خطة الموارد البشرية لاستمرارية الأعمال وسط جائحة

أعلنت منظمة الصحة العالمية اليوم (12.03.2020) أن فيروس كورونا Covid-19 جائحة حيث أثر على أكثر من 65 دولة. وفي الوقت نفسه ، فإن الموظفين هم حتما في طليعة الإصابة ب Covid-19. السبب الأول ، يسافرون بانتظام. ثانيا ، عليهم مقابلة أشخاص جدد. ثالثا ، يعملون معا في مساحات عمل مغلقة. نظرا لأن الموظفين هم أحد الضحايا الرئيسيين لهذا الوباء العالمي ، فإن الموارد البشرية في جميع أنحاء العالم تحتاج إلى خطة استمرارية الأعمال الوبائية للحفاظ على سلامة موظفيها ووقف انتشار هذا الفيروس القاتل.

أصبح الموظفون ناقلين أساسيين لفيروس كورونا. إنهم يتعاقدون عليه من زملائهم العمال أو الأماكن التي يزورونها ، وبينما يسافرون من مدينة إلى أخرى ، ومن بلد إلى آخر وينقلونها إلى أكبر عدد ممكن من الأشخاص الذين يتعاملون معهم عن كثب. المشكلة الرئيسية مع هذا الفيروس هو أنه يبقى غير مكتشف لعدة أيام قبل أن يبدأ الشخص المصاب في إظهار الأعراض. نظرا لأنه لا يزال غير مكتشف ، يمكنهم الاستمرار في إصابة أكبر عدد ممكن من الأشخاص الذين يتصلون بهم. لهذا السبب بالذات ، كانت النظافة الشخصية هي التركيز الأساسي للسيطرة على انتشار هذا المرض.

أصيب أكثر من 22 مليون شخص في جميع أنحاء العالم. كان هناك 210000 حالة دخول إلى المستشفى حتى الآن وأكثر من 12000 حالة وفاة.

يحتاج قسم الموارد البشرية إلى ضمان خطة التأهب للوباء لأعمالهم. سيطلب منهم إدارة موظفيهم بطريقة تبقيهم في مأمن من الإصابة أو حتى إذا أصيبوا ، كيف يقللون من الضرر. في هذه العملية ، يعد ضمان حماية مصالح الموظف ، وكذلك المنظمة - أمرا أساسيا.

تذكر أن الوقاية خير من العلاج ، وأن الموظف السليم هو جزء لا يتجزأ من القوى العاملة المنتجة. لتلبية هذه الخطوط ، تحتاج الموارد البشرية إلى العمل في خمسة مجالات رئيسية لمعالجة هذا الوباء المتزايد.

1. التواصل الفعال
2. صياغة سياسات صحية أفضل
3. مرونة العمل
4. تقييد السفر
5. إدارة الأزمات

1. التواصل الفعال

يمكن أن تشكل المعلومات الخاطئة حول الفيروس تهديدا أكبر من الفيروس نفسه لأن الشائعات تخلق الذعر وتنتشر كالنار في الهشيم. يجب أن يكون لدى المنظمات منصة اتصال ، حيث يمكنها الوصول إلى جميع عمالها دفعة واحدة. من الضروري أن يكون لديك منصة تساعد في الاتصال ثنائي الاتجاه - لتقليل الارتباك أثناء الفوضى وتصبح قناة انتقال لجميع المعلومات والاستفسارات المتعلقة بالموظفين.

يظل الاتصال المجزأ حول الوباء عبر رسائل البريد الإلكتروني أو محادثات الدردشة مقفلا في صناديق البريد الوارد الشخصية. يفتقد الكثير من الأشخاص معلومات مهمة لأن صندوق الوارد الخاص بهم مليء بالفعل برسائل البريد الإلكتروني والرسائل. عندما تراسل شخصا ما أو ترسله بالبريد ، فأنت تقاتل بالفعل من أجل جذب الانتباه بين عدد كبير من الرسائل والرسائل. لهذا السبب تحتاج إلى منصة حيث يمكنك التفاعل حصريا مع موظفيك. هذا هو المكان الذي تنشأ فيه الحاجة إلى منصة مشاركة الموظفين.

