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La columna vertebral de toda organización de éxito es la comunicación eficaz. Desde las multinacionales hasta las pequeñas empresas de nueva creación, el fomento de una cultura de comunicación abierta y constructiva es la piedra angular que mantiene unidos todos los aspectos de la empresa.

En el vertiginoso mundo empresarial actual, las cifras hablan más que las palabras. Según un estudio de Holmes Report, la falta de comunicación cuesta a las grandes empresas una media de 62,4 millones de dólares al año, debido a simples malentendidos y a la falta de diálogo eficaz. Para las empresas más pequeñas, aunque las cifras absolutas pueden ser inferiores, el impacto relativo puede ser igual de perjudicial.

Además, un asombroso 86% de los empleados y ejecutivos citan la falta de colaboración o la comunicación ineficaz como causas de los fracasos en el lugar de trabajo, según una encuesta de Salesforce. Sin embargo, no todo son malas noticias.

Con la diversificación actual de la mano de obra y la evolución de la tecnología, los canales de comunicación son numerosos y, sin embargo, los retos persisten.

Sumérjase en nuestra guía sobre "Cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo" y descubra las herramientas y estrategias que pueden transformar estas estadísticas de obstáculos desalentadores en peldaños hacia un entorno de trabajo más colaborativo y eficaz. Descifremos juntos el lenguaje del éxito.

En esta guía detallada, nos adentramos en el polifacético ámbito de la comunicación en el lugar de trabajo, ofreciendo estrategias prácticas y soluciones innovadoras para cultivar un entorno laboral armonioso y productivo.

Cómo mejorar la comunicación en el trabajo: 12 estrategias de eficacia probada

He aquí 12 estrategias prácticas, ejemplos del mundo real y consejos prácticos para fomentar una cultura de colaboración, productividad y diálogo abierto en su organización y mejorar la comunicación en el lugar de trabajo.

1. Implantación de plataformas de comunicación colaborativa

En la era digital actual, las plataformas de comunicación colaborativa son herramientas esenciales que consolidan varios modos de comunicación como el chat, las videollamadas, el intercambio de archivos y la gestión de tareas en un solo lugar.

Proporcionan un eje centralizado para el trabajo en equipo, facilitando la coordinación de los proyectos, el intercambio de ideas y la comunicación entre todos.

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Por ejemplo: Slack de Atlassian y Microsoft Teams son dos de las principales plataformas de comunicación colaborativa.

Slack ofrece canales en los que los equipos pueden comunicarse sobre temas o proyectos específicos. Se integra con numerosas aplicaciones de terceros, lo que permite a los usuarios adaptarla a su flujo de trabajo. Dropbox, por ejemplo, es conocida por utilizar Slack para mejorar sus comunicaciones internas, facilitando la colaboración en tiempo real de equipos de todo el mundo.

Microsoft Teams ofrece una plataforma en la que los equipos pueden chatear, celebrar reuniones y compartir archivos sin problemas. Grandes empresas como Accenture han adoptado Teams para fomentar una mejor comunicación entre su amplia plantilla mundial, lo que a su vez ha aumentado su productividad.

2. Celebración de reuniones periódicas en el ayuntamiento

Las asambleas públicas son reuniones más amplias, a menudo informales, dentro de una empresa, en las que los ejecutivos comparten información actualizada, estrategias y logros de la empresa, y los empleados tienen la oportunidad de hacer preguntas o plantear sus preocupaciones.

Así se crea un canal de comunicación bidireccional entre la dirección y los empleados, se promueve la transparencia y se fomenta un sentimiento de unidad y dirección dentro de la organización.

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Por ejemplo: Facebook celebra periódicamente asambleas públicas en las que los empleados pueden plantear preguntas directamente a Mark Zuckerberg, Consejero Delegado, y a otros altos ejecutivos. Esta práctica forma parte de la cultura de Facebook desde hace años y garantiza que la misión y los objetivos de la empresa estén siempre en consonancia con su plantilla. También permite a los empleados expresar sus preocupaciones o pedir aclaraciones sobre cuestiones organizativas.

