Incorporación sencilla de empleados a distancia: guía práctica para directores de RRHH y de personal
La cultura del trabajo a distancia está en auge y ahora se encuentra en todos los rincones, grietas, cubículos y apartamentos. La convención moderna de hacer las cosas -impulsada por la nueva normalidad del trabajo a distancia- ha convertido cada lugar de trabajo en una aldea global.
No hace mucho, tener un asociado a 15.000 kilómetros de distancia parecía una inversión enorme. Hoy en día, incorporar a un nuevo empleado a distancia es algo normal. Y aunque la contratación de una plantilla remota conlleva los mismos retos que la contratación de cualquier empleado, el verdadero cambio está en cómo les damos la bienvenida y les hacemos partícipes.
No se trata sólo de trasladar las reuniones de las salas de conferencias a las salas de estar. El verdadero reto está en la incorporación de los empleados remotos: hacer que el proceso sea fluido, atractivo y sin problemas. No es difícil, pero sin las herramientas o la planificación adecuadas, puede convertirse fácilmente en un caos. Por eso, saber cómo incorporar a un nuevo empleado a distancia marca la diferencia.
Para ayudarle a hacerlo bien, hemos elaborado una guía completa junto con una práctica lista de comprobación para la incorporación de empleados remotos. Se acabaron las confusiones del primer día, los equipos perdidos y las interminables idas y venidas con el departamento de TI.
Tanto si se trata de la primera contratación a distancia como de la quincuagésima, esta guía de tres pasos simplificará la incorporación de empleados a distancia y hará que el proceso no sólo sea eficaz, sino también realmente acogedor.
¿Qué es la incorporación de empleados a distancia?
La incorporación de empleados remotos es el proceso de dar la bienvenida e integrar a los nuevos empleados en una empresa cuando trabajan desde un lugar fuera de la oficina, normalmente desde casa o en una instalación remota. Abarca todo, desde el papeleo y la configuración informática hasta la formación, las presentaciones y ayudar al empleado a sentirse parte del equipo.
Dado que no hay interacción en persona, la incorporación remota se basa en gran medida en herramientas digitales como videollamadas, plataformas de incorporación, aplicaciones de chat y documentos colaborativos. El objetivo es garantizar que el nuevo empleado se sienta informado, respaldado y conectado desde el primer día, incluso sin estar físicamente presente.
Un buen proceso de incorporación a distancia marca la pauta de la experiencia del empleado y ayuda a generar un compromiso temprano, confianza y claridad sobre su función y la cultura de la empresa.
Los retos de la incorporación de empleados a distancia
La incorporación de empleados remotos conlleva una serie de obstáculos únicos que pueden afectar a la rapidez y confianza con la que se asientan los nuevos empleados. Desde lagunas en la comunicación hasta retrasos en los comentarios, estos retos pueden influir en toda la experiencia del empleado. He aquí cinco obstáculos clave que hay que tener en cuenta.
1. Falta de conexión personal
Uno de los mayores retos de la incorporación remota es ayudar a los nuevos empleados a sentirse conectados. Sin interacciones cara a cara, es más difícil generar confianza, compenetración y un sentimiento de pertenencia. Esto puede hacer que los empleados se sientan aislados e inseguros sobre su lugar en el equipo.
2. Lagunas de comunicación
En un entorno remoto, incluso pequeños retrasos en la comunicación o instrucciones poco claras pueden causar confusión. Los nuevos empleados pueden dudar a la hora de hacer preguntas, sobre todo si no están seguros de a quién dirigirse. Sin la orientación adecuada, pueden tener dificultades para navegar por las herramientas, los procesos o las expectativas.
3. Retrasos en la configuración técnica
Contar con el equipo, el acceso y las herramientas adecuadas antes del primer día puede ser complicado cuando se realiza la incorporación a distancia. Si los portátiles, los inicios de sesión de software o las plataformas de comunicación no están listos, la formación puede retrasarse y afectar a la productividad y la confianza del nuevo empleado desde el principio.
4. Inmersión cultural limitada
A menudo, la cultura se vive mejor en persona, a través de las interacciones del equipo, los rituales de la oficina o las conversaciones informales. Los empleados remotos pueden perderse estos momentos, lo que dificulta la asimilación de los valores de la empresa o la comprensión del modo en que la gente suele trabajar e interactuar.
5. No hay retroalimentación en tiempo real
En la incorporación remota, la retroalimentación puede parecer tardía o impersonal. Los nuevos empleados pueden pasar días sin saber si van por el buen camino, lo que puede afectar a su confianza y ralentizar su progreso. La orientación en tiempo real es esencial, pero a menudo se pasa por alto en las configuraciones virtuales.
Antes del primer día, trabajar en el día cero
La incorporación de empleados remotos tiene un gran inconveniente: nadie va a venir a trabajar para poner en marcha el proceso. En su lugar, se reduce a una cadencia cuidadosamente elaborada con toda la información de procedimiento necesaria para un enganche DIY a la cultura de la organización.
