Crear un ecosistema sociotécnico para aumentar el compromiso de los empleados

Aunque el compromiso de los empleados ha sido un área de atención de RR.HH. durante las dos últimas décadas, la tecnología ha ayudado a acelerar estos esfuerzos. En este artículo, descubrimos cómo sistemas sociotécnicos como Empuls ayudan a aumentar la participación y el compromiso de los empleados.

A. Dahl et al, "Construir una comunidad de innovación".

Un sistema sociotécnico.

Resulta interesante que Dahl y su equipo de investigación conductual, compuesto por tres miembros, calificaran las comunidades laborales de sistema "sociotécnico". El estudio se realizó en la cresta de la ola de los medios sociales y consideraba que las redes sociales eran un medio esencial para crear comunidades. Según Dahl, diseñar estos sistemas sociotécnicos para que estén "centrados en el ser humano" es fundamental para lograr la autenticidad de la participación de los empleados.

Empuls está cuidadosamente diseñado para facilitar auténticos grupos de trabajo y comunidades que ayuden a obtener resultados empresariales, centrándose en las personas. Empuls es un producto tecnológico basado en la ciencia del comportamiento. Esta plataforma facilita estos ecosistemas socio-técnicos que Dahl hace sonar casi míticos para aumentar la alineación de los empleados utilizando la intranet social.

Veámoslo todo Empuls tiene que ofrecer para construir grupos de empleados y comunidades para mejorar la participación de los empleados, con algunos casos de uso en vivo de cómo Empuls lo utiliza internamente.

1. Crear una cultura "sociotécnica" de colaboración

La función "grupos y comunidades" de Empuls ayuda a los equipos de empleados a trabajar juntos, alineados con una misma visión. Esta función permite a los empleados compartir mensajes significativos, inmediatos y personales a gran escala.

De esta manera, Empuls puede construir una cultura de colaboración en la empresa utilizando características como feeds, anuncios, grupos, chats y notificaciones. La información es transparente en toda la organización, y todo el mundo está alineado con el objetivo más amplio de la organización.

Caso práctico 1: Ideas y sugerencias para toda la organización

Una parte considerable de la colaboración se basa en la aceptación por parte del equipo. La mejor manera de conseguirlo es abrir las iniciativas de toda la organización a las ideas y sugerencias de todos los empleados. Los usuarios no solo se sienten plenamente partícipes de los acontecimientos importantes, sino que también acaban haciendo aportaciones inestimables a la iniciativa.

A continuación se muestra una captura de pantalla de cómo recopilamos sugerencias en un blog anual.

Teníamos unos diez artículos en nuestra lista antes de queEmpuls' la rellenara. Acabamos recibiendo más de 50 aportaciones más, que de otro modo no se nos habrían ocurrido.

Caso práctico 2: Compartir opiniones

El feedback es una poderosa herramienta para empoderar a los empleados y es esencial para la colaboración. Con Empuls, podemos recopilar y documentar los comentarios con total transparencia.

En el siguiente ejemplo, uno de nuestros jefes de ventas da su opinión a nuestro equipo de producto sobre cómo debería comportarse una de nuestras páginas de producto. Se trata de aportaciones muy importantes, ya que pueden derivarse de una conversación que haya mantenido con un cliente.

Caso práctico 3: Apreciación social.

Empuls ayuda a impulsar la colaboración con el uso de la apreciación social. Los directivos pueden apreciar a los miembros de su equipo o a sus compañeros y etiquetarse mutuamente con valores organizativos importantes. Incluso los favores interdepartamentales pueden destacarse a través de estos cálidos mensajes para toda la organización.

En Empuls, por ejemplo, el departamento de diseño digital es un recurso compartido por muchos equipos. A continuación vemos a nuestro Director de Marketing agradeciendo a uno de nuestros diseñadores sénior su contribución adicional a la entrega del proyecto.

Caso práctico 4: Intercambio de información

Empuls ofrece muchas aplicaciones para compartir información porque está modelada fundamentalmente como una plataforma social.

