Cosa sono le carte carburante e perché le aziende le emettono?

Nel mondo del lavoro moderno, le aziende sono alla costante ricerca di modi innovativi per responsabilizzare i propri dipendenti e snellire i processi. Un'area che spesso causa frustrazione e inutili oneri amministrativi è la distribuzione di quote di carburante per i viaggi di lavoro e gli spostamenti in ufficio.

Ma cosa succederebbe se una soluzione potesse liberare i dipendenti dal fastidio di dover pagare di tasca propria e di dover affrontare macchinose procedure di rimborso? Ecco le carte carburante: la svolta che stavate aspettando!

Le carte carburante offrono un metodo semplice ed efficiente per distribuire le quote carburante, garantendo al contempo diversi vantaggi, tra cui l'esenzione fiscale. Con le carte carburante, le organizzazioni possono rivoluzionare il loro approccio alle quote carburante dei dipendenti, promuovendo l'efficienza e ottenendo sostanziali risparmi sui costi.

Analizziamo come queste carte carburante alleggeriscano l'onere dei pagamenti diretti e consentano ai dipendenti di rifornire i propri veicoli senza problemi, garantendo al contempo la conformità alle normative sull'esenzione fiscale.

Che cos'è una carta carburante?

Le carte carburante vengono rilasciate dalle società ai propri autisti, consentendo loro di pagare gli acquisti di carburante al posto dei contanti o delle carte di credito. L'azienda riceve direttamente la fattura a intervalli regolari e accettati. Le carte carburante funzionano con stazioni di servizio specifiche e approvate e consentono di risparmiare gran parte del denaro dell'azienda.

Vantaggi dell'emissione di carte carburante

La vostra azienda può trarre molti vantaggi dall'emissione di una carta carburante per il personale:

1. Informazioni su ogni acquisto

Sarete in grado di tenere traccia di ogni acquisto di carburante effettuato dai vostri dipendenti. Ogni volta che la carta viene utilizzata, si ottengono immediatamente informazioni sulla quantità di carburante acquistato, sulla stazione di servizio in cui è stato acquistato, sulla data di acquisto e sul nome del dipendente.

In questo modo è possibile tenere sotto controllo la spesa del dipendente per il gas. Inoltre, garantisce che la carta non venga utilizzata per le spese personali del dipendente. Senza una carta carburante, un dipendente fraudolento potrebbe creare ricevute false dalle stazioni di servizio, il cui onere sarebbe a carico dell'azienda.

2. Ricevere sconti sui volumi per l'acquisto di carburante

Se avete una flotta di veicoli, avrete più conducenti con carte carburante. Acquisterete gas frequentemente.

Le carte carburante offrono sconti a volume in base alla quantità di gas acquistato. Ciò può ridurre notevolmente le spese per il carburante. Il volume degli sconti varia a seconda del tipo di carte carburante acquistate.

3. Razionalizzare le spese per il carburante

È più facile gestire le spese per il carburante emettendo carte carburante. È possibile limitare la spesa di ciascun conducente. Si possono anche imporre limitazioni sul tipo di carburante acquistabile.

Questo limita qualsiasi tentativo di frode da parte degli autisti e aiuta le organizzazioni a razionalizzare le spese per il carburante all'interno del loro budget.

4. Migliora l'efficienza operativa

Senza un sistema di carte carburante, gli autisti devono presentare all'azienda le ricevute fisiche per ogni spesa di carburante sostenuta per i viaggi ufficiali. Quando le esigenze di trasporto legate all'azienda sono enormi, un'azienda impiega molti autisti. Questo comporta un'enorme mole di lavoro cartaceo, poiché tutte le ricevute devono essere documentate e analizzate.

Con le carte carburante tutto questo viene eliminato e tutto può essere gestito in modo efficiente online. Riducendo il tempo dedicato a queste attività, l'emissione di carte carburante contribuisce a migliorare l'efficienza operativa.

5. Più sicurezza

Con le carte carburante, potete essere certi che non ci siano acquisti non autorizzati. Le carte possono essere utilizzate solo con specifici numeri PIN rilasciati agli autisti. Questo aumenta la sicurezza e aiuta a tenere sotto controllo le spese per il carburante.

In che modo i dipendenti possono beneficiare delle carte carburante?

Ecco alcuni vantaggi per i vostri dipendenti:

1. Riduce i costi iniziali

Senza carte carburante, i dipendenti devono spendere di tasca propria per le spese di carburante legate al lavoro. Per ottenere il rimborso delle spese devono presentare periodicamente le ricevute.

Si tratta di un processo noioso e di un onere per i dipendenti, che pagano di tasca propria. Con l'emissione di carte carburante, le aziende aiutano i dipendenti a ridurre i costi iniziali.

