Guía de tres pasos para la incorporación de empleados a distancia

La cultura del trabajo a distancia está en auge y se encuentra en cada rincón, grieta, cubículo y apartamento. La convención moderna de hacer las cosas y la nueva normalidad del trabajo a distancia han convertido cada lugar de trabajo en una aldea global.

Antes, tener un colaborador a 15.000 millas de distancia sonaba como una gran inversión para una organización, pero ahora es algo habitual contratar a un empleado a distancia.
A la hora de exponerlo, reconozcámoslo: no hay inconvenientes en nombrar a una plantilla remota, salvo las desventajas habituales de contratar a cualquier empleado.

Pero el juego no sólo cambia de las reuniones en la sala de conferencias a las reuniones en el salón. Incorporar a un empleado a distancia no es engorroso, pero puede serlo si RRHH no está al tanto de los detalles.

Teniendo esto en cuenta, ofrecemos una guía completa sobre cómo incorporar a los empleados remotos y mantener el proceso sin problemas. Se acabó el pasar el primer día de pie en el escritorio, esperando una silla y un PC (y que el informático venga a configurarlo): sólo una tranquila bienvenida seguida de ponerse a trabajar.

El proceso de incorporación de los empleados a distancia nunca es fácil. Esta guía de tres pasos es lo suficientemente completa para empezar y facilitar la incorporación a distancia.

Antes del primer día, trabajar en el día cero

La incorporación de empleados remotos tiene un gran inconveniente: nadie va a venir a trabajar para poner en marcha el proceso. En su lugar, se reduce a una cadencia cuidadosamente elaborada con toda la información de procedimiento necesaria para un enganche DIY a la cultura de la organización.

La mayoría de los trámites del día cero incluyen el papeleo (más adelante) y la introducción de la biografía del empleado en el sistema, que puede hacerse el día cero. Esto facilitaría la gestión del papeleo cuando los RRHH tuvieran que conectar con el empleado remoto el día que se incorporara.

Otro uso importante del día cero es asegurarse de que los miembros del equipo existentes son conscientes del nuevo empleado que se incorpora a distancia. A diferencia de los empleados que trabajan en la oficina, un nuevo empleado a distancia no puede llamar a la gente al azar y hablar con ellos.

De ahí que haya que concienciar a los actuales compañeros de equipo de que los nuevos llegan para darles una cálida bienvenida y que se integren rápidamente en la cultura.

Incorporación de un empleado a distancia: Una guía en tres pasos

A diferencia de los empleados que visitan las instalaciones de la oficina para trabajar, un empleado remoto no puede integrarse en la cultura del lugar de trabajo simplemente formando parte de la organización. La distancia física es desalentadora, y la organización debe asegurarse de no crear una percepción errónea en la mente del nuevo empleado.

Cubramos todos los pilares de nuestra lista de comprobación del proceso de incorporación a distancia para que la próxima vez que se incorpore un empleado a distancia, lo mantengamos satisfecho y sonriente incluso cuando las distancias físicas lo separen.

Paso 1: Poner en marcha a los empleados

Todos recordamos nuestras pasadas entrevistas: cómo tuvimos que esperar un par de horas para dar nuestro visto bueno a cientos de páginas y luego esperar a que nos asignaran más a nuestros compañeros.

Eso no se puede permitir con la incorporación a distancia. A continuación, te explicamos cómo resolver todas las formalidades legales y el papeleo durante la incorporación virtual de un empleado a distancia.

➡ Quitar el papeleo de en medio

A menudo se dice que el papeleo debe hacerse antes del primer día para los empleados remotos, pero es más fácil decirlo que hacerlo. Antes de la incorporación oficial de un posible empleado, hay que completar varios trámites y legalidades y, para conseguirlo, lo mejor es realizar el papeleo a través de formularios y firmas electrónicas.

Una vez firmados, sellados y entregados los papeles, es el momento de guiarles por todo lo que ofrece la organización.

➡ La orientación de los empleados a distancia

Una cosa es enganchar a un empleado remoto con una carpeta gorda y otra es acompañarlo. RRHH puede hacerlo. Una orientación personalizada entre RRHH/CXO y el nuevo empleado es mejor que enviar un vídeo y, en esa orientación, se explican algunas de las razones más importantes por las que el empleado eligió unirse:

• Beneficios financieros: Desde el desglose de la nómina hasta los planes de ahorro fiscal, la presentación de la declaración y las ofertas de incentivos (si las hay), una explicación dejaría las cosas claras sin ningún género de dudas.
• Beneficios y ventajas en materia de salud: Con el bienestar del estilo de vida, un factor crucial antes de que un empleado acepte un trabajo, destacar qué planes de beneficios de salud como el seguro, los programas de asistencia a los empleados y las ventajas están sobre la mesa les daría una sensación de seguridad.
• Introducción del trabajo en cuestión: Una vez que los beneficios están sobre la mesa, la orientación puede terminar con una breve presentación del equipo con el que trabajaría el nuevo empleado y, en última instancia, con la planificación de un encuentro con el director.

