Escribir un buen correo electrónico de bienvenida para los nuevos empleados

Grace Carter -

¿Te preguntas cómo escribir un correo electrónico de bienvenida a un nuevo empleado? Empiece por recordar cómo se sintió en su primer día en la empresa. Pregúntate qué te hubiera gustado saber en tu primer día.

Los nuevos empleados son un enorme activo para cualquier organización y constituyen una inversión fundamental para alcanzar la visión, la misión y los objetivos de la empresa. La retención a largo plazo de cualquier nuevo empleado comienza en la contratación y mientras el empleado se incorpora al equipo.

Este artículo le muestra cómo escribir un correo electrónico de bienvenida a los nuevos empleados, aceptarlos amablemente en su organización y poner en marcha el compromiso de los empleados desde el principio.

Los correos electrónicos de bienvenida ayudan a iniciar una relación saludable entre empleado y empleador demostrando a los empleados que usted se preocupa por ellos. Los correos electrónicos de bienvenida van más allá de dar las gracias a alguien por incorporarse, ofreciéndole información beneficiosa y manteniendo alta la motivación de los "nuevos empleados" al entusiasmarlos con su incorporación.

¿Por qué es importante escribir un correo electrónico de bienvenida a los nuevos empleados?

El proceso de incorporación es un punto crítico en el ciclo de vida del talento, y entre ellos el primer día juega el papel más importante de la fase de inducción.

El estudio sectorial de Bersin by Deloitte da cuenta de este impacto en cifras:↠ El 4% de los empleados recién contratados abandonan un puesto de trabajo tras un primer día desastroso.↠ El 22% de las rotaciones se producen en los primeros 45 días, lo que cuesta a la empresa al menos 3 veces el salario del antiguo empleado.

Un buen correo electrónico de bienvenida a los nuevos empleados tiende un puente entre las ideas previas del candidato sobre la organización (buenas o malas) y la realidad que la organización quiere hacerles creer. Estos correos electrónicos actúan incluso como catalizadores de la satisfacción y la retención de los empleados.

Más de un punto de comunicación de bienvenida

Una vez que un candidato acepta oficialmente una oferta de contratación, toda la comunicación por correo electrónico que le llega después se considera parte de la bienvenida al empleado. Cada una de ellas desempeña un papel en el inicio exitoso del viaje del empleado.

A grandes rasgos, el nuevo empleado recibe tres categorías de correos electrónicos en diferentes etapas antes de su primer día.

1. Reconocimiento de la aceptación de la oferta

Inmediatamente después de que el empleado acepte la oferta, la organización debe enviar un acuse de recibo al candidato. Este correo electrónico tiene que tener los elementos esenciales de calidez para dar la bienvenida al empleado a bordo.

Además de la introducción que da la bienvenida a los empleados, este correo electrónico podría incluir:

  • Enlace y datos de acceso al sistema de gestión de candidatos de la organización para cargar sus documentos de incorporación, incluidos los formularios de nómina y el acuse de recibo de políticas y procedimientos específicos.
  • Enumere todos los documentos de incorporación que deben presentarse y adjunte una copia de las políticas y procedimientos que el candidato debe reconocer.

2. Correo electrónico de comprobación de antecedentes

El segundo correo electrónico que generalmente se enviará es el del proveedor de verificación de antecedentes de la organización, que incluye un cuestionario de verificación de antecedentes. Asegúrese de que este correo sea personal y cálido, algo que refleje la cultura de su organización.

Nota: Si su proveedor de verificación de antecedentes envía los correos electrónicos de verificación de antecedentes de forma independiente, trabaje con él para garantizar que el punto de contacto de verificación de antecedentes también sea una experiencia fluida para el nuevo empleado y refleje su cultura.

3. Horario de orientación

Por lo general, el último correo antes del primer día, el correo electrónico del horario de orientación, es probablemente la última interacción que se produce antes del primer día del nuevo empleado.

