5 مكونات رئيسية مطلوبة لدفع التغيير التنظيمي بنجاح

قيادة التغيير هي ، بلا شك ، واحدة من أكثر الأجزاء تحديا في كونك قائدا ، وتنفيذ التغيير التنظيمي هو التغيير الأكثر تحديا على الإطلاق.

لماذا هذا؟

لا يحب الناس التغيير بشكل عام ، وبما أن التغيير التنظيمي يؤثر عليهم بشكل مباشر ، فهذا هو نوع التغيير الأقل شيوعا. في المتوسط ، تفشل 70 بالمائة من جميع مبادرات التغيير ، وهذا ليس رائعا ، لكن هذا لا شيء عند مقارنته بالتغييرات التنظيمية ، مثل مبادرات خدمة العملاء ، التي لديها معدل فشل مذهل يبلغ 93٪.

لقد قضيت الكثير من حياتي المهنية إما في قيادة التغيير التنظيمي أو المجيء لتغيير برنامج تغيير فاشل ، ونعم ، قد يكون الأمر صعبا ، لكنني أعتقد أيضا أنه أصبح أكثر تعقيدا مما يجب أن يكون.

5 مناهج رئيسية لإدارة التغيير التنظيمي

يجب معالجة بعض الجوانب الرئيسية للتغيير التنظيمي ، وستساعد هذه التغييرات على سير التغييرات بشكل أكثر سلاسة ولديها فرصة أكبر للنجاح. دائما ، عندما يتم إحضاري لإصلاح الأشياء ، عادة ما يكون أحد هذه المكونات الخمسة هو الذي يسبب معظم المشكلات التي تواجهها.

1. أهداف واضحة

ستندهش من عدد برامج التغيير التي يتم تشغيلها حيث لا يكون الأشخاص المعنيون متأكدين تماما من الهدف أو كيف يبدو النجاح.

عندما يحدث هذا ، فإنه يجعل من الصعب على الفرق المشاركة. عندما لا يفهم الناس الهدف ، من الصعب معرفة ما يجب القيام به أو ما إذا كنت تحرز أي تقدم أم لا.

أتذكر في إحدى الشركات التي انضممت إليها للتو ، في الشهر الأول لي ، بدأوا تغييرا تنظيميا كبيرا ، وبما أنني لم أكن أعرف حقا الهيكل التنظيمي جيدا ، وما هي مشكلاته ، كان من الصعب علي فهم التغيير الذي تم تقديمه لنا.

لحسن الحظ ، كنت جالسا بجوار نائب رئيس أول ، لذلك سألته بهدوء عما إذا كان بإمكانه شرح التغيير للمشاركة. قال لي ، "انظر ، هذا تغيير معقد للغاية ، وليس من السهل شرحه أو فهمه ، فلماذا لا تتخطى هذا التغيير وتشارك في التغيير التالي. عادة ما نقوم بواحدة من هذه كل عام ، لذا انسى هذا وانخرط في المرحلة التالية.

كما يمكنك أن تتخيل ، فشل هذا التغيير ، وفي وقت سريع مزدوج. عندما لا تستطيع الإدارة العليا شرح ذلك لك ، ما هي فرصة بقية المنظمة لمعرفة ما هو متوقع؟ سيكون من الأفضل أن يكون لديك شرح واضح وبسيط وسهل الفهم للتغيير الذي تستخدمه. كلما كان من الأسهل على الناس أن يفهموا ، كان من الأسهل عليهم المشاركة والمشاركة.

أفضل طريقة لوصف التغيير هي من حيث النتائج التي تبحث عنها ، لأن هذا يعني أن فرقك يمكنها المساهمة في الحل والمساعدة في التأكد من نجاحه ، بدلا من تنفيذ تغيير لا يفهمونه بشكل أعمى.

2. غرض واضح

تريد الفرق معرفة سبب تنفيذ التغيير. ما هو الغرض من وراء ذلك؟

في كثير من الأحيان ، أرى تغييرات يتم إجراؤها لمجرد إجراء تغيير. يريد القائد الجديد وضع بصمته على الأشياء. في كثير من هذه الحالات ، لا يؤدي التغيير إلى تحسين الأمور ، بل يجعلها مختلفة فقط.

يحتاج فريقك إلى فهم سبب قيامك بالتغيير ، وإذا لم يكن السبب جيدا بما فيه الكفاية ، فلن يلتزموا به. سيصبحون ركابا بدلا من سائقي التغيير.

