Guía del líder de RR.HH. para las encuestas del pulso de los empleados

Las empresas luchan constantemente por atraer y retener a los mejores talentos en los competitivos mercados de trabajo actuales.

Sin embargo, no basta con atraer a los mejores empleados; es igualmente importante retenerlos. Cuando las empresas no dan prioridad a la retención de los empleados, tienen más probabilidades de sufrir rotación voluntaria, que cuesta a la mayoría de las empresas estadounidenses 1 billón de dólares al año.

El coste de rotación cubre los costes directos de sustitución y los costes indirectos, como la pérdida de productividad y de tiempo, la cobertura temporal y la formación de nuevos empleados. Estos costes de rotación pueden resultar caros para cualquier empresario y, a la larga, acabar con su negocio.

Un líder de RRHH puede preguntarse, "¿qué puedo hacer para mitigar estos costes de rotación y mejorar la retención de empleados en mi empresa?" Buena pregunta. Además de crear una cultura de empresa sana y atractiva, se puede ir más allá utilizando encuestas sobre el pulso de los empleados.

En esta guía de recursos le presentaremos todo lo que necesita saber sobre las encuestas del pulso de los empleados.

¿Qué son las encuestas del pulso de los empleados?

Estas encuestas miden la satisfacción, la lealtad y el compromiso de los empleados, y proporcionan a las empresas los datos que necesitan para tomar decisiones informadas y proactivas.

La mayoría de los departamentos de RR.HH. han recurrido tradicionalmente a encuestas formales a gran escala para medir los sentimientos de los empleados.

Aunque estas encuestas a los empleados, a menudo anuales, están lejos de extinguirse, están claramente en declive porque son demasiado largas, proporcionan datos obsoletos y tienen poco impacto, ya que las medidas adoptadas tienden a ser reactivas.

Estos problemas con las encuestas anuales han llevado a la creciente popularidad de las encuestas del pulso de los empleados y, como resultado, creemos que todas las empresas deberían utilizar encuestas del pulso.

¿Por qué son importantes las encuestas sobre el pulso de los empleados?

A diferencia de las encuestas anuales de compromiso, las empresas deberían utilizar las encuestas de pulso con más frecuencia porque desempeñan un papel importante en la mejora de la cultura empresarial.

Dado que no es aconsejable esperar todo un año para evaluar si la moral ha subido o bajado, las encuestas del pulso le resultarán útiles porque:

1. Proporcione información en tiempo real sobre su empresa

A lo largo de los años, la investigación de Gallup ha demostrado que la mayoría de los empleados no están comprometidos: sólo el 15% en todo el mundo y sólo el 34% en EE.UU. están comprometidos.

En mayo de 2020, el porcentaje de trabajadores comprometidos en Estados Unidos experimentó una subida histórica hasta el 38%. Sin embargo, un mes después, Gallup registró la caída más significativa en su historia de seguimiento del compromiso de los empleados en EE. UU., que se remonta al año 2000.

Viendo cómo fluctuaron los datos de compromiso en un mes, puede ver que no es razonable esperar todo un año para realizar un seguimiento del compromiso de los empleados en su organización.

Así pues, las encuestas de pulso para el compromiso de los empleados pueden ayudarle a notar esos cambios fluidos en tiempo real, detectar señales de alarma, mostrar áreas de mejora y tomar medidas proactivas.

2. Obtener un alto índice de respuesta de los empleados

Las preguntas utilizadas en las encuestas del pulso de los empleados suelen ser concisas y fáciles de completar, lo que suscita más respuestas. Cuantas más respuestas reciba, más datos tendrá para identificar problemas y temas, y mejores serán los resultados de la encuesta.

3. Permitir que los líderes de RRHH utilicen la analítica para impulsar el impacto

No es ninguna novedad que los profesionales de RR.HH. piden constantemente sentarse a la mesa. En otras palabras, los líderes de RR.HH. solicitan participar en la toma de decisiones estratégicas e impulsar un impacto significativo dentro de sus organizaciones. ¿Por qué es esto una lucha para RRHH?

Una forma de que RR.HH. se gane la confianza de su director general es utilizar la analítica para anticiparse a las necesidades de la empresa.

Los responsables de RR.HH. pueden predecir los problemas antes de que surjan utilizando métricas de RR.HH., como la productividad, la rotación, la retención o las tasas de compromiso. Como líder de RR.HH., comprender las encuestas del pulso puede ser de gran ayuda a la hora de proporcionarle los datos que necesita para desempeñar un papel más estratégico.

6 factores que hay que tener en cuenta antes de utilizar las encuestas por pulsos

A la hora de decidirse a utilizar encuestas de pulso en su empresa, creemos que es esencial que tenga en cuenta los siguientes factores:

1. Soporte

Como líder de RR.HH., necesitará el apoyo de los directivos para sus iniciativas de RR.HH.. Aun así, lo más probable es que la dirección se comprometa después de que les hayas mostrado el impacto empresarial de utilizar encuestas de pulso para el compromiso de los empleados.

Informe a sus directivos del tipo de datos que pueden esperar y cómo ayudarán a la organización.

2. Comunicación

Después de que los líderes aprueben el uso de encuestas de pulso, tienen que animar a los empleados a participar.

According to Gartner, once leaders can answer the question, "what's in it for me?", then half the battle for high response rates is already won.

• ➡ Haz que los empleados entiendan por qué deben participar y lo valiosos que serán los datos para la organización.
• ➡ Infórmeles de cómo y cuándo les invitará a participar. Los empleados deben saber lo que les espera al cumplimentar las encuestas.
• ➡ Indique a los empleados quién puede acceder a sus respuestas y si tienen la opción de permanecer en el anonimato.

