Erfolgreiche Kommunikation bei der Einführung Ihres Mitarbeiteranerkennungsprogramms

Mary Madhavi Reddy -

Wenn Sie schon einmal eine lustige Freitagsaktivität mit Snacks und Spielen geplant haben, zu der nur eine Handvoll Mitarbeiter erschienen ist, dann wissen Sie, wie wichtig Kommunikation ist!

Genauso verhält es sich mit Ihrem Anerkennungsprogramm für Mitarbeiter. Bringen Sie das Schiff nicht an Land, nur um es dann an den Felsen zerschellen zu sehen! Die monatelange Planung, Budgetierung und Einrichtung des perfekten Instruments wird umsonst sein, wenn Ihre Mitarbeiter aufgrund mangelnder Kommunikation im Dunkeln tappen.

“The single biggest problem with communication is the illusion that it has taken place.” - George Bernard Shaw

Damit sich Ihre Investition in das Programm (mit einer weit verbreiteten Einführung und Akzeptanz) optimal auszahlt, benötigen Sie einen geeigneten Kommunikationsplan sowie eine Checkliste für die Einführung, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Informationen erhält:

  • Weiß über das Programm Bescheid.
  • Ist begeistert von der Nutzung.
  • ist zufrieden mit dem Angebot an Auszeichnungen und Belohnungen.

Ziel ist es, den Wert Ihres Anerkennungsprogramms bei Ihren Mitarbeitern zu "vermarkten".

This blog will take you through some tried and tested approaches to successfully communicating company-wide employee recognition programs.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Um die Anerkennungskultur in Ihrem Unternehmen zu fördern und die Gesamtproduktivität zu steigern, haben Sie ein umfassendes Anerkennungsprogramm entwickelt, das Ihre Mitarbeiter in jeder Phase ihrer Unternehmenszugehörigkeit motiviert.

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‘Work becomes more meaningful when people know that their actions are noticed and appreciated.’ (Source: McKinsey)

Es reicht jedoch nicht aus, einfach nur in das Programm zu investieren, wenn Ihre Mitarbeiter über dessen Ziele und Vorteile im Unklaren sind.

Damit Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm ein Erfolg wird, müssen Sie Folgendes tun:

  • Skizzieren Sie die Ziele und den Ablauf des Programms.
  • Kommunizieren Sie den Zeitplan für die Einführung und stellen Sie das Team vor, das das Programm verwaltet.
  • Definieren Sie Verhaltensweisen, die für eine Anerkennung in Frage kommen, und deren Vorteile für die Mitarbeiter.

Gewinnen Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter, indem Sie durch eine gut geplante Kommunikationskampagne, in deren Mittelpunkt die Einführung steht, für das Programm werben.

Warum

  • Sensibilisierung für das Programm und seine Rolle bei der Förderung einer Kultur der Wertschätzung.
  • Die Mitarbeiter sollen für das Programm begeistert werden, indem sie vor der Markteinführung auf das Programm aufmerksam gemacht werden.
  • Förderung einer breiten Akzeptanz des Programms nach seiner Einführung, damit die Beiträge aller Beteiligten anerkannt werden.

Wie

  • Stellen Sie ein Budget für die Kommunikationskampagne zur Verfügung und holen Sie sich die Zustimmung der Unternehmensleitung.
  • Planen Sie ein Firmenevent rund um die Markteinführung mit vorbereitender Kommunikation.
  • Bauen Sie den Schwung mit E-Mails, Plakaten, Benachrichtigungen und sogar Mundpropaganda auf.

Wenn

  • 1-2 Monate vor der eigentlichen Markteinführung; zu früh, und die Begeisterung wird verpuffen, zu spät, und es wird nicht genug Schwung geben.
  • Machen Sie auch nach dem eigentlichen Start weiter, um die Spannung aufrechtzuerhalten und den ROI zu maximieren.
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Als General Motors sein neues Anerkennungsprogramm vorstellte, verstärkte das Unternehmen seine Kommunikationsbemühungen, indem es seine Mitarbeiter über mehrere Kanäle ansprach (gezielte E-Mails, Schulungsvideos, Newsletter und Intranetbeiträge). Dies führte schließlich zu einer 97%igen Teilnahme- und Akzeptanzrate für das neue Anerkennungsprogramm.