2. Accumulare punti premio

Ogni volta che gli automobilisti acquistano carburante con le carte carburante, possono richiedere punti premio ai negozi aderenti. I punti accumulati possono essere utilizzati per gli acquisti successivi. Questo porta a una riduzione dei costi e aiuta notevolmente l'azienda e i dipendenti.

3. Pagamenti senza problemi

Con le carte carburante è più facile presentare la carta e fare il pieno. Non c'è bisogno di portare sempre con sé denaro contante. Esiste un accordo con specifiche stazioni di rifornimento aderenti all'iniziativa; pertanto, gli autisti devono entrare e fare rifornimento senza firmare alcuna ricevuta.

4. Eliminazione della documentazione cartacea

Senza la carta carburante, gli autisti dovevano conservare accuratamente tutte le ricevute del carburante. Anche la mancanza di un solo scontrino può renderli responsabili, poiché la spesa è legata all'attività e la sua contabilizzazione è essenziale. Con l'eliminazione di questa documentazione cartacea, il compito degli autisti diventa molto semplice. Le ricevute mensili vengono inviate direttamente dai distributori di carburante online.

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Le migliori carte carburante per le piccole imprese

Ecco 5 carte carburante che le aziende possono offrire ai loro dipendenti per scopi come i viaggi di lavoro e gli spostamenti in ufficio per aiutarli a risparmiare.

1. Carta flotta Fuelman

La carta Fuelman per flotte vi consente di pagare il gas e altre forniture presso le stazioni di servizio in tutti gli Stati Uniti. È adatta alle aziende che riforniscono da 1000 a 5000 galloni al mese.

Queste carte sono accettate in quasi tutte le stazioni di servizio e in quasi 45.000 stazioni di servizio negli Stati Uniti. Esistono 4 tipi di carte Fleetman: Deep Saver, Simple Saver, Universal Premium Mastercard e Public Sector Fleet card.

Pro

Accettazione in quasi 50.000 stazioni di servizio negli Stati Uniti.
Sconti enormi nei minimarket.
Alto potenziale di risparmio sul carburante grazie agli sconti.

Contro

L'app è obsoleta.
Per richiedere la carta, è necessario mantenere un punteggio di credito elevato.

2. Carta WEX per la flotta

È una carta standard per le piccole imprese e offre uno sconto di quasi il 3% sulle tariffe del carburante. I tipi di carta offerti sono WEX large fleet card, WEX FlexCard e WEX fleet cross-road card.

Pro

È disponibile una funzione di analisi avanzata per il monitoraggio.
Enorme risparmio sui costi del carburante.

Contro

Scarsa rete di assistenza clienti.
I termini di servizio vengono aggiornati senza che l'azienda lo sappia.

3. Carta carburante Shell per piccole imprese

Shell offre una gamma di carte carburante adatte a imprese di vario tipo. Le carte carburante Shell hanno caratteristiche di sicurezza migliorate e sono molto vantaggiose per le aziende. Shell offre un'assistenza clienti 24 ore su 24 attraverso i suoi centri di contatto.

Pro

Facile gestione e reportistica online.
Struttura tariffaria amichevole.

Contro

Traccia solo le spese per il carburante e non quelle correlate.
I premi sono inferiori rispetto ad altre carte.

4. Carta carburante BP Business Solutions

Le carte carburante BP sono ampiamente accettate in tutti gli Stati Uniti, con la più grande rete di stazioni di rifornimento. Esistono due tipi di carte, la Fuel Plus e la Mastercard. Queste carte possono essere utilizzate anche per le spese di assistenza e manutenzione dei veicoli della flotta.

Pro

Dispone di eccellenti funzioni di reporting.
Sconti fino a sei centesimi per gallone.

Contro

Sulla costa occidentale e in alcune zone del sud le stazioni di rifornimento BP sono limitate.
Per usufruire degli sconti, è necessario superare la soglia dei 300 litri al mese.

5. Carta ExxonMobil Business Fleet

Le carte ExxonMobil sono altamente sicure e ampiamente accettate. Offre inoltre enormi sconti sugli acquisti di grandi quantità. La carta offre funzioni di reporting complete che ne facilitano il monitoraggio.

Pro

I proprietari di grandi flotte possono ottenere notevoli risparmi sui costi.
Più flessibile di altre carte.

Contro

Non prevede assistenza e manutenzione.
Al di fuori della costa orientale, le opzioni per le stazioni di servizio sono limitate.

Conclusione

Con le carte carburante, sia l'azienda che gli autisti godono di molti vantaggi. Sebbene la maggior parte dei tipi di carte offra vantaggi simili, potete scegliere quella adatta alle vostre esigenze aziendali. Confrontate le carte emesse da diverse società prima di sceglierne una.