En el ejemplo siguiente, uno de nuestros líderes informa brevemente a la organización sobre dónde se encuentra y qué piensa hacer allí. Está demostrado que esta disipación de la información hace que los empleados se sientan capacitados con actualizaciones importantes sobre la organización.

En otro ejemplo, se ve a uno de nuestros líderes compartiendo un importante contenido que encontró por casualidad en Internet.

La función de compartir información puede utilizarse para crear grupos como "Alquilar, vender o comprar cualquier cosa" y "Compartir un viaje o una ruta".

Caso práctico 5: Conclusiones importantes

Empuls facilita la puesta en común de aprendizajes importantes que un empleado adquiere a lo largo de su periodo de empleo, como lo aprendido en una sesión de aprendizaje, un evento, seminarios, discusiones con clientes, procesos o fracasos.

En el siguiente ejemplo, uno de nuestros jefes de ventas resume lo que ha aprendido de su conversación con un cliente potencial importante.

Caso 6: Chats individuales

Empuls permite a los usuarios pasar rápidamente de una conversación "pública" o "de grupo" a un chat. Esto es importante en los casos en que los usuarios necesitan entrar en conversaciones privadas - como dar retroalimentación o la planificación de una fiesta sorpresa.

Nuestro chatbot también podría ser de gran ayuda para guiar a los usuarios en la realización de tareas como la recompensa.

Caso 7: Foros de objetos perdidos

Este es un caso de uso que sólo una plataforma como Empuls puede permitir. La gente puede subir información sobre un objeto encontrado, y el hilo de comentarios puede utilizarse para recibir respuestas e incluso localizar al propietario adecuado.

Caso de uso 8: Foros de compra y venta

Empuls puede habilitar foros de "compra y venta" similares a los foros de objetos perdidos. La gente puede anunciar su interés en vender y comprar. Los iniciadores de los mensajes pueden evaluar las diferentes ofertas e incluso decidir sobre un comprador o vendedor utilizando el hilo de comentarios. Las discusiones que deban hacerse en privado, como el regateo, pueden hacerse a través del chat.

2. Comunicación interna muy eficaz

Empuls es muy adecuado para gestionar las comunicaciones internas de las organizaciones. Ayuda a organizar y difundir anuncios del lugar de trabajo en tiempo real. Los empleados pueden actualizar rápidamente la información clave de la organización mediante grupos y comunidades, ya sea a través de la aplicación móvil o de la web. La plataforma funciona también como una red social de empleados que abre estos debates en el lugar de trabajo a la participación de los empleados.

Empuls funciona bien para todas las categorías de empleados que tiene una organización - una fuerza de trabajo de primera línea, móvil o de escritorio. La interfaz web facilita el trabajo de los empleados de oficina, y la aplicación móvil ayuda a los empleados de primera línea a acceder remotamente a información importante. La plataforma democratiza la información organizativa y elimina los problemas de falta de comunicación o alineación.

Caso 1: Anuncios de eventos

Ya se trate de una excursión de un día en la oficina, un festival o una actividad de compromiso, los anuncios de eventos son importantes para la comunicación interna. Con Empuls es fácil mostrar todos los detalles del evento, con itinerarios adjuntos e imágenes atractivas.

Así es como nuestra HRBP decidió anunciar una de las celebraciones de nuestra oficina. Llena de imágenes, instrucciones y emoticonos, no le faltó detalle.

Caso práctico 2: Actualización de políticas y lugares de trabajo

Una y otra vez, las actualizaciones importantes de las políticas de RR.HH. y de cumplimiento pueden quedar sin leer entre decenas de otros correos electrónicos. Empuls ayuda a mantener estas actualizaciones importantes en la parte superior de las fuentes de los empleados.

Mira cómo nuestro jefe de RRHH envía nuestra política de seguridad de la información e inicia un cuestionario de evaluación.

Aquí también se la ve compartiendo sin esfuerzo nuestro nuevo programa de asientos.

Caso práctico 3: Premios

Los premios en sí son una característica importante en Empuls con varios matices. Pero los premios se ordenan aún más utilizando la función "Grupos y Comunidades". En otras palabras, entre el resto de los feeds, el feed de premios destaca por su diseño y presentación, mostrando los empleados estrella a toda la empresa.

