Programma di assistenza ai dipendenti: Definizione, benefici e tipologie

I clienti non ameranno mai un'azienda finché i dipendenti non la ameranno per primi. -Simon Sinek

Sam è assente oggi!

Ma perché?

È malato, sembrava anche un po' stressato".

Lo stress non costa solo ai dipendenti, ma anche ai datori di lavoro. Lo studio ha anche rivelato che lo stress porta alla violenza, all'aumento dei costi assicurativi, alla diminuzione della produttività e, in alcuni casi, anche agli incidenti.

Tuttavia, un semplice programma di assistenza può facilitare molto i dipendenti e i datori di lavoro.

Che cos'è un programma di assistenza ai dipendenti?

L'assicurazione sanitaria del dipendente non viene toccata, il che significa che il programma non ha alcun costo per i dipendenti. I fornitori di programmi di assistenza ai dipendenti dispongono di una rete di professionisti esperti in materia di benessere mentale, abuso di sostanze e altro ancora.

È possibile stipulare un contratto con un fornitore di EAP in diversi modi, ma questo è un argomento da trattare in seguito. Cerchiamo di capire perché ne avete bisogno.

Perché avete bisogno di un programma di assistenza ai dipendenti?

Bensinger, DuPont & Associates hanno condotto un'indagine su 24.000 dipendenti e hanno scoperto che i problemi personali hanno un impatto sulle prestazioni lavorative dei dipendenti.

Quindi, cosa dovete fare come datore di lavoro?

La soluzione è l'EAP.

Oltre a migliorare la produttività, i PAE possono:

• ✅ Ridurre l'assenteismo
• ✅ Riduzione delle controversie di lavoro
• ✅ Ridurre gli incidenti stradali
• ✅ Riduzione dei costi assicurativi
• Aumentare la fidelizzazione dei dipendenti
• Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti

Ecco cos'altro copre.

I programmi di assistenza ai dipendenti si sono evoluti negli ultimi anni e ora assistono i dipendenti più che l'abuso di sostanze. La consulenza del PAE non è più limitata ai dipendenti, ma è diventata disponibile anche per le loro famiglie.

Vantaggi del programma di assistenza ai dipendenti

Ecco i vantaggi dei fornitori di programmi di assistenza ai dipendenti:

• Conflitti sul posto di lavoro: Come affrontare i dipendenti e i dirigenti furbi.
• Abuso di alcol o sostanze: Affrontare la dipendenza da alcol di un collega o di un familiare.
• Problemi di salute mentale: Assistenza in caso di depressione, gestione dell'invidia o della rabbia, bassa autostima, ecc.
• Problemi familiari o personali: Suggerimenti su come affrontare la violenza domestica, la separazione e persino i problemi dei genitori.
• Problemi di salute e assistenza: Gestione di problemi di disabilità/medici e guida nell'assistenza a persone malate o anziane.
• Consulenza finanziaria: Gestione delle spese della carta di credito o suggerimenti per evitare la bancarotta.
• Consulenza legale e familiare: Custodia dei figli, consulenza matrimoniale o problemi di divorzio.
• Assistenza al lutto: Il dolore per la perdita di una persona cara o per il superamento di un incidente sul lavoro.

‍Tipi di programmi di assistenza per i dipendenti

I datori di lavoro possono stipulare contratti con gli EAP in molti modi. Di seguito sono elencati alcuni tipi comuni di programmi EAP.

1. Programmi interni

• Questi programmi consentono ai datori di lavoro di assumere consulenti interni.
• Le grandi aziende con una concentrazione di dipendenti utilizzano programmi interni e la disponibilità in loco rende facile la consulenza EAP.

Tuttavia, i programmi interni non vengono apprezzati dai dipendenti come quelli esterni. Il motivo è che i dipendenti esitano a utilizzare i PAE a causa della privacy.‍

2. Programmi esterni

• Si tratta di un programma basato su un regolare contratto tra il datore di lavoro e il fornitore di EAP.
• Il programma consente ai dipendenti di collegarsi tramite un numero verde.
• Lo specialista EAP verificherà i dettagli e suggerirà le risorse migliori in base alla posizione geografica del dipendente.

