15 Alat Komunikasi Karyawan Tingkat Lanjut bagi HR untuk Meningkatkan Komunikasi di Tempat Kerja

Kontributor Tamu -

Dengan komunikasi yang terjalin sebagai salah satu aspek penting untuk keberhasilan kolaborasi dan koordinasi tim, penelitian yang dilakukan oleh McKinsey mengungkapkan bahwa komunikasi internal yang efektif dapat meningkatkan produktivitas hingga 25%, menciptakan lingkungan kerja yang harmonis. 

Lebih lanjut penelitian mengenai komunikasi di ruang kerja yang dilakukan oleh Salesforce mengungkapkan bahwa 86% karyawan menyebutkan kurangnya komunikasi sebagai penyebab utama dari tekanan dan kegagalan struktural di tempat kerja. Hal ini menciptakan urgensi untuk meningkatkan saluran komunikasi untuk memperkuat jalur konektivitas dan keterlibatan antara karyawan dan departemen.  

Membangun komunikasi yang efektif dalam lanskap organisasi yang terus berubah adalah cara terbaik untuk mendorong kolaborasi dan menambah nilai bisnis. Dengan Mckinsey yang menyatakan bahwa 72% organisasi belum sepenuhnya memanfaatkan alat teknologi sosial, inilah saatnya tempat kerja memanfaatkan hal yang belum diketahui untuk meningkatkan penyebaran pengetahuan dan produktivitas secara keseluruhan. Integrasi teknologi yang tepat dapat membantu Anda,

  • Meningkatkan produktivitas
  • Meningkatkan semangat kerja karyawan
  • Memperkuat kerja sama tim
  • Meningkatkan keterampilan pengambilan keputusan
  • Terakhir, memperkaya budaya perusahaan.

Untuk memungkinkan komunikasi yang lebih baik, banyak alat otomatis yang membuat tugas Anda menjadi lebih sederhana. Kami telah mendaftarkan 15 di antaranya di blog ini untuk memberi Anda wawasan yang lebih dalam untuk memilihnya.

15 Alat bantu untuk komunikasi di tempat kerja yang lebih baik

Berikut ini adalah alat yang memfasilitasi komunikasi yang lebih baik:

1. Alat intranet sosial

Alat intranet sosial memfasilitasi komunikasi antara karyawan sebuah organisasi di luar lokasi fisik mereka. Ini adalah alat yang sangat penting untuk bekerja dalam koordinasi satu sama lain.

Dalam dunia kerja yang terhubung secara digital saat ini, alat intranet sosial menghemat banyak waktu dan membuat karyawan tetap produktif. Berkirim pesan, komunikasi video, berbagi file, dan lain-lain, menjadi jauh lebih mudah dengan alat intranet. Alat ini dapat diakses hanya oleh karyawan dari sebuah organisasi.

Empuls

Empuls is an employee engagement platform that connects the staff and keeps communication transparent. This tool helps employees at all levels, the human resources, business leaders, and people leaders of an organization.

Kelebihan
  • Mudah digunakan.
  • Membantu mempromosikan lingkungan kerja yang positif dengan sistem penghargaannya.
  • Sistem yang kuat dan fungsional.
  • Memfasilitasi hubungan sosial dengan mudah.
Kekurangan
  • Opsi hadiah lainnya tidak tersedia.
  • Biaya adalah penghalang bagi perusahaan kecil.
Harga

Paket mulai dari $2 per bulan.

2. Alat bantu pengiriman pesan

Alat yang mudah digunakan yang memfasilitasi pesan internal secara real-time antara anggota organisasi. Karyawan dari lokasi mana pun dapat berkomunikasi dengan alat ini dan menghemat banyak waktu.

Kendur

Slack adalah alat perpesanan yang membuat berbagi file dan kolaborasi tim menjadi lebih mudah. Alat ini juga menyimpan semua file dan percakapan untuk diambil nanti.

Kelebihan
  • Integrasi aplikasi adalah fitur yang hebat.
  • Ini adalah alat yang serbaguna.
  • Alat yang mudah untuk mengotomatiskan alur kerja.
  • Fungsi dinamis.
Kekurangan
  • Mengatur pesan adalah tugas yang cukup berat.
  • Banyak sekali gangguan pada versi desktop.
Harga

Paket mulai dari $6,67 per bulan.

