Cómo elegir la plataforma de experiencia del empleado adecuada: Una guía completa

Si quiere aumentar sus ingresos anuales, ver cómo se disparan los precios de sus acciones y cómo se reduce el número de empleados, lo necesita. Pero no se conforme con "cualquier cosa".

Una plataforma de experiencia integral puede ayudarle a crear las mejores experiencias para sus empleados, desde la incorporación hasta la salida.

Adobe cambió a una plataforma de credenciales digitales que utiliza análisis avanzados para identificar los intereses de los empleados y realizó cambios basados en sus comentarios. Supervisaron los sentimientos de los empleados y realizaron cambios en toda la empresa para ofrecer a sus empleados mejores experiencias, entre ellas:

• 📅 20 días libres adicionales pagados para los empleados afectados por catástrofes naturales y pandemias
• 🕑 horarios de trabajo flexibles para adaptarse a los cuidadores y a las rutinas de los niños
• 💸incremento del reembolso por bienestar de 600 dólares
• Serie de cafés quincenales

El ejemplo de Adobe demuestra dos puntos importantes:

• Los empleados van más allá de los regalos nominales. Quieren experiencias fenomenales que demuestren que la empresa "se preocupa por ellos".
• La herramienta/plataforma adecuada desempeña un papel fundamental en la personalización de estas experiencias para una plantilla multigeneracional.

Lista de comprobación de la evaluación de claves

¿Qué es lo primero que hay que hacer cuando se quiere comprar un buen portátil? Investigar las diferentes marcas de portátiles y crear una lista comparativa basada en tus necesidades. ¿Es algo parecido a esto? ¿Intel vs Mac? ¿256 GB o 1 TB de RAM? ¿Qué características y software necesitas? ¿Se ajusta a tu presupuesto? ¿Lo necesitas para trabajar o para la navegación básica y el correo electrónico?

La evaluación de una plataforma/herramienta de experiencia para su empresa funciona de forma similar. El hecho de que el mercado esté lleno de opciones no lo hace más fácil. Elabora una lista para asegurarte de que tu elección final cumple los requisitos para los empleados y la empresa.

Una plataforma plataforma de experiencia del empleado debería tener esto:

Capacidades de una plataforma o herramienta de experiencia del empleado

Al evaluar una plataforma/herramienta de experiencia de los empleados para encontrar una buena opción, busque una solución que también aborde las necesidades de sus empleados al asignarla a los impulsores de su estrategia de experiencia.

Para dar un paso más, podría asignar las capacidades de la plataforma a cada una de las cinco etapas del viaje del ciclo de vida del empleado para racionalizar aún más su estrategia de experiencia del empleado. Aunque es difícil encontrar una plataforma que tenga todas las capacidades, es aconsejable elegir una que ofrezca el máximo de capacidades para ayudar a marcar sus casillas. Utilice la siguiente guía como referencia:

Criterios para elegir la plataforma o herramienta de experiencia del empleado adecuada

La plataforma o herramienta de experiencia digital de hoy en día tiene que estar basada en la nube, tener un diseño UX, estar centrada en el usuario con una interfaz fácil de usar, ser colaborativa, estar integrada y proporcionar a los empleados acceso sobre la marcha a todo lo que necesitan para relacionarse con sus compañeros, con la dirección y con la empresa.

Al igual que hemos pasado de las "soluciones puntuales" en RRHH a experiencias integradas e integrales para los empleados, también debemos pasar de los sistemas transaccionales a lo que yo llamo "sistemas de productividad" o sistemas que faciliten la vida laboral de los empleados. - Josh Bersin

Sin presiones, ¿verdad? Pues bien, una selección equivocada puede convertirse en un costoso dolor de cabeza, así que utilice los siguientes criterios como guía a la hora de hacer su elección final:

1. Codificación empaquetada frente a codificación personalizada

A la hora de decidir entre una herramienta o plataforma lista para usar que no requiere código o que requiere un código interno desde cero, es vital sopesar cuidadosamente los pros y los contras.

Las soluciones codificadas a medida requieren un equipo de TI y un hardware altamente especializados, lo que puede aumentar los costes generales. Una plataforma construida desde cero puede tener todos los componentes que usted desea, pero también es pesada en cuanto a código, configuración y mantenimiento.

