Cara Mengurangi Ketidakhadiran Karyawan: 7 Strategi yang Dapat Membantu

Kirti Kautalaya -

Daftar Isi

Ketidakhadiran karyawan dapat menimbulkan berbagai konsekuensi negatif pada bisnis. Bahkan, sampai pada tingkat di mana hal itu mempengaruhi profitabilitas dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Ketidakhadiran dapat lebih merugikan dalam dua situasi ini:

  • Ketika seorang karyawan tidak masuk kerja pada waktu-waktu sibuk sepanjang tahun.
  • Ketika tenggat waktu untuk proyek tertentu semakin dekat.

Meskipun ada beberapa alasan seperti tugas juri, perayaan hari besar keagamaan, dan cuti disabilitas yang tidak dapat dihindari, beberapa pekerja menyalahgunakan hukum yang secara hukum melindungi mereka dari hukuman karena tidak masuk kerja.

Perusahaan memahami bahwa karyawan mungkin tidak masuk kerja karena alasan di luar kendali mereka, tetapi tidak masuk kerja dalam jumlah yang wajar dapat merugikan bisnis dalam lebih dari satu cara. Produktivitas menurun, yang dapat memengaruhi keuntungan bisnis apa pun.

Diperkirakan bahwa ketidakhadiran karyawan merugikan pemilik bisnis sebesar $3600 per tahun per karyawan per jam dan $2650 per tahun untuk setiap karyawan yang digaji.

Apa yang dimaksud dengan ketidakhadiran karyawan?

Ketidakhadiran karyawan adalah kebiasaan atau ketidakhadiran yang terus-menerus dari tempat kerja. Hal ini dapat menjadi tanda ketidakterlibatan dan dapat mengindikasikan bahwa karyawan bisnis tidak tertarik dengan pekerjaan mereka atau perusahaan itu sendiri.

Hal ini dapat disebabkan oleh semangat kerja yang rendah atau karyawan yang merasa kelelahan dan tidak fokus pada tugas mereka. Hal ini tidak dapat diselesaikan secara keseluruhan, namun dapat ditingkatkan dengan menggunakan beberapa strategi utama.

Contoh ketidakhadiran karyawan

Ada banyak alasan mengapa seorang karyawan sering absen dari pekerjaannya. Sering kali, hal ini disebabkan oleh ketidakpuasan terhadap peran mereka, namun bisa juga karena faktor lain yang mendasarinya.

Beberapa contoh ketidakhadiran karyawan meliputi:

  • 🤒 Illnesses or injuries: When an employee is sick or injured, doctor’s appointments and recovery can be a reason for absenteeism in the workplace.
  • 💼 Job hunting: If an employee is unsatisfied with the current job (for different reasons), they may seek other employment opportunities, missing work to attend job interviews.
  • 📅 Inflexible schedules: Organizations that do not allow employees to work from home occasionally tend to see a high absenteeism rate.
  • 👶 Childcare and eldercare: An employee may be absent for many days at work if they cannot find other alternative care for their children or adults that they are responsible for.
  • 🧠 Penyakit mental: Menurut sebuah penelitian yang diterbitkan di NCBI (National Institute of Mental Health), depresi adalah penyebab utama ketidakhadiran.
  • 😔 Disengagement: Employees who are no longer passionate about their job are more likely to be absent due to a lack of motivation.
  • 😮‍💨 Kelelahan : Karyawan yang terlalu banyak bekerja dapat jatuh sakit karena kurangnya penghargaan, stres yang tinggi, atau tingkat tekanan yang tinggi.
  • 🥺 Harassment: Employees that are constantly picked on or singled out, whether by other employees or senior managers, are more likely to miss work to escape the bullying.
  • ⏰ Time theft: Taking long breaks, coming in late, or leaving early, instead of taking a whole day off are also considered absenteeism.
  • 🧓 Age: On average, younger people are more likely to miss more work than older people.

7 Strategi sukses untuk mengurangi ketidakhadiran karyawan

Untuk membantu Anda mengatasi tantangan ketidakhadiran, pastikan Anda mengikuti tips berikut ini:

1. Survei karyawan Anda untuk memahami alasan ketidakhadiran dan mengetahui akar penyebab ketidakhadiran

  • Langkah pertama untuk mengatasi masalah ketidakhadiran adalah mencari tahu apa penyebabnya. Apakah terkait dengan tempat kerja, atau apakah karyawan Anda sedang menghadapi sesuatu dalam kehidupan pribadi mereka?
  • Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka dengan karyawan dan cari tahu apakah ada perubahan yang dapat Anda bantu.
  • Ketika karyawan kembali dari cuti panjang, seperti cuti melahirkan atau sakit yang berkepanjangan, ada baiknya berbicara dengan karyawan tentang kembalinya mereka.
  • Berdasarkan wawancara kembali bekerja, Anda dapat mengambil tindakan yang tepat untuk memastikan bahwa karyawan siap untuk kembali bekerja dan membuat karyawan tersebut kembali beraktivitas di tempat kerja.