Este correo electrónico no sólo debe dar una cálida bienvenida al empleado, sino que también debe proporcionar información muy importante sobre la orientación que se le ha asignado a los nuevos empleados, como por ejemplo

  • Fechas
  • Horarios
  • Temas
  • Detalles de los diferentes POC de orientación

¿Cómo escribir un correo electrónico de bienvenida para un nuevo empleado?

Aunque la redacción de un correo electrónico de bienvenida tiene que ser muy personal para su organización y su cultura, hay formas de saber cómo empezarlo. Recordar tu propia situación en tu primer día te pone casi en la perspectiva de los nuevos integrantes. Pregúntese qué le hubiera gustado saber cuando empezaba.

Calcula las lagunas que has tenido para imaginar cómo se desarrollarán los próximos días y el resto de tu jornada laboral. Cuando escribas el correo electrónico, recuerda que su objetivo más importante es ayudar a situar al nuevo integrante y hacer que se sienta como en casa. Para conseguirlo, también debes evitar cosas como el fallo de DKIM, asegurar la autentificación adecuada del correo electrónico, para que puedas causar una buena primera impresión a los receptores del mismo.

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Lectura recomendada: 30 preguntas para la encuesta de incorporación de nuevos empleados

Estructura de un gran correo electrónico de bienvenida a un nuevo empleado

He aquí una breve estructura de un gran correo electrónico de bienvenida a un nuevo empleado:

1. Introducción

En esta parte del correo electrónico tienes que decirle a tu nuevo empleado lo encantado que estás de que se haya unido a tu organización. Esta sección no tiene que ser muy larga, y unas pocas frases deberían ser suficientes. Lo principal es que sepa que te alegras de que se incorpore a la empresa.

Empezar en una nueva empresa es una decisión bastante importante, por lo que es importante que los empleados se sientan seguros de su elección.

2. Dar un vistazo al primer día y al camino a seguir

Asegúrese de informar a su nuevo empleado de cuándo será su primer día y dónde debe presentarse en su correo electrónico. Intenta darles un esquema del horario de su primer día.

Estarán más relajados si tienen algunas expectativas sobre lo que van a hacer, ya sea orientarse todo el día o ponerse a trabajar. Si hay algo que deban llevar consigo o a la oficina con antelación, hágaselo saber en su correo electrónico de bienvenida.

3. Conclusión

También es un buen momento para decirles por qué pensó que eran una buena opción para el puesto y por qué los contrató.

Repasa la progresión de un nuevo empleado a uno con experiencia. Incluso puedes decirles en qué lugar de la empresa crees que se van a mover.

Ideas para el contenido del correo electrónico de bienvenida

Este es el tipo de contenido que debe utilizar al enviar un correo electrónico de bienvenida:

1. Una línea de asunto pegadiza

Asegúrese de que la línea de asunto de su correo electrónico sea pegadiza y lo más específica posible, ya que es lo primero que verán los nuevos contratados. La línea de asunto debe estar redactada de forma que tenga sentido y sea atractiva.

En otras palabras, la línea de asunto debe permitir a los empleados conocer el propósito del correo electrónico, pero también debe ser interesante: utilice verbos activos, vocativos y elementos de curiosidad para animar a los empleados a abrir su correo electrónico.

2. Elija un tono acorde con la cultura de su empresa

Como todo lo demás en la organización, su correo electrónico de bienvenida también debe reflejar la cultura de su empresa.

El correo electrónico de bienvenida de una oficina divertida y moderna puede ser más divertido que, por ejemplo, una empresa con una cultura más conservadora, como una universidad o una organización del sector público.

Independientemente del tono, observar lo siguiente puede ayudar a que el correo electrónico sea muy eficaz:

  • Uso de frases cortas y sencillas.
  • Evite la jerga y las jergas.
  • Facilite y evite el lenguaje burocrático.
  • Utiliza verbos activos y adjetivos positivos.
  • Evite adverbios redundantes como "muy", "realmente" o "verdaderamente".
  • Evite las mayúsculas y los signos de exclamación, ya que pueden hacer que su correo electrónico sea demasiado contundente o emotivo.