من التحديثات المنتظمة حول مكافحة العدوى إلى تغيير السياسات ، يمكنك إبقاء موظفيك على اطلاع دائم بكل المعلومات الهامة. باستخدام مثل هذه المنصات ، يمكنك اتباع بروتوكولات الاتصال ، حيث يمكن للموارد البشرية فقط مخاطبة المنظمة بأكملها وتوصيل معلومات محددة مثل خطة الاستجابة للوباء.

بصرف النظر عن ذلك ، فإن منصات الاتصال الداخلية مثل Empuls، والحفاظ على أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني لجميع الموظفين، والتي يمكن أن تكون ذات أهمية كبيرة في أوقات الطوارئ.

2. وضع سياسات صحية أفضل

خطر الانتشار كبير لأن العديد من الموظفين لا يفهمون خطورة المشكلة ولديهم عادة الحضور إلى العمل حتى لو كانوا مرضى. هذا الافتقار إلى الحكمة يؤدي إلى إصابة المزيد من الناس بالمرض.

وفقا لإحصائية حديثة ، اعترف 90٪ من الموظفين بالظهور في العمل أثناء مرضهم. كانت الأسباب التي قدموها هي الكثير من العمل ، وعدم الرغبة في استخدام الإجازة المرضية ، والضغط من صاحب العمل.

تعامل مع هذا الوباء كنقطة انطلاق لمراجعة سياسات صحة موظفيك الحالية. مع تأثر المزيد من الأشخاص ، هناك احتمال كبير بأن الموظفين لن يكونوا قادرين على العمل إما لأنهم مرضى أو يحتاجون إلى رعاية أحبائهم - الأمر الذي سيكلف الشركة أكثر.

كجزء من خطة استمرارية الأعمال الناجحة ، يجب على الموارد البشرية خلق بيئة آمنة وطمأنة موظفيها بأن المنظمات تقف معهم. مراجعة سياسات الإجازات المرضية والإجازات مدفوعة الأجر لجعلها تتكيف مع ظروف مثل الوباء. امنح الموظفين الثقة بأنهم جزء لا يتجزأ من المنظمة ، مما سيشجعهم بدوره على الشعور بالأمان عند أخذ إجازة عندما يكونون مرضى ، مما يقلل من خطر إصابتهم بزملائهم في العمل.

المفتاح هنا هو الحفاظ على الشفافية في التواصل وإعلام الموظفين بأنهم لن يهجروا إذا وقعوا ضحية ل COVID-19.

3. مرونة العمل

الآن هو الوقت الذي تحتاج فيه الشركات إلى الاستفادة من الرقمنة على أكمل وجه ، وذلك لإعطاء المزيد من المرونة في العمل لموظفيها. حيث يمكن تزويدهم بخيار العمل من المنزل حتى يتجنبوا السفر المتكرر الذي قد يعرضهم للمصابين.

نعم ، تحتاج الكثير من الوظائف إلى أن يكون الناس حاضرين جسديا (الرعاية الصحية ، البيع بالتجزئة) ولكن أينما يمكن منح مرونة العمل ، من المهم إعطائها. على سبيل المثال ، بدلا من الاجتماعات وجها لوجه ، يمكن إجراء مؤتمرات الفيديو. يمكن إجراء العروض التقديمية من خلال سكايب ويمكن تقديم ملخصات عند الطلب. اجعل العمل مرنا بحيث يقلل من فرص إصابة موظفيك ب COVID-19. حتى إشراك الموظفين الذين يعملون عن بعد يمكن القيام به باستخدام برنامج شامل لمشاركة الموظفين مثل Empuls. ‍

4. تقييد السفر

تقيد معظم الشركات في جميع أنحاء العالم موظفيها من السفر ، خاصة المناطق المصابة بشدة ب COVID-19. في الوقت الحالي ، لا يوجد علاج متاح لفيروس كورونا ، وأفضل تكتيك هو تجنبه قدر الإمكان. يمكنك أيضا منع فقدان الإنتاجية بسبب الحجر الصحي. يجب على المؤسسات تتبع جميع الإشعارات الصحية الصادرة عن الحكومة للحصول على رؤى حول رحلات العمل التي يجب إلغاؤها أو تأجيلها.

