10 migliori pratiche di automazione delle risorse umane per migliorare l'efficienza aziendale

Automazione e risorse umane possono sembrare due idee in contraddizione: macchine e uomini non sono sempre partner naturali. In realtà, l'automazione delle risorse umane può migliorare significativamente l'efficienza aziendale, rendere più fluido il flusso di lavoro del team HR e ridurre gli errori.

In che modo esattamente l'automazione delle risorse umane può farlo? In questo post esploreremo i dieci modi in cui l'automazione delle risorse umane può aumentare l'efficienza della vostra azienda e portare benefici a tutta l'organizzazione.

Cominciamo!

Che cos'è l'automazione delle risorse umane?

È probabile che il vostro team delle risorse umane svolga un gran numero di attività manuali che richiedono molto tempo per far funzionare tutto senza intoppi. Sebbene questi compiti debbano essere svolti, stanno portando via tempo che potrebbe essere dedicato ad attività più importanti.

Perché l'automazione delle risorse umane?

L'automazione nella gestione delle risorse umane può aiutarvi:

• Organizzare elettronicamente i documenti importanti.
• Importare la documentazione necessaria
• Archiviare i file in formati standard per poterli utilizzare su tutti i dispositivi.
• Servire da archivio dei documenti.
• Preparatevi ad affrontare gli audit mantenendo organizzate le informazioni e i dati.

Queste attività amministrative sono tutte importanti, ma le macchine sono in grado di svolgerle con la stessa rapidità degli esseri umani. E con la contrazione dei budget per le risorse umane in molte aziende, è fondamentale svolgere queste attività in modo rapido ed efficiente senza assumere personale aggiuntivo. L'automazione delle risorse umane è la soluzione.

Automazione contro outsourcing

Il ruolo delle risorse umane continua a evolversi a un ritmo più veloce che in passato. Le organizzazioni stanno cercando di trovare il perfetto equilibrio tra lavoro strategico interno, automazione e outsourcing.

Studi recenti sull'evoluzione del ruolo del professionista delle risorse umane indicano che una parte significativa delle funzioni HR, come le responsabilità amministrative, sarà automatizzata o esternalizzata ad altri.

10 migliori pratiche di automazione delle risorse umane

Come potrebbe essere l'automazione delle risorse umane per la vostra azienda? Vediamo alcuni dei migliori esempi di automazione delle risorse umane che dimostrano come sia possibile aumentare l'efficienza aziendale con i giusti strumenti HR.

1. Riduzione dei tassi di errore

Molte attività di inserimento dati per i team delle risorse umane vengono ancora svolte manualmente, inserendo le date di congedo, i dati relativi alle retribuzioni e alle ore e le informazioni sui dipendenti. Ma svolgere tutte queste attività a mano lascia molto spazio agli errori. I dipendenti si stancano, si distraggono o sono un po' storditi dalla natura noiosa e ripetitiva dell'inserimento dei dati, e gli errori capitano.

Correggere questi errori non è solo una seccatura: a volte portano a errori frustranti o costosi che causano problemi più gravi. Evitare questi piccoli errori manuali può far risparmiare tempo e denaro alla vostra azienda.

2. Maggiore motivazione per i dipendenti

Ammettiamolo: quasi nessuno si diverte a svolgere compiti piccoli e insignificanti come l'inserimento dei dati. I dipendenti sono più impegnati quando il loro lavoro ha uno scopo e un significato, e l'inserimento di informazioni sui dipendenti in un foglio di calcolo non rientra in questa categoria. Persino i responsabili delle risorse umane sentono la pressione: in media passano 14 ore alla settimana a completare manualmente attività che potrebbero essere automatizzate.

Liberare il vostro talentuoso team delle risorse umane per concentrarsi maggiormente su ciò che sa fare meglio, come la gestione delle prestazioni dei dipendenti, la guida della strategia aziendale e la gestione del cambiamento, aiuta i dipendenti a essere più motivati a ottenere buone prestazioni e a dare il meglio di sé.