3. Ser visual

Aunque un buen correo electrónico de texto a la antigua usanza puede seguir siendo muy relevante, eche un vistazo a las diversas herramientas gratuitas del mercado que le permiten enviar correos electrónicos visuales para lograr un mayor impacto.

Al diseñar una plantilla de este tipo, asegúrese de que se ajusta a las directrices de su marca.

4. Compruebe si hay errores tipográficos y gramaticales

Los errores tipográficos y gramaticales desempeñan un papel fundamental en la percepción que un empleado tiene de la organización; es como una primera impresión. Probablemente no hace falta decirlo, pero siempre es importante revisar dos veces los correos electrónicos antes de enviarlos. Tenga en cuenta los siguientes consejos cuando escriba un correo electrónico para dar la bienvenida a un nuevo empleado:

  • Asegúrate de que el corrector ortográfico de tu navegador está activado y revisa la ortografía de todos los correos electrónicos antes de enviarlos.
  • Utiliza el corrector gramatical y de puntuación de Prepostseo o Grammarly.
  • Comprenda los errores gramaticales y de puntuación más comunes para evitarlos.
  • Lee tus correos electrónicos en voz alta para que sean más efectivos

¿Qué incluir en el correo electrónico de bienvenida de un nuevo empleado?

Estos son los otros activos que debe incluir en su correo electrónico de bienvenida:

1. Vídeo de bienvenida

Se puede conseguir mucho con el contenido visual y siguiendo las inclusiones de vídeo más importantes que puedes tener incrustadas en el correo de bienvenida.

  1. Un vídeo de bienvenida del director general de la dirección de Recursos Humanos
  2. Un vídeo de actualización de la empresa
  3. Un vídeo sobre la empresa
  4. Un vídeo de cultura o "diversión en el trabajo

2. Anexos

Dependiendo de la fase en que se encuentre el correo electrónico de bienvenida (acuse de recibo/comprobación de antecedentes/orientación), es necesario incluir en el correo electrónico los archivos adjuntos adecuados. Asegúrese de que estos archivos adjuntos se nombren correctamente antes de adjuntarlos.

Adjunte documentos que requieran una lectura considerable, como las condiciones de empleo y una lista de las ventajas y beneficios que se ofrecen a los empleados, de modo que éstos no tengan que revolver las cláusulas antes de firmarlas durante su primer día.

3. Listas de control

Las listas de comprobación son una buena forma de ayudar a los empleados a asegurarse de que llevan los documentos necesarios en su primer día.

Incluya la lista de comprobación en el cuerpo del correo electrónico o como un archivo adjunto imprimible. Esta lista de comprobación se divide en las siguientes secciones:

  • Tareas a realizar antes del primer día del empleado.
  • Tareas a realizar en el primer día completo de trabajo del empleado.
  • Tareas a realizar en el periodo de orientación del empleado (por ejemplo)

4. Hoja de ruta de orientación

Una forma interesante de que las organizaciones que se reparten por las plantas se aseguren de que el empleado no está literalmente "perdido" en las instalaciones es proporcionarle una hoja de ruta del primer día.

Básicamente, se puede escribir un plano de la oficina (aproximado y que se puede compartir libremente), los horarios y la actividad dentro del lugar del mapa en el que está programada. Son muy útiles para los programas de orientación de gran tamaño que se desarrollan en salas de formación y departamentos.

Fuente de la imagen

Además de la orientación en el aula, proporcionar una hoja de ruta para "conocer y saludar" puede ayudar a poner en contacto a los nuevos empleados con otras personas que deben conocer para construir sus redes internas. Los mapas también pueden consistir en detalles de la ubicación de la oficina del individuo.

Estas reuniones también les ayudan a conocer mejor la empresa al hablar con los empleados de otros departamentos y conocer mejor las funciones y responsabilidades de sus compañeros.