Ihre Kommunikation auf alle Arten von Teilnehmern zuschneiden

Auch wenn das Programm für reguläre Mitarbeiter und für Mitarbeiter auf Führungsebene gleichermaßen gilt, muss Ihr Kommunikationsplan auf jede Gruppe zugeschnitten sein.

1. Für Arbeitnehmer

Als Zielgruppe des Anerkennungsprogramms sollten sich Ihre Kommunikationsbemühungen auf die Ziele des Programms, die Einzelheiten des Prozesses, die zu verwendenden Instrumente und die kurz- und langfristigen Vorteile des Programms für die Mitarbeiter konzentrieren.

Wenn möglich, wählen Sie einige Schlüsselpersonen aus, die sich für das Programm einsetzen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Besprechungen, Einführungsunterlagen, Intranet, soziale Netzwerke, Notizen am Schwarzen Brett, E-Mails und vieles mehr.

2. Für Manager

Als wichtige Beteiligte am Anerkennungsprogramm müssen Manager und Vorgesetzte mit dem Grundgedanken des Programms vertraut gemacht werden. Da sie für die Initiierung der Anerkennung und die Beantwortung von Fragen ihrer Teams verantwortlich sind, müssen sie den Prozess, die Technologie und die Funktionsweise des Tools/der Plattform verstehen.

Treffen mit Interessenvertretern, Schulungssitzungen, Frage- und Antwortpakete und E-Mails würden dazu beitragen, die Führungskräfte der mittleren Ebene auf den neuesten Stand zu bringen und sie mit dem Programm vertraut zu machen.

Methoden zur Förderung und Einführung Ihres Anerkennungsprogramms für Mitarbeiter

Von Einführungs-E-Mails über Plakate, Kampagnen, Bürgerversammlungen bis hin zu Intranet-Popups - es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Begeisterung für die Einführung wecken können.

Die Personalabteilung sollte die erste Kommunikation einige Wochen vor der eigentlichen Einführung einleiten; so haben die Mitarbeiter Zeit, das Programm, seinen Wert, die angebotenen Belohnungen und die Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer gesamten beruflichen Entwicklung zu verstehen.

  • 📰 Press release: Kick-off the communication with a robust press release strategy introducing the program, outlining its objectives, and setting the stage for the launch.
  • 📧 Emails: A single announcement email is not enough! An email drip campaign with pre-launch teasers, launch announcements, and post-launch follow-ups will maximize the program's impact.
  • 📢 Digital and print marketing: Create a buzz about your employee recognition program. Set up digital signages and standees around the office premises, from the reception area to the cafeteria, notice boards, or any place where you can get the maximum eyeballs to spread awareness. At the same time, digital promotion through screensavers, pop-up notifications, and scrolling tickers will keep the program on the top of their minds.
  • 🗣 Intranet and internal social media: The company intranet works like an internal social media to discuss the launch, provide information, and pre-launch sneak peeks to employees. Use polls and quizzes to invite suggestions, discuss feedback, and a banner image to popularize the launch.
  • 👨‍💻 Townhall/Activities: Build trust and credibility by having the company’s business and people leaders highlight the critical aspects of the program and its implementation during the company-wide town hall meeting (onsite or virtual). Invite discussions and questions to engage employees, plan fun-filled activities, and send out token gifts to create the buzz.

Real-life R&R Startet mit einem 'Wow'-Faktor

Diese Unternehmen haben sich nicht nur durch ihre Anerkennungsprogramme einen Namen gemacht, sondern auch durch die Art und Weise, wie sie ihr F&R-Programm ins Leben gerufen haben, und durch den Rummel, der darum gemacht wurde.

➡ Heineken repackaged and relaunched its R&R program with all the bells and whistles. The run-up to the launch included omnichannel communications through emails, daily social media posts, standees and posters, SMS to employees, PC screensavers, and more.

➡ Cox Communications planned a week-long launch festival with full-fledged activities around its Spark R&R platform. They turned it into an annual event that starts with a fun, company-wide themed email announcing the Spark Week festivities.

Die Art und Weise, wie den Mitarbeitern mitgeteilt wird, "wer" eine Anerkennung erhält und "warum", hängt von der Kultur der Organisation ab. - SHRM

Eine Checkliste für HR, die ihre R&R einführen wollen

Eine kurze Checkliste hilft Ihnen, Ihre Einführungsstrategie zu festigen und sicherzustellen, dass Ihr Kommunikationsplan für die Einführung Ihres Mitarbeiteranerkennungs- und -belohnungsprogramms einsatzbereit ist.