En el ejemplo siguiente, este grupo ha obtenido el reconocimiento spot, y todos sus miembros aparecen en el escaparate.

Caso práctico 4: Anuncios de nuevas incorporaciones

Una y otra vez, los correos de nuevos miembros no consiguen lo que se proponen: o se pierden o se leen y se olvidan. Con Empuls, los nuevos miembros se presentan como la persona real que son, lo que permite al resto de la empresa darles la bienvenida a bordo a través de comentarios, aplausos y +1.

A continuación se muestra un ejemplo en el que nuestro Director de RRHH da la bienvenida a uno de nuestros nuevos empleados.

Caso práctico 5: Anuncios de iniciativas de marketing

La red interna de empleados podría desencadenar el "efecto de red" que el marketing digital desea para la distribución de contenidos. Publicar las iniciativas de marketing recientes y las publicaciones en redes sociales en Empuls puede ayudar a redirigir el tráfico a las redes sociales de la organización.

A continuación se muestra cómo nuestro vendedor digital utiliza Empuls para dirigir el tráfico a nuestro recién renovado mango Instagram.

Caso práctico 6: Contratación y referencias

Empuls puede ser especialmente útil para todo tipo de difusión de información - y desde la perspectiva de RRHH, los anuncios de contratación y referencias son un gran caso de uso. A continuación se muestra un ejemplo en el que nuestra contratación HR hace el mejor uso de Empuls - junto con el anuncio de nuevas contrataciones, anuncia referencias exitosas e incluso las aprecia.

3. Comunicaciones en equipo que ayuden a los miembros del equipo a mejorar

De todos los ámbitos que la tecnología ha revolucionado, el que más impacto ha tenido es el de las comunicaciones (ya sean teléfonos móviles, redes sociales o asistencia remota). En los sistemas sociotécnicos, la tecnología puede ayudar a que las comunicaciones intraequipo sean fluidas.

Es bien sabido que una buena comunicación es vital para el trabajo en equipo. Pero los correos electrónicos y los chats personales fragmentan la comunicación al encerrarlos en las bandejas de entrada de la gente. Muchos miembros del equipo, que deberían conocer información importante oculta en esas conversaciones, permanecen ajenos a ellas.

Con Empuls, todas las discusiones del equipo están organizadas y accesibles en un único lugar. Empuls ofrece al equipo un centro organizado para debatir a diario, idear, compartir actualizaciones y crear conocimientos organizativos a los que se puede recurrir en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Caso 1: Distribución de tareas

Empuls permite a los usuarios crear grupos basados en tareas o departamentos y permite a los miembros gestionar las tareas directamente desde allí.

En el siguiente ejemplo, uno de los jefes de ventas explica el proceso de una tarea y la asignación de tareas a los respectivos miembros mediante el etiquetado de usuarios. Los miembros etiquetados pueden incluso responder a través de comentarios si tienen alguna aclaración - y de esta manera, estas aclaraciones se clasifican para todo el equipo.

Caso práctico 2: Anuncios específicos para cada equipo

Los gestores pueden utilizar Empuls para enviar anuncios específicos para cada equipo. Estos mensajes son fáciles de buscar y se pueden consultar rápidamente.

Por ejemplo, a continuación se muestra el post que nuestra HRBP envió para anunciar las sesiones de formación en ventas que iba a impartir. El post le permite explicar el itinerario con todo detalle.

Caso 3: Foros de ayuda

Otra forma interesante de utilizar los grupos Empuls es crear foros de ayuda. Los nuevos empleados pueden tener muchas dudas sobre los productos o procesos de la empresa. A veces, incluso los gerentes pueden no aclararlos en todos sus detalles. Aquí es cuando estos grupos de ayuda o mensajes (como en el siguiente ejemplo) entran en uso.

A continuación, uno de nuestros nuevos miembros del equipo de ventas busca información clave sobre una función de un producto. Recibió una respuesta del propio Director Técnico, que le aclaró por completo la duda.