General Electric (GE) también celebra asambleas públicas, en las que los directivos debaten las estrategias, los retos y los resultados financieros de la empresa. Estas sesiones proporcionan un foro abierto para el diálogo, ayudando a crear confianza y alineación entre los empleados y el equipo directivo.

3. Implantación de un sistema de retroalimentación entre iguales

Un sistema de feedback entre compañeros permite a los empleados proporcionar y recibir comentarios de sus colegas de forma estructurada y constructiva.

Esto promueve la comunicación abierta, ayuda a las personas a comprender sus puntos fuertes y sus áreas de mejora desde la perspectiva de sus compañeros, y fomenta una cultura de aprendizaje y crecimiento continuos.

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Por ejemplo: Google utiliza un sistema llamado "Peer Bonuses" en el que los empleados pueden nominar a sus compañeros para que reciban bonificaciones en función de la ayuda o el apoyo que hayan prestado, aunque sea fuera del ámbito de su trabajo. Esto no sólo fomenta el reconocimiento entre compañeros, sino también una cultura de colaboración y comunicación abierta.

LinkedIn cuenta con un sistema de evaluación entre compañeros que forma parte de su proceso habitual de revisión del rendimiento. Se pide a los empleados que elijan a compañeros para que les den su opinión, lo que garantiza una revisión de 360 grados. Este tipo de sistema favorece el diálogo abierto, la cohesión del equipo y el crecimiento personal.

4. Buzones de sugerencias y plataformas de ideas digitales

Los buzones de sugerencias tradicionales existen desde hace décadas y permiten a los empleados enviar ideas o comentarios de forma anónima.

Digitalizar este concepto amplifica su alcance y eficacia. Los empleados pueden presentar ideas, votarlas e incluso comentarlas, creando una plataforma dinámica de innovación y comunicación.

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Por ejemplo: Adobe tiene una iniciativa llamada "Kickbox". Se trata de un kit de innovación que incluye un proceso, herramientas y buenas prácticas que permiten a cualquier empleado experimentar con una idea. Si la idea prospera, se transmite a los superiores para su posible aplicación. Esto permite a los empleados expresar soluciones e ideas novedosas, fomentando una cultura de innovación y comunicación.

Whirlpool creó un portal de innovación en el que los empleados de todo el mundo pueden presentar ideas. Las más votadas o reconocidas como especialmente innovadoras pasan al siguiente nivel de desarrollo. Esto ha llevado a crear varios productos y soluciones nuevos para la empresa, demostrando que las plataformas de comunicación abiertas pueden dar lugar a resultados empresariales tangibles.

5. Actividades interdepartamentales de creación de equipos

A menudo, los departamentos de una organización funcionan en silos, con una interacción limitada fuera de sus equipos inmediatos.

Organizar actividades de creación de equipos que mezclen a miembros de distintos departamentos puede romper estas barreras, fomentando una comprensión más amplia de las operaciones de la empresa y mejorando la comunicación interdepartamental.

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Por ejemplo: Spotify utiliza un modelo llamado "gremios y capítulos" para romper los silos. Mientras que los escuadrones en Spotify se centran en funciones o servicios específicos, los gremios son organizaciones más informales de empleados de toda la empresa que comparten conocimientos en áreas específicas. Este sistema garantiza que los conocimientos y las mejores prácticas se compartan en toda la empresa, rompiendo las barreras departamentales tradicionales.

Zappos es conocida por su cultura empresarial que fomenta la interacción y la comunicación entre todos los niveles y departamentos. Una forma de conseguirlo es mediante actividades periódicas de creación de equipos, en las que se reúnen empleados de varios departamentos, lo que garantiza un flujo libre de información y una cultura empresarial unificada.

6. Implantación de programas de "tutoría inversa

Tradicionalmente, la tutoría va de los empleados más veteranos a los más nuevos y con menos experiencia. Sin embargo, la tutoría inversa le da la vuelta a la tortilla.

Los empleados más jóvenes o con menos antigüedad sirven de mentores a los más veteranos, especialmente en áreas como la tecnología, las tendencias emergentes o la comprensión de la demografía más joven. Esto no solo mejora la comunicación entre las distintas generaciones y niveles de experiencia, sino que también aporta nuevas perspectivas al liderazgo.

