دليل شامل لتخطيط القوى العاملة في عام 2024: أهمية وخطوات التنفيذ

أنت تعرف ما يقولون: الفريق قوي فقط مثل أضعف حلقاته. لذلك ، من المهم أن يكون لديك المواهب المناسبة ، مع المهارات المناسبة ، في الأدوار المناسبة ، وفي الوقت المناسب. عندها فقط يمكنك إنشاء سيمفونية من المواهب ، حيث يلعب كل عضو في الفريق دوره على أكمل وجه.

ومع ذلك ، لا يمكنك تحقيق هذا العمل الفذ إلا إذا كان لديك خطة قوة عاملة ثابتة. لحسن الحظ ، بنهاية هذه المقالة ، ستفهم تفاصيل تخطيط القوى العاملة ، من ما هو تخطيط القوى العاملة إلى كيفية بناء واحدة لعملك.

دعونا الغوص في.

ما هو تخطيط القوى العاملة؟

يتضمن تخطيط القوى العاملة سلسلة من التحليلات والتنبؤات للتأكد من أنك تزود عملك بالمواهب والخبرة والمعرفة المناسبة. يمكن تنفيذ هذا التخطيط باستخدام برامج إدارة القوى العاملة مثل Runn. هنا مثال.

هناك نموذجان أساسيان لتخطيط القوى العاملة: التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة وتخطيط القوى العاملة التشغيلية.

التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة

It is all about looking at the big picture and the long-term needs of your business. It’s a process of forecasting your future workforce’s needs based on your business key goals and objectives. By using this, you can map out a game plan for the future - onboarding new talent, training and retaining your current workforce, etc.

تخطيط القوى العاملة التشغيلية

يتضمن التأكد من أن لديك العدد المناسب من الموظفين والمهارات اللازمة للاحتياجات التشغيلية اليومية لعملك. تخيل هذا: أنت تدير متجرا للبيع بالتجزئة وهو موسم العطلات. يتضمن تخطيط القوى العاملة التشغيلية توظيف المزيد من الموظفين ذوي المهارات المناسبة لتلبية الزيادة في عدد العملاء.

ما هو تخطيط القوى العاملة؟ بشكل عام ، يعد تخطيط القوى العاملة طريقة شاملة لإدارة فريقك والتأكد من توافقه مع أهداف عملك.

أهمية تخطيط القوى العاملة

تخطيط القوى العاملة ضروري لعدة أسباب. أولا ، يساعدك في الحصول على التوازن الصحيح في فريقك. بدون خطة ، فإنك تخاطر بالإفراط في التركيز على منطقة واحدة في فريقك على حساب منطقة أخرى. هذا يؤدي إلى فريق غير متوازن وغير فعال. تريد تجنب ذلك.

علاوة على ذلك ، يتضمن تخطيط القوى العاملة تحديد فجوات المهارات داخل القوى العاملة لديك. عندما تجد هذه الفجوات في المهارات ، يمكنك سدها دون عناء. وبالتالي ، يمكنك التأكد من أن القوى العاملة لديك لديها المهارات المطلوبة لك للحفاظ على قدرتك التنافسية في السوق.

أخيرا ، يساعد تخطيط القوى العاملة في الامتثال. العديد من الصناعات لديها لوائح وقوانين محددة تحكم التوظيف. يمكن أن تساعدك خطة القوى العاملة المدروسة جيدا على ضمان امتثالك لهذه اللوائح والقوانين.

فوائد تخطيط القوى العاملة

قامت حوالي 89٪ من الشركات بدمج تخطيط القوى العاملة في خطة أعمالها. إذا كنت تتطلع إلى الانضمام إلى هذه الشركات ، فإليك الفوائد المتوقعة.

1. تحديد المخاطر

يساعد في تحديد المخاطر قبل أن تؤثر على أهداف المنظمة. يمكن أن يساعدك تخطيط القوى العاملة لديك في العثور على المخاطر المحتملة قبل أن تؤثر على أهداف عملك. عندما تحدد هذه المخاطر ، يمكنك أن تكون استباقيا وتخفف من أي مشكلات قبل ظهورها.

تخيل أنك صاحب شركة صغيرة على وشك إطلاق منتج جديد. تم تعيين كل شيء ، ولكن فجأة ، يستقيل موظف رئيسي.