2. Buat rencana yang dipersonalisasi untuk setiap tim yang menghadapi masalah ketidakhadiran. Alasannya di tim pemasaran bisa sangat berbeda dengan tim dukungan pelanggan

  • Jika suatu departemen tertentu memiliki tantangan ketidakhadiran karena masalah kesehatan, maka solusinya akan sangat berbeda jika dibandingkan dengan departemen yang memiliki tantangan yang sama, tetapi dengan alasan yang mendasari yang berbeda yaitu rendahnya moral atau karyawan yang mencari peluang kerja lain.
  • Di tempat kerja atau departemen di mana karyawan lebih sering jatuh sakit, perkenalkan opsi untuk jadwal yang fleksibel atau kesempatan untuk bekerja dari rumah.
  • Katakanlah tim pemasaran Anda mengalami lonjakan ketidakhadiran yang signifikan. Hal ini bisa jadi karena kurangnya komunikasi untuk proyek, tujuannya, tanggal jatuh tempo yang tidak dapat dicapai, atau cara anggota tim berinteraksi. Dalam situasi ini, Anda dapat membuat rencana yang dipersonalisasi yang melibatkan pembangunan tim, keterampilan komunikasi, dan mungkin kerangka waktu proyek yang lebih fleksibel.
  • Di sisi lain, jika tim layanan pelanggan melihat tingkat ketidakhadiran yang tidak dapat diterima, tim tersebut mungkin akan mengalami tekanan dalam berkomunikasi dengan pelanggan. Salah satu cara untuk meringankan tekanan tim layanan pelanggan adalah dengan memberikan waktu istirahat yang lebih lama, membuat skrip yang lebih teliti, atau menerapkan sistem otomatis yang menjawab pertanyaan dasar pelanggan dan hanya menyisakan masalah yang rumit untuk perwakilan layanan pelanggan.

3. Menerapkan program kesehatan. Memprioritaskan kesehatan fisik, emosional, dan mental

  • Menawarkan program kesehatan di tempat kerja yang komprehensif dapat mengurangi ketidakhadiran dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Jika tim Anda bekerja di lingkungan dengan tingkat stres tinggi, cari tahu cara-cara untuk menghilangkan stres di tempat kerja dan bantu mereka memprioritaskan kesehatan mental.
  • Ketika kesehatan mental, emosional, dan fisik ditangani, keterlibatan dan kehadiran di tempat kerja dapat dan kemungkinan besar akan meningkat secara alami.

4. Menawarkan hari libur dan cuti berbayar

  • Menawarkan cuti sakit berbayar, cuti melahirkan, dan cuti berbayar lainnya membuat karyawan ingin tetap bekerja di perusahaan Anda dan lebih terlibat. Menerapkan cuti berbayar dan memberikan waktu untuk diri sendiri dapat membantu mengurangi ketidakhadiran.
  • Cuti sakit berbayar membantu mengurangi ketidakhadiran dan memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk tinggal di rumah ketika mereka merasa kurang sehat. Hal ini juga mencegah karyawan lain dari kemungkinan jatuh sakit. Hal ini terutama berlaku selama masa COVID. Hal ini memberikan waktu bagi karyawan untuk melakukan karantina dan memulihkan diri dari penyakit mereka. Cuti sakit berbayar dapat secara signifikan memengaruhi keputusan karyawan ketika mereka kembali bekerja.

5. Pertimbangkan jam kerja yang fleksibel dan prioritaskan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi

  • Menawarkan jadwal yang fleksibel kepada karyawan akan meningkatkan keterlibatan mereka, menghidupkan kembali gairah mereka terhadap pekerjaan yang pernah mereka miliki, atau bahkan menyalakan kembali gairah yang tidak pernah ada sejak awal.
  • Dengan meningkatnya popularitas Zoom dan alternatif Zoom lainnya, bekerja dari rumah menjadi lebih mudah dari sebelumnya. Rapat tidak lagi harus diadakan di ruang konferensi.
  • Beberapa perusahaan bahkan telah menemukan bahwa beralih ke 4 hari kerja dalam seminggu dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi kemungkinan ketidakhadiran karyawan.