➡ Tête-à-tête con el director

La mayoría de los directores quieren hablar con los nuevos miembros por su cuenta antes de presentarlos al equipo para dar una primera impresión de cómo se hacen las cosas. La preparación es crucial cuando se incorporan empleados remotos, ya que sería la primera interacción que le diría al empleado lo que se espera de él. Esto incluye una introducción a los objetivos del equipo, la misión, la visión y hacia dónde se supone que se dirige.

Paso 2: Acoger al empleado remoto en la cultura

Un punto positivo de la incorporación de un empleado en el local de la oficina es que llega a sentir el ambiente por su cuenta. Es posible que uno se ponga en sintonía con alguien por su afición a la Guerra de las Galaxias, o que otro se quede con un miembro del equipo.

En cualquier caso, esto no es posible cuando se incorpora a un empleado remoto. Por lo tanto, dar la bienvenida a un empleado remoto a la cultura es un juego diferente, y así es como se hace:

➡ La cultura virtual es el mejor anfitrión.

Cuando se trata de empleados que trabajan a miles de kilómetros de distancia, la cultura debe ser virtual, y una cultura virtual no se construye con hilos de correo electrónico. Dado que el compromiso de los empleados hace que casi el 40% de las personas abandonen su trabajo cada año y abandonen otro barco en busca de uno más feliz, la cultura virtual garantizaría que los empleados remotos se quedaran.

Empuls is the perfect solution for a global workforce and the one who works from the same office. This employee engagement solution builds an engaged and motivated culture with remote employees feeling the vibe on Empuls itself. People celebrating big wins, sharing a laugh, appreciating colleagues over a job well done, or just being there—it brings a smile onto the remote employee’s face.

➡ Conéctate con algunos juegos virtuales para romper el hielo

Sure, scrolling through an organization’s Empuls account would give them a good idea. They might join a few groups according to their hobbies and preferences, but a personal connection with the team would go with some icebreaker games. From two truths and a lie to a walkthrough of one’s place, icebreaking is fun, and it makes the remote employee coming onboard feel at home.

➡ Mantenga a sus equipos en la oficina en línea

Los que trabajan en la oficina deben prestar atención a los miembros de su equipo remoto. Asigna un compañero virtual al empleado remoto recién incorporado -preferiblemente del mismo perfil, si es posible- y deja que repase todo lo que hizo durante una o dos semanas. Las personas que conocieron, cuáles fueron sus funciones y todo lo demás. Esto ayudará a imbuir un sentido de pertenencia en el empleado remoto.

➡ Enviar un regalo virtual

Gift baskets are cool and all, but let’s face it—they don’t come cheap. However, gift vouchers are an exemplary way to welcome your new remote employees onboard. Be it giving your employees a work-from-home upgrade, closet makeover, or a budget for their essential needs—Empuls is the perfect way to send it over.

Paso 3: Poner a trabajar a los empleados remotos.

Un consejo muy útil para que los empleados se pongan a trabajar nada más incorporarse es enviarles un documento detallado de su función con un simulacro de tarea. Esto no debe utilizarse como medio para evaluar lo que el empleado puede hacer, sino como una forma de engrasar las ruedas. A continuación se indican otras cosas que hay que hacer para que se pongan en modo de trabajo:

➡ Comunicación cristalina

Desde una conversación sobre lo que hay que hacer en el trabajo hasta las reuniones diarias, los planes quincenales y la lluvia de ideas mensual para los proyectos, la comunicación es imprescindible en todos los aspectos de los empleados remotos. Haz que se enganchen al canal de comunicación adecuado y ayúdales con las tareas desde el principio.

➡ Herramientas tecnológicas para la colaboración

Desde la configuración del correo electrónico, pasando por el registro de una suite ofimática basada en la nube, hasta la más importante, la aplicación de videoconferencia, hay que poner a disposición de los empleados remotos todas las herramientas tecnológicas para que puedan jugar con ellas.

➡ Mecanismo de retroalimentación

A one-to-one feedback session would benefit both the manager and the newly onboarded remote employee to understand the expectations and performances. Empuls come with a pulse survey, which is the ultimate feedback mechanism to brew the champion’s ultimate breakfast.

Simplifíquelo con un software de intranet para empleados

Como ya se ha dicho, la incorporación de los empleados es una fase crucial para obtener productividad de los recién llegados. Aunque se considera que la gestión de los procedimientos es tarea de RRHH, no se trata sólo de ellos, sino de un esfuerzo colectivo de equipo. Esto puede sincronizarse fácilmente con un software de intranet para empleados.

Give your new joiners a chance to express themselves with a short introduction and their likings well, not in a middle-school way but with Empuls. Empuls makes it easy for new employees to get oriented with the culture. This employee engagement platform takes special consideration by introducing newbies to everyone where they can connect, collaborate, and chat about everything work and life.

¿Preparado para embarcarse en su escuadrón a distancia?

La incorporación de empleados remotos es una parte considerable de la matriz de la futura fuerza de trabajo, y es importante tener a mano una lista de comprobación del proceso básico de incorporación que garantice que todo está cubierto. Estos tres pasos son los adecuados para incorporar a sus próximos empleados. ¡Feliz contratación!