كان من الممكن أن تساعدك خطة القوى العاملة الفعالة في تحديد المخاطر المحتملة لمغادرة موهبة رئيسية. بعد ذلك ، كنت قد أنشأت استراتيجيات استباقية للتخفيف من المخاطر بدلا من التدافع للعثور على بديل في اللحظة الأخيرة.

2. أدوات وتقارير قوية

يمنحك الأدوات والتقارير التي تشرح كيف يكون للقرارات تأثير. يمنحك تخطيط القوى العاملة أدوات وتقارير قوية يمكن أن تساعدك على فهم ما إذا كانت قراراتك تؤثر على القوى العاملة بشكل إيجابي أو سلبي.

باستخدام الاستطلاعات وبرامج إدارة القوى العاملة ، يمكنك تحديد الأنماط والاتجاهات في القوى العاملة لديك. ستعرف القسم الذي يتقلص أو ينمو.

ستتمكن أيضا من الوصول إلى البيانات الأساسية مثل معدلات دوران الموظفين والإنتاجية وما إلى ذلك. قد تعني معدلات الدوران المرتفعة والإنتاجية المنخفضة بمرور الوقت أنك اتخذت قرارات خاطئة ، والعكس صحيح. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات لتحسين القوى العاملة لديك.

3. رؤى حول العرض والطلب

يساعدك على فهم مشاكل العرض والطلب. يساعدك تخطيط القوى العاملة لديك أيضا على اكتساب رؤى حول المشكلات المتعلقة بالعرض والطلب على القوى العاملة. عندما تقوم بانتظام بتقييم احتياجاتك الحالية والمستقبلية من القوى العاملة ، يمكنك معرفة المناطق التي تعاني من نقص أو فوائض في الموظفين. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة لتحقيق التوازن بين الطلب والعرض على المواهب. يمكن أن تشمل هذه القرارات تسريح العمال والتدريب والتوظيف وما إلى ذلك.

لنفترض أنك تدير متجرا حيث تعاني باستمرار من نقص في الموظفين في عطلات نهاية الأسبوع. تساعدك خطة القوى العاملة على فهم هذه المشكلة مع طلب الموظفين. بعد ذلك ، يمكنك وضع خطط لتوظيف (عرض) المزيد من الموظفين لتغطية الطلب.

4. اكتشاف المشكلات بشكل استباقي

يضمن لك التعرف على المشكلات المحتملة التي تحد من الإنتاجية. أخيرا ، يتيح لك تخطيط القوى العاملة اكتشاف المشكلات التي يمكن أن تعيق فريقك بشكل استباقي. تحديد هذه القضايا يجعل من السهل معالجتها.

التقييم المنتظم هو جزء لا يتجزأ من تخطيط القوى العاملة. يمكن أن يكون التقييم بسيطا مثل الاجتماعات في الوقت الفعلي مع موظفيك لفهم شعورهم تجاه مسؤولياتهم وأدوارهم ورضاهم الوظيفي بشكل عام.

يساعدك ذلك على تحديد ما يمكن أن يحد من إنتاجية موظفك - انخفاض الرضا الوظيفي ، وسوء تصنيف الموظفين ، وما إلى ذلك.

عند تحديد هذه المشكلات ، يمكنك حلها باستخدام الاستراتيجيات المناسبة. يمكن أن تشمل هذه الاستراتيجيات الاستثمار في خطط التدريب أو تنفيذ ترتيبات عمل مرنة أو حتى تحفيز موظفيك.

5 خطوات فعالة لتخطيط القوى العاملة

بعد أن فهمنا ما هو تخطيط القوى العاملة وفوائده ، دعنا نرشدك خلال تنفيذه.

1. ضمان التركيز على المدى الطويل

عندما يتعلق الأمر بتخطيط القوى العاملة ، يمكنك بسهولة الانغماس في الأمور اليومية والتركيز على الاحتياجات الفورية.

ولكن لبناء فريق قوي ومستدام حقا ، تحتاج إلى التفكير فيما بعد العام المقبل أو الربع المقبل والتركيز على خمس أو عشر أو حتى 20 عاما.

يعد التركيز على المدى الطويل أكثر ضرورة إذا كان عملك يعمل في مكان مناسب يخضع للتغييرات والاضطرابات. على سبيل المثال ، مجال التكنولوجيا. إذا كنت لا تفكر في الأدوار التي ستحتاجها في المستقبل في خطة القوى العاملة الخاصة بك - web3 وبراعة الذكاء الاصطناعي ، وأساليب التحقق من البريد الإلكتروني المبتكرة ، وإنترنت الأشياء ، وما إلى ذلك - فقد تصبح القوى العاملة لديك قديمة.