5. Puntos importantes de contacto

Hay que dar de antemano los datos completos (nombre, correo electrónico y números de teléfono) de las personas con las que hay que ponerse en contacto antes, durante o después del primer día.

Estos datos deben ser los de su:

  • Orientación POC
  • POC de administración e informática
  • POC DE RRHH
  • Gerente
  • Datos de contacto del compañero de orientación

6. Recursos de aprendizaje

Consiga que los empleados empiecen rápidamente con enlaces a material de aprendizaje fundamental, como:

  • Página web de la empresa
  • Blog y recursos de aprendizaje
  • Estudios de casos y documentación de productos
  • Portales de I+D
  • Enlace a las herramientas y a la pila tecnológica utilizada en su función

7. Datos de acceso

Haz que los empleados establezcan contactos con sus futuros compañeros desde el primer día. Dales acceso a plataformas sociales de oficina como Empuls para que descubran y exploren más sobre su entorno de oficina, grupos de trabajo y grupos de interés. Comparte enlaces a su grupo de trabajo específico para que descubran fácilmente a sus compañeros.

8. Detalles de un compañero de orientación

Las investigaciones demuestran que proporcionar a un nuevo empleado un compañero de su propia función ayuda a reducir la confusión e incertidumbre iniciales a las que se enfrentan todos los nuevos empleados y mejora el compromiso de los mismos.

Un compañero ayuda al empleado a sentirse cómodo y puede acompañar a un empleado nuevo o incluso trasladado durante su iniciación. Ofrecen consejos, recursos y orientación sobre los aspectos cotidianos del trabajo en el departamento y en la organización.

Si ha decidido tener un sistema de "amigos", un correo de bienvenida es un lugar adecuado para presentar al empleado asignado, el amigo.

9. Preguntas frecuentes

Incluya las respuestas a las preguntas más importantes que puedan plantearse los nuevos empleados antes o durante la orientación.

Modelos de correos electrónicos de bienvenida a los nuevos empleados

A continuación encontrará una amplia colección de correos electrónicos de bienvenida para nuevos empleados. Utilícelos para conseguir la participación efectiva de los empleados. Los ejemplos siguientes pueden ser adecuados para diferentes culturas y necesidades organizativas, así que utilícelos en consecuencia.

Muestra 1

Tono: Casual

Estilo: Visual

Enviado por: Director de RRHH

Estimado [Nombre],Bienvenido a [nombre de la empresa]. Su orientación para nuevos empleados comienza el [día de la semana, fecha del mes], durante la cual aprenderá más sobre nuestra empresa, nuestra cultura y descubrirá las muchas ventajas de ser un empleado:Fecha: [Día de la semana, mes]HoraDe 9:00 a 17:00 horasDirección: [dirección de la empresa] [enlace de Google Map para obtener indicaciones], Pregunte por [nombre del facilitador de incorporación].HorarioInstalación9:00 am - 9:30 amNota de bienvenida: 9:30 am - 12:00 pmAcerca de [nombre de la empresa]: 12:00 pm - 1:00 pmAlmuerzo y visita a la oficina: 13:00 - 15:00Ventajas y beneficios: 15:00 - 16:30Entrega de equipos: 4:30 pm - 5:00 pmDo seguir los siguientes elementos para hacer nuestra primera interacción más eficaz:¿Qué traer?↠ Una licencia de conducir o pasaporte para verificar su identificación y elegibilidad para trabajar.↠ Cheque evitado o prueba de cuenta bancaria / número de ruta para el depósito directo.↠ ¡Una gran sonrisa! 😄Anuncia que te apuntas a la juergaSi quieres mostrar un poco de camaradería [nombre de la empresa], comparte tu emoción con las redes sociales que más te gusten utilizando nuestro hashtag de empresa #[nombre de la empresa]. Sigue a [nombre de la empresa] en [nombre de la empresa] en Linkedin y estaremos encantados de recibir tus mensajes.Únete al Grupo de Nuevos ContratadosTodo es mejor en grupo. Por eso hemos creado un grupo exclusivo para nuevos empleados en nuestra plataforma social. Aquí tienes el enlace a Empuls . Una vez más, te damos la bienvenida a [nombre de la empresa]. Estamos deseando conocerte en una cita.Equipo [nombre de la empresa]

