HR's Business Continuity Plan Amid a Pandemic

WHO hari ini (12.03.2020) menyatakan Virus Corona Covid-19 sebagai Pandemi karena telah berdampak pada lebih dari 65 negara. Sementara itu, karyawan tak pelak lagi menjadi yang terdepan dalam penularan Covid-19. Alasan pertama, mereka sering bepergian. Dua, mereka harus bertemu dengan orang-orang baru. Tiga, mereka bekerja bersama di ruang kerja yang tertutup. Karena karyawan adalah salah satu korban utama dari pandemi global ini, HR di seluruh dunia perlu memiliki rencana keberlangsungan bisnis pandemi untuk menjaga karyawan mereka tetap aman dan menghentikan penyebaran virus mematikan ini.

Karyawan telah menjadi pembawa virus corona yang penting. Mereka tertular dari sesama pekerja atau tempat yang mereka kunjungi, dan saat mereka bepergian dari satu kota ke kota lain, dari satu negara ke negara lain, dan mereka menularkannya kepada sebanyak mungkin orang yang berhubungan dekat dengan mereka. Masalah utama dari virus ini adalah virus ini tidak terdeteksi selama berhari-hari sebelum orang yang terinfeksi mulai menunjukkan gejala. Karena tidak terdeteksi, virus ini dapat terus menginfeksi sebanyak mungkin orang yang berhubungan dengannya. Karena alasan ini, kebersihan pribadi telah menjadi fokus utama untuk mengendalikan penyebaran penyakit ini.

Lebih dari 22 juta orang di seluruh dunia telah terinfeksi. Hingga saat ini sudah ada 21.000 kasus rawat inap dan lebih dari 12.000 kematian.

SDM perlu memastikan rencana kesiapsiagaan pandemi untuk bisnis mereka. Mereka akan diminta untuk mengelola karyawan mereka dengan cara yang membuat mereka aman dari infeksi atau bahkan jika mereka terinfeksi, bagaimana mereka meminimalkan kerusakan. Dalam prosesnya, memastikan bahwa kepentingan karyawan dan organisasi terlindungi adalah kuncinya.

Ingatlah bahwa mencegah lebih baik daripada mengobati, dan karyawan yang sehat adalah bagian integral dari tenaga kerja yang produktif. Untuk itu, SDM perlu bekerja di lima bidang utama untuk mengatasi pandemi yang sedang meningkat ini.

Komunikasi yang efektif
Menyusun kebijakan kesehatan yang lebih baik
Fleksibilitas kerja
Membatasi perjalanan
Manajemen krisis

1. Komunikasi yang efektif

Informasi yang salah tentang virus dapat menjadi ancaman yang lebih besar daripada virus itu sendiri karena rumor menciptakan kepanikan dan menyebar seperti api. Organisasi harus memiliki platform komunikasi, di mana mereka dapat menjangkau semua pekerja mereka sekaligus. Sangat penting untuk memiliki platform yang membantu dalam komunikasi dua arah - untuk meminimalkan kebingungan selama kekacauan dan menjadi saluran utama untuk semua informasi dan pertanyaan terkait karyawan.

Komunikasi yang terfragmentasi tentang pandemi melalui email atau percakapan chatting tetap terkunci di kotak masuk pribadi. Banyak orang kehilangan informasi penting karena kotak masuk mereka sudah dipenuhi dengan email dan pesan. Ketika Anda mengirim pesan kepada seseorang atau mengirim email kepada mereka, Anda sudah berjuang untuk mendapatkan perhatian di antara banyak email dan pesan. Itulah mengapa Anda membutuhkan sebuah platform di mana Anda dapat berinteraksi secara eksklusif dengan karyawan Anda. Di situlah kebutuhan akan platform keterlibatan karyawan muncul.

Mulai dari pembaruan rutin tentang pengendalian infeksi hingga perubahan kebijakan, Anda dapat terus memberikan informasi terbaru kepada karyawan Anda tentang setiap informasi penting. Dengan platform tersebut, Anda dapat mengikuti protokol komunikasi, di mana hanya SDM yang dapat berbicara kepada seluruh organisasi dan menyampaikan informasi spesifik seperti rencana tanggap terhadap pandemi.

Apart from that, internal communication platforms like Empuls, maintain phone numbers and email addresses of all employees, which could be of great significance during times of emergency.

2. Menyusun kebijakan kesehatan yang lebih baik

‍Risikopenyebarannya sangat besar karena banyak karyawan yang tidak memahami tingkat keparahan masalahnya dan memiliki kebiasaan untuk tetap masuk kerja meskipun sedang sakit. Kurangnya kehati-hatian seperti itu menyebabkan lebih banyak orang tertular penyakit ini.

Berdasarkan data terbaru, 90% karyawan mengakui bahwa mereka tetap masuk kerja meskipun sedang sakit. Alasan yang mereka berikan adalah terlalu banyak pekerjaan, tidak ingin menggunakan cuti sakit, dan tekanan dari atasan.

Jadikan pandemi ini sebagai batu loncatan untuk meninjau kembali kebijakan kesehatan karyawan Anda saat ini. Dengan semakin banyaknya orang yang terkena dampak, ada kemungkinan besar karyawan tidak dapat bekerja karena sakit atau mereka harus merawat orang yang mereka sayangi - yang pada akhirnya akan membebani perusahaan.

