Cara Mengurangkan Ketidakhadiran Pekerja: 7 Strategi yang Boleh Membantu

Kirti Kautalaya -

Senarai Kandungan

Ketidakhadiran pekerja boleh membawa pelbagai kesan negatif terhadap perniagaan. Malah, setakat mana ia mempengaruhi keuntungan dan produktiviti keseluruhan syarikat.

Ketidakhadiran boleh menjadi lebih memudaratkan dalam dua situasi ini:

  • Apabila pekerja terlepas kerja semasa waktu sibuk tahun ini.
  • Apabila tarikh akhir pada projek tertentu cepat menghampiri.

Walaupun terdapat beberapa sebab seperti tugas juri, pematuhan cuti agama, dan cuti kecacatan yang tidak dapat dielakkan, sesetengah pekerja menyalahgunakan undang-undang yang melindungi mereka secara sah daripada dihukum kerana hilang kerja.

Syarikat memahami bahawa pekerja mungkin terlepas kerja atas sebab-sebab di luar kawalan mereka, tetapi kehilangan lebih daripada jumlah kerja yang munasabah boleh membahayakan perniagaan dalam lebih banyak cara daripada satu. Produktiviti berkurangan, yang boleh menjejaskan keuntungan mana-mana perniagaan.

Dianggarkan bahawa ketidakhadiran pekerja membebankan pemilik perniagaan $ 3600 setiap jam pekerja dan $ 2650 setiap tahun untuk setiap pekerja bergaji.

Apakah ketidakhadiran pekerja?

Ketidakhadiran pekerja adalah ketidakhadiran biasa atau berterusan dari tempat kerja. Ia boleh menjadi tanda pemisahan dan mungkin menunjukkan bahawa pekerja perniagaan tidak berminat dengan kerja mereka atau syarikat itu sendiri.

Ini boleh disebabkan oleh semangat rendah atau pekerja yang merasa terbakar dan terputus dari tugas mereka. Ia tidak dapat diselesaikan sepenuhnya tetapi boleh diperbaiki menggunakan beberapa strategi utama.

Contoh ketidakhadiran pekerja

Terdapat banyak sebab mengapa pekerja mungkin kerap tidak hadir bekerja. Selalunya, ini disebabkan oleh detasmen dari peranan mereka, tetapi terdapat juga faktor asas lain.

Beberapa contoh ketidakhadiran pekerja termasuk:

  • 🤒 Illnesses or injuries: When an employee is sick or injured, doctor’s appointments and recovery can be a reason for absenteeism in the workplace.
  • 💼 Job hunting: If an employee is unsatisfied with the current job (for different reasons), they may seek other employment opportunities, missing work to attend job interviews.
  • 📅 Inflexible schedules: Organizations that do not allow employees to work from home occasionally tend to see a high absenteeism rate.
  • 👶 Childcare and eldercare: An employee may be absent for many days at work if they cannot find other alternative care for their children or adults that they are responsible for.
  • 🧠 Penyakit mental: Menurut kajian yang diterbitkan dalam NCBI (Institut Kesihatan Mental Kebangsaan), kemurungan adalah punca utama ketidakhadiran.
  • 😔 Disengagement: Employees who are no longer passionate about their job are more likely to be absent due to a lack of motivation.
  • 😮 💨 Keletihan: Pekerja yang terlalu bekerja boleh jatuh sakit kerana kekurangan penghargaan, tekanan tinggi, atau tahap tekanan tinggi.
  • 🥺 Harassment: Employees that are constantly picked on or singled out, whether by other employees or senior managers, are more likely to miss work to escape the bullying.
  • ⏰ Time theft: Taking long breaks, coming in late, or leaving early, instead of taking a whole day off are also considered absenteeism.
  • 🧓 Age: On average, younger people are more likely to miss more work than older people.

7 Strategi yang berjaya untuk mengurangkan ketidakhadiran pekerja

Untuk membantu anda mengatasi cabaran ketidakhadiran, pastikan anda mengikuti petua ini:

1. Kaji selidik pekerja anda untuk memahami sebab-sebab ketidakhadiran dan mengetahui punca ketidakhadiran

  • Langkah pertama untuk menangani masalah ketidakhadiran adalah untuk mengetahui apa sebabnya. Adakah ia berkaitan dengan tempat kerja, atau pekerja anda berurusan dengan sesuatu dalam kehidupan peribadi mereka?
  • Pastikan talian komunikasi terbuka dengan pekerja dan ketahui sama ada terdapat sebarang perubahan yang boleh anda bantu.
  • Apabila pekerja kembali dari cuti panjang, seperti cuti bersalin atau sakit lanjutan, ada baiknya bercakap dengan pekerja mengenai kepulangan mereka.
  • Berdasarkan temu duga kembali bekerja, anda boleh mengambil tindakan yang sewajarnya untuk memastikan pekerja bersedia untuk kembali dan mendapatkan pekerja kembali dalam perubahan perkara di tempat kerja.

