Programme d'aide aux employés : Définition, avantages et types

Les clients n'aimeront jamais une entreprise si les employés ne l'aiment pas d'abord. -Simon Sinek

"Sam est absent aujourd'hui !

Mais pourquoi ?

Il est malade, il avait l'air un peu stressé aussi.

Le stress ne coûte pas seulement aux employés mais aussi aux employeurs. L'étude a également révélé que le stress entraînait de la violence, une augmentation des coûts d'assurance, une diminution de la productivité et même des accidents dans certains cas.

Toutefois, un simple programme d'assistance peut faciliter grandement la tâche des employés et des employeurs.

Qu'est-ce qu'un programme d'assistance aux employés ?

L'assurance maladie de l'employé n'est pas touchée, ce qui signifie que le programme ne coûte rien aux employés. Les fournisseurs de programmes d'assistance aux employés détiennent un réseau de professionnels expérimentés qui aident au bien-être mental, à la toxicomanie, etc.

Vous pouvez passer un contrat avec un prestataire de PAE de différentes manières, mais nous y reviendrons plus tard. Essayons de comprendre pourquoi vous en avez besoin en premier lieu.

Pourquoi avez-vous besoin d'un programme d'assistance aux employés ?

Bensinger, DuPont & Associates a mené une enquête auprès de 24 000 employés et a constaté que les problèmes personnels ont une incidence sur les performances professionnelles des employés.

Alors, que devez-vous faire en tant qu'employeur ?

La solution est le PAE.

Outre l'amélioration de la productivité, les PAE peuvent :

• ✅ Réduire l'absentéisme
• ✅ Diminution des conflits du travail
• ✅ Réduire les accidents de voiture
• ✅ Réduction des coûts d'assurance
• ✅ Augmenter la rétention des employés
• ✅ Améliorer l'engagement des employés

Voici ce qu'il couvre d'autre.

Les programmes d'assistance aux employés ont évolué au cours des dernières années et n'aident plus seulement les employés à lutter contre la toxicomanie. Les conseils du PAE ne sont plus limités aux employés et sont désormais disponibles pour leurs familles.

Avantages du programme d'assistance aux employés

Voici les avantages des fournisseurs de programmes d'assistance aux employés :

• Conflits sur le lieu de travail: Comment faire face aux employés et aux managers rusés.
• Alcoolisme ou toxicomanie : Faire face à la dépendance à l'alcool d'un collègue ou d'un membre de la famille.
• Problèmes de santé mentale : Aide en cas de dépression, d'envie ou de gestion de la colère, de faible estime de soi, etc.
• Questions familiales ou personnelles : Suggestions pour faire face à la violence domestique, à la séparation et même aux problèmes d'éducation des enfants.
• Questions relatives à la santé et aux soins : Gestion du handicap et des problèmes médicaux, et conseils pour aider les personnes malades ou âgées.
• Conseils financiers : Gestion des dépenses liées aux cartes de crédit ou suggestions pour éviter la faillite.
• Conseils juridiques et familiaux : Garde d'enfants, conseils matrimoniaux ou problèmes de divorce.
• Assistance au deuil : La peine de perdre un être cher ou de surmonter un accident sur le lieu de travail.

Types de programmes d'assistance aux employés

Les employeurs peuvent passer des contrats avec les PAE de plusieurs façons. Certains types courants de programmes PAE sont énumérés ci-dessous.

1. Programmes internes

• Ces programmes permettent aux employeurs d'embaucher des conseillers en interne.
• Les grandes entreprises dont le personnel est concentré utilisent des programmes internes, et la disponibilité sur place facilite la consultation du PAE.

Cependant, les programmes internes ne sont pas appréciés par les employés comme le sont les programmes externes. La raison en est que les employés hésitent à utiliser les PAE pour des raisons de confidentialité.

2. Programmes externes

• Il s'agit d'un programme régulier basé sur un contrat entre l'employeur et le prestataire du PAE.
• Le programme permet aux employés de se connecter en utilisant un numéro de téléphone gratuit.
• Le spécialiste du PAE vérifiera les détails et suggérera les meilleures ressources en fonction de la situation géographique de l'employé.