3. Semplificare i flussi di lavoro

Molte attività, processi e flussi di lavoro HR legacy sono molto complessi. Ci sono molti passaggi necessari per completare ogni fase, un intero team di persone coinvolte e tutto sembra durare un'eternità. Questo è l'opposto dell'efficienza.

Ma con l'automazione delle risorse umane, controllare e gestire questi processi è molto più semplice. Ad esempio, controllare e gestire i giorni di ferie e i permessi per malattia è un'operazione complessa se effettuata manualmente.

Ma con l'automazione delle risorse umane, tutte le informazioni sono a portata di mano del team con una semplice ricerca, senza bisogno di estrarre file o inviare una richiesta alle risorse umane. È semplice, veloce e preciso.

4. Aggiungere sicurezza ai dati

I file e le informazioni sulle risorse umane sono fondamentali per la gestione dell'azienda. Potreste essere obbligati a conservare informazioni risalenti ad anni o addirittura decenni fa, e dovete conservarle in caso di audit o per riferimenti futuri.

In molti sistemi HR tradizionali, tutte queste informazioni si trovano su un'unica piattaforma, e se questa ha un problema, i vostri dati possono essere persi per sempre. (Non parliamo poi dell'orrore di un sistema cartaceo che viene distrutto da un incendio o da un'alluvione).

D'altra parte, quando si utilizza l'automazione delle risorse umane, i dati vengono salvati sui server online dell'azienda. Sono al sicuro anche in caso di incidente, interruzione di corrente, disastro naturale o qualsiasi altra evenienza. È una delle più importanti best practice dell'automazione delle risorse umane fornire questi backup in caso di emergenza.

5. Migliorare il processo di assunzione e di onboarding

L'assunzione e l'onboarding dei nuovi dipendenti è uno dei compiti più importanti del team HR. Sebbene nessun software HR possa sostituirsi a un esperto di assunzioni per le attività incentrate sulle persone, come i colloqui con i candidati, anche l'automazione può svolgere un ruolo fondamentale.

L'automazione delle risorse umane nel processo di assunzione può aiutarvi a filtrare un ampio bacino di candidati fino a quelli più promettenti e a selezionare i profili in base alle competenze e alle caratteristiche di successo, il che è particolarmente importante dal momento che il 52% dei professionisti delle risorse umane afferma che il divario di competenze dei candidati è peggiorato negli ultimi due anni.

Inoltre, è possibile automatizzare l'aggiornamento dei candidati qualificati durante la prima fase del processo di assunzione. Inoltre, i sistemi basati sull'intelligenza artificiale possono contribuire a evitare che pregiudizi impliciti e discriminazioni influenzino i candidati.

6. Maggiore attenzione alle esigenze dei dipendenti

Scoprire cosa vogliono, di cosa hanno bisogno e cosa apprezzano i dipendenti non è facile per nessuna organizzazione HR, ma è un compito fondamentale. Ci sono molti strumenti a disposizione (come le indagini di coinvolgimento e di soddisfazione dei dipendenti), ma anche l'automazione delle risorse umane ha un ruolo da svolgere.

Gli strumenti di intelligenza artificiale possono aiutare il team delle risorse umane a determinare le esigenze dei dipendenti analizzando il loro comportamento e individuando gli schemi. Possono anche aiutarvi a individuare i problemi prima che diventino gravi e a identificare le possibili soluzioni.

7. Prendere decisioni aziendali migliori

L'analisi e l'apprendimento dai dati è uno dei modi migliori con cui la vostra azienda può prendere decisioni migliori su quasi tutto, comprese le risorse umane.

L'utilizzo di strumenti di automazione delle risorse umane può aiutarvi a raccogliere dati accurati su aspetti legati alle risorse umane, come l'organico, i dati sui dipendenti, le tendenze retributive e altro ancora. E l'utilizzo dell'intelligenza artificiale in questi strumenti può aiutarvi a condurre analisi sofisticate di questi dati per prendere decisioni più informate per la vostra azienda.