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Por ejemplo: General Motors (GM) estableció un programa de tutoría inversa en el que los empleados más jóvenes, sobre todo los familiarizados con las nuevas tecnologías o los medios sociales, se emparejaban con altos ejecutivos. Esto permitió a los empleados más veteranos mantenerse al día de las tendencias y herramientas digitales actuales y fomentó una mejor comprensión y comunicación entre los distintos grupos de edad.

Cisco también puso en marcha un programa de tutoría inversa centrado en enseñar a los altos ejecutivos las nuevas tecnologías y tendencias, como los medios sociales y las herramientas de comunicación digital. Según los informes, el programa tuvo un enorme éxito a la hora de reducir las diferencias generacionales de conocimientos y mejorar la comunicación en toda la empresa.

7. Diseñar espacios de trabajo abiertos con zonas silenciosas específicas

El entorno en el que trabajan los empleados desempeña un papel importante a la hora de facilitar la comunicación. Los espacios de trabajo abiertos favorecen las conversaciones espontáneas y la colaboración.

Sin embargo, es igualmente esencial equilibrar esto con zonas tranquilas donde los empleados puedan centrarse en sus tareas sin distracciones o mantener conversaciones privadas cuando sea necesario.

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Por ejemplo: Pixar Animation Studios es famoso por estar diseñado para fomentar interacciones aleatorias entre sus empleados. El atrio central del edificio de Pixar alberga servicios como la cafetería, los buzones y los aseos. Este diseño garantiza que los empleados de distintos departamentos y equipos se crucen con regularidad, lo que da lugar a conversaciones y colaboraciones orgánicas.

La oficina de Deloitte en Ámsterdam se diseñó pensando en la flexibilidad. Aunque adopta el concepto de planta abierta, también ofrece una variedad de espacios que se adaptan a diferentes estilos de trabajo, incluidas zonas de concentración y cabinas privadas. Esto garantiza que, aunque se fomente la colaboración, no se pase por alto la necesidad de concentración y privacidad.

8. Introducir "días sin correo electrónico" o "periodos sin comunicación"

La comunicación constante, sobre todo a través del correo electrónico, puede resultar a veces contraproducente y provocar una sobrecarga de información y la pérdida de mensajes importantes.

Al designar horas o días específicos en los que no se envían correos electrónicos internos, las empresas pueden fomentar la comunicación cara a cara, las llamadas telefónicas u otras formas más personales de interacción.

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Por ejemplo: Atos, una empresa global de servicios informáticos, puso en marcha una iniciativa de correo electrónico cero. Su objetivo era reducir significativamente el número de correos electrónicos internos, empujando a sus empleados a adoptar herramientas de comunicación alternativas y a mantener conversaciones cara a cara. La empresa experimentó una notable mejora de la productividad y la calidad de la comunicación.

Volkswagen adoptó un enfoque ligeramente distinto al restringir el correo electrónico fuera del horario laboral para determinados empleados. Sus servidores de correo electrónico se programaron para dejar de enviar correos 30 minutos después del final de los turnos y empezar de nuevo 30 minutos antes del siguiente turno. Esto permitió a los empleados desconectar de verdad fuera de las horas de trabajo, mejorando el equilibrio entre vida laboral y personal y garantizando una comunicación más centrada durante las horas de trabajo.

9. Programas de rotación y comisión de servicio

Implantar programas de rotación o adscripción implica trasladar temporalmente a los empleados a diferentes funciones o departamentos, o incluso a diferentes ubicaciones, dentro de la empresa.

Esto puede ayudar a romper silos, promover una mejor comprensión de las operaciones holísticas de la organización y fomentar una cultura de comunicación interfuncional.

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Por ejemplo: Procter & Gamble (P&G) suele rotar a sus empleados por diferentes funciones y puestos. Esto garantiza que los empleados adquieran una visión polifacética de las operaciones de la empresa, lo que a su vez fomenta una comprensión y apreciación más profundas de las distintas funciones. A medida que los empleados se desplazan, llevan consigo conocimientos y perspectivas, lo que facilita la comunicación y la colaboración entre funciones.