La mayoría de los trámites del día cero incluyen el papeleo (más adelante) y la introducción de la biografía del empleado en el sistema, que puede hacerse el día cero. Esto facilitaría la gestión del papeleo cuando los RRHH tuvieran que conectar con el empleado remoto el día que se incorporara.
Otro uso importante del día cero es asegurarse de que los miembros del equipo existentes son conscientes del nuevo empleado que se incorpora a distancia. A diferencia de los empleados que trabajan en la oficina, un nuevo empleado a distancia no puede llamar a la gente al azar y hablar con ellos.
De ahí que haya que concienciar a los actuales compañeros de equipo de que los nuevos llegan para darles una cálida bienvenida y que se integren rápidamente en la cultura.
Incorporación de un empleado a distancia: Una guía en tres pasos
A diferencia de los empleados que visitan las instalaciones de la oficina para trabajar, un empleado remoto no puede integrarse en la cultura del lugar de trabajo simplemente formando parte de la organización. La distancia física es desalentadora, y la organización debe asegurarse de no crear una percepción errónea en la mente del nuevo empleado.
Cubramos todos los pilares de nuestra lista de comprobación del proceso de incorporación a distancia para que la próxima vez que se incorpore un empleado a distancia, lo mantengamos satisfecho y sonriente incluso cuando las distancias físicas lo separen.
Paso 1: Poner en marcha a los empleados
Todos recordamos nuestras pasadas entrevistas: cómo tuvimos que esperar un par de horas para dar nuestro visto bueno a cientos de páginas y luego esperar a que nos asignaran más a nuestros compañeros.
Eso no se puede permitir con la incorporación a distancia. A continuación, te explicamos cómo resolver todas las formalidades legales y el papeleo durante la incorporación virtual de un empleado a distancia.
➡ Quitar el papeleo de en medio
A menudo se dice que el papeleo debe hacerse antes del primer día para los empleados remotos, pero es más fácil decirlo que hacerlo. Antes de la incorporación oficial de un posible empleado, hay que completar varios trámites y legalidades y, para conseguirlo, lo mejor es realizar el papeleo a través de formularios y firmas electrónicas.
Una vez firmados, sellados y entregados los papeles, es el momento de guiarles por todo lo que ofrece la organización.
➡ La orientación de los empleados a distancia
Una cosa es enganchar a un empleado remoto con una carpeta gorda y otra es acompañarlo. RRHH puede hacerlo. Una orientación personalizada entre RRHH/CXO y el nuevo empleado es mejor que enviar un vídeo y, en esa orientación, se explican algunas de las razones más importantes por las que el empleado eligió unirse:
- Beneficios financieros: Desde el desglose de la nómina hasta los planes de ahorro fiscal, la presentación de la declaración y las ofertas de incentivos (si las hay), una explicación dejaría las cosas claras sin ningún género de dudas.
- Beneficios y ventajas en materia de salud: Con el bienestar del estilo de vida, un factor crucial antes de que un empleado acepte un trabajo, destacar qué planes de beneficios de salud como el seguro, los programas de asistencia a los empleados y las ventajas están sobre la mesa les daría una sensación de seguridad.
- Introducción del trabajo en cuestión: Una vez que los beneficios están sobre la mesa, la orientación puede terminar con una breve presentación del equipo con el que trabajaría el nuevo empleado y, en última instancia, con la planificación de un encuentro con el director.
➡ Tête-à-tête con el director
La mayoría de los directores quieren hablar con los nuevos miembros por su cuenta antes de presentarlos al equipo para dar una primera impresión de cómo se hacen las cosas. La preparación es crucial cuando se incorporan empleados remotos, ya que sería la primera interacción que le diría al empleado lo que se espera de él. Esto incluye una introducción a los objetivos del equipo, la misión, la visión y hacia dónde se supone que se dirige.
Paso 2: Acoger al empleado remoto en la cultura
Un punto positivo de la incorporación de un empleado en el local de la oficina es que llega a sentir el ambiente por su cuenta. Es posible que uno se ponga en sintonía con alguien por su afición a la Guerra de las Galaxias, o que otro se quede con un miembro del equipo.
En cualquier caso, esto no es posible cuando se incorpora a un empleado remoto. Por lo tanto, dar la bienvenida a un empleado remoto a la cultura es un juego diferente, y así es como se hace:
➡ La cultura virtual es el mejor anfitrión.
Cuando se trata de empleados que trabajan a miles de kilómetros de distancia, la cultura debe ser virtual, y una cultura virtual no se construye a través de hilos de correo electrónico. Dado que el compromiso de los empleados hace que casi el 40% de las personas abandonen su trabajo cada año y se suban a otro barco en busca de uno más feliz, la cultura virtual garantizaría la permanencia de los empleados remotos.