2. Buat rancangan peribadi untuk setiap pasukan yang menghadapi masalah ketidakhadiran. Sebab-sebab dalam pasukan pemasaran mungkin jauh berbeza dari pasukan sokongan pelanggan

  • Sekiranya jabatan tertentu mempunyai cabaran ketidakhadiran kerana masalah kesihatan, maka penyelesaiannya akan sama sekali berbeza jika dibandingkan dengan jabatan yang mempunyai cabaran yang sama, tetapi dengan alasan asas yang berbeza dari semangat rendah atau pekerja yang mencari peluang pekerjaan lain.
  • Di tempat kerja atau jabatan di mana pekerja jatuh sakit lebih kerap, memperkenalkan pilihan untuk jadual yang fleksibel atau peluang untuk bekerja dari rumah.
  • Katakan pasukan pemasaran anda mengalami lonjakan ketara dalam ketidakhadiran. Ia mungkin disebabkan oleh kekurangan komunikasi untuk projek itu, matlamatnya, tarikh akhir yang tidak dapat dicapai, atau cara ahli pasukan berinteraksi. Dalam keadaan ini, anda boleh membuat pelan peribadi yang melibatkan pembinaan pasukan, kemahiran komunikasi, dan mungkin jangka masa projek yang lebih fleksibel.
  • Sebaliknya, jika pasukan sokongan pelanggan melihat tahap ketidakhadiran yang tidak dapat diterima, ia mungkin jatuh ke tekanan berkomunikasi dengan pelanggan. Salah satu cara untuk meringankan tekanan pasukan perkhidmatan pelanggan adalah untuk membolehkan rehat yang lebih lama, membuat skrip yang lebih teliti, atau melaksanakan sistem automatik yang menjawab soalan asas pelanggan sambil hanya meninggalkan isu-isu kompleks untuk wakil perkhidmatan pelanggan.

3. Melaksanakan program kesihatan. Utamakan kesihatan fizikal, emosi dan mental

  • Menawarkan program kesejahteraan tempat kerja yang komprehensif dapat mengurangkan ketidakhadiran dan meningkatkan penglibatan pekerja. Jika pasukan anda bekerja dalam persekitaran tekanan tinggi, ketahui cara untuk menyusahkan mereka di tempat kerja dan membantu mereka mengutamakan kesejahteraan mental.
  • Apabila kesihatan mental, emosi, dan fizikal ditangani, penglibatan dan kehadiran di tempat kerja boleh dan kemungkinan besar akan bertambah baik secara semula jadi.

4. Menawarkan hari cuti dan cuti berbayar

  • Menawarkan cuti sakit bergaji, cuti paterniti / bersalin berbayar, dan cuti berbayar lain menjadikan pekerja ingin kekal bersama syarikat anda dan lebih terlibat. Melaksanakan cuti berbayar dan memberi saya masa boleh membantu mengurangkan ketidakhadiran.
  • Cuti sakit berbayar membantu mengurangkan ketidakhadiran dan memberi pekerja fleksibiliti untuk tinggal di rumah apabila mereka merasa di bawah cuaca. Ini juga menghalang pekerja lain daripada berpotensi menjadi sakit. Ini benar terutamanya semasa zaman COVID. Ia membolehkan pekerja masa untuk kuarantin dan pulih daripada penyakit mereka. Cuti sakit bergaji boleh menjejaskan keputusan pekerja apabila mereka kembali bekerja.

5. Pertimbangkan waktu fleksibel dan utamakan keseimbangan kerja-kehidupan

  • Menawarkan jadual yang fleksibel kepada pekerja akan meningkatkan penglibatan mereka, menghidupkan semula semangat mereka untuk pekerjaan yang pernah mereka miliki, atau bahkan menyalakan semangat yang tidak pernah bermula pada mulanya.
  • Dengan peningkatan populariti Zoom dan alternatif Zoom lain, bekerja dari rumah lebih mudah berbanding sebelum ini. Mesyuarat tidak perlu diadakan di bilik persidangan lagi.
  • Sesetengah syarikat juga mendapati bahawa bergerak ke minggu kerja 4 hari meningkatkan produktiviti dan mengurangkan peluang ketidakhadiran pekerja.

