15 outils avancés de communication avec les employés pour les RH afin d'améliorer la communication sur le lieu de travail

La communication étant considérée comme l'un des aspects importants de la réussite de la collaboration et de la coordination au sein d'une équipe, recherche menées par McKinsey ont révélé qu'une communication interne efficace peut améliorer la productivité de 25 % et créer un environnement de travail harmonieux. 

Pour aller plus loin recherche sur la communication dans l'espace de travail menée par Salesforce a révélé que 86 % des employés ont cité le manque de communication comme la principale cause de détresse et d'échec structurel sur le lieu de travail. Il est donc urgent d'améliorer le canal de communication afin de renforcer la connectivité et l'engagement entre les employés et les départements.  

L'établissement d'une communication efficace dans un paysage organisationnel en constante évolution est le meilleur moyen de favoriser la collaboration et d'accroître la valeur de l'entreprise. Mckinsey affirme que 72% des organisations n'ont pas encore pleinement exploité l'outil de technologie sociale, il est temps que les lieux de travail puisent dans l'inconnu pour améliorer la diffusion globale des connaissances et la productivité. L'intégration de la bonne technologie peut vous aider,

• Améliorer la productivité
• Améliorer le moral des employés
• Renforcer le travail d'équipe
• Améliorer les capacités de prise de décision
• Enfin, l'enrichissement de la culture d'entreprise.

Pour améliorer la communication, de nombreux outils automatisés vous simplifient la tâche. Nous en avons répertorié 15 dans ce blog afin de vous aider à mieux les choisir.

15 outils pour une meilleure communication sur le lieu de travail

Voici les outils qui facilitent une meilleure communication :

1. Outil intranet social

Un outil intranet social facilite la communication entre les employés d'une organisation au-delà de leur emplacement physique. Il s'agit d'un outil très important pour travailler en coordination les uns avec les autres.

Dans le monde du travail numérique d'aujourd'hui, un outil intranet social permet de gagner beaucoup de temps et de maintenir la productivité des employés. La messagerie, la communication vidéo, le partage de fichiers, etc. sont devenus beaucoup plus faciles grâce aux outils intranet. Il n'est accessible qu'aux employés d'une organisation.

Empuls

Empuls est une plateforme d'engagement des employés qui relie le personnel et maintient une communication transparente. Cet outil aide les employés à tous les niveaux, les ressources humaines, les chefs d'entreprise et les responsables des ressources humaines d'une organisation.

Pour

• Facile à utiliser.
• Contribue à promouvoir un environnement de travail positif grâce à son système de récompenses.
• Système robuste et fonctionnel.
• Facilite l'établissement de liens sociaux.

Cons

• Il n'existe pas d'autres options de récompense.
• Le coût est un obstacle pour les petites entreprises.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 2 $ par mois.

2. Outils de messagerie

Un outil facile à utiliser qui facilite la messagerie interne en temps réel entre les membres d'une organisation. Les employés, où qu'ils se trouvent, peuvent communiquer grâce à cet outil et gagner un temps considérable.

Slack

Slack est un outil de messagerie qui facilite le partage de fichiers et la collaboration en équipe. Il stocke également tous les fichiers et toutes les conversations pour les retrouver plus tard.

Pour

• L'intégration des applications est une fonctionnalité intéressante.
• C'est un outil polyvalent.
• Outil facile pour automatiser les flux de travail.
• Fonctionnalités dynamiques.

Cons

• L'organisation des messages est une tâche ardue.
• Beaucoup de problèmes dans la version de bureau.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 6,67 $ par mois.

3. Outils de collaboration

Ces outils automatisent les processus d'attribution des tâches, de mise à jour des progrès, de partage des fichiers et d'établissement de rapports. Ils contribuent à la fluidité des opérations sur le lieu de travail.

Trello

Trello est un outil de collaboration qui aide les managers et les membres d'une équipe à travailler de manière productive. Il organise les tâches sous forme de cartes et facilite le suivi. L'intégration avec Google Drive, Slack et Jira est plus facile avec Trello.

Pour

• Efficace pour la gestion de projets.
• Interface intuitive.
• Facile à utiliser.
• Améliore la productivité.

Cons

• De nombreuses colonnes et cartes sont parfois confuses.
• Disponibilité limitée de l'espace de stockage.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 5 $ par mois.

4. Outil de gestion des connaissances

Ces outils sont utilisés pour rassembler les ressources de connaissances internes et externes d'une entreprise. Les manuels, les tutoriels, les FAQ, les guides d'entreprise, etc. en sont quelques exemples.

Document360

Il s'agit d'une plateforme permettant de créer et de diffuser une base de connaissances pour les clients et les membres de l'organisation. Elle possède de nombreuses fonctionnalités avancées telles que l'authentification de l'accès des membres, le rollback, le versioning, la sauvegarde, etc.