Empuls es la solución perfecta para una plantilla global y que trabaja desde la misma oficina. Esta solución de compromiso de los empleados construye una cultura comprometida y motivada con los empleados remotos sintiendo el ambiente en el propio Empuls . La gente celebrando grandes victorias, compartiendo una risa, apreciando a los colegas por un trabajo bien hecho, o simplemente estando allí - trae una sonrisa a la cara del empleado remoto.
➡ Conéctate con algunos juegos virtuales para romper el hielo
Seguro que desplazarse por la cuenta de Empuls de una organización les daría una buena idea. Podrían unirse a algunos grupos según sus aficiones y preferencias, pero una conexión personal con el equipo iría de la mano de algunos juegos para romper el hielo. Desde dos verdades y una mentira hasta un paseo por la propia casa, romper el hielo es divertido y hace que el empleado remoto que se incorpora se sienta como en casa.
➡ Mantenga a sus equipos en la oficina en línea
Los que trabajan en la oficina deben prestar atención a los miembros de su equipo remoto. Asigna un compañero virtual al empleado remoto recién incorporado -preferiblemente del mismo perfil, si es posible- y deja que repase todo lo que hizo durante una o dos semanas. Las personas que conocieron, cuáles fueron sus funciones y todo lo demás. Esto ayudará a imbuir un sentido de pertenencia en el empleado remoto.
➡ Enviar un regalo virtual
Las cestas regalo están muy bien, pero seamos realistas: no son baratas. Sin embargo, los cheques regalo son una forma ejemplar de dar la bienvenida a sus nuevos empleados remotos. Ya sea dando a sus empleados una mejora para trabajar desde casa, un cambio de imagen del armario o un presupuesto para sus necesidades esenciales, Empuls es la forma perfecta de enviarlo.
Paso 3: Poner a trabajar a los empleados remotos.
Un consejo muy útil para que los empleados se pongan a trabajar nada más incorporarse es enviarles un documento detallado de su función con un simulacro de tarea. Esto no debe utilizarse como medio para evaluar lo que el empleado puede hacer, sino como una forma de engrasar las ruedas. A continuación se indican otras cosas que hay que hacer para que se pongan en modo de trabajo:
➡ Comunicación cristalina
Desde una conversación sobre lo que hay que hacer en el trabajo hasta las reuniones diarias, los planes quincenales y la lluvia de ideas mensual para los proyectos, la comunicación es imprescindible en todos los aspectos de los empleados remotos. Haz que se enganchen al canal de comunicación adecuado y ayúdales con las tareas desde el principio.
➡ Herramientas tecnológicas para la colaboración
Desde la configuración del correo electrónico, pasando por el registro de una suite ofimática basada en la nube, hasta la más importante, la aplicación de videoconferencia, hay que poner a disposición de los empleados remotos todas las herramientas tecnológicas para que puedan jugar con ellas.
➡ Mecanismo de retroalimentación
Una sesión individual de feedback beneficiaría tanto al jefe como al empleado remoto recién incorporado para comprender las expectativas y el rendimiento. Empuls vienen con una encuesta de pulso, que es el mecanismo de retroalimentación definitivo para preparar el desayuno definitivo del campeón.
Convertir la incorporación remota en una experiencia conectada y gratificante con Empuls
La incorporación remota no debería ser como leer un manual, sino como unirse a un equipo que se preocupa de verdad. Empuls ayuda a las empresas a crear un proceso de incorporación cálido, atractivo y perspicaz combinando comunicación, feedback, reconocimiento y recompensas en una sola plataforma.
A través de su intranet social, los nuevos empleados pueden interactuar con sus compañeros de equipo, explorar la cultura de la empresa y mantenerse al día sin sentirse perdidos o aislados. Los directivos pueden darles la bienvenida con mensajes personalizados, presentarles al equipo en general y asegurarse de que se sientan incluidos desde el primer día.
Empuls también ofrece encuestas específicas de incorporación para captar opiniones en tiempo real, de modo que usted sepa exactamente cómo se están adaptando los nuevos empleados y dónde se necesita apoyo. Sin suposiciones, sólo información honesta.
Y no olvide el poder de un pequeño gesto:las recompensas de incorporación. Con Empuls, puedes sorprender a los recién incorporados con regalos digitales de bienvenida, bonificaciones por hitos o puntos de reconocimiento entre compañeros que conviertan su primera semana en memorable. No se trata sólo de la incorporación, se trata de hacer que los empleados se sientan como en casa, aunque nunca hayan pisado la oficina.
No se trata sólo de incorporar a alguien, se trata de entender cómo se siente mientras lo haces. Y ahí es donde Empuls le ayuda a hacerlo bien.
¿Preparado para embarcarse en su escuadrón a distancia?
La incorporación de empleados remotos es una parte considerable de la matriz de la futura fuerza de trabajo, y es importante tener a mano una lista de comprobación del proceso básico de incorporación que garantice que todo está cubierto. Estos tres pasos son los adecuados para incorporar a sus próximos empleados. ¡Feliz contratación!