3. Alat bantu kolaborasi

Alat-alat ini mengotomatiskan proses penugasan tugas, pembaruan kemajuan, berbagi file, dan pelaporan. Alat ini membantu kelancaran operasi di tempat kerja.

Trello

Trello adalah alat kolaborasi yang membantu manajer dan anggota tim bekerja secara produktif. Alat ini mengatur tugas dalam kartu dan memfasilitasi tindak lanjut yang mudah. Integrasi dengan Google Drive, Slack, dan Jira menjadi lebih mudah dengan Trello.

Kelebihan
  • Efisien untuk manajemen proyek.
  • Antarmuka yang intuitif.
  • Mudah digunakan.
  • Meningkatkan produktivitas.
Kekurangan
  • Banyak kolom dan kartu yang terkadang membingungkan.
  • Ketersediaan penyimpanan terbatas.
Harga

Paket mulai dari $5 per bulan.

4. Alat manajemen pengetahuan

Alat-alat ini digunakan untuk mengumpulkan sumber daya pengetahuan internal dan eksternal untuk bisnis. Manual, tutorial, FAQ, buku panduan perusahaan, dll., adalah beberapa contohnya.

Document360

Ini adalah platform untuk membangun dan mendistribusikan basis pengetahuan untuk pelanggan dan anggota organisasi. Platform ini memiliki banyak fitur canggih seperti mengautentikasi akses anggota, rollback, dan pembuatan versi, pencadangan, dll.

Kelebihan
  • Tim dukungan yang sangat responsif.
  • Mudah dinavigasi.
  • Fitur mesin pencari berfungsi dengan baik.
  • Mudah disesuaikan.
Kekurangan
  • Antarmuka pengguna sangat menantang.
  • Kadang-kadang lambat.
Harga

Harga mulai dari $149 per bulan untuk 3 akun.

5. Perangkat lunak konferensi video

Perangkat lunak ini membantu karyawan berkomunikasi satu sama lain melalui panggilan video. Penjadwalan panggilan, perekaman, dan berbagi layar adalah beberapa fitur yang berguna dari alat konferensi video.

Memperbesar

Alat yang sangat populer untuk komunikasi video, Zoom, menawarkan pengalaman yang intuitif dan memfasilitasi korespondensi yang mudah. Mudah diunduh di platform apa pun dan mudah dipahami.

Kelebihan
  • Notifikasi push yang sangat baik.
  • Integrasi yang mudah dengan alat bantu lainnya.
  • Bahkan dengan akun gratis, dapat menampung hingga 100 peserta.
  • Meningkatkan produktivitas.
Kekurangan
  • Pelanggaran keamanan mungkin saja terjadi.
  • Aplikasi seluler tidak seintuitif versi desktop.
Harga

Paket Pro mulai dari $14,99 per host per bulan.

6. Alat manajemen proyek

Ini adalah alat yang dibuat untuk membantu tim merencanakan, mengatur, melaksanakan, dan melacak proyek sesuai pedoman. Alat-alat ini sangat berguna untuk memperbaiki tanggung jawab dan mengidentifikasi penyimpangan.

Asana

Asana adalah alat manajemen proyek yang kuat yang membantu berkolaborasi di seluruh tim dalam organisasi Anda untuk melacak dan memantau proyek. Alat ini membantu kerja tim yang terorganisir dan efisien.

Kelebihan
  • Perangkat lunak yang mudah digunakan.
  • Laporan dan pembaruan status yang tepat waktu.
  • Mengurangi penundaan proyek.
  • Meningkatkan efisiensi operasional.
Kekurangan
  • Beberapa area tidak memiliki fitur kustomisasi.
  • Begitu banyak opsi dan fitur yang luar biasa.
Harga

Paket mulai dari $10,99 per anggota per bulan.

ProofHub

ProofHub is a versatile project management and collaboration tool for organizations. It simplifies task management across projects, allowing users to create, assign, and track tasks with deadlines. Team members can collaborate via features like discussions, chat, proofing tools, etc., to share feedback and project files.