Las empresas globales complejas con más de 50.000 empleados distribuidos geográficamente, con suficiente espacio, presupuesto (costes de TI, alojamiento y energía), equipos internos (TI, datos y seguridad) y necesidad de grandes personalizaciones prefieren construir su propia plataforma/herramienta para adaptarse a sus requisitos empresariales.

Supongamos que quiere explorar algunas de las ofertas de paquetes especializados del mercado. En ese caso, las soluciones que se mencionan a continuación suelen ser totalmente maduras, fáciles de implementar (bajo/sin código), conformes, personalizables (hasta cierto punto), rápidas de escalar, mantener y configurar, y protegidas por un fuerte cifrado.

Dado que también se integran con la mayoría de las herramientas empresariales y fuentes de datos existentes a través de las API, se ahorra mucho tiempo y esfuerzo a los equipos informáticos internos. Esta solución de experiencia del empleado empaquetada y autosuficiente es ideal para pequeñas o medianas empresas (PYMES) con entre 50 y 1000 empleados.

➡ Automatización: La mayoría de las soluciones de Experiencia digital del mercado utilizan capacidades de Machine Learning (ML), Inteligencia Artificial (IA) y Performance Analytics para automatizar el proceso sin sacrificar los intereses de los empleados. Esto facilita el trabajo de RRHH, dejándoles tiempo para concentrarse en la planificación estratégica de las diferentes iniciativas de experiencia.

Personalización: Mientras que una solución codificada a medida ofrece un mayor grado de personalización (codificada desde cero), las plataformas/herramientas digitales vienen con constructores visuales que permiten a los superusuarios y administradores cierto grado de flexibilidad. Algunos componentes pueden modificarse/moverse para personalizar la plataforma, como añadir un logotipo personalizado, la marca y otra propiedad intelectual; para otros cambios, lo mejor es ponerse en contacto con el proveedor con solicitudes de cambio (normalmente se aceptan y se respetan).

• 🧩Integración: La mayoría de las plataformas/herramientas modernas de Experiencia se integran con una amplia gama de herramientas para trabajar sin problemas en todos los departamentos y estas incluyen:
• Colaboración (Google Workspace, Zapier, JIRA, Outlook),
• Single sign-on (Google Workspace, Azure AD, Bitium SAML, Okta SSO/Inbound SAML),
• Comunicación (Gmail, Slack, Microsoft Teams, Skype, Duo),
• Redes sociales (LinkedIn, Workplace by Facebook, Amazon)
• HRIS/HRMS, LMS (Workday, MS Azure, Inbound SFTP, Keka, Darwinbox, Namely, Timely, Toggl Track, SCHM, Zoho People, Bamboo HR)
• Seguimiento de la productividad (Hubstaff, Clockify, Groupe.io, Asana, Monday - quizás quieras comparar Asana con Monday.com antes de elegir)
• Bienestar (Headspace, Calm radio)
• 🔧Mantenimiento: Una plataforma/herramienta de experiencia de bajo/ningún código es fácil de mantener sin la fuerte participación de un equipo de TI. Estas herramientas están diseñadas para ser fáciles de usar y actualizar.
• 👨🔧Configuración: Las guías detalladas, los inicios rápidos y otra documentación para el usuario facilitan la instalación y configuración de una solución prediseñada y empaquetada frente a la codificación de una solución personalizada.
• 🔒Seguridad: Las soluciones empaquetadas ofrecen una serie de medidas de seguridad y niveles de encriptación que incluyen claves SSH, SSL , HTTPS, TLS para evitar accesos no autorizados, proteger la seguridad de los datos y prevenir violaciones de la red y los sistemas.
• 🔐Privacidad de los datos: Las plataformas de experiencia almacenan, transmiten y manejan datos críticos de los empleados y de la empresa, lo que las hace vulnerables a los ataques a menos que estén aseguradas por las leyes y la legislación de privacidad de datos, incluyendo CCPA, GDPR 2016/679 de la UE, DPA 2018 (Reino Unido), The Privacy Act 1988 (Australia), Information Technology Act 2000 y Information Technology Rules, 2011
• ☑️Cumplimiento: Compruebe si la plataforma/herramienta de experiencia que ha elegido incorpora los cumplimientos normativos necesarios y está en línea con las leyes estatales/federales/internacionales, incluyendo ISO, VAPT, SOC-2, InfoSec, GDPR, EU-US Privacy shield.

2. Basado en la nube o en las instalaciones

Es fácil decidirse entre una solución basada en la nube y una solución local con mucha infraestructura. Con la velocidad, la flexibilidad, la calidad y la escalabilidad en juego, es fácil adivinar a favor de quién se inclinará la balanza.

Dada la tendencia actual al trabajo híbrido, una solución SaaS basada en la nube y bajo demanda es la mejor opción para las empresas que buscan eficiencia y rentabilidad. Optar por una plataforma/herramienta basada en la nube ahorra tiempo, espacio y dinero. Ofrece mayor seguridad, evita la pérdida de datos, se actualiza en tiempo real y puede adaptarse a la demanda.

Por otro lado, las herramientas on-premise son las preferidas por las empresas con equipos 100% internos que buscan hacer grandes personalizaciones y con los recursos de TI y el espacio de sobra.

3. Costes previsibles e imprevisibles

Elija bien la herramienta de su plataforma de experiencia porque repercutirá en su presupuesto global. Si los costes de licencia son superiores a los beneficios, la inversión no merece la pena. Un punto importante a tener en cuenta son los costes predecibles frente a los impredecibles.

Para las empresas que deciden construir su plataforma/herramienta de experiencia, existe cierta imprevisibilidad en los costes de alojamiento, recursos totales, consultoría e infraestructura. Estos tienden a variar y aumentar año tras año, lo que aumenta los gastos generales.

Por otro lado, las empresas que optan por comprar una plataforma/herramienta de experiencia pueden esperar pagar una tarifa uniforme con poco o ningún cambio a lo largo de los años. La mayoría de las plataformas ofrecen un paquete completo que incluye la comunicación, las integraciones, los análisis, las características del sistema, la seguridad y el cumplimiento, las encuestas, la facturación y el soporte en el precio total.

Además, el proveedor soporta todas las fluctuaciones de precios en TI, red e infraestructura, que se absorben en las tarifas de las licencias. Esto hace que la estructura de precios de una solución de experiencia empaquetada sea sencilla y transparente. Estas plataformas también vienen con una opción para dividir el presupuesto para diferentes iniciativas de experiencia. Puede ser entre un plan mensual y uno anual.

• Presupuesto general: Presupuesto por defecto o global que se asigna como suma global en todo el programa de experiencia.
• 💸Presupuesto personalizado: Se trata de presupuestos específicos asignados a distintas iniciativas en el marco del programa de experiencias. Por ejemplo, Adobe introdujo tres iniciativas diferentes -reembolso de 600 dólares por bienestar, 20 días libres pagados adicionales y series quincenales de pausas para el café-, cada una con un presupuesto diferente.
• 💸 Plan mensual: Las empresas que evalúan diferentes plataformas/herramientas pueden optar por explorar sus opciones con planes mensuales. Como no hay un compromiso a largo plazo, puedes probar varias plataformas hasta que encuentres una que se adapte a las necesidades de tu empresa, al tamaño de tu equipo y a tu presupuesto. Una vez que encuentre la que mejor se adapte, es más prudente cambiar a un plan anual.
• 💸Plan anual: Altos en ahorro, los planes anuales son ideales para empresas que saben lo que quieren y han encontrado la plataforma/herramienta adecuada para su negocio.

4. Personalización frente a generalización

Las empresas que ocupan los primeros puestos en el Índice de Experiencia de los Empleados se han convertido en las ganadoras del juego porque prestan atención a sus empleados y tienen en cuenta sus necesidades al tiempo que alinean sus ofertas con el objetivo general de la empresa.

Aquí es donde una plataforma/herramienta de experiencia digital ofrece la comodidad de las encuestas, los comentarios, los chatbots y las notificaciones por correo electrónico, y analiza los datos en tiempo real. Esta información puede utilizarse para ofrecer experiencias personalizadas a los empleados, como Adobe, que utilizó los comentarios de los empleados en las encuestas para aumentar el reembolso por bienestar a 600 dólares.

