كيفية إنشاء خطاب عرض دون آثار تعاقدية [10 نماذج مجانية لخطاب العرض توظيف الموارد البشرية]
يمكن أن يكون إعداد المجند مضيعة للوقت ومحمومة. تمر بجولات متعددة من المقابلات ، وتتصفح مئات السير الذاتية ، وأخيرا ، تقرر من تريد إحضاره على متن الطائرة. بمجرد الانتهاء من الاتفاق الشفهي مع الموظف ، فقد حان الوقت للحصول عليه كتابة.
أنت بحاجة إلى خطاب عرض احترافي جيد الصياغة لإكمال عملية التوظيف. ولكن قبل صياغة خطاب العرض التالي ، تحقق من أفضل أمثلة خطاب العرض لمساعدتك في تنسيق خطابك بشكل فعال.
فيما يلي دليل شامل حول صياغة خطابات العرض في مؤسستك مع 10 أمثلة على خطابات العرض الموجهة نحو النتائج.
ما هو خطاب العرض؟
خطاب العرض هو مستند رسمي يتم إرساله إلى المرشح الذي اختاره موظفو الموارد البشرية من خلال جولات متعددة من المقابلات والفحص. يقدم خطاب العرض الوظيفة للمرشح ، ويلخص شروط وأحكام مؤسستك ، ويقدم تفاصيل متعمقة حول الدور والشركة.
بمجرد قبول المرشح لخطاب العرض ، يمكنه التوقيع عليه وإعادته إليك. إنه ليس ملزما قانونا ، لكنه يوفر حماية قانونية مفصلة لكلا الطرفين.
ولكن أثناء صياغة خطاب العرض ، يجب عليك تضمين تفاصيل مهمة للحفاظ على الشفافية الكاملة وإنشاء أساس قوي لبناء علاقة بين صاحب العمل والموظف.
ما الذي يجب تضمينه في خطاب العرض؟
يلخص خطاب العرض الوظيفة وتفاصيل الشركة. يتضمن أيضا تفاصيل وظيفية محددة ، مثل جدول العمل وتاريخ البدء والراتب والمزايا وما إلى ذلك. يمكنك إعادة ترتيب العناصر المهمة الموضحة في خطاب العرض ، حيث لا يوجد أي تنسيق قياسي.
ولكن لا تنس تضمين العناصر المدرجة أدناه في خطاب العرض:
1. المعلومات الأساسية
يجب أن يتضمن خطاب العرض معلومات أساسية مثل عنوان الوظيفة ، وحالة الدوام الكامل أو الجزئي ، وتاريخ البدء ، وتاريخ التوجيه ، والتحول المعمول به.
يجب عليك تضمين لغة مفادها أن شركتك لديها السلطة التقديرية لتغيير أو إلغاء معلومات خطاب العرض في المستقبل. تجنب أيضا استخدام العبارات التي تشير إلى مستقبل غير محدد للتوظيف ، مثل "الأمن الوظيفي" أو "في المستقبل" أو "نحن شركة عائلية".
2. الوصف الوظيفي
يجب أن يقدم خطاب العرض تفاصيل حول الوصف الوظيفي ، بما في ذلك الراتب وفترات الدفع. قدم رؤى حول دورهم ومسؤولياتهم ، مع إعطاء المرشح فكرة عما يمكن توقعه.
يجب عليك أيضا ذكر تعويض الموظف براتب أسبوعي أو بالساعة أو لكل فترة دفع لإزالة توقع الحصول على راتب سنوي كامل إذا تم إنهاء الموظف في منتصف العام.
يجب أن يذكر خطاب العرض المشرف أو المدير الذي سيقدم موظفك تقاريره. أيضا ، اذكر فترات التقييم أو تطوير الأداء لمساعدتهم على كسب الحوافز أو فرص الترقية.
3. الفوائد
لخص بإيجاز الفوائد الرئيسية لشركتك لتشجيع المرشح على قبول عرض العمل الخاص بك. لا تغمر خطاب العرض بتفاصيل متعددة ؛ تأكد من إبقائها خفية. اذكر بإيجاز الفوائد الجذابة ، مثل:
- حسابات إنفاق مرنة
- المساعدة التعليمية
- التغطية التأمينية
- خطة 401 (ك)
- إجازة مدفوعة الأجر
- ساعات عمل مرنة
- خيارات العمل من المنزل
تأكد من أن المرشح يفهم فوائد تبسيط عملية الإعداد له.