Muestra 2

Tono: Formal

Estilo: Visual

Enviado por: HR

Estimado [Nombre],Bienvenido a [Nombre de la empresa]Nos complace que se una a nuestro equipo. Estamos deseando ver cómo progresas y te conviertes en un empleado excepcional. Espero que encuentre su nuevo trabajo satisfactorio y desafiante.Por favor, tómese unos minutos para revisar este correo electrónico para que tenga un gran primer día.↠ Por favor, preséntese a las 9:00 am el [fecha]↠ Asegúrese de traer los siguientes documentos para su revisión. (Añadir la lista de documentos)Después de la documentación de empleo, procederemos con la inducción según el siguiente calendario:Acerca de [Nombre de la empresa]: 12:00 pm - 1:00 pmAlmuerzo: 13:00 - 13:30Presentación de los departamentos: 13:30 - 15:00Sesión informativa sobre beneficios para empleados: 15:00 - 16:00Configuración del puesto de trabajo: 16:30 - 17:00Su primer día terminará a las 17:00, y el horario de los días siguientes se entregará el [fecha].Le ofreceremos todo el apoyo que le ayude a dar lo mejor de sí mismo cada día. Sabed que estaremos siempre a vuestra disposición cuando necesitéis consejo o ayuda.Saludos,[Equipo de Orientación].

Muestra 3

Tono: Informal

Estilo: Descriptivo

Enviado por: HR

Hi <Name>We are excited about your decision to accept our offer of employment. We couldn't be happier to welcome you to the team.As we agreed, your first day on the new job is <Date>. We shall be in touch with you for the details about your New Hire Orientation that will take place on your first day.I wanted to give you an overview of what you'll be doing during your first day at [company name].On your first day of work, you will attend New Hire Orientation for the bulk of the day. At the end of the day, you also would have met your team and have put together the rest of the schedule for your first week. This schedule will help you put in contact with all of the departments you will need to meet and learn from.The goal of the first week will be to orient you to both your new job and [company]. With this in mind, in addition to [Manager’s name], we have asked [name of the mentor/ buddy] to work with you to provide on-the-job training. She is experienced in all aspects of the job you need to learn. You'll also share an office with her so the training can be ongoing.If you have questions, please feel free to email or call me. My number is [Phone number]We look forward to working with you.Regards,[Name and Title]

Muestra 4

Tono: Formal

Estilo: Descriptivo

Enviado por: Director de RRHH

Estimado [Nombre del nuevo empleado]Me gustaría darle la bienvenida a [organización]. Nos alegramos de que haya aceptado nuestra oferta de empleo y de que haya acordado su fecha de incorporación. Nos pondremos en contacto con usted para informarle sobre la orientación para nuevos empleados prevista para su primer día de trabajo: [Día, mes, fecha]. Al finalizar la Orientación del primer día, te presentaremos al personal de tu departamento y a tu jefe, que están deseando conocerte.Tu agenda de reuniones para el resto de tu primer día consistirá en planificar una orientación que se adapte a tus necesidades y establecer algunos objetivos de trabajo iniciales con tu jefe. Hemos asignado los dos días siguientes para que interactúe con sus compañeros de trabajo y conozca en detalle cada uno de nuestros departamentos. Mientras tanto, también tendrás la oportunidad de ofrecer tus primeros resultados para el departamento.Una vez más, bienvenido al equipo. Si tienes alguna pregunta antes de tu fecha de incorporación, llámame en cualquier momento o envíame un correo electrónico. Estamos deseando que se incorpore a nuestro equipo.