6. Meningkatkan semangat kerja karyawan dengan pengakuan, penghargaan, dan rasa terima kasih

  • Menerapkan program penghargaan adalah motivator yang bagus bagi karyawan untuk tetap terlibat dan mengurangi ketidakhadiran.
  • Meskipun Anda tidak dapat menghindari beberapa ketidakhadiran, program penghargaan dapat membuat karyawan Anda tetap termotivasi dan terlibat dalam pekerjaan yang ada.
  • Ketika karyawan diakui atas pekerjaan mereka, hal ini akan meningkatkan semangat kerja mereka. Pastikan untuk mengenali dan memberi penghargaan kepada karyawan dengan catatan kehadiran terbaik.
  • Tingkatkan keterlibatan dengan merayakan ulang tahun karyawan di tempat kerja. Mengirimkan kartu ucapan terima kasih sederhana, surat penghargaan, atau bahkan hadiah yang dipersonalisasi kepada karyawan Anda dapat membuat mereka bekerja lebih dari sekadar menjalankan tugas. Selain itu, adakan latihan pembangunan tim ekstra kurikuler dari waktu ke waktu.
🏆
Cukup dengan mengakui pekerjaan yang dilakukan dengan baik, atau bahkan hanya dengan kehadiran mereka di tempat kerja, dapat meningkatkan semangat kerja dan, pada gilirannya, meningkatkan produktivitas. Mendukung karyawan melalui tantangan dapat membuat karyawan merasa lebih bersemangat dan lebih terlibat dalam pekerjaan mereka.

7. Menciptakan lingkungan yang mendorong dialog, koneksi, kolaborasi, dan umpan balik yang sehat

Collaboration can enhance performance and create a healthy relationship between employer and employee. Creating opportunities for open dialogue can ensure a smoother workflow for everyone, improve productivity, and boost morale on all sides.

Doronglah kolaborasi di tempat kerja dengan cara-cara berikut ini:

  • Tenaga kerja yang beragam dapat menciptakan lingkungan di mana orang-orang dari berbagai latar belakang dapat berkolaborasi dan mencapai titik temu.
  • Menjaga lingkungan yang saling menghormati dan mendorong perilaku ini sangat penting untuk kolaborasi yang efektif.
  • Ketika konflik muncul, ciptakan lingkungan yang aman secara psikologis di mana karyawan dapat terbuka satu sama lain dan mampu menyelesaikan masalah di antara mereka sendiri.
  • Hal ini menjadi semakin rumit ketika karyawan tidak percaya pada perusahaan atau organisasi tempat mereka bekerja. Jadi, pastikan untuk membangun kepercayaan dengan karyawan Anda.

Cara mengatasi ketidakhadiran karyawan seminimal mungkin

Jumlah ketidakhadiran yang dapat ditoleransi oleh perusahaan atau organisasi berbeda-beda antara satu karyawan dengan karyawan lainnya, satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, dan terkadang, sepanjang tahun.

Salah satu kunci utama untuk mengurangi ketidakhadiran adalah memastikan bahwa kebijakan kehadiran jelas dan dipahami oleh semua karyawan saat ini dan karyawan baru.

Perusahaan juga dapat mencegah karyawannya untuk absen dengan mengambil langkah-langkah proaktif seperti:

  • Menghargai kehadiran yang baik
  • Memberikan dukungan kesehatan emosional dan fisik
  • Berfokus pada keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi
  • Membuat jadwal yang fleksibel
  • Memberikan kesempatan untuk bekerja dari rumah
  • Menjaga komunikasi tetap terbuka
  • Mendorong kolaborasi
  • Meminta umpan balik secara berkala
  • Mengurangi stres di tempat kerja
  • Memiliki kebijakan kehadiran yang jelas

Ketika karyawan absen, hal ini memberikan lebih banyak tekanan dan beban kerja yang lebih besar pada orang lain. Tidak hanya itu, hal ini juga menimbulkan biaya yang lebih tinggi bagi perusahaan. Dengan ketidakhadiran yang berlebihan, perusahaan mungkin akan terus mencari pengganti atau mungkin, membayar lembur orang lain untuk menggantikan karyawan yang tidak hadir untuk sementara waktu.

Dengan upah lembur yang membebani pemberi kerja lebih banyak uang, hal ini dapat secara signifikan mengurangi keuntungan dan meningkatkan biaya pekerjaan bagi pemberi kerja.

Ketika ada lingkungan yang membuat karyawan tidak ingin absen, mereka akan lebih cenderung hadir. Menciptakan lingkungan yang sehat dan stabil bagi karyawan adalah cara terbaik untuk mengurangi ketidakhadiran di tempat kerja.

Ucapan Selamat Ulang Tahun untuk Karyawan
Kutipan Keselamatan di Tempat Kerja untuk Memotivasi
Ucapan Selamat Hari Apresiasi Karyawan
Kutipan Motivasi untuk Pekerja Kesehatan
Template Email Lamaran Pekerjaan
Contoh Surat Penerimaan Pengunduran Diri
Surat Pengunduran Diri Karena Masalah Kesehatan
Ucapan dan Pesan Pensiun
Hadiah Perpisahan untuk Rekan Kerja