9 نماذج خطاب ترويجي لقسم الموارد البشرية
جدول المحتويات
- ما هو خطاب الترقية؟
- كيف تكتب خطاب الترقية؟
- تفاصيل مهمة يجب تضمينها في خطاب ترقية الموظف
- متى ترسل خطاب ترقية؟
- 9 نماذج خطاب الترويج للاختيار من بينها
- الأسئلة الشائعة
خطاب الترقية هو وسيلة مهنية لأصحاب العمل للتواصل مع موظفيهم وتقديم ترقية لهم.
إن التعرف على العمل الجاد وموهبة زملاء العمل وأعضاء الفريق وكبار المديرين وتقديم خطابات ترقية جيدة الصياغة لهم يعزز المشاعر الإيجابية ويعزز تحفيز الموظفين.
ولكن قبل صياغة خطاب الترويج التالي ، تحقق من نماذج رسائل الترويج الرائدة لمساعدتك في تنسيق رسالتك بشكل فعال.
إضافة إلى هذا الفكر ، إليك دليل شامل حول صياغة خطابات الترويج في مؤسستك مع 9 قوالب نماذج لخطابات الترويج الموجهة نحو النتائج.
ما هو خطاب الترقية؟
خطاب الترقية هو تبادل رسمي للتواصل بين صاحب العمل والموظف الذي يتلقى الترقية لعملهم الجاد ومساهماتهم الإيجابية.
يحمي خطاب الترقية الوظيفية الذي تمت صياغته جيدا الشركة والموظف من خلال توضيح جميع تفاصيل الوظيفة الجديدة ، مثل الراتب ، وخط السلطة المعنية ، وتاريخ الترقية ، وما إلى ذلك.
في المستقبل ، إذا نشأ بعض الالتباس بينك وبين موظفك ، فإن خطاب الترقية هو سجل دائم للاتصال يجب عليك الرجوع إليه.
هناك نوعان من الرسائل المتعلقة بالترقية الوظيفية:
- خطاب الترقية: خطاب من الشركة يبلغ الموظف بأنه تمت ترقيته.
- إعلان الترقية: خطاب من الشركة يعرض فرصة ترقية لموظفيها.
يجب أن تميز خطاب الترقية عن إعلان الترقية لضمان اتخاذ الإجراء الصحيح أثناء تنفيذ جهود تقدير الموظفين.
يتم استخدام خطاب الترقية الوظيفية لتقديم التهاني للموظف ويحدد التفاصيل الرسمية التي تنطوي عليها الترقية. في حين أن إعلان الترقية هو إبلاغ الموظفين بفتح الوظيفة الجديدة.
اعتمادا على هيكل وحجم شركتك ، يتم كتابة خطاب ترقية الموظف بواسطة مدير التوظيف أو مدير الموارد البشرية.
بغض النظر عن المحترف الذي يصوغ خطاب الترويج ، من المهم إضافة عناصر مخصصة ، خاصة أثناء استخدام نموذج خطاب الترويج.
كيف تكتب خطاب الترقية؟
تتطلب كتابة خطاب الترقية الاهتمام بالتفاصيل ، والتي يمكن أن تساعدك على زيادة فعالية الاتصال وتقدير جهود موظفك بشكل أفضل. فيما يلي بعض النصائح التي يجب تذكرها أثناء كتابة خطاب الترويج الخاص بك:
1. استخدم قالبا رسميا
على الرغم من أن خطابات الترقية أقل رسمية من المستندات الرسمية المستخدمة في الأعمال التجارية ، إلا أنها يجب أن تظل متوافقة مