How to Calculate Variable Cost: A Simple Guide for Smarter Business Budgeting

Si tiene una empresa o está pensando en crear una, es muy probable que haya oído hablar del término "coste variable". Hay muchos tipos diferentes de costes asociados a las empresas y quizá el más importante de todos ellos sea el coste variable.

El coste variable ayuda a las empresas a fijar el precio de sus productos o servicios y a elaborar el presupuesto general de su proceso de producción.

En finanzas y contabilidad, el coste variable se define como el tipo de coste que cambia con la producción, las ventas y los ingresos brutos. Es un coste recurrente para la empresa y sube y baja en función de la cantidad de bienes o servicios producidos o prestados.

Las empresas que tienen costes variables elevados tienen más probabilidades de tener márgenes de beneficio más bajos, pero también son empresas que pueden alcanzar el punto de ruptura muy fácilmente. Vamos a entrar en los detalles de los costes variables, los ejemplos de costes variables y el cálculo de los costes variables para su negocio con ejemplos.

What are variable costs?

In finance and accounting, variable costs are expenses that change in direct proportion to a company’s production or sales volume. These recurring costs rise as output increases and fall when production slows down.

Companies with high variable costs may have lower profit margins but often reach their break-even point faster. Understanding variable costs helps businesses optimize pricing strategies and streamline budgeting during the production process.

Ejemplos de costes variables

Existen muchos tipos de costes variables en una empresa o en un centro de producción.

Algunos de los ejemplos más comunes de costes variables son:

1. Trabajo

La mano de obra es el coste variable número uno. La mano de obra también se conoce como mano de obra a destajo, ya que es el salario que se paga a los trabajadores en función de su producción como compensación por su trabajo. La mayoría de los tipos de instalaciones de producción y fabricación incurren en gastos de mano de obra que deben pagarse diariamente/semanalmente y este coste es variable, ya que aumenta cuando hay un mayor número de horas/unidades producidas y disminuye cuando hay menos.

2. 2. Materias primas

La materia prima es otro coste importante y está asociado a la cantidad de producción prevista. Como coste variable típico, los costes de las materias primas aumentan cuando se prevé un nivel de producción más elevado y disminuyen cuando la empresa tiene que producir menos. La materia prima o coste directo de la materia prima es el coste asociado a la compra del material que se utiliza para fabricar los productos.

3. 3. Gastos de envío

Los gastos de envío o flete son los costes que una empresa tiene que pagar para transportar los materiales a las instalaciones de producción y los productos manufacturados desde la producción hasta la distribución o el almacén.

Este coste también aumenta o disminuye con el número de mercancías que se llevan y traen y, por tanto, varía con el nivel de producción.

Other examples of variable costs include:

• Comisiones para la empresa por el uso de tarjetas de crédito (sobre todo en el sector servicios)
• Comisiones como horas extraordinarias, comisión de ventas, etc. en una instalación de producción/minorista.
• El coste de envasado es un coste variable en las instalaciones de producción

How to calculate variable costs?

La fórmula para calcular el coste variable es

Es importante que las empresas calculen y se familiaricen con sus costes variables, ya que les ayuda a presupuestar los fondos durante la fase de producción y también a fijar el precio de venta al público del producto.

Analizando cuánto se gasta en producir el producto, un fabricante puede fijar el precio de venta al por menor para que la empresa alcance el punto de equilibrio y obtenga beneficios con la venta de estos bienes.

Una fórmula sencilla para calcular el coste variable consiste en anotar todos los costes en los que se incurre por una unidad producida y multiplicarlos por el número total de unidades producidas.

Quienes deseen utilizar los costes variables para determinar el coste global del producto pueden recurrir a los dos enfoques siguientes:

1. Método del coste directo

El método de costes directos calcula todos los costes variables directos que intervienen en la producción de una unidad o del total de unidades y no tiene en cuenta ningún coste fijo como alquileres, salarios, maquinaria o depreciación.

En este método se tienen en cuenta los costes directos de producción de un producto, como los materiales directos, la mano de obra directa, los gastos unitarios de embalaje, los gastos unitarios de transporte, etc., a la hora de calcular el coste.

2. Método del margen de contribución

El método del margen de contribución se utiliza para calcular la rentabilidad del producto o servicio deduciendo los costes variables totales de los ingresos totales por ventas. Este método ayuda a comprender cuánto beneficio puede obtenerse vendiendo un producto y ayuda a determinar el precio de la unidad.

Para mejorar la rentabilidad, la empresa debe tener un precio de venta alto o un coste variable bajo.

Buenas prácticas para gestionar los costes variables

La gestión de los costes variables ayuda a tomar muchas decisiones importantes, como fijar el precio de venta del producto, analizar el gasto en costes y, por tanto, reducir los gastos generales, planificar un presupuesto de producción, etc.

Las empresas deben esforzarse por gestionar sus costes variables para poder tener una mayor rentabilidad.

He aquí algunas buenas prácticas para gestionar los costes variables:

1. Lower material costs

Buying in bulk and at discounted wholesale prices can help in lowering the material costs. Low material cost helps in keeping the unit costs less but it can be sold at a nominal sales price, improving the profitability.

2. Economies of scale

It is a common practice that producing higher in volume helps in cutting down the overall variable costs and therefore companies try to go in for larger volumes to achieve economies of scale.

3. Lower labor cost

Reducing your overall labor expenses is important as labor costs add up and can significantly increase your variable cost. Investing in automated machinery can help bring down variable cost in the long run.

Estas son algunas de las mejores prácticas de la industria que pueden ayudar a disminuir el coste variable para que pueda mantener bajos los costes de fabricación de sus productos y mejorar así el beneficio neto.

While managing variable costs like labor, materials, and shipping is essential, there's another powerful lever often overlooked—employee engagement. That’s where Empuls steps in.

1. Reduce high labor-related variable costs

Challenge: Labor is one of the biggest variable costs. High turnover, absenteeism, and disengagement inflate labor expenses and hurt productivity.

Empuls solution:

• Boost retention with AI-powered recognition & rewards, service awards, and career milestone celebrations​.
• Reduce absenteeism and increase morale through pulse surveys and data-driven engagement strategies​.
• Provide early access to earned wages, reducing stress and absenteeism from financial emergencies​.

2. Improve efficiency to achieve economies of scale

Challenge: Companies often need to scale output to reduce per-unit variable costs, but disengaged teams are less productive.

Empuls solution:

• Drive high-performing teams with continuous feedback loops and AI nudges for managers to act on insights​.
• Use goal alignment tools and community platforms to foster accountability and focus​.

3. Drive value without increasing variable overheads

Challenge: Incentive and perk programs can become costly if not managed well.

Empuls solution:

• Use bill-on-redemption rewards—pay only when employees redeem, avoiding unnecessary variable spending​.
• Offer stackable savings through perks & discounts that feel like a pay hike without increasing payroll​.

Empuls isn't just a “nice-to-have” for HR—it’s a strategic tool for reducing avoidable variable costs, increasing workforce ROI, and scaling productivity without proportional cost increases.

Conclusión

Variable costs are a fundamental part of running any business, especially in manufacturing and service industries. By understanding how they work and implementing best practices to manage them, businesses can improve pricing strategies, control production budgets, and maximize profits.

Start by identifying your variable costs, use the right calculation methods, and continuously look for ways to optimize. Smart management of variable costs is a key driver of sustainable growth.