En comparación, las empresas con un programa de experiencia limitado/sin experiencia que ofrecen experiencias generalizadas ven una alta tasa de deserción de empleados, baja productividad, disminución de los ingresos y bajos precios de las acciones en el mercado. Es una reacción en cadena: cuando tus empleados están insatisfechos, esto afecta a tu negocio. El caso de General Motors de 2014 fue un caso clásico que puso de manifiesto los peligros de ofrecer a tus empleados una experiencia poco satisfactoria.

5. Información dinámica frente a informes históricos

Hágase una sencilla pregunta: ¿prefiere informes dinámicos con información procesable o datos históricos complejos para elaborar sus informes? Piense en cuál de los dos puede facilitarle el trabajo y tendrá la respuesta. Aunque los informes y datos históricos son esenciales en el análisis general, por sí solos no pueden presentar una imagen imparcial de su programa de experiencia.

Las plataformas modernas de experiencia digital crean informes dinámicos y cuadros de mando personalizados que ofrecen información detallada para la toma de decisiones. Estos informes hacen un seguimiento del ciclo de vida de los empleados y de las interacciones en tiempo real para comprender el compromiso de cada iniciativa.

• 📋Informes inteligentes: Los informes de rendimiento, ingresos, existencias y productividad, las encuestas, los formularios de opinión, etc., pueden ayudar a calcular el ROI de la Experiencia, las puntuaciones de compromiso, el uso del programa, el impacto y la adopción en toda la organización, como hizo Arby's con su programa Brand Champ.
• 📊Cuadros de mando personalizados: Los cuadros de mando personalizados y otras visualizaciones de datos a partir de perspectivas procesables pueden ayudar a la empresa a adaptar su programa a los empleados y alinearlo con objetivos más amplios.

6. Equipos híbridos frente a equipos de oficina

La mayoría de las empresas con programas de experiencia ya han pasado a tener en cuenta la tendencia actual de un modelo de trabajo híbrido. Una de las primeras consideraciones a la hora de elegir su plataforma/herramienta de experiencia es ver si se adapta bien a su equipo.

¿Tiene un equipo 100% en la oficina, una plantilla totalmente remota o un equipo híbrido distribuido en una zona geográfica pequeña o grande? Un equipo con presencia en la oficina puede utilizar una herramienta de experiencia local con acceso al escritorio y a la web, ya que la mayoría de las iniciativas de experiencia se llevan a cabo o se inician en la oficina.

Sin embargo, un equipo remoto/híbrido necesita la comodidad de una plataforma/herramienta digital basada en la nube con conectividad en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Una aplicación móvil para iOS y Android con una interfaz de usuario intuitiva o una aplicación de escritorio para portátil/PC con acceso sin conexión ofrece al empleado visibilidad y colaboración en un entorno de trabajo híbrido/remoto.

Por ejemplo, los equipos remotos pueden participar en eventos sociales/de equipo virtuales para relacionarse con sus compañeros y líderes.

• 👷Trabajadores manuales yejecutivos: Un mayor desglose para identificar y categorizar las iniciativas de experiencias para los trabajadores de cuello azul y los ejecutivos de la empresa es crucial porque garantiza una distribución justa. Ambas secciones deben incluirse/comprometerse por igual, y las experiencias deben personalizarse adecuadamente para cada categoría. Los directivos, que dirigen la estrategia de la empresa, y los empleados, que trabajan sobre el terreno, forman juntos el cuerpo colectivo que es la "empresa".
• 👨‍💻Multi-apoyo lingüístico: Un equipo híbrido suele estar repartido por varias ubicaciones geográficas y hablar varios idiomas. La solución debe ofrecer asistencia multilingüe para atraer a todos ellos y reunirlos utilizando una única plataforma/herramienta de experiencia.

La experiencia de los empleados es una colina para morir

Si trata bien a sus empleados, ¡ellos le jurarán hasta el fin del mundo! No escatime a la hora de elegir una buena plataforma de experiencia, y se verá recompensado con mayores ingresos, una mejora de la productividad, un aumento del eSAT y una baja rotación de los empleados. Unos empleados contentos significan un negocio floreciente, así que elija bien.