3. Programmes mixtes

• Ces programmes conviennent aux entreprises dont les employés sont concentrés sur différents sites, qu'ils soient grands ou petits.
• Le programme permet aux employés d'utiliser les services qu'ils souhaitent, soit en interne, soit par l'intermédiaire d'un numéro vert.

Coût du programme d'assistance aux employés

Les employeurs peuvent personnaliser le service du PAE en fonction de leurs besoins. La personnalisation joue un rôle important dans le coût du programme. Les petites entreprises qui offrent plus d'avantages ont tendance à coûter plus cher.

En général, un programme PAE peut vous coûter aussi peu que 10 $ par employé, selon les services offerts par l'entreprise, son emplacement et sa force.

Voici les modèles de livraison qui font varier vos coûts.

1. Contrats à honoraires fixes

Ce modèle inclut un coût par employé, quel que soit le nombre d'employés qui utilisent ses services. Les fournisseurs de programmes d'assistance aux employés proposent également des évaluations, des conseils et des programmes éducatifs avec ce modèle.

2. Contrats de paiement à l'acte

Les fournisseurs de PAE et les employeurs passent des contrats directement, et l'employeur paie lorsqu'un employé utilise les services.

3. Consortia

Plusieurs petits employeurs se regroupent et passent un contrat avec un prestataire de PAE. Ce modèle permet de réduire le coût par employé.

Comment mettre en place des programmes d'assistance aux employés ?

La mise en place d'un programme d'assistance aux employés a pour but d'accroître l'engagement des employés, ce qui se traduira en fin de compte par une plus grande productivité dans une agence. Toutefois, les résultats dépendent des facteurs que vous prenez en compte (énumérés ci-dessous) lors de la mise en place d'un PAE.

1. Recherchez les services dont votre employé a besoin

L'étude des besoins vous aidera à optimiser les coûts sans perdre l'efficacité du PAE. De nombreuses entreprises utilisent des évaluations et des enquêtes internes et recueillent les données pour identifier les besoins de leurs employés.

Par exemple, vous pouvez identifier la tranche d'âge moyenne de votre personnel et choisir les services dont il a besoin à partir des données recueillies. Les employés mariés seront plus susceptibles d'utiliser les services de conseil conjugal, et les nouveaux parents préféreront les services de garde d'enfants.

2. Recherchez le fournisseur de PAE

Après avoir identifié les services requis, choisissez un fournisseur de programmes d'assistance aux employés qui vous aidera à atteindre la perfection. Demandez à vos concurrents (ayant un effectif similaire) et tenez compte de leurs recommandations pour créer une liste de fournisseurs de programmes d'assistance aux employés.

Maintenant, filtrez les options que vous avez recueillies et choisissez un PAE qualifié en fonction des points énumérés ci-dessous.

• ✅ Tenez compte de leurs années de service, du nombre de références et de leur clientèle ; plus il y en a, mieux c'est.
• ✅ Fournissent-ils les services dont vous avez spécifiquement besoin ?
• ✅ Fournissent-ils des services sur site, hors site, ou les deux ? Et peuvent-ils prendre en charge des employés situés à différents endroits ?
• ✅ Les services seront-ils disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ?
• ✅ Le réseau de PAE dispose-t-il des qualifications respectives concernant les questions juridiques de santé qu'il fournit ?
• ✅ Combien de séances gratuites seront disponibles avant que l'employé ne doive payer ?
• ✅ Tenez compte du temps de réponse du PAE lorsqu'un employé le contacte.
• ✅ Que disent d'eux les témoignages et les critiques du PAE ?

N'oubliez pas de consulter la liste des prestataires du PAE que nous avons compilée pour vous à la fin.

3. Promouvoir le programme auprès des employés

Les employés pourraient ne pas commencer à utiliser le PAE pour deux raisons : la confidentialité et la méconnaissance. Julie Krause, responsable des avantages sociaux - Wellness aux États-Unis chez Microsoft, a mentionné une fois qu'ils ont lancé une campagne (It's OK Not to Be OK) en mai 2018.

Cette initiative a permis d'ouvrir la conversation sur la santé mentale et d'encourager les employés à utiliser les ressources du PAE.