4. إجازة مدفوعة الأجر
على الرغم من أن العنصر الأكثر استخفافا في خطاب العرض هو تضمين تفاصيل الإجازة مدفوعة الأجر ، ولكن يمكنك ذكر مقدار الإجازة التي يحق لموظفك زيادة الشفافية وفرص قبول خطاب العرض.
اذكر عدد الإجازات ، بما في ذلك الإجازات المدفوعة الأجر أو الإجازات والعطلات والمرض والوقت الشخصي.
5. شروط التوظيف
لا تنس تضمين شروط التوظيف. ضمن القسم ، يمكنك إضافة عوامل متعددة مثل توقيع اتفاقيات السرية ، والتحقق من الخلفية ، والامتثال لقانون الهجرة ، واجتياز اختبار المخدرات ، وإكمال نموذج I-9.
تجنب تضمين بيانات حول وعود التوظيف في المستقبل أو الأمن الوظيفي أو الاتفاقيات التعاقدية. يمكن للموظفين أن يشهدوا من خلال التوقيع أنهم غير ملزمين باتفاقيات غير تنافسية أو مواثيق تقييدية مع أصحاب العمل السابقين.
6. التوظيف حسب الرغبة
يجب إضافة بيان حسب الرغبة يتعلق بعلاقة العمل. يمكنك من إنهاء الموظف بسبب أو بدون سبب في أي وقت ويوفر للموظف نفس الحق في الاستقالة.
إذا أدليت ببيانات أثناء عملية التوظيف ، سواء شفهيا أو كتابيا ، فإنها تبدأ اتفاقية توظيف ، ومن ثم قد تكون ملزما بدعمها كعقد.
العقد يلزمك أنت والموظف ، لكن بيان الإرادة قد يخفف من هذا الالتزام. يمكنك استشارة متخصص قانوني لتحديد لغة البيان حسب الرغبة.
7. معلومات ختامية
يجب عليك إبرام خطاب العرض مع نقطة الاتصال لمساعدة الموظف في حل أي أسئلة ومخاوف.
يمكنك تضمين المشاعر التي تعبر عن إثارة المنظمة بشأن جلب الموظف على متن الطائرة. يمكن أن يشمل ذلك أيضا بضعة أسطر حول رؤية الشركة وثقافتها.
قم بإنهاء خطاب العرض بسطر لتوقيع الموظف وتاريخه. لا تنس إضافة جملة تنص على أن خطاب العرض هو لأغراض إعلامية فقط وليس عقدا ملزما.
8. المراجعة القانونية
كما هو الحال مع أي مستند تقدمه لموظفيك ، يجب على الفريق القانوني مراجعة نموذج خطاب العرض قبل التنفيذ.
ولكن أثناء صياغة خطابات عرض متعددة ، يمكنك تخطي بعض التفاصيل. لذلك ، من المهم أن يكون لديك قوالب خطابات عرض عمل مخصصة لها أغراض مختلفة.
10 نموذج لنماذج خطاب عرض العمل للموارد البشرية
يمكنك استخدام قوالب متعددة وفقا لمتطلباتك. لكننا انتهينا من أفضل 10 خطابات عرض عمل مهمة لإكمال عملية التوظيف الخاصة بك.
1. خطاب عرض عمل مشروط
يختلف خطاب عرض العمل المشروط عن خطاب عرض العمل القياسي. حتى إذا لم يتم استيفاء جميع متطلبات التوظيف القياسية ، يمكنك تقديم عرض عمل مشروط للمرشح.
إليك نموذج خطاب عرض عمل مشروط يمكنك استلهام الإلهام منه:
Congratulations on securing the next stage of the hiring process. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>. You will be reporting to <supervisor name>.
This position is < full-time, part-time or other> and pay starts at <salary> per <hour, week>, to be paid <time frame for pay period>. The compensation package, subject to plan and policy changes, also includes:
<benefits>
We would like to extend you an offer of employment. Your initial employment will include a probationary period of <30, 60, 90, etc.> days, during which you will be directly supervised by <title, name of supervisor>.
This offer is conditional on the completion of:
- Successfully passing a job skills test
- Passing drug screening and background check
- Obtaining level ___ security clearance
- Obtaining ___ licensure and ___ certification
- Providing proof of eligibility to work in the <country>
- Employment history verification and satisfactory reference checks
- Confirmation of education credentials
- Passing a physical exam
This offer letter does not guarantee employment. The offer can be withdrawn at any given time, and the selection process can be stopped for any reason with written notification.
