Menulis E-mel HR untuk Komunikasi Yang Lebih Berkesan: 6 Strategi

Ia mengecewakan. Anda adalah pakar HR, penyelia, atau pengarah yang bertanggungjawab untuk menyampaikan maklumat penting kepada pekerja organisasi. Mungkin terdapat perubahan dalam faedah, pilihan faedah baru, meninggalkan dasar dan prosedur permintaan, dan banyak lagi.

Namun, analisis yang anda ada menunjukkan bahawa, walaupun ada terbuka, jumlah masa yang dihabiskan membaca e-mel ini terlalu pendek untuk penerima tersebut benar-benar menyerap kandungannya. Anda juga tahu ini kerana pekerja muncul di pejabat anda membuat permintaan yang menunjukkan mereka tidak membaca e-mel tersebut.  

Bagaimana anda membetulkannya?

Jawapan ringkasnya ialah anda perlu membuat e-mel anda kurang membosankan, jadi pekerja yang sudah sibuk akan berhenti seketika dan mengambil perhatian. Jawapan yang lebih panjang ialah ini mungkin melibatkan menukar komunikasi e-mel anda untuk melibatkan diri dan memaksa pekerja anda membukanya.

Berikut ialah enam strategi untuk menulis e-mel berkesan yang mungkin berfungsi untuk komunikasi yang lebih baik di tempat kerja.

6 Strategi e-mel HR kritikal untuk komunikasi e-mel yang berkesan di tempat kerja

Komunikasi adalah kunci untuk membina organisasi yang kuat. Berikut ialah petua untuk HR menulis e-mel untuk komunikasi yang berkesan di tempat kerja":

1. Mereka yang membosankan dan garis subjek umum mesti pergi

Fikirkan tentang e-mel yang sebenarnya anda buka. Apa yang mendorong anda semasa anda melalui senarai panjang itu. Kemungkinannya, ia adalah baris subjek e-mel. Terdapat unsur psikologi kepada baris subjek yang tidak boleh diabaikan.

Mereka mesti merayu kepada emosi. Wartawan tahu ini - itulah sebabnya tajuk utama mereka sangat menarik. Mereka menimbulkan rasa ingin tahu, takut kehilangan sesuatu, kejutan yang mungkin (perlu diketahui), dan banyak lagi.

Fikirkan tentang baris subjek anda.

Bagaimana anda boleh menjadikannya lebih menarik? Pertimbangkan dua contoh ini:

• "Pilihan Faedah Baru Kini Ditawarkan" vs.
• "Anda mempunyai pilihan insurans kesihatan baru untuk diperiksa"

Baris subjek kedua jauh lebih menarik. Insurans kesihatan adalah penting kepada orang ramai. Apakah pilihan baharu itu? Pekerja anda akan ingin tahu supaya mereka tidak terlepas sesuatu.

2. Satu e-mel, satu subjek

Mungkin terdapat beberapa perubahan dasar atau prosedur yang semuanya datang serentak. Godaan adalah untuk membuat e-mel panjang yang menerangkan semua perubahan ini sekaligus.

Kesilapan besar.

Setiap e-mel yang dihantar mesti berkaitan dengan satu topik sahaja. Baris subjek e-mel mesti menangani topik tunggal itu sahaja, dan badan e-mel mesti menanganinya sahaja. Ini bermaksud bahawa e-mel anda akan lebih pendek - sesuatu yang dihargai oleh penerima. Tambahan besar yang lain ialah tidak ada kekeliruan mengenai subjek e-mel.

Jika anda meminta penerima melakukan sesuatu, sangat jelas dan tepat tentang apa yang mesti mereka lakukan dan bagaimana untuk melakukannya.

3. Bahagikan e-mel anda

Cadangan ini berkaitan dengan strategi sebelumnya. Salah satu kesilapan terbesar ialah membuat e-mel "holistik" kepada semua pekerja, dengan banyak bahagian, masing-masing terpakai kepada hanya satu segmen penduduk pekerja.

Tiada siapa yang mahu mencurahkan e-mel yang panjang untuk mencari bahagian-bahagian yang hanya terpakai kepada mereka, tidak kira betapa baiknya anda membahagikannya dengan subseksyen. Bahagikan senarai penerima anda dan hantar e-mel berasingan yang hanya berkaitan dengan segmen tertentu populasi pekerja anda.

4. Modelkan semula nada dan gaya anda

Mesej yang perlu anda sampaikan mungkin penting. Tetapi adakah ia perlu diterangkan dalam bahasa dan nada yang kaku dan formal? Kemungkinan tidak. Anda boleh melonggarkan, menggunakan bahasa yang lebih tidak rasmi, dan masih menemui maksud anda.

Anda juga boleh menyuntik beberapa emoji untuk menunjukkan perasaan peribadi anda atau menjangkakan penerima juga. Jika, sebagai contoh, terdapat beberapa bentuk baru yang mesti diselesaikan oleh pekerja dan kembali kepada anda, tunjukkan empati anda dengan emoji yang mengatakan, "ugh." Mereka akan menghargai bahawa anda memahami bagaimana perasaan mereka.

Jika e-mel berkaitan dengan acara sosial, anda boleh menyuntik emoji gembira. Ini menjadikan anda lebih banyak manusia - seseorang yang mempunyai perasaan dan emosi seperti yang mereka lakukan.

5. Sentiasa semak tatabahasa dan tanda baca

Anda kelihatan malas jika anda merakam e-mel tanpa menyemak ejaan, tatabahasa atau tanda baca. Apabila anda kelihatan malas, itulah respons yang anda akan dapat daripada ramai penerima anda.

Jika anda malas, mereka boleh sama dalam bertindak balas. Menulis perkhidmatan pembantu seperti Grammarly, Rytr, atau Profesor Menganggur atau alat proofreading seperti Scribbr boleh digunakan untuk bantuan profesional. Elakkan menggunakan slanga dan pintasan seperti "LOL", "BRB", "OMG" dalam e-mel yang berkaitan dengan komunikasi perniagaan.  Sentiasa semak baris penerima sebelum menghantar e-mel.

6. Tambah visual

Visual menarik perhatian. Dan mereka adalah cara terbaik untuk memasukkan sedikit humor ke dalam e-mel anda. Menggunakan GIF dan meme dengan mesej terbenam boleh menjadi kuat dan menarik. Dapatkan sedikit kreatif di sini - ia akan dihargai, dan penerima akan lebih cenderung untuk melakukan apa yang anda minta atau menyerap maklumat yang anda berikan. "Jangan lupa untuk menyemak bahawa khalayak anda menerima e-mel anda, dan jika anda mempunyai masalah dengan kebolehhantaran, gunakan laporan DMARC dan semak bahawa anda mengelakkan tiada rekod DMARC menemui ralat".

Kesimpulan

E-mel dibuka dan dibaca secara keseluruhan jika ia menarik dan hasil kreativiti di pihak pengirim. Tetapi jangan terlalu berkomunikasi melalui e-mel. Anda seorang profesional HR, tetapi anda juga seorang manusia yang sepatutnya mempunyai hubungan yang baik dengan pekerja organisasi anda.

Hubungan itu boleh dipertingkatkan dengan e-mel yang anda hantar - yang memberikan maklumat penting, yang memerlukan respons, dan mereka yang menyampaikan berita baik dan buruk. Jika anda menggunakan enam strategi ini semasa menulis e-mel, sama ada e-mel perniagaan, e-mel HR atau e-mel peribadi, anda pasti akan mendapat lebih banyak terbuka dan dibaca.