Voici ce que vous pouvez faire :

• ✅ Épinglez les dépliants sur les bulletins et les murs, là où l'employé peut les remarquer fréquemment.
• ✅ Dites à vos employés que le service sera confidentiel et gratuit. Vous pouvez même appeler votre fournisseur de PAE pour expliquer les services via l'atelier.

La mise en place d'un PAE implique également quelques questions juridiques, et les considérations qui en découlent peuvent vous faire économiser beaucoup.

Lois sur les programmes d'aide aux employés

Comme les programmes d'assistance aux employés travaillent en étroite collaboration avec les employés, les risques liés aux questions juridiques sont toujours présents.

Dans l'affaire Hobson v. St. Luke's Hospital and Health Network, un ambulancier a poursuivi son employeur en alléguant que celui-ci avait mis fin à son emploi en raison d'une discrimination à l'encontre de sa maladie mentale et de son sexe masculin.

Entre-temps, le licenciement du plaignant a eu lieu parce qu'il a harcelé sexuellement sa collègue infirmière. Ainsi, voici ce dont il faut se méfier.

1. Confidentialité

En général, le PAE ne partage pas les informations confidentielles d'un employé sans son consentement. L'exception se produit lorsque l'employeur reçoit un rapport final sur les services fournis pour les problèmes.

L'employeur ne doit pas rendre l'information publique car la violation de la confidentialité donne lieu à de lourdes indemnités. L'action peut également coûter à l'employé une réputation qui peut détruire son avenir.

2. Renvoi obligatoire

L'orientation vers le PAE doit se faire avec le consentement de l'employé, c'est-à-dire qu'elle doit être volontaire. Et lorsque l'employeur rend l'orientation obligatoire en raison de la maladie de l'employé, on parle d'orientation obligatoire.

Dans ce cas,

• L'employeur doit enregistrer une baisse des performances passées de l'employé pour rendre obligatoire son orientation vers un prestataire de PAE.
• L'employeur ne doit pas menacer le salarié de le licencier pour imposer le renvoi. Cette mesure invite à une action en justice qui invoque une discrimination de la part d'un employeur en raison de la maladie mentale d'un employé.

Les clés du succès du programme

Le succès du programme PAE est partagé entre l'employé et l'employeur. Par ailleurs, les facteurs qui favorisent le succès sont énumérés ci-dessous.

1. Facteurs réglementés par la direction

La réussite tient à ces deux facteurs que la direction gère.

• La sensibilisation au programme est la clé de la participation des employés, et la participation active est la première étape de la réussite du programme.
• Les employés hésitent à participer en raison de problèmes de confidentialité. Vous pouvez aborder cette question dans le cadre d'ateliers animés par des professionnels du PAE.

2. Facteurs basés sur les indicateurs clés de performance

Une participation active des employés et un retour sur investissement plus élevé sont le signe d'un plus grand succès. Le retour sur investissement du programme peut être mesuré par les indicateurs clés de performance énumérés ci-dessous.

• Amélioration de la productivité
• Réduction de l'absentéisme
• Réduction des accidents sur le lieu de travail

Voici ce que vous devez faire :

• Créez un registre des employés qui ont utilisé le programme d'assistance aux employés.
• Suivez l'engagement des employés à l'aide de la réduction de l'absentéisme, des accidents sur le lieu de travail, de la productivité des employés, etc.
• Notez la différence et compilez les résultats à la fin. Vous pouvez même désigner un responsable interne pour cela.

Liste des fournisseurs de programmes d'assistance aux employés

Nous avons répertorié ici les prestataires de PAE qui ont reçu le plus d'évaluations (plus de dix) et une note supérieure à 3,5 :

• Go365
• Optum
• Gilsbar
• Virgin Pulse, Inc.
• Marquee Health
• Défenseur de la santé
• Wellworks For You
• CuraLinc Healthcare

Conclusion

En fin de compte, vous ne pouvez pas savoir si vos employés sont stressés tant que leurs performances ne le reflètent pas. Encourager vos employés à discuter de leurs problèmes est la tâche la plus difficile pour un employeur.

C'est pourquoi le choix d'un PAE approprié est important. Choisissez les témoignages et les critiques des PAE comme facteurs décisifs, car ils aideront les conducteurs de l'entreprise.