¿Cómo prevenir el agotamiento de los empleados por exceso de comunicación?
Vivimos en un mundo en el que la información nos rodea, como el aire. Y un mar tan vasto de información puede convertirse en un arma de doble filo. Nos volvemos hambrientos y abrumados al mismo tiempo.
Esto es especialmente cierto para los empleados de las empresas. La innovación que dio lugar a la irrupción de smartphones, tabletas y otros dispositivos tecnológicos ha mantenido a los empleados atados a sus puestos de trabajo 24 horas al día, 7 días a la semana, durante todo el año. Ha abierto el camino a una comunicación fácil, pero espera.
Si nos fijamos bien, ¿no es cierto que la comunicación se hace en exceso? Todo lo que se hace en exceso es malo para la salud, también la comunicación.
The Atlantic ha acuñado esta tendencia siempre activa como "hiperempleo". No muy lejos le siguió el desarrollo de nuevas herramientas de comunicación, que prometían a la gente una forma más inteligente y rápida de conectarse entre sí.
Actualmente, el mercado en este campo es tan lucrativo que incluso unicornios tecnológicos como Cisco, Microsoft, Facebook o Atlassian han decidido dar su propio giro a los sistemas de mensajería, chat y comunicación por vídeo. Pero, ¿incrementan estas herramientas la productividad? ¿O el entorno de trabajo se está convirtiendo en un ciclo caótico e interminable de mensajes, correos electrónicos, conferencias telefónicas y chats?
¿Sabía que en los últimos cinco años las empresas han sufrido un importante burnout entre sus empleados? Evitar el agotamiento es uno de los principales pasos para mejorar el compromiso de los empleados.
El fenómeno de estar siempre conectado ha terminado por mermar la productividad de los empleados, empujándoles a trabajar en exceso y a descuidar su bienestar. Cada vez más empleados se sienten abrumados en el trabajo.
Herramienta de comunicación: ventaja o desventaja
En la actualidad, se envían 18.700 millones de mensajes de texto al día en todo el mundo, y las personas de entre 25 y 34 años envían y reciben más de 75 textos al día. Los formatos de texto instantáneo se han hecho omnipresentes en nuestra vida personal, y empiezan a ser habituales en el trabajo. ¡Sí! Las herramientas de comunicación han aumentado la colaboración, la conexión y el canal de retroalimentación.
Sin embargo, también conlleva sus propios problemas:
1. Intercambio excesivo de información innecesaria
A muchas empresas que han integrado herramientas de comunicación en su oficina les cuesta regularla. Estas herramientas parecen fundir las líneas entre lo "personal" y lo "profesional", lo que dificulta que los empleados entiendan los límites.
Los empleados acaban compartiendo información inapropiada sin comprender las repercusiones de sus actos. A veces, el modo del lenguaje utilizado para compartir información puede incluir insultos (raciales, de género, étnicos, etc.), lo que puede romper la cultura de tu oficina.
Compartir información en exceso (sin regulación) puede dar lugar a conflictos innecesarios y discusiones políticas/sociales irrelevantes que pueden no ser útiles para el crecimiento de su organización.
2. 2. Pérdida de tiempo
Las herramientas de comunicación pueden ayudarle a establecer una comunicación interna sólida y segura, pero también pueden propiciar la creación de un entorno favorable a los cotilleos y rumores en la oficina .
La herramienta debe contar con un sistema adecuado que garantice que la información que comparten los empleados redunda en beneficio de la organización.
3. Havoc de múltiples herramientas
¿No conocemos todos la situación en la que los miembros de los equipos de marketing y ventas utilizan una herramienta de comunicación integrada en su CRM? El equipo de contenidos se ciñe a G-suite.
Por otro lado, el equipo de desarrollo utiliza herramientas de comunicación "geniales". Y la alta dirección sigue confiando en el correo electrónico. La multiplicidad de herramientas de comunicación crea contratiempos, pérdida de datos/comunicación críticos y conflictos dentro de los grupos o las personas.
4. Notificación constante
La mayoría de las nuevas herramientas de comunicación disponen también de una aplicación que puede utilizarse a través de los smartphones. Estas herramientas emiten notificaciones constantes que obligan a los empleados a leer y responder a cada actividad en esos foros.
Esto ha provocado un aumento del sentimiento de FOMO (Fear Of Missing Out) en el ámbito profesional, ansiedad y falta de equilibrio entre la vida laboral y personal, y agotamiento en el lugar de trabajo.
¿En qué nos estamos equivocando?