Pour

• Équipe d'assistance très réactive.
• Facile à naviguer.
• Le moteur de recherche fonctionne très bien.
• Facile à personnaliser.

Cons

• L'interface utilisateur est difficile.
• Lent par moments.

Fixation des prix

Les prix commencent à 149 $ par mois pour 3 comptes.

5. Logiciel de vidéoconférence

Ce logiciel permet aux employés de communiquer entre eux par le biais d'appels vidéo. La planification des appels, l'enregistrement et le partage d'écran sont quelques-unes des fonctions utiles des outils de vidéoconférence.

Zoom

Zoom, un outil de communication vidéo très populaire, offre une expérience intuitive et facilite la correspondance. Il est facile à télécharger sur n'importe quelle plateforme et simple à comprendre.

Pour

• Excellentes notifications push.
• Intégration facile avec d'autres outils.
• Même avec un compte gratuit, il peut accueillir jusqu'à 100 participants.
• Améliore la productivité.

Cons

• Des failles de sécurité sont possibles.
• L'application mobile n'est pas aussi intuitive que la version de bureau.

Fixation des prix

Les plans Pro commencent à 14,99 $ par hôte et par mois.

6. Outil de gestion de projet

Il s'agit d'outils créés pour aider les équipes à planifier, organiser, exécuter et suivre les projets conformément aux lignes directrices. Ils sont très utiles pour fixer les responsabilités et identifier les lacunes.

Asana

Asana est un puissant outil de gestion de projet qui permet de collaborer avec n'importe quelle équipe de votre organisation pour suivre et contrôler les projets. Il permet à l'équipe de travailler de manière organisée et rationnelle.

Pour

• Logiciel convivial.
• Des rapports et des mises à jour de l'état d'avancement en temps opportun.
• Réduit les retards des projets.
• Améliore l'efficacité opérationnelle.

Cons

• Certaines zones manquent de fonctions de personnalisation.
• Il y a tellement d'options et de caractéristiques que l'on ne sait plus où donner de la tête.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 10,99 $ par membre et par mois.

ProofHub

ProofHub est un outil polyvalent de gestion de projet et de collaboration pour les organisations. Il simplifie la gestion des tâches au sein des projets, en permettant aux utilisateurs de créer, d'assigner et de suivre les tâches avec des échéances. Les membres de l'équipe peuvent collaborer grâce à des fonctionnalités telles que les discussions, le chat, les outils de correction, etc., pour partager les commentaires et les fichiers du projet.

Pour

• Tarification forfaitaire sans frais par utilisateur. 
• Interface intuitive et sans distraction.  
• Suivi du temps et feuilles de temps intégrés.
• Collaborer en externe avec des utilisateurs invités.

Cons

• La facturation est disponible uniquement via l'intégration.
• Il n'est pas abordable pour les solopreneurs.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 45 $ par mois pour un nombre illimité d'utilisateurs. 

7. Outil de partage de fichiers

Il s'agit d'un outil de gestion centralisée des fichiers qui facilite le partage entre les équipes. Dans les organisations géographiquement dispersées, il s'agit d'un excellent outil pour des opérations ininterrompues.

Dropbox

Il s'agit d'une plateforme de stockage de fichiers basée sur le cloud, qui facilite et accélère le partage. Tous les fichiers sont stockés dans des emplacements centralisés qui peuvent être synchronisés sur tous les appareils à tout moment.

Pour

• Sécuriser les logiciels car l'accès nécessite une autorisation.
• Interface facile à utiliser.
• Sauvegardes fréquentes et mises à jour en temps réel.
• Gestion facile des fichiers.

Cons

• Capacité de stockage limitée.
• La vitesse de transfert des fichiers est faible.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 9,99 $ par mois et sont facturés annuellement.

8. Outil d'engagement des employés

Cet outil permet d'améliorer les relations entre les employés et les cadres supérieurs. Il comprend des plans de reconnaissance des employés pour stimuler l'engagement.

Bravo

Kudos est une plateforme d'analyse et d'engagement des employés qui améliore la productivité en maintenant de bonnes relations avec les employés. Elle contribue à réduire la rotation du personnel.

Pour

• Plate-forme simple et rapide.
• Contribue à améliorer la culture du travail au sein de l'organisation.
• Plate-forme concise.
• Échange facile des récompenses.

Cons

• Les options de personnalisation ne sont pas disponibles.
• Collaboration limitée avec les entreprises pour les options de récompense.

Fixation des prix

Les prix commencent à 5 $ par mois.

9. Outil de gestion de la relation client

L'outil de gestion de la relation client est utilisé pour améliorer la communication avec les clients et ainsi développer l'activité. L'outil CRM aide les employés à gérer leurs tâches et la communication avec les clients. Il existe des outils de gestion de la relation client conçus pour les petites entreprises et les grandes entreprises.

Salesforce

Salesforce est un outil évolutif et flexible de gestion de la relation client. Toutes les données relatives aux clients sont stockées dans une base de données centralisée et sont accessibles en cas de besoin.