Muestra 5

Tono: Informal

Estilo: Descriptivo

Enviado por: Gerente

Hi [Name],I hope you are doing good. I wanted to tell you that your team and I are excited for you to start working on [Hire Date]. Please report at [address], reception and ask for [your name] on this day.A few things to know.↠ The dress code is business casual.↠ Don’t pack lunch on the first day, and it is on us.↠ If you have any questions, please feel free to call or email me.↠ Be sure to check out the New Hire page <link to Empuls new hire community> if you haven’t already. There you can find information on parking, links to benefits information and more.In an effort for us to get to know you a little better, do reply with the following answers:↠ What is your favorite snack?↠ Hobby?↠ Favorite sports team?↠ Favorite book/ movie?We will spend some time on the first day afternoon going over your training schedule and discussing any questions you may have.Once again, we are so excited to have you join our team and become a part of [organization].Sincerely,[Manager Name][Title]

Presentaciones alternativas por correo electrónico

Muestra 1

Es un placer tenerte en nuestro equipo y, en nombre de todos los miembros del equipo, nos gustaría darte una cálida bienvenida. Estamos seguros de que tu contribución será inestimable para los objetivos y resultados del equipo. Esperamos verte en [fecha de incorporación].

Muestra 2

Bienvenido a [nombre de la empresa]. Gracias por aceptar la carta de oferta de trabajo y esperamos que te conviertas en uno de los activos más valiosos de nuestra empresa. Le deseamos todo lo mejor y esperamos conocerle el [fecha].

Muestra 3

Te damos la bienvenida a bordo en nombre de todos los integrantes de [nombre de la empresa]. Estamos deseando tenerte como miembro del equipo y esperamos que [empresa] te ofrezca suficientes oportunidades para demostrar tus capacidades, habilidades y resultados que se esperan de ti.

Muestra 4

Enhorabuena por formar parte de nuestra empresa. Tenemos una cultura en la que tendrás la oportunidad de hacer crecer tu carrera y desarrollar relaciones cordiales con otros empleados. Tenemos grandes esperanzas puestas en ti y esperamos que te asocies con nosotros durante mucho tiempo.

Muestra 5

Bienvenido a la empresa. Hemos oído hablar mucho de ti y esperamos que sin duda tengas un buen rendimiento y cumplas nuestras expectativas. Enhorabuena por iniciar su nueva andadura en nuestra empresa y mucha suerte en su futuro.

Muestra 6

Es increíble tener a una persona de gran talento y habilidad en nuestro equipo. Te damos la bienvenida a nuestro equipo y te aseguramos las mejores comodidades y cultura en nuestra empresa. Esperamos que su competencia se aplique de la mejor manera posible y que consiga mejores puestos de trabajo en el futuro.

Muestra 7

Enhorabuena por haber sido contratado por [nombre de la empresa]. Te doy una cálida bienvenida al equipo y te deseo que alcances grandes cotas en tu carrera aquí. Esperamos verte como un colaborador eficaz en [empresa] y descubrir relaciones cordiales con tus compañeros.

Muestra 8

Bienvenido a bordo. Enhorabuena por haber sido seleccionado como [puesto] en [nombre de la empresa].

Me gustaría mencionar que hay varias oportunidades en [empresa] que podrías aprovechar para avanzar profesionalmente. Hay muchas oportunidades de crecimiento profesional en [empresa]. Espero que apoye a su equipo con sus mejores esfuerzos y se convierta en un empleado de alto rendimiento de la empresa.

Muestra 9

Bienvenido al equipo, [nombre]. Estamos encantados de tenerte a bordo. Esperamos que cumplas tus objetivos y desarrolles una gran carrera con nosotros. Te deseamos mucha suerte en tu puesto en [empresa] y te felicitamos por formar parte del equipo.

Muestra 10

Es estupendo tenerte en [la empresa]. Deseamos que pases un tiempo maravilloso aquí, con grandes oportunidades para lograr y crecer. Te felicitamos por tu nueva función como [rol] y esperamos verte sobresalir.