3. Programmi misti

• Questi programmi sono adatti ad aziende con dipendenti grandi e piccoli concentrati in sedi diverse.
• Il programma consente ai dipendenti di utilizzare i servizi di loro gradimento, sia internamente che tramite un numero verde.

Costo del programma di assistenza ai dipendenti

I datori di lavoro possono personalizzare il servizio EAP in base alle loro esigenze. La personalizzazione ha un ruolo massiccio nel costo del servizio. Le piccole aziende con un maggior numero di prestazioni tendono a costare di più.

In genere, un programma EAP può costare anche solo 10 dollari per dipendente, a seconda dei servizi offerti dall'azienda, della sua ubicazione e della sua forza.

Ecco i modelli di consegna che variano i costi.

1. Contratti a canone fisso

Il modello prevede un costo per dipendente, indipendentemente dal numero di dipendenti che utilizzano i servizi. I fornitori di programmi di assistenza ai dipendenti offrono anche valutazioni, consulenze e programmi educativi con questo modello.

2. Contratti a pagamento

I fornitori di EAP e i datori di lavoro stipulano contratti diretti, e il datore di lavoro paga quando un dipendente utilizza i servizi.

3. I consorzi

Diversi piccoli datori di lavoro si uniscono e stipulano un contratto con un fornitore di EAP. Questo modello aiuta a ridurre il costo per dipendente.

Come impostare i programmi di assistenza ai dipendenti?

L'istituzione di un programma di assistenza ai dipendenti ha come obiettivo un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, che in ultima analisi porterà a una maggiore produttività dell'agenzia. Tuttavia, i risultati dipendono dai fattori che si considerano (elencati di seguito) durante la creazione di un EAP.

1. Ricercare i servizi di cui il dipendente ha bisogno

La ricerca delle esigenze vi aiuterà a ottimizzare i costi senza perdere l'efficacia dell'EAP. Molte aziende utilizzano valutazioni e sondaggi interni e raccolgono i dati per identificare le esigenze dei propri dipendenti.

Ad esempio, è possibile identificare l'età media dei dipendenti e scegliere i servizi di cui hanno bisogno in base ai dati raccolti. I dipendenti sposati saranno più propensi a utilizzare i servizi di consulenza matrimoniale, mentre i neo-genitori preferiranno i servizi di assistenza all'infanzia.‍

2. Ricerca del fornitore di EAP

Dopo aver identificato i servizi richiesti, scegliete un fornitore di programmi di assistenza ai dipendenti che vi aiuti a raggiungere la perfezione. Chiedete ai vostri concorrenti (con una forza lavoro simile) e includete le loro raccomandazioni per creare un elenco di fornitori di programmi di assistenza ai dipendenti.

A questo punto, filtrate le opzioni raccolte e scegliete un EAP qualificato in base ai punti elencati di seguito.

• Considerate gli anni di servizio, il numero di referenze e la base di clienti: più sono, meglio è.
• ✅ Forniscono i servizi di cui avete bisogno in modo specifico?
• Forniscono servizi on-site, off-site o entrambi? E sono in grado di gestire dipendenti in sedi diverse?
• I servizi saranno disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7?
• La rete di EAP possiede le credenziali relative alle questioni legali sulla salute che fornisce?
• Quante sessioni gratuite saranno disponibili prima che il dipendente debba pagare?
• Considerate i tempi di risposta dell'EAP quando un dipendente lo contatta.
• Cosa dicono di EAP le testimonianze e le recensioni?

Non dimenticate di controllare l'elenco dei fornitori di EAP che abbiamo compilato per voi.

3. Promuovere il programma tra i dipendenti

I dipendenti potrebbero non iniziare a utilizzare l'EAP per due motivi: riservatezza e inconsapevolezza. Julie Krause, Benefits Manager - U.S. Wellness di Microsoft, ha menzionato una volta che hanno lanciato una campagna (It's OK Not to Be OK) nel maggio 2018.

L'iniziativa ha aperto la conversazione sulla salute mentale e ha incoraggiato i dipendenti a utilizzare le risorse dell'EAP.

Ecco cosa potete fare:

• Appuntate gli opuscoli su bollettini e pareti, dove il dipendente possa notarli di frequente.
• Dite ai vostri dipendenti che il servizio sarà riservato e gratuito. Potete anche chiamare il vostro fornitore di EAP per spiegare i servizi attraverso il workshop.