6. Meningkatkan semangat pekerja dengan pengiktirafan, penghargaan, dan rasa terima kasih

  • Melaksanakan program ganjaran adalah motivator yang hebat untuk pekerja untuk terus terlibat dan mengurangkan ketidakhadiran.
  • Walaupun anda tidak dapat mengelakkan beberapa ketidakhadiran, program ganjaran dapat memastikan pekerja anda bermotivasi dan terlibat dalam pekerjaan yang ada.
  • Apabila pekerja diiktiraf untuk kerja mereka, ia meningkatkan semangat mereka. Pastikan anda mengenali dan memberi ganjaran kepada pekerja dengan rekod kehadiran terbaik.
  • Meningkatkan penglibatan dengan meraikan hari lahir pekerja di tempat kerja. Menghantar kad terima kasih yang mudah, surat penghargaan, atau hadiah yang diperibadikan kepada pekerja anda boleh membuat mereka pergi ke atas dan di luar panggilan tugas. Di samping itu, menganjurkan latihan pembinaan pasukan kokurikulum dari semasa ke semasa.
🏆
Hanya mengiktiraf pekerjaan yang dilakukan dengan baik, atau bahkan kehadiran mereka di tempat kerja, dapat meningkatkan semangat dan, seterusnya, meningkatkan produktiviti. Menyokong pekerja melalui cabaran boleh membuat pekerja berasa lebih yakin dan lebih terlibat dalam kerja mereka.

7. Mewujudkan persekitaran yang memupuk dialog, hubungan, kerjasama, dan maklum balas yang sihat

Collaboration can enhance performance and create a healthy relationship between employer and employee. Creating opportunities for open dialogue can ensure a smoother workflow for everyone, improve productivity, and boost morale on all sides.

Menggalakkan kerjasama di tempat kerja dengan cara berikut:

  • Tenaga kerja yang pelbagai boleh mewujudkan persekitaran di mana orang dari latar belakang yang berbeza boleh bekerjasama dan datang ke titik persamaan.
  • Mengekalkan persekitaran yang menghormati dan menggalakkan tingkah laku ini adalah penting untuk kerjasama yang berkesan.
  • Apabila konflik timbul, mewujudkan persekitaran psikologi yang selamat di mana pekerja boleh terbuka antara satu sama lain dan dapat menyelesaikan masalah di kalangan mereka.
  • Ia menjadi lebih rumit apabila pekerja tidak mempercayai syarikat atau organisasi tempat mereka bekerja. Oleh itu, pastikan anda membina kepercayaan dengan pekerja anda.

Bagaimana untuk menangani ketidakhadiran pekerja sekurang-kurangnya

Jumlah ketidakhadiran yang boleh diterima oleh syarikat atau organisasi berbeza dari pekerja ke pekerja, syarikat ke syarikat, dan kadang-kadang, masa tahun.

Satu kunci utama untuk mengurangkan ketidakhadiran adalah memastikan dasar kehadiran jelas dan difahami oleh semua pekerja semasa dan pekerja baru.

Majikan juga boleh menghalang pekerja daripada tidak hadir dengan mengambil langkah proaktif seperti:

  • Memberi ganjaran kehadiran yang baik
  • Menyediakan sokongan kesihatan emosi dan fizikal
  • Memberi tumpuan kepada keseimbangan kerja-kehidupan
  • Mencipta jadual yang fleksibel
  • Memberi peluang untuk bekerja dari rumah
  • Memastikan komunikasi terbuka
  • Menggalakkan kerjasama
  • Meminta maklum balas secara berkala
  • Mengurangkan tekanan di tempat kerja
  • Mempunyai dasar kehadiran yang jelas

Apabila pekerja tidak hadir, ia meletakkan lebih banyak tekanan dan beban kerja yang lebih ketara kepada orang lain. Bukan itu sahaja, ia juga mewujudkan kos yang lebih tinggi untuk majikan. Dengan ketiadaan yang berlebihan, syarikat mungkin terus mencari pengganti atau mungkin, membayar orang lain lebih masa untuk melindungi pekerja yang tidak hadir buat sementara waktu.

Dengan bayaran lebih masa membebankan majikan lebih banyak wang, ini dapat mengurangkan keuntungan dan meningkatkan kos pekerjaan untuk majikan.

Apabila ada persekitaran yang pekerja tidak mahu tidak hadir, mereka lebih cenderung hadir. Mewujudkan persekitaran yang sihat dan stabil untuk pekerja adalah cara terbaik untuk mengurangkan ketidakhadiran di tempat kerja.

Hasrat Ulang Tahun Kerja untuk Pekerja
Petikan Keselamatan Tempat Kerja untuk Memotivasi
Ucapan Hari Penghargaan Pekerja
Petikan Motivasi untuk Pekerja Penjagaan Kesihatan
Templat E-mel Permohonan Kerja
Surat Setuju Terima Jawatan
Surat Peletakan Jawatan Kerana Isu Kesihatan
Hasrat dan Mesej Persaraan
Hadiah Perpisahan untuk Rakan Sekerja