Pour

• Facilité de suivi des données clients.
• La collaboration entre les équipes de vente est plus facile.
• Améliore la productivité.
• Tableaux de bord personnalisables.

Cons

• La courbe d'apprentissage est raide au départ.
• L'interface utilisateur est parfois un peu confuse avec les données volumineuses.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 25 $ par utilisateur et par mois.

10. Outil de cohésion d'équipe

Cet outil permet de maintenir des relations saines entre les membres de l'équipe. Il améliore la coordination du travail et donc la productivité.

Donut

Donut est un outil permettant de renforcer les liens au sein des organisations. Il automatise les conversations aléatoires et rapproche les gens.

Pour

• Automatisation efficace.
• La connexion entre les départements est possible.
• L'organisation des horaires est bonne.
• Facile à utiliser.

Cons

• Outil coûteux.
• L'affichage de la disponibilité doit être amélioré.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 49 $ par mois.

11. Outil de gestion du personnel

Cet outil rationalise les tâches du personnel grâce à l'automatisation. Il contribue à améliorer la productivité des employés et à réduire les coûts.

Connecteam

Connecteam est une application qui aide les managers à gérer leur personnel. Elle permet de planifier les équipes, de suivre les progrès, de suivre les heures de travail, de gérer les tâches quotidiennes, etc.

Pour

• Facile à installer et à utiliser.
• La meilleure application pour gérer les travailleurs à distance.
• Application très fonctionnelle.
• Excellente équipe d'assistance à la clientèle.

Cons

• Coûteux pour les petites entreprises.
• L'application est lente lorsque de gros fichiers sont téléchargés.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 29 $ par mois.

12. Outil de reconnaissance du personnel

En reconnaissant les étapes et les réalisations des employés, cet outil contribue à créer une atmosphère de travail harmonieuse. Il s'agit d'une plateforme automatisée, ce qui réduit le risque de passer à côté d'employés méritants.

Nectar

Nectar est une plateforme de récompenses et de reconnaissance qui propose un vaste catalogue de récompenses.

Pour

• Améliore les relations avec le personnel.
• La fonction de rappel pour l'échange de récompenses est très utile.
• Facile à utiliser.
• Large éventail de récompenses.

Cons

• Les options de récompense sont plus nombreuses dans certaines régions seulement.
• Le quota de points est inférieur.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 2,75 $ par utilisateur et par mois.

13. Outil d'IA pour la transcription des réunions

L'outil de transcription permet de créer des mémos, des rapports et des résumés qui constituent une contribution précieuse pour l'équipe. Il permet de gagner beaucoup de temps.

Loutre.ai

Otter.ai est un outil de transcription de réunions qui fournit des résumés instantanés après chaque réunion. Le processus est automatisé et rapide. Il est également intégré à des outils de vidéoconférence tels que Zoom.

Pour

• Outil convivial.
• Réduit la nécessité de prendre des notes manuellement.
• Transcription sans erreur.
• Cela vaut la peine de dépenser de l'argent.

Cons

• Manque la transcription de certains mots.
• Impossible de partager les points forts des réunions.

Fixation des prix

Les clients doivent contacter l'équipe d'assistance pour connaître les prix.

14. Outil de documentation

Cet outil permet de rationaliser la gestion des documents au sein d'une organisation. Les documents sont faciles à consulter et à partager en cas de besoin.

Google Docs

Google Docs est un outil de traitement de texte en ligne qui permet de créer, d'éditer et de partager des documents en temps réel.

Pour

• Facile à utiliser.
• Affiche l'historique des modifications apportées.
• Le choix de restreindre l'option d'achat d'actions permet d'assurer la sécurité.
• Peut être utilisé sur n'importe quel appareil.

Cons

• Certaines fonctionnalités avancées sont absentes.
• Difficile à utiliser sans connexion internet.

Fixation des prix

Les prix commencent à 6 dollars par mois et par utilisateur.

15. Planificateur de projet

L'outil de planification de projet facilite la planification, l'organisation et le suivi des progrès. Il facilite l'établissement d'estimations.

Plan Toggl

Un planificateur très utile, Toggl Plan crée des échéances et des disponibilités de projet codées par couleur. Il est facile de comprendre l'avancement du projet et de s'assurer des délais pour démarrer de nouveaux projets.

Pour

• La collaboration en équipe est facile.
• Outil convivial.
• Outil flexible pour la planification de projets.
• Gain de temps.

Cons

• L'ajout de personnes est une tâche fastidieuse.
• L'exportation des listes de tâches est difficile.

Fixation des prix

Les forfaits commencent à 9 $ par utilisateur et par mois.

Conclusion

Bien qu'il existe plusieurs outils, il n'y a pas de solution unique. Choisissez les outils en fonction des besoins de votre entreprise. Cela vous aidera à créer un bon environnement de travail, essentiel au bon fonctionnement de l'entreprise.