب المعلومات التي تقدمها. "لا تنس التحقق من أن جمهورك تلقى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وإذا كنت تواجه مشكلات في إمكانية التسليم ، فاستخدم تقرير DMARC وتحقق من تجنب عدم العثور على أخطاء في سجل DMARC ".

استنتاج

يتم فتح رسائل البريد الإلكتروني وقراءتها بالكامل إذا كانت جذابة ونتيجة لبعض الإبداع من جانب المرسل. لكن لا تفرط في التواصل عبر البريد الإلكتروني. أنت متخصص في الموارد البشرية ، لكنك أيضا إنسان يجب أن تكون له علاقة جيدة مع موظفي مؤسستك.

يمكن تعزيز هذه العلاقة من خلال رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها - تلك التي توفر معلومات مهمة ، وتلك التي تتطلب ردا ، وتلك التي تنقل الأخبار الجيدة والسيئة. إذا كنت تستخدم هذه الاستراتيجيات الست أثناء كتابة بريد إلكتروني ، سواء كان بريدا إلكترونيا تجاريا أو بريدا إلكترونيا للموارد البشرية أو بريدا إلكترونيا شخصيا ، فمن المؤكد أنك ستحصل على المزيد من عمليات الفتح والقراءة.