If you don’t return the employment eligibility documentation for the I-9 form within three business days at the company, your employment will be terminated in line with the Immigration Reform and Control Act.
As a conditional employee, your job duties are:
[List job duties]
Once you accept the offer, your orientation with the HR team will begin. Please accept our job offer and return a signed copy to me at [insert email address] by [insert deadline].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
2. خطاب عرض عمل غير مشروط
على عكس عرض العمل المشروط ، فإن عرض العمل غير المشروط يعني أن المرشح ليس لديه شروط للوفاء بها ، وأن الوظيفة مضمونة.
إليك نموذج خطاب عرض عمل غير مشروط:
Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the <full or part-time> <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
Your benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Best,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
3. نموذج عرض عمل بدوام جزئي إلى بدوام كامل
قبل إرسال عرض عمل بدوام جزئي إلى عرض عمل بدوام كامل ، اسأل الموظفين عما إذا كانوا يرغبون في تولي المنصب. ثم أرسل لهم عرض عمل.
إليك نموذج عرض العمل بدوام جزئي إلى بدوام كامل:
We are delighted to announce that we want your employment status extended from part-time to full-time from <date>.
Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention any bonus. If applicable>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
[Your Name]
Signatures:
___________________________________________________
Company Representative (Sign)
___________________________________________________
Company Representative (Print)
___________________________________________________
Date
4. نموذج خطاب عرض التدريب
يساعدك إعداد المتدربين للتعامل مع المهام المختلفة على تبسيط عمليات العمل ومساعدة الأفراد على التعلم والتطور في بداية حياتهم المهنية.
إليك نموذج خطاب عرض التدريب:
We are glad to offer you an internship at <company name> in the <department name> at our <location> office.
Your internship shall start on <date> and end on <date>. The terms and conditions of your internship are:
- Your project and responsibilities during the internship period will be determined by the supervisor assigned.
- You are eligible for a stipend of <amount> during the internship, which shall be paid upon completing the assigned tasks.
- Your timings will be from <date and time>. Please ensure you bring <required document> with you on your first day to finalize your profile.
- You will sign a confidentiality agreement with us before you commence your internship.
- The internship is not an offer of employment with [company name].
Please confirm your acceptance by [Date], failing which, we have the right to cancel your internship offer.
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the intern>
5. نموذج خطاب عرض التسوية
أثناء تلقي طلب استقالة الموظف ، تحقق مما إذا كانت المستحقات قد تمت تسويتها. إليك نموذج خطاب عرض التسوية الذي يمكنك استخدامه للتسوية النهائية مع الموظف:
Following the terms and circumstances of your employment letter, your full and final settlement has been made following your resignation letter subsequent relief from your obligations on <relieving date>.
Please find a cheque bearing no. <cheque no.> dated <date> for <amount> drawn on <bank name> Bank for your full and final payment. The account settlement statement is also attached.
Your account with our company is closed, and the company owes you nothing.
Thank you
With regards,
<Your signature>
<Your full name and title>
6. قبول نموذج خطاب عرض العمل
يسلط خطاب قبول العرض الضوء على حماسك للانضمام إلى المنظمة الجديدة في الوظيفة المعروضة. إليك نموذج خطاب قبول عرض العمل الذي يمكنك استخدامه:
I received your job offer letter <date of the offer letter] bearing <reference number>.
Thank you for the job opportunity to work in your esteemed organization. I hereby accept the <job title> with [company name].
I also accept the offered annual CTC of <amount>, as discussed in the interviewing process and offer letter.
As mentioned in the offer letter, I shall report to work on <date>. I am very excited to start working in the new position and look forward to meeting you and the team.
I would give my 100% to add value to the team. I have mentioned my email ID and mobile number at the top for reference.
Thank you.
Yours Sincerely,
<Your signature>
<Your Name>
7. قالب خطاب عرض عمل المبيعات
يجب أن يكون خطاب عرض عمل المبيعات رسميا ومتوافقا مع المعايير الأساسية لخطاب العرض. إليك نموذج خطاب عرض عمل المبيعات:
<company name> is delighted to offer you <sales job position], starting <scheduled start date>. Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention bonus.>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this sales job offer letter and email it before [date].
If you accept this offer, you can start your job on <start date> or another mutually agreed upon date. Please contact me at <phone number or email address> or your sales manager <phone number or email address> to address your questions (if any).