L'impostazione dell'EAP comporta anche alcune questioni legali, e le considerazioni che ne derivano possono farvi risparmiare molto.

Leggi sui programmi di assistenza ai dipendenti

Poiché i programmi di assistenza ai dipendenti lavorano a stretto contatto con i dipendenti, i rischi legati alle questioni legali sono sempre coinvolti.

Nella causa Hobson v. St. Luke's Hospital and Health Network, un paramedico ha citato in giudizio il suo datore di lavoro sostenendo che il suo impiego era stato interrotto perché il datore di lavoro aveva discriminato la sua malattia mentale e il suo sesso maschile.

Nel frattempo, il licenziamento della querelante è avvenuto perché ha molestato sessualmente la collega infermiera. Ecco quindi cosa bisogna fare attenzione.

1. La riservatezza

Di solito, l'EAP non condivide le informazioni riservate di un dipendente senza il suo consenso. L'eccezione si verifica quando il datore di lavoro riceve una relazione finale sui servizi forniti per i problemi.

Il datore di lavoro non deve rendere pubbliche le informazioni, poiché la violazione della riservatezza comporta un risarcimento elevato. L'azione può anche costare la reputazione di un dipendente che può distruggere il suo futuro.

2. Rinvio obbligatorio

Il ricorso al PAE deve avvenire con il consenso del dipendente, ossia deve essere volontario. Quando il datore di lavoro obbliga il dipendente a rivolgersi al centro a causa della sua malattia, si parla di rinvio obbligatorio.

In questo caso,

• Il datore di lavoro deve registrare un declino nelle prestazioni passate del dipendente per rendere obbligatorio il suo rinvio a un fornitore di EAP.
• Il datore di lavoro non deve minacciare il licenziamento del dipendente per imporre il rinvio. La mossa invita a intraprendere un'azione legale che rivendichi la discriminazione da parte di un datore di lavoro a causa della malattia mentale di un dipendente.

Chiavi del successo del programma

Il successo del programma EAP viene condiviso tra dipendente e datore di lavoro. Inoltre, i fattori che favoriscono il successo sono elencati di seguito.

1. Fattori regolati dalla gestione

Il successo parla di questi due fattori che il management gestisce.

• La consapevolezza del programma è fondamentale per la partecipazione dei dipendenti e la partecipazione attiva è il primo passo per il successo del programma.
• I dipendenti esitano a partecipare per questioni di riservatezza. È possibile affrontare la questione in seminari condotti da professionisti EAP.

2. Fattori basati su KPI

La partecipazione attiva dei dipendenti e un ROI più elevato indicano un maggiore successo. Il ROI del programma può essere misurato in base agli indicatori di prestazione chiave elencati di seguito.

• Miglioramento della produttività
• Riduzione dell'assenteismo
• Riduzione degli incidenti sul posto di lavoro

Ecco cosa dovete fare:

• Creare un registro dei dipendenti che hanno utilizzato il programma di assistenza ai dipendenti.
• Tracciate il coinvolgimento dei dipendenti attraverso la riduzione dell'assenteismo, degli incidenti sul posto di lavoro, della produttività dei dipendenti e così via, in un arco di tempo specifico.
• Notate la differenza e compilate i risultati alla fine. Potete anche nominare un manager interno.

Elenco dei fornitori di programmi di assistenza ai dipendenti

Qui di seguito abbiamo elencato alcuni fornitori di EAP che hanno le recensioni più alte (più di dieci) e un punteggio superiore a 3,5:

• Go365
• Optum
• Gilsbar
• Virgin Pulse, Inc.
• Tendone Salute
• Avvocato della salute
• Lavori di benessere per voi
• CuraLinc Assistenza sanitaria

Conclusione

In fin dei conti, non si può dire che i dipendenti siano stressati fino a quando le loro prestazioni non ne risentono. Incoraggiare i dipendenti a discutere dei loro problemi è il compito più impegnativo per un datore di lavoro.

Ecco perché la scelta di un EAP adatto è importante. Scegliete le testimonianze e le recensioni degli EAP come fattori decisivi, perché saranno di aiuto ai conducenti dell'azienda.