التركيز على المدى الطويل يعني أيضا أنك تفكر في تخطيط التعاقب والتقاعد. من المهم التفكير في الأدوار الحيوية التي قد يكون من الصعب شغلها عندما يغادر الموظفون الحاليون الذين يشغلونها. لذلك ، ستتمكن من ملء الحذاء وضمان استمرارية العمل.

يمكن أن تساعد الشبكة المكونة من 9 صناديق في تخطيط التعاقب الخاص بك. تساعدك هذه الأداة على تحليل وتصنيف موظفيك بناء على أدائهم وإمكاناتهم ، كما هو موضح أدناه. يمكنك بسهولة اختيار أولئك الذين لديهم أفضل إمكانات وأداء للخلافة.

يمكنك أيضا التركيز على المدى الطويل من خلال تنفيذ برنامج إدارة المواهب في خطتك. يساعدك برنامج إدارة المواهب على رعاية المواهب حتى يتمكنوا من تولي مناصب رئيسية في مؤسستك. هذا ضروري بشكل خاص ، بالنظر إلى أن 85 مليون وظيفة يمكن أن تكون شاغرة بحلول عام 2030 ، بسبب ندرة الموظفين المؤهلين.

2. البحث عن فجوات المهارات

فجوات المهارات هي تلك المجالات التي لا يمتلك فيها موظفوك المعرفة أو المهارات اللازمة للقيام بوظائفهم بفعالية. عندما تحدد هذه الفجوات ، يمكنك وضع استراتيجيات في خطة القوى العاملة لديك لسدها.

للعثور على هذه الثغرات ، قم بإجراء تقييمات أداء متسقة. يمكن أن يكون ذلك من خلال المراجعات الأسبوعية ، والاستطلاعات ، وسجلات الإنتاجية ، وردود الفعل 360 درجة ، وما إلى ذلك. باستخدام هذا التقييم ، يمكنك اكتشاف المجالات الرئيسية التي قد يكافح فيها موظفوك ويحتاجون إلى تدريب إضافي.

يمكنك أيضا دراسة اتجاهات الصناعة والتغيرات التكنولوجية لتحديد الثغرات. على سبيل المثال ، إذا أصبحت تقنية جديدة سائدة في مجالك وكان فريقك يفتقر إلى المهارات اللازمة للعمل معها ، فقد تكون هناك فجوة كبيرة.

أخيرا ، يمكنك استخدام مصفوفة المهارات لتمثيل نتائج تحليل فجوة المهارات الخاصة بك. كما هو موضح أدناه ، يتضمن هذا المستند كل المهارات اللازمة لكل دور في مؤسستك. يمكنك بعد ذلك تعيين المهارات إلى ما يمتلكه أعضاء فريقك حاليا. هذا يعطي صورة أوضح عن مكان وجود الفجوات الخاصة بك.

عندما تحدد هذه الفجوات في المهارات ، ستفهم أين تركز خطة القوى العاملة التشغيلية والاستراتيجية الخاصة بك.

3. تخطيط مستقبل القوى العاملة باستخدام السيناريوهات

يدور السيناريو أو التخطيط للطوارئ حول النظر في النتائج المحتملة المختلفة وكيف يمكن أن تؤثر على القوى العاملة لديك. يساعدك هذا على النظر إلى ما هو أبعد من ذلك واختبار كيفية تأثير قراراتك على القوى العاملة لديك.

ابدأ بتحديد هذه السيناريوهات. يمكنك اكتشافها باستخدام البيانات الموجودة - الأحداث التي حدثت لشركات مثل شركتك.

أيضا ، يمكنك العثور على سيناريوهات من خلال تحديد العوامل التي يمكن أن تؤثر على القوى العاملة لديك في المستقبل. قد تكون هذه العوامل ظهور تقنية جديدة ، أو نهج جديد لتعزيز خطتك التسويقية ، أو التغيرات في الاقتصاد ، أو الاضطرابات في الصناعة.

عند تحديد هذه العوامل ، يمكنك البدء في رسم سيناريوهات مختلفة.

تخيل هذا: أنت صاحب متجر بيع بالتجزئة والعامل الذي حددته هو اضطراب التجارة الإلكترونية. أحد السيناريوهات التي يمكنك وضعها في الاعتبار هو أن التجارة الإلكترونية تصبح وجهة الجميع. على هذا النحو ، سيزور عدد أقل من العملاء متجرك الفعلي.