HSBC, el banco global, practica desde hace tiempo un sistema de rotación en el que los empleados, especialmente en puestos de liderazgo, se desplazan entre países y funciones. Esto no sólo promueve una perspectiva global más amplia, sino que también fomenta el intercambio de mejores prácticas y conocimientos entre diferentes regiones y departamentos.

10. "Sesiones "Lunch and Learn

Las sesiones "Lunch and Learn" son reuniones informales a la hora de comer en las que empleados de distintos departamentos presentan temas de interés, comparten logros departamentales o debaten nuevas herramientas y metodologías.

Así se fomenta una cultura de intercambio de conocimientos, se introduce a los equipos en el conocimiento de otras partes de la empresa y se fomenta la comunicación abierta.

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Por ejemplo: Etsy organiza la "Escuela Etsy", en la que los empleados enseñan a sus compañeros diversas habilidades, desde lenguajes de programación hasta técnicas de artesanía. Esta iniciativa no sólo promueve el crecimiento personal, sino que también fomenta la comunicación y los lazos entre departamentos.

Goldman Sachs organiza una serie de "Charlas en GS", en las que expertos en la materia, tanto internos como externos, comparten puntos de vista sobre diversos temas que van desde las estrategias financieras al bienestar personal. El objetivo de estas sesiones es ampliar horizontes y fomentar una cultura de aprendizaje continuo y diálogo abierto.

11. Reuniones a pie

En lugar de las tradicionales reuniones sentados, las reuniones de "caminar y hablar" consisten en discutir asuntos de negocios mientras se da un paseo, ya sea dentro de las instalaciones de la oficina o al aire libre.

Este entorno informal puede fomentar conversaciones más sinceras, promover el pensamiento creativo y proporcionar un refrescante cambio de aires. Además, la actividad física puede estimular el cerebro y aumentar el estado de alerta.

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Por ejemplo: Steve Jobs, el difunto cofundador de Apple, era famoso por sus reuniones en las que caminaba y hablaba. Creía que caminar no sólo beneficiaba a la mente y al cuerpo, sino que también fomentaba el diálogo abierto. Muchas decisiones fundamentales e ideas creativas de Apple nacieron durante estas sesiones a pie.

Mark Zuckerberg, de Facebook, también es conocido por celebrar reuniones críticas a pie. Este enfoque permite un entorno más relajado, lo que facilita que las personas hablen libremente y tengan una lluvia de ideas eficaz.

12. Retiros de desintoxicación digital

En la era de la conectividad constante, tomarse tiempo para desconectar puede rejuvenecer la mente. Las empresas pueden organizar retiros en los que los empleados participen en actividades de creación de equipos sin las distracciones de los dispositivos digitales.

Esto no sólo fomenta conexiones personales más profundas, sino que también favorece la comunicación cara a cara, la lluvia de ideas y la colaboración.

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Por ejemplo: HubSpot, una empresa de software de marketing, organiza anualmente vacaciones misteriosas para sus empleados. Aunque el objetivo principal es relajarse y estrechar lazos, estos viajes sin el constante pitido de las notificaciones permiten a los empleados entablar conversaciones más profundas y significativas, lo que fomenta la confianza y mejora la dinámica del equipo.

Daimler, la empresa automovilística alemana, introdujo una política de "Correo en vacaciones", según la cual los empleados tienen la opción de configurar sus correos electrónicos para que se eliminen automáticamente mientras están de vacaciones. Aunque no se trata de un retiro completo, la idea es similar: permitir a los empleados desconectar de verdad, asegurándose de que vuelven renovados y listos para una comunicación más eficaz.

Conclusión

La comunicación eficaz es la espina dorsal del éxito en cualquier lugar de trabajo. Practicando activamente la escucha activa, promoviendo el diálogo abierto y utilizando herramientas y plataformas modernas, las empresas pueden fomentar un entorno más transparente, eficiente y colaborativo.

Dar prioridad a una comunicación clara no sólo aumenta la productividad, sino que también mejora la moral del equipo y refuerza las relaciones en el lugar de trabajo.

Recuerde que un equipo bien conectado es un motor de innovación y productividad. Invierta en comunicación y coseche los frutos de un lugar de trabajo armonioso y de alto rendimiento.

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