Kelebihan

  • Flat pricing with no-per-user fee. 
  • Intuitive and distraction-free interface.  
  • Inbuilt time tracking and timesheets.
  • Collaborate externally with guest users.

Kekurangan

  • Invoicing is available via integration only.
  • It is not affordable for solopreneurs.

Harga

Plans start at $45 per month for unlimited users. 

7. Alat berbagi file

Ini adalah alat manajemen file terpusat yang membantu berbagi dengan mudah di seluruh tim. Dalam organisasi yang tersebar secara geografis, ini adalah alat yang hebat untuk operasi tanpa gangguan.

Dropbox

Ini adalah platform penyimpanan file berbasis cloud, yang membuat berbagi menjadi lebih mudah dan cepat. Semua file disimpan di lokasi terpusat yang dapat disinkronkan di semua perangkat kapan saja.

Kelebihan
  • Perangkat lunak yang aman karena akses memerlukan otorisasi.
  • Antarmuka yang mudah digunakan.
  • Pencadangan yang sering dan pembaruan langsung.
  • Manajemen file yang mudah.
Kekurangan
  • Kapasitas penyimpanan terbatas.
  • Kecepatan transfer file rendah.
Harga

Paket mulai dari $9,99 per bulan/tagihan per tahun.

8. Alat pelibatan karyawan

Alat ini memfasilitasi hubungan yang lebih baik dengan karyawan dan manajemen yang lebih tinggi. Alat ini mencakup rencana pengakuan karyawan untuk meningkatkan keterlibatan.

Pujian

Kudos adalah platform analitik dan keterlibatan karyawan yang meningkatkan produktivitas dengan menjaga hubungan baik dengan karyawan. Ini membantu mengurangi pergantian karyawan.

Kelebihan
  • Platform yang sederhana dan cepat.
  • Membantu meningkatkan budaya kerja dalam organisasi.
  • Platform yang ringkas.
  • Penukaran hadiah yang mudah.
Kekurangan
  • Opsi penyesuaian tidak tersedia.
  • Kolaborasi terbatas dengan perusahaan-perusahaan untuk opsi hadiah.
Harga

Harga mulai dari $5 per bulan.

9. Alat CRM

Alat manajemen hubungan pelanggan digunakan untuk meningkatkan komunikasi dengan pelanggan dan dengan demikian meningkatkan bisnis. Alat CRM membantu karyawan mengelola tugas dan komunikasi mereka dengan pelanggan. Ada CRM yang dirancang untuk bisnis kecil dan perusahaan besar.

Tenaga Penjualan

Salesforce adalah alat yang terukur dan fleksibel untuk manajemen hubungan pelanggan. Semua data pelanggan disimpan dalam database terpusat dan dapat diakses saat dibutuhkan.

Kelebihan
  • Memantau data pelanggan dengan mudah.
  • Kolaborasi antara tim penjualan menjadi lebih mudah.
  • Meningkatkan produktivitas.
  • Dasbor yang dapat disesuaikan.
Kekurangan
  • Kurva pembelajaran yang curam untuk memulai.
  • UI terkadang agak membingungkan dengan data yang besar.
Harga

Paket mulai dari $25 per pengguna per bulan.

10. Alat pengikat tim

Alat ini membantu menjaga hubungan yang sehat di antara anggota tim. Alat ini meningkatkan kerja yang terkoordinasi dan dengan demikian meningkatkan produktivitas.

Donat

Donut adalah alat untuk memperkuat ikatan dalam organisasi. Alat ini mengotomatiskan percakapan acak dan menyatukan orang-orang.

Kelebihan
  • Otomatisasi yang efektif.
  • Koneksi antar departemen dimungkinkan.
  • Fasilitas penjadwalannya bagus.
  • Mudah digunakan.
Kekurangan
  • Alat yang mahal.
  • Diperlukan perbaikan dalam tampilan ketersediaan.
Harga

Paket mulai dari $49 per bulan.

11. Alat manajemen tenaga kerja

Alat ini merampingkan tugas-tugas tenaga kerja melalui otomatisasi. Alat ini membantu meningkatkan produktivitas karyawan dan juga pengurangan biaya.

Connecteam

Connecteam adalah aplikasi yang membantu manajer dalam manajemen tenaga kerja. Aplikasi ini dapat membantu menjadwalkan shift, melacak kemajuan, melacak jam kerja, mengelola tugas harian, dll.

Kelebihan
  • Mudah dipasang dan dinavigasi.
  • Aplikasi terbaik untuk mengelola pekerja jarak jauh.
  • Aplikasi yang sangat fungsional.
  • Tim dukungan pelanggan yang sangat baik.
Kekurangan
  • Mahal untuk bisnis kecil.
  • Aplikasi menjadi lambat ketika file berukuran besar diunggah.
Harga

Paket mulai dari $29 per bulan.

12. Alat pengenalan tenaga kerja

Dengan mengenali pencapaian dan prestasi karyawan, alat ini membantu membangun suasana kerja yang harmonis. Ini adalah platform otomatis dan dengan demikian mengurangi kemungkinan melewatkan karyawan yang layak.

Nektar

Nectar adalah platform penghargaan dan pengakuan yang memiliki katalog hadiah yang luas untuk dipilih.

Kelebihan
  • Meningkatkan hubungan dengan staf.
  • Fitur pengingat untuk penukaran hadiah sangat berguna.
  • Mudah digunakan.
  • Berbagai macam hadiah.
Kekurangan
  • Opsi hadiah lebih banyak di wilayah tertentu saja.
  • Kuota poin lebih sedikit.
Harga

Paket mulai dari $ 2,75 per pengguna per bulan.

13. Alat bantu AI untuk transkripsi rapat

Alat transkripsi membantu membuat memo, laporan, dan rangkuman yang berfungsi sebagai masukan yang berharga bagi tim. Menghemat banyak waktu.

Otter.ai

Otter.ai adalah alat transkripsi rapat yang menyediakan ringkasan instan setelah setiap rapat. Prosesnya otomatis dan cepat. Alat ini juga terintegrasi dengan alat konferensi video seperti Zoom.

Kelebihan
  • Alat yang mudah digunakan.
  • Mengurangi kebutuhan untuk membuat catatan manual.
  • Transkripsi bebas kesalahan.
  • Sepadan dengan uang yang dikeluarkan.
Kekurangan
  • Melewatkan transkripsi kata-kata tertentu.
  • Tidak dapat berbagi sorotan dari rapat.
Harga

Pelanggan harus menghubungi tim dukungan untuk mengetahui harga.

14. Alat dokumentasi

Alat ini membantu merampingkan manajemen dokumen dalam sebuah organisasi. Dokumen mudah diakses dan dibagikan saat dibutuhkan.

Google Docs

Google Docs adalah alat pengolah kata online yang memungkinkan pembuatan, pengeditan, dan berbagi dokumen secara real time.

Kelebihan
  • Mudah digunakan.
  • Menampilkan riwayat perubahan yang dibuat.
  • Pilihan opsi pembatasan saham memungkinkan keamanan.
  • Dapat digunakan pada perangkat apa pun.
Kekurangan
  • Beberapa fitur canggih tidak ada.
  • Sulit digunakan tanpa koneksi internet.
Harga

Harga mulai dari $6 per bulan per pengguna.

15. Perencana proyek

Alat perencana proyek memudahkan untuk merencanakan, mengatur, dan melacak kemajuan. Alat ini memudahkan untuk mendapatkan perkiraan.

Paket Toggl

Sebagai perencana yang sangat berguna, Toggl Plan membuat tenggat waktu dan ketersediaan proyek dengan kode warna. Sangat mudah untuk memahami kemajuan proyek dan memastikan jadwal untuk memulai proyek baru.

Kelebihan
  • Kolaborasi tim itu mudah.
  • Alat yang mudah digunakan.
  • Alat yang fleksibel untuk perencanaan proyek.
  • Menghemat waktu.
Kekurangan
  • Menambahkan orang adalah tugas yang membosankan.
  • Mengekspor daftar tugas itu sulit.
Harga

Paket mulai dari $9 per pengguna per bulan.

Kesimpulan

Meskipun ada beberapa alat yang tersedia, alat tersebut bukanlah satu solusi untuk semua. Pilihlah alat bantu sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ini akan membantu Anda menciptakan lingkungan tempat kerja yang baik yang sangat penting untuk kelancaran bisnis.