في هذا السيناريو، تحتاج إلى التخطيط لقوة عاملة أصغر في المتجر والتركيز أكثر على المبيعات عبر الإنترنت. بإلقاء نظرة فاحصة ، يمكنك إما تدريب موظفيك الحاليين على التجارة الإلكترونية أو توظيف مواهب جديدة.

من القياس أعلاه ، أنت تعرف بالفعل ما يجب فعله إذا ظهر مثل هذا السيناريو. الوجبات الجاهزة الرئيسية هنا هي أن تكون استباقيا.

4. طلب مستشار خارجي

في تخطيط القوى العاملة ، لا أحد لديه كل الإجابات. لحسن الحظ ، هذا هو المكان الذي يأتي فيه المستشار الخارجي. يمكنك الاستفادة من خبراتهم وتجاربهم لاكتساب منظور جديد لخطة القوى العاملة الخاصة بك.

علاوة على ذلك ، يمكن للمستشارين المساعدة إذا كنت تخطط لتوسيع نطاق عملك إلى بلد جديد. يمكنهم أن يقدموا لك رؤى قيمة حول اللوائح.

يمكنك أيضا فهم الاختلافات الثقافية وأسواق العمل. يمكنك الحصول على رؤى حول كيفية تعامل الشركات مع القضايا القانونية ، من النزاعات العمالية إلى الضرر مثل خرق القضايا الائتمانية ، والدعاوى القضائية ، والاحتيال في موقعك الجديد.

ومع ذلك ، قبل الاقتراب من أي شخص للحصول على المشورة ، تأكد من فهمك لما تحتاج إلى مساعدة بشأنه. هل تحتاج إلى مشورة بشأن أجزاء محددة من الخطة مثل تطوير المواهب أو مشاركة الموظفين؟ أو هل تريد مراجعة أكثر شمولية لخطتك بأكملها؟ عندما تفهم هذا ، يمكنك توصيله بشكل فعال إلى المستشار.

أيضا ، قم ببحثك. ابحث عن أشخاص أو شركات ذات خبرة في مجال عملك. لا تخجل من طلب توصيات من جمعيات الصناعة وزملائك. عندما يكون لديك قائمة مختصرة من المستشارين المحتملين ، تأكد من التواصل معهم مع شرح واضح وموجز لما تريد. سيكونون سعداء للمساعدة.

5. راقب الخطة

هذه الخطوة تبدو وكأنها لا تحتاج إلى تفكير. لكنك ستندهش من مدى سهولة إنشاء خطة القوى العاملة ونسيانها. تحتاج إلى اختبار الخطة ومراقبتها بانتظام للتأكد من بقاء كل شيء على المسار الصحيح.

يمكنك مراقبة الخطة عن طريق إعداد عمليات تسجيل وصول منتظمة. يمكن أن يكون هذا سنويا أو ربع سنويا أو شهريا. خلال هذه الأوقات ، راجع الخطة لتقييم تقدمها. هل هناك أي مهارات عالية الطلب تفتقر إليها؟ هل تعاني القوى العاملة لديك من نقص في الموظفين أو زيادة في الموظفين؟ هذه بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها. بناء على الإجابات ، يمكنك بعد ذلك تعديل خطتك.

علاوة على ذلك ، قم دائما بجمع التعليقات من فريقك. يمكن أن يكون ذلك من خلال اجتماعات فردية. اسألهم عن مسؤولياتهم وأدوارهم للتأكد من بقاء كل شيء على المسار الصحيح.

أيضا ، قد تكون هناك مواقف غير متوقعة حيث قد يحتاج عملك إلى توسيع نطاق عملياته. عندما تظهر ، لا تخف من مراجعة وإعادة هيكلة خطتك.

في الختام

خطة القوى العاملة ضرورية لتحقيق أهداف وغايات عملك. الآن ، أنت تفهم ما هو تخطيط القوى العاملة والفوائد التي يعد بها عملك.

إذا كنت ترغب في تنفيذ واحدة ، فابدأ بالتركيز على المدى الطويل وتحديد فجوات المهارات. بعد ذلك ، استخدم سيناريوهات مختلفة للتخطيط لمستقبل القوى العاملة لديك. كما أنه يساعد على البحث عن مستشار خارجي ومراقبة الخطة.

اتبع هذه النصائح للتخطيط الفعال لمكان العمل وجني أفضل النتائج.