El compromiso de los empleados es la totalidad de la alineación, la colaboración, la capacitación y la motivación. Para aumentar el compromiso y la productividad en general, no podemos trabajar en un aspecto del compromiso de forma aislada y dejar de lado todos los demás.
También está el aspecto del comportamiento. El comportamiento de los empleados depende en gran medida de cómo se comporte la organización con ellos. Por ejemplo, si un empleado publica algo irrelevante en el chat interno de la empresa y RRHH o el jefe de equipo lo ignoran, los empleados seguirán con ese comportamiento indeseado.
El comportamiento de los empleados y la cultura de la organización son factores importantes que determinan la conducta de los empleados. Recuerde que los trabajadores de alto rendimiento necesitan un horario flexible para sentirse cómodos y superar cualquier signo de agotamiento.
Para mantener un alto nivel de compromiso, también es imprescindible establecer normas específicas para sus empleados y utilizar los medios necesarios para frenar su comportamiento de acuerdo con sus expectativas.
Hay que hacer un esfuerzo especial para reducir el estrés en el trabajo y mejorar el compromiso de los empleados.
Involucrar a los empleados abrumados
1. Caja de herramientas de compromiso v/s herramienta de compromiso
En la ola de la tecnología de RRHH, todos estamos deseando probar estas nuevas herramientas innovadoras en nuestra propia oficina. Por desgracia, no son muchas las herramientas de compromiso que ofrecen soluciones holísticas.
Utilizar una herramienta de compromiso diferente para cada segmento del compromiso de los empleados puede resultar confuso, lento y costoso, y sería un intento absurdo de mejorar el compromiso de los empleados. Sería de gran ayuda contar con un conjunto de herramientas de compromiso que cubra todos los aspectos del compromiso, reduzca el estrés en el trabajo y mejore el compromiso de los empleados.
Además de ser rentables, estos conjuntos de herramientas proporcionan análisis que facilitan la gestión y el seguimiento de las actividades de participación.
2. Reconocimiento
Los empleados abrumados y poco apreciados son más propensos a sentirse desvinculados y a buscar un cambio de trabajo.
Según un informe reciente, el 55% de los estadounidenses considera que la falta de reconocimiento es una de las principales razones para cambiar de trabajo.
Aunque es cierto que un mejor reconocimiento puede no disminuir la carga de trabajo del equipo, sí puede hacer que los empleados se sientan más apreciados y quizá motivarlos para dar lo mejor de sí mismos, incluso durante el caos.
Para aumentar el apoyo de los empleados, muchos directivos de empresas están implantando soluciones de reconocimiento en línea basadas en puntos. Líderes y empleados pueden ahora celebrar actos de logro puntuales o en el momento compartiendo acciones específicas de sus compañeros y recompensándolas con puntos. Los empleados pueden acumular puntos de reconocimiento y canjearlos por la recompensa que deseen.
3. Conexión empleado-trabajo
Depende de la organización y de la dirección identificar qué impulsa la conexión entre los empleados, sus funciones y los objetivos de la empresa. Aclarar y consolidar esta conexión aumentará la retención. Tiene que haber un cambio en la forma en que los empleados interactúan entre sí y abordan sus tareas diarias.
A veces, empresarios y empleados tienen que salir conscientemente de sus rutinas restrictivas y probar algo nuevo para establecer conexiones genuinas. En lugar de celebrar reuniones anuales tradicionales, anima a los equipos a celebrar reuniones semanales y a mantener debates en herramientas en línea.
La combinación de reuniones en persona y en línea saciará la necesidad de los empleados de permanecer conectados, tanto física como virtualmente. Algunos empleados necesitan una mayor interrupción de su rutina diaria. Puede ofrecer horas de formación para empleados. En estas sesiones, los empleados podrán volver a conectar con sus funciones laborales, sus compañeros y la empresa de una forma más holística.
Los empleados pueden utilizar esta hora para seguir de cerca a un compañero de trabajo, aprender una nueva habilidad o inspirarse en un podcast favorito. Estas tácticas no son más que una forma única de que los empleados encuentren una visión nueva y emocionante del trabajo.
Conclusión
Cuando una tecnología empresarial importante deja de funcionar de repente, inmediatamente se intenta identificar el problema y tomar todas las medidas necesarias para ponerla en marcha.
Sin embargo, cuando se trata de su activo empresarial más valioso y significativo, sus empleados. Muchos responsables de RRHH y jefes de empresa no responden con rapidez. En efecto, no existe una solución rápida para el compromiso de los empleados.
Algunas soluciones pueden parecer más fáciles de aplicar, mientras que otras pueden requerir una mayor coordinación en toda la empresa. La clave está en buscar las señales y actuar con inteligencia, sin demora.