التغيير من أجل التغيير هو أحد المساهمين الرئيسيين في فشل التغيير.

في بعض الأحيان رأيت تغييرات لها أغراض قوية ، وكان التحدي هنا هو أنه لم يتم إبلاغها بوضوح للفرق.

لذا ، تأكد من أن هدفك قوي وأنه يتم توصيله بوضوح للجميع. كلما كان الغرض أقوى ، زادت فرصة نجاح التغيير. أحد الأمثلة الشخصية على ذلك لدي يأتي من مشروع عملت عليه لشركة DHL ، كان المشروع فقط ، أو هكذا اعتقدنا ، حول زيادة معدلات التسليم في الوقت المحدد. في بداية المشروع ، سأل رئيس الوزراء التجاري عما إذا كان أي شخص يعرف سبب قيامنا بهذا المشروع. حصل على الإجابات المعتادة: زيادة الإيرادات ، وخفض التكاليف ، وزيادة رضا العملاء ، والتي قال لا ، الأمر ليس كذلك.

ثم قال لنا بصوت هادئ.

"نحن نفعل ذلك لأنه لا يوجد بابا نويل ، ومهمتنا هي التأكد من حصول الأطفال على هدايا عيد الميلاد في الوقت المناسب لعيد الميلاد ، وليس في اليوم أو الأسبوع التالي. نحن نفعل ذلك للتأكد من أنه عندما يرسل أجدادهم وعماتهم وأعمامهم هدايا عيد ميلادهم ، فإنهم يصلون في عيد ميلادهم ، وليس في الأسبوع التالي أو الأسبوع الذي يليه. كما نقدم الكثير من الأدوية، ومن واجبنا التأكد من وصولها عندما يحتاجون إليها، وعندما يشعرون بالألم".

عندما انتهى ، كان من الممكن أن تسمع سقوط دبوس في الغرفة ، وكان بإمكانك قطع الجو بسكين. كان الناس منغمسين جدا في ما قاله. وقف الشعر على مؤخرة رقبتي ، وشعرت بقشعريرة تنزل في العمود الفقري.

كان هذا هو المشروع الوحيد الذي عملت عليه على الإطلاق حيث تطوع الناس للعمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع لضمان التسليم قبل الموعد المحدد. لم تكن هناك شكاوى أو شكاوى ، فقط فريق متحمس للغاية كان يتعاون جميعا لتحقيق هذا الغرض العظيم.

الآن ، أقدر أنه لن يكون كل مشروع واضحا جدا. ومع ذلك ، يتعين علينا شرح سبب قيامنا بالتغيير ووضعه في مصطلحات حيث يمكنهم رؤية الفوائد الأوسع ، وتعزيز الغرض وزيادة الدافع.

3. فوائد واضحة

عادة ما ينطوي الغرض القوي على تزويد المنظمة ببعض الفوائد الواضحة. خلاف ذلك ، لماذا تقوم بالتغيير؟

لكن في القسم عندما أتحدث عن الفوائد ، أشير إلى الأشخاص المشاركين في تحقيق التغيير. ما هي الفوائد بالنسبة لهم؟ ما الذي سيخرجون منه؟ إذا كان التغيير يتعلق فقط بجعل المساهمين أكثر ثراء بينما هذا أمر لطيف بالنسبة لهم ، فلماذا يجب أن تشارك فرقك وتلتزم بالتغيير؟ كلما تمكنت من شرح الغرض بطرق تفيد فرقك ، كلما كانت رغباتهم والتزاماتهم أقوى.

في إحدى الشركات التي عملت فيها ، كنا ننفذ برنامجا ضخما للاستعانة بمصادر خارجية كان له تأثير كبير على المنظمة. قوبل بالكثير من المقاومة. في اجتماع دار البلدية ، أجرينا جلسة أسئلة وأجوبة حول سبب قيامنا بالتغيير. أصبح من الواضح أن معظم المنظمة شعرت أن التغيير يتم تنفيذه لتقليل التكاليف وزيادة الأرباح للشركة. شعروا أيضا أن هذه كانت المرحلة الأولى من فقدان وظائفهم ، والتي لم تشجعهم حقا على المشاركة.