Ad esempio, è possibile utilizzare l'intelligenza artificiale per determinare quali dipendenti hanno successo nel loro ruolo e quali invece hanno difficoltà, e vedere se un cambiamento sarebbe più adatto. Oppure si può esaminare un team che ha problemi di successo e vedere quali cambiamenti potrebbero fare la differenza. Invece di tirare a indovinare basandosi sull'istinto, potete aggiungere i dati al mix e ottenere risultati reali dai vostri team. Se state cercando di creare un team AI interno, ecco una guida approfondita per l'assunzione di sviluppatori AI.

8. Creare efficienza nei costi

Molte aziende si oppongono al passaggio all'automazione delle risorse umane a causa del costo iniziale. È vero, nella maggior parte dei casi questi sistemi non sono economici (anche se alcune opzioni hanno un costo inferiore).

I budget sono limitati e il futuro del business è un po' incerto, quindi è ragionevole essere cauti. Ma in realtà, se si considerano i risparmi a lungo termine derivanti da uno strumento di automazione delle risorse umane, si può notare un'enorme riduzione dei costi complessivi, anche se si tiene conto del costo dello strumento stesso.

Consideratelo un investimento a lungo termine per la vostra azienda. Certo, ora state spendendo del denaro, ma con l'utilizzo di questo strumento o di altri strumenti nel tempo otterrete molteplici vantaggi in termini di efficienza dei costi.

Questi risparmi derivano da una significativa riduzione dei tassi di errore, da migliori processi di assunzione, da un migliore controllo dei dati, dalla sicurezza, dalla riduzione dell'organico e dall'aumento della motivazione e della produttività dei dipendenti esistenti. Piuttosto convincente, vero?

9. Mantenere la coerenza

Nel vostro team delle risorse umane ognuno fa le cose in modo un po' diverso. Un membro del team si occupa dell'inserimento dei dati, mentre un altro utilizza un sistema diverso. Un gruppo esegue un processo in un certo modo, mentre un altro gruppo utilizza un altro metodo.

Sebbene non sia necessario fare tutto allo stesso modo, una maggiore coerenza dei dati e dei processi può produrre notevoli vantaggi in termini di efficienza.

Questo è particolarmente vero nel complesso ambiente HR di oggi. L'automazione dei processi HR assicura che le attività vitali siano completate sempre nello stesso modo, riducendo la necessità di interventi manuali e garantendo che tutti siano sempre sulla stessa pagina. Vi aiuta a rispettare i flussi di lavoro predefiniti e a evitare che processi irregolari compromettano l'efficienza.

10. Costruire la resilienza organizzativa

Se nel vostro team ci sono delle superstar, siete fortunati! Ma potete anche dipendere troppo da loro. Quando queste superstar se ne vanno, ci si ritrova con delle lacune nelle conoscenze e talvolta anche nei dati e nei processi.

Ma quando si include l'automazione delle risorse umane, è possibile creare backup per tutti questi processi e informazioni, in modo da non dipendere completamente da una manciata di dipendenti.

Questo aiuta la vostra organizzazione a diventare più resiliente: siete preparati quando le persone se ne vanno, come inevitabilmente accadrà, e l'intero team non si bloccherà quando ciò accadrà.

Punti di forza

In un ambiente aziendale altamente competitivo come quello odierno, è necessario ottenere tutta l'efficienza possibile per competere. L'automazione delle risorse umane è un ottimo modo per far funzionare la vostra azienda in modo più rapido e intelligente e per servire meglio i vostri preziosi dipendenti. Potrebbe sembrare strano usare le macchine per aiutare le persone ad avere successo, ma questo è esattamente l'obiettivo degli strumenti di automazione delle risorse umane ed è più facile che mai trovare quelli che fanno al caso vostro.

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