Do's ✅

  • Bereiten Sie eine Kommunikationsstrategie für die Zeit vor der Markteinführung vor und holen Sie die Zustimmung und das Budget der höheren Führungsebene ein.
  • Erstellen Sie einen agilen Kampagnenplan, verfolgen Sie die Ergebnisse mithilfe eines Projektplanungstools und ernennen Sie einen Kampagnenleiter, der die ordnungsgemäße Durchführung sicherstellt.
  • Entscheiden Sie, worauf Sie sich konzentrieren wollen - auf das F&R-Programm selbst oder auf den Grund für seine Umsetzung und Einführung.
  • Testen Sie die Kampagne mit einer kleinen Gruppe, um die richtige Botschaft zu finden, und optimieren Sie sie auf der Grundlage des Feedbacks.
  • Achten Sie darauf, dass Ihre Kommunikation - Plakate, E-Mails, Grafiken, Tonfall und Stil - mit dem Branding des Unternehmens übereinstimmt.
  • Gehen Sie am Einführungstag aufs Ganze, um die Spannung zu erhöhen und die Mitarbeiter zum Mitmachen zu bewegen.
  • Stellen Sie den Mitarbeitern bei der Einführung den geschäftlichen Nutzen und die Vorteile vor.
  • Führen Sie regelmäßig Veranstaltungen durch und werben Sie für die Meilensteine des Programms, um den Schwung auch nach dem Start aufrechtzuerhalten.

Verbote ❌

  • Lassen Sie es nicht bis zur letzten Minute auf sich warten, um die Zustimmung und das Budget der Geschäftsleitung einzuholen. Die Kampagne wird nicht rechtzeitig in Gang kommen.
  • Verwenden Sie nicht die altmodische Methode mit Stift und Papier oder Excel-Tabellen. Sie reicht nicht aus, um mit einem dynamischen Kampagnenplan Schritt zu halten und ist fehleranfällig.
  • Verteilen Sie Ihre Aufmerksamkeit nicht auf zu viele Dinge. Das würde von der Bedeutung der Hauptbotschaft ablenken.
  • Schicken Sie keine allgemeine Nachricht. Sie wird sich auf die Einführung und Umsetzung Ihres Anerkennungsprogramms auswirken.
  • Verwenden Sie keine generischen Farben und Stile, da Ihre Kampagne sonst an Glaubwürdigkeit verlieren oder eine geringere Wirkung auf die Mitarbeiter haben könnte.
  • Knausern Sie nicht am Einführungstag. Das Programm wird nicht erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen.
  • Konzentrieren Sie sich nicht auf die peripheren Vorteile. Das wird eine breite Nutzung und Annahme verhindern.
  • Denken Sie nicht, dass das Programm mit der Einführung beginnt und endet. Fördern Sie die breite Akzeptanz durch Aktivitäten und Kommunikation nach der Einführung.

Was kommt nach dem Start?

Da die Begeisterung leicht verpuffen kann, sollten Sie die Begeisterung mit Follow-up-E-Mails, Umfragen, Quiz und sogar Feedback-Fokusgruppen aufrechterhalten.

Öffnen Sie Ihre Kommunikationskanäle und fördern Sie die unternehmensweite Nutzung, um eine erfolgreiche Implementierung, die Akzeptanz nach der Einführung und ein dauerhaftes Engagement für Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm sicherzustellen.

Vermitteln Sie gleichzeitig die Erfolgskennzahlen des Programms, zu denen Faktoren wie z. B:

Sicherstellung regelmäßiger Aktualisierungen über Versionsänderungen, strukturelle Änderungen, Modifikationen und interessante Statistiken für die Interessengruppen und Mitarbeiter des Programms.

Sorgen Sie dafür, dass auch die oberste Führungsebene mitspielt, indem Sie häufig mit ihren Teams kommunizieren und Leistungsträger und Gewinner anerkennen.

Dies schafft Vertrauen und zeigt den Mitarbeitern, dass das Unternehmen nicht nur in ein Instrument investiert, sondern fest an das Gesamtprogramm glaubt.