We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
8. قالب خطاب عرض العمل عن بعد
مع تكيف الشركات مع ثقافة العمل من المنزل ، إليك كيفية صياغة خطاب عرض عمل عن بعد:
Congratulations. With great pleasure, we would like to offer you the following employment offer.
Position: [job title]
Type: Remote
Start date: [date]
Salary: [ amount] per [hour, month, year, etc.]
Your remote benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this remote job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
Candidate’s Signature: ______________________________
Candidate’s Printed Name: ______________________________
Date: ______________________________
9. نموذج خطاب عرض العمل بدوام جزئي
تعد إدارة المهام المحددة بالوقت أمرا شائعا في المؤسسات. لكن إعداد الموظفين باحتراف لإكمال العمل المحدد بالوقت أمر مهم للغاية. إليك نموذج خطاب عرض عمل بدوام جزئي:
[Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the part-time <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
As a part-time employee, you can avail of benefits that <company name] offers. These part-time benefits include:
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
10. رفض نموذج خطاب عرض العمل
يمكن أن تنشأ أسباب متعددة عندما لا ترغب في قبول العرض. إليك نموذج خطاب رفض عرض العمل الذي يمكنك إرساله إلى صاحب العمل:
Thank you for offering me the <job title> at [company name].
Unfortunately, after deep thought, I have decided not to accept your gracious job opportunity. I am truly sorry for the inconvenience my decision may cause, and I hope it will not affect my future relationships with your company.
And I wish you continued success and hope to connect with you soon.
Kind Regards,
<Your name and signature>
بصرف النظر عن هذه ، يمكن أن يكون هناك أنواع مختلفة من خطابات عرض العمل ، ولكن يمكن تصنيفها على نطاق واسع ضمن أمثلة خطاب العرض المشروط وغير المشروط.
بمجرد صعودك إلى الموظف الجديد ، يجب عليك تقديم التهاني للموظف وتنفيذ الاستراتيجيات المطلوبة لجعله مرتاحا ، وتعزيز المشاعر الإيجابية ، وتعزيز تحفيز الموظفين.
إحدى الطرق المفضلة لتحقيق ذلك هي دمج منصات مشاركة الموظفين المتقدمة ، مثل Empuls، في النظام البيئي لأعمالك.
مفتاح الوجبات الجاهزة
يعد إرسال خطاب عرض احترافي بمجرد الانتهاء من إجراء المقابلة والفحص أمرا مهما للغاية لزيادة معدل القبول إلى أقصى حد.
باستخدام القوالب المذكورة أعلاه ، يمكنك تقليل الجهود المبذولة في صياغة خطاب عرض الجودة لتقليل عملية الإعداد لموظفيك.
ولكن من المهم أيضا دمج أداة مشاركة شاملة للموظفين للتعرف على الموظفين الجدد ومكافأتهم والتواصل معهم.
جرب الإصدار التجريبي المجاني من منصة إدارة الموظفين الكل في واحد لمساعدة الموظفين الجدد على التكيف بسرعة مع ثقافة عمل المؤسسة.
الأسئلة الشائعة
فيما يلي إجابات لبعض الأسئلة المتداولة لمساعدتك.
Q. هل خطاب عرض العمل دليل على الدخل؟
لا ، خطاب عرض العمل ليس دليلا على الدخل ، حيث يعتبر إيصال دفع الموظف دليلا رسميا على الدخل.
Q. ما هي مدة صلاحية خطاب العرض؟
المدة القياسية الصالحة لخطاب العرض هي شهرين. لكن يمكن للشركات ذكر صلاحية خطاب العرض في المسودة.
Q. كم من الوقت يستغرق الموارد البشرية لإصدار خطاب عرض عمل؟
لإكمال عملية التحقق من الخلفية والحصول على الموافقات المطلوبة ، يمكن أن تستغرق الموارد البشرية أسبوعا واحدا في المتوسط لإكمال خطاب العرض. لكن استخدام قوالب مخصصة يمكن أن يسرع العملية.
Q. هل خطاب العرض ملزم قانونا؟
لا ، خطاب العرض غير ملزم قانونا ولكنه يوفر الحماية القانونية لكلا الطرفين.
Q. هل يختلف خطاب الانضمام عن خطاب العرض؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، اذكر الفرق.
خطاب الانضمام هو خطاب قبول الوظيفة الذي يرسله الموظف إلى صاحب العمل. في المقابل ، يقدم خطاب العرض الوظيفة للمرشح.