3. Transparencia

Para que sus empleados confíen en su proceso de feedback y estén más dispuestos a participar en futuras encuestas de pulso y de compromiso de los empleados, necesitarán conocer los resultados de cada encuesta de pulso de los empleados y comprender los planes de mejora de su empresa.

Prepárese para poner a los empleados al corriente de los resultados de la encuesta y pídales que participen en la planificación de los próximos pasos.

5. Frecuencia

Determine la frecuencia con la que planea administrar las encuestas de pulso. Las encuestas de pulsos deben ser más frecuentes que una vez, lo que significa que puede utilizarlas mensual, trimestral o semestralmente.

Sin embargo, al hacerlo, asegúrese de que sus empleados no experimenten fatiga por lasencuestas , es decir,que dejen de responderlas porque piensen que sus comentarios no son relevantes.

A la hora de determinar la frecuencia de sus encuestas de pulso, averigüe:

• ➡ ¿Qué probabilidad hay de que los datos cambien dentro de una semana, un mes o un trimestre? Se ha producido en su empresa un cambio significativo, como una reestructuración o un despido masivo? Preguntas como éstas pueden ayudarle a determinar la frecuencia de sus encuestas de pulso.
• ➡ Hasta qué punto es factible tomar medidas significativas en las encuestas - ¿Ha realizado la empresa algún progreso desde la última encuesta? Los empleados necesitan ver esas mejoras antes de participar de buen grado en encuestas posteriores.

6. Diseño

A la hora de diseñar encuestas del pulso, tenga en cuenta lo siguiente:

• ➡ Extensión y duración de la encuesta - Las preguntas deben ser concisas y directas. Considere la posibilidad de formular entre 5 y 15 preguntas que puedan responderse en 5 minutos.
• ➡ Estructura de las preguntas - Considere la posibilidad de utilizar diferentes preguntas de encuesta, como las de opción múltiple, escala de Likert, matriz, escala de valoración o preguntas abiertas.
• Utilice sus preguntas para solicitar la opinión de los empleados sobre temas específicos, de modo que pueda hacer un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo. Los temas pueden incluir la cultura del lugar de trabajo, la diversidad y la inclusión, las recompensas y el reconocimiento, o el equilibrio entre la vida laboral y personal.

7. Plataforma informática de encuestas Pulse

Tenga en cuenta que no existe una aplicación y plataforma de encuestas de pulso que sirva para todos los casos, por lo que lo que ha funcionado en otra empresa no tiene por qué funcionar en la suya.

Cuando evalúe aplicaciones y plataformas de encuestas de pulso para su empresa, debería plantearse estas preguntas:

• ✅ ¿Es rentable la plataforma?
• ✅ ¿Es fácil de usar?
• ✅ ¿El diseño es adaptable a dispositivos móviles?
• ✅ ¿Garantiza el anonimato total de los encuestados?
• ✅ ¿Se puede personalizar según nuestras necesidades?
• ✅ ¿Garantiza la seguridad de los datos y las copias de seguridad?
• ✅ ¿Es fácil recopilar y analizar informes?

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Nuestra plataforma de encuestas de pulso también ofrece plantillas de encuestas listas para usar y respaldadas por la investigación para diferentes aspectos del ciclo de vida de los empleados, como la incorporación, el aprendizaje, el bienestar, la diversidad y las salidas.

Podemos configurar la cadencia, las preguntas y el público en función de sus necesidades. Y lo que es más importante, garantizamos el anonimato de todas las respuestas.

¿Cómo administrar las encuestas del pulso de los empleados?

Una vez que haya tenido en cuenta todos los factores anteriores, puede seguir adelante con la administración de su encuesta del pulso siguiendo estos sencillos pasos:

• ➡ Anuncie la encuesta: Como se ha comentado anteriormente, puedes mejorar tus posibilidades de obtener un alto índice de respuesta compartiendo todos los detalles que los empleados necesitan saber sobre la encuesta. Es preferible que sea el director general quien anuncie la encuesta.
• ➡ Lance la encuesta: Envía el enlace de la encuesta a los empleados. Puedes utilizar tanto correos electrónicos como mensajes de texto para que utilicen el que les resulte más accesible.
• ➡ Enviar recordatorios: Es necesario recordárselo a los empleados durante las reuniones o conversaciones para que la encuesta del pulso siga siendo una prioridad para ellos.
• ➡ Compartir los resultados y analizar las conclusiones: Después de cerrar la encuesta, tendrás que compartir los resultados de la encuesta de pulso con los empleados y analizar los hallazgos. Puedes crear grupos de discusión para identificar temas, abordar cuestiones específicas y proponer posibles soluciones organizativas.
• ➡ Planificar las acciones posteriores a la encuesta: Este es el quid del proceso de la encuesta del pulso. Su equipo ejecutivo y sus empleados necesitarán conocer los pasos siguientes, incluido un calendario factible y las personas implicadas. Esta etapa también determinará la probabilidad de tener altos índices de respuesta en el futuro.
• ➡ Repetir: Tendrá que repetir el proceso con regularidad. Sin embargo, recuerde evitar la fatiga de la encuesta. Como ya se ha dicho, los empleados necesitarán ver mejoras antes de participar de buen grado en encuestas posteriores.

Consulte la siguiente parte de nuestra guía de recursos, en la que compartimos 15 preguntas de la encuesta del pulso que debería plantear a sus empleados.

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