تحقق مع موظفيك إذا قالوا إنهم يشعرون بتوعك. اطلب منهم تجنب السفر لأنهم سيضطرون إلى الخضوع للحجر الصحي حتى لو لم يصيبهم COVID-19. الصحة هي الثروة. كل شيء آخر يمكن أن ينتظر لفترة من الوقت. ‍

5. إدارة الأزمات

انظر إلى الوضع الحالي وتعامل معه كدعوة للاستيقاظ. يجب أن تكون التدابير التي تتخذها موثقة جيدا ومخططة ، مع مراعاة المستقبل. كل ما تفعله يمكن أن يكون بمثابة عقيدة للتعامل مع أي موقف مثل هذا في المستقبل القريب.

بالعودة إلى COVID-19 ، ينتشر من خلال قطرات الجهاز التنفسي عندما يسعل الشخص المصاب أو يعطس. إنه شديد العدوى ، ويمكن للشخص الذي يصاب به أن يؤثر على شخصين على الأقل يتلامسان معهما. هناك أيضا احتمال أن يصاب المرء بالعدوى عن طريق لمس سطح أو شيء ملوث ثم لمس وجهه ، وخاصة الأنف أو الفم.

بصفتك موظفا للموارد البشرية ، اتبع الخطوات التالية: -

• أعط تعليمات واضحة لموظفيك بغسل أيديهم بانتظام
• تأكد من تنظيف مكان عملك بانتظام
• تحديد الموظفين الذين يبدو أنهم على ما يرام ، والتحقق من أعراض الأنفلونزا
• إذا ظهرت عليهم علامات الأنفلونزا ، فاطلب منهم أخذ إجازة
• تمرير التعليمات الصحية كل يوم
• إصدار سياسة مؤقتة "عدم المصافحة"
• تأكد من تنظيف الأماكن التي يتم لمسها بشكل شائع مثل مقابض الأبواب بانتظام

بصرف النظر عن اتباع هذه الخطوات ، قم ببناء فريق داخلي من المشرفين وتدريبهم على معالجة هذه المشكلة. يرجى تزويدهم بالتدريب المناسب ، ومنحهم مواد الاتصال الصحيحة ومعلومات الاتصال الصحيحة. يجب أن يعرفوا كيفية الاتصال بالهيئات الصحية المحلية وإبلاغهم إذا كانت هناك حالة COVID-19 في مكان العمل. يجب تكليفهم بمهمة التواصل بانتظام مع الموظفين في وضع عدم الاتصال ونشر الوعي حول المرض.

بصفتك موظفا للموارد البشرية ، تأكد من أن موظفيك لا يسحبون أنفسهم إلى العمل إذا كانوا مصابين ب COVID-19. إذا ظهرت على الموظفين أعراض التوعك ، فاطلب منهم المغادرة أو تأكد من تخصيص مكان منعزل لهم بعيدا عن الموظفين. تذكر ، تقليل المخاطر ، تعظيم الوقاية.

من الرائع دائما أن يكون لديك خطة ، لكن التخطيط جيد فقط مثل التنفيذ. نظرا لأن COVID-19 قد تم إعلانه بالفعل جائحة ، فقد حان الوقت للعمل وفقا للتعليمات الواردة أعلاه. نحن بحاجة إلى تعزيز ثقافة عمل صحية لإنشاء منظمات ناجحة. إذا أصيب موظفوك بالشلل ، فإن مؤسستك تقع على ركبتيها. احم موظفيك لضمان مستقبل آمن لمؤسستك. البقاء في حالة تأهب! هذا أيضا سوف يمر ...