سمح لي هذا بشرح السبب الحقيقي وراء قيامنا بالتغيير. في حين أنه من الصحيح جزئيا أنه كان مرتبطا بالتكلفة ، إلا أنه كان أيضا بسبب وجود حجم كبير من أعمال المشروع القادمة. مع ربط 50 في المائة من مواردنا بأعمال الصيانة ، سيؤثر ذلك على قدرتنا على تسليم المشاريع في الإطار الزمني الذي تحتاجه الأعمال. أيضا ، من خلال تحرير بعض تكاليف أعمال الصيانة من خلال القيام بها بموارد أرخص ، يمكننا تحمل ميزانيات أكبر للمشروع ، وسيكون هناك المزيد من أعمال المشروع من الآن فصاعدا.

عندما تمكنت الفرق من رؤية أن إحدى فوائد التغيير هي أنه يمكنهم القيام بمزيد من أعمال المشروع ، أصبح التغيير فجأة أكثر جاذبية. لقد رأوا التغيير كفرصة لتنمية وتطوير المزيد من المهارات بدلا من تهديد وظائفهم. عندما ترى الفرق كيف ستستفيد ، فإن ذلك يساعد على زيادة مشاركتها والتزامها.

4. نهج واضح

إحدى العبارات التي أستخدمها في أغلب الأحيان هي ، "الناس لا يخافون من العمل الشاق. إنهم يخافون من الفشل". وهذا صحيح بالتأكيد عندما يتعلق الأمر بالتغييرات لأنها عمل شاق ، ولكن إذا تمكنت من إظهار فرقك كيف يمكن أن يكونوا ناجحين ، فإن هذا سيزيد من ثقتهم وتحفيزهم.

في الآونة الأخيرة ، قمت بقيادة ترحيل ضخم لمركز البيانات إلى Azure ، الحل المستند إلى Microsoft Cloud. كنت خامس مدير برنامج يتولى زمام الأمور ، وكنت الشخص الذي أوصله إلى خاتمة ناجحة. كان السر هنا هو تقسيم البرنامج إلى سلسلة من الخطوات ، يمكن للفريق فهم كل منها ، كما أظهر لهم المسار بالنسبة لنا لإكمال البرنامج. بمجرد حصولنا على هذه القطع الصغيرة وبدأ الفريق في إكمالها بنجاح ، نمت ثقتهم بشكل كبير. لم يكونوا أكثر ثقة فحسب ، بل أصبحوا متحمسين للنجاح الذي يمكننا تحقيقه.

عندما تتمكن من إظهار كيف سينجحون ، فإنك تقوم بتمكين وإنشاء فرق متحمسة وملهمة.

5. أدوار ومسؤوليات واضحة

إذا كنت تريد أن يشارك الناس ويقودوا التغيير ، فعليك إخبارهم بما هو متوقع منهم والمساهمة. كلما زاد الوضوح الذي يمكنك توفيره ، زادت قدرتك على مساعدتك في تحقيق الأهداف. لا يكفي أن تذكر الهدف الذي يحتاجه الناس لمعرفة ما يعنيه ذلك بالنسبة لهم ، وتحتاج إلى تفصيل دورهم ومسؤولياتهم والتأكد من أن لديهم الأدوات اللازمة للقيام بهذه المهمة.

إذا تمكنت من التأكد من معالجة هذه المجالات الرئيسية الخمسة ، فسوف تقوم بإعداد شركتك وفرقك ونفسك لتحقيق النجاح. قد تبدو هذه أشياء بسيطة ، بل تافهة ، لكنني فقدت عدد التغييرات الفاشلة التي رأيتها لأنهم نسوا الاهتمام بأحد هذه المجالات. أعلم أن هذا قد يبدو وكأنه حس سليم ، ولكن نادرا ما يكون الحس السليم ممارسة شائعة ، والكثير من الأشياء تفشل لمجرد أن الأساسيات لم يتم الاعتناء بها.

إن قيادة التغيير ليست سهلة ، ولكن إذا تمكنت من إخبار فرقك بوضوح ما هي الأهداف والغايات ، وما هي الفوائد ، ولماذا يفعلون ذلك ، وأظهر لهم كيف يمكن تحقيقها وما هو متوقع منهم ، فستكون قد وضعت فرقك على طريق النجاح.

إذا كان بإمكانك الاهتمام بهذه الأشياء البسيطة ، فسيساعدك ذلك على إنشاء فرق وفرق مثلك وإشراكها وتمكينها وحماسها لتحقيق أي شيء.