Caso práctico 4: Actualización de tareas e hitos

Cuando se pueden asignar tareas, también se puede hacer un seguimiento de las mismas. Los equipos que deseen que el seguimiento sea más privado pueden utilizar chats o grupos cerrados y utilizar grupos abiertos para celebrar hitos importantes, como el que se muestra a continuación.

En el siguiente ejemplo, el administrador de nuestra oficina anuncia felizmente un hito en la facturación y algunas iniciativas clave para los empleados que su equipo ha puesto en marcha con éxito.

En otro ejemplo, nuestro equipo de catálogos informa sobre la finalización de sus tareas a través de un grupo cerrado que han creado.

Caso práctico 5: Actas de reunión

Para los equipos, las "actas de reunión" son una documentación importante para las decisiones del equipo, la asignación de tareas y los plazos. Publicar las actas en un grupo de Empuls permite a todos los miembros del equipo estar al tanto de las decisiones clave, incluso durante su ausencia.

En el siguiente ejemplo, uno de los jefes de producto resume las conclusiones de un ejercicio de mapeo de empatía que llevaron a cabo. Los lectores pueden entender el proceso de mapeo de empatía, ver el mapa de empatía e incluso ver a las personas que asistieron al taller.

4. Gestión de la información y el conocimiento

La potente búsqueda de Empuls ayuda a los nuevos usuarios a comprender el contexto de un elemento de tarea y

reutilizar los conocimientos organizativos compartidos durante meses e incluso años. Los usuarios pueden incluso gestionar archivos adjuntos para estructurar archivos y datos importantes en torno a estas conversaciones. La comunicación y la transparencia que permiten los grupos y comunidades de Empuls ayudan a los empleados con la información correcta en cada paso.

Caso práctico 1: Grupos para clasificar la información

Aunque los grupos en Empuls pueden basarse completamente en lo que la organización considere importante, los grupos estratégicos pueden aportar una gran funcionalidad. En el siguiente ejemplo de un grupo de gran éxito creado por nuestro equipo de producto, los usuarios pueden iniciar una conversación sobre comentarios importantes sobre nuestros productos. Estas consultas pueden aclararse al instante o llevarse al desarrollo, y todo el proceso queda completamente documentado.

Echa un vistazo a las distintas aportaciones que el creador del post recibe a través de los comentarios.

Caso práctico 2: feeds e hilos de comentarios para organizar debates

Como subfunción del intercambio de información en grupo, incluso los feeds pueden recoger de forma independiente aportaciones relevantes en torno a un tema clave. El siguiente ejemplo comienza con una sugerencia, pero continúa hasta que uno de los jefes de producto comparte los "elementos básicos" del debate.

Caso práctico 3: Descubrimiento de conversaciones

La función de búsqueda de Empuls ayuda a redescubrir todas las conversaciones que un usuario ha mantenido en la plataforma. Los usuarios solo tienen que introducir algunas palabras clave que recuerden o los nombres de los usuarios que las han publicado, y ya pueden ver todo el contenido.

Por ejemplo, al buscar "empleado" se obtienen conversaciones en las que se menciona "empleado".

Caso práctico 4: Descubrimiento de archivos

Empuls permite a los usuarios cargar todo tipo de archivos e incluso les ayuda a recuperarlos rápidamente. Los archivos asociados a conversaciones pueden recuperarse utilizando las palabras clave de la conversación.

Por ejemplo, al buscar "empleado" en la búsqueda, aparecían archivos adjuntos con "empleado" en el nombre.

Caso práctico 5: Descubrimiento de tareas

Las tareas pueden descubrirse rápidamente con la consola de búsqueda de Empuls utilizando el calificador "etiquetado", y el sistema enumera todas las tareas que se asignaron al usuario utilizando el etiquetado.

En esencia, la plataforma Empuls es una intranet social empresarial todo en uno, una base de conocimientos, una plataforma de productividad y una herramienta de comunicación interna. El entorno de trabajo "sociotécnico" que Empuls le ayuda a facilitar puede impulsar estratégicamente los objetivos de la organización.

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