Sebagai bagian dari rencana Keberlangsungan Bisnis yang sukses, HR harus menciptakan lingkungan yang aman dan meyakinkan karyawan mereka bahwa organisasi mendukung mereka. Merevisi kebijakan cuti sakit dan cuti berbayar agar sesuai dengan kondisi pandemi. Berikan keyakinan kepada karyawan bahwa mereka adalah bagian integral dari organisasi, yang pada gilirannya akan mendorong mereka untuk merasa aman untuk mengambil cuti ketika mereka sakit, sehingga mengurangi risiko mereka menulari teman kerja mereka.

Kuncinya di sini adalah menjaga transparansi dalam komunikasi dan memberi tahu karyawan bahwa mereka tidak akan ditinggalkan jika mereka menjadi korban COVID-19.

3. Fleksibilitas kerja

Sekarang adalah waktu di mana perusahaan perlu memanfaatkan digitalisasi secara maksimal, untuk memberikan fleksibilitas kerja yang lebih besar kepada karyawan mereka. Di mana mereka dapat diberikan pilihan untuk bekerja dari rumah sehingga mereka dapat menghindari perjalanan yang sering yang dapat membuat mereka terpapar dengan orang yang terinfeksi.

Yes, a lot of jobs do need people to be present physically (health-care, retail) but wherever work flexibility could be granted, it is important to give it. For instance, instead of face to face meetings, video conferencing can be done. Presentations can be done through skype and briefs could be provided on call. Make work flexible such that it minimizes the chances of your employees getting infected with COVID-19. Even engaging employees who are remotely working can be done using comprehensive employee engagement software like Empuls. ‍

4. Membatasi perjalanan‍

Sebagian besar perusahaan di seluruh dunia membatasi karyawan mereka untuk bepergian, terutama di daerah yang sangat terinfeksi COVID-19. Saat ini, belum ada obat yang tersedia untuk Virus Corona, dan taktik terbaik adalah menghindarinya sebisa mungkin. Anda juga mencegah hilangnya produktivitas karena karantina. Perusahaan harus melacak semua pemberitahuan kesehatan yang dikeluarkan Pemerintah untuk mendapatkan informasi tentang perjalanan bisnis yang perlu dibatalkan atau ditunda.

Tanyakan kepada karyawan Anda apakah mereka merasa tidak enak badan. Minta mereka untuk menghindari bepergian karena mereka harus menjalani karantina meskipun COVID-19 tidak menginfeksi mereka. Kesehatan adalah kekayaan. Hal-hal lain dapat menunggu untuk sementara waktu.‍

5. Manajemen krisis

‍Lihatlah situasi saat ini dan perlakukan hal tersebut sebagai peringatan. Langkah-langkah yang Anda ambil harus didokumentasikan dan dipetakan dengan baik, dengan mempertimbangkan masa depan. Semua yang Anda lakukan bisa menjadi doktrin untuk menangani situasi seperti ini di masa mendatang.

Kembali ke COVID-19, virus ini menyebar melalui percikan pernapasan ketika orang yang terinfeksi batuk atau bersin. Virus ini sangat menular, dan orang yang terinfeksi dapat memengaruhi setidaknya dua orang yang bersentuhan dengannya. Ada juga kemungkinan seseorang dapat terinfeksi dengan menyentuh permukaan atau benda yang terkontaminasi dan kemudian menyentuh wajahnya, terutama hidung atau mulut.

Sebagai seorang HR, lakukan langkah-langkah berikut:-

Berikan instruksi yang jelas kepada karyawan Anda untuk mencuci tangan secara teratur
Pastikan tempat kerja Anda dibersihkan secara teratur
Mengidentifikasi karyawan yang terlihat tidak sehat, memeriksa gejala flu
Jika mereka menunjukkan tanda-tanda flu, mintalah mereka untuk mengambil cuti
Sampaikan instruksi kesehatan setiap hari
Mengeluarkan kebijakan "Dilarang Berjabat Tangan" untuk sementara
Pastikan tempat-tempat yang sering disentuh seperti gagang pintu dibersihkan secara teratur

Selain mengikuti langkah-langkah tersebut, bentuklah tim pengawas internal dan latihlah mereka untuk mengatasi masalah ini. Berikan mereka pelatihan yang tepat, berikan materi komunikasi yang tepat dan informasi kontak yang benar. Mereka harus tahu cara menghubungi badan kesehatan setempat dan memberi tahu mereka jika ada kasus COVID-19 di tempat kerja. Mereka harus diberi tugas untuk berkomunikasi secara teratur dengan karyawan secara offline dan menyebarkan kesadaran tentang penyakit ini.

Sebagai HR, pastikan karyawan Anda tidak memaksakan diri untuk bekerja jika mereka terinfeksi COVID-19. Jika karyawan menunjukkan gejala tidak enak badan, minta mereka untuk cuti atau pastikan mereka ditugaskan di tempat terpencil yang jauh dari staf. Ingat, minimalkan risiko, maksimalkan pencegahan.

Memiliki rencana adalah hal yang baik, tetapi perencanaan hanya sebaik pelaksanaannya. Karena COVID-19 telah dinyatakan sebagai pandemi, maka inilah saatnya untuk bertindak berdasarkan instruksi yang diberikan di atas. Kita perlu mempromosikan budaya kerja yang sehat untuk menciptakan organisasi yang sukses. Jika karyawan Anda lumpuh, maka organisasi Anda akan bertekuk lutut. Lindungi karyawan Anda untuk memastikan masa depan yang aman bagi organisasi Anda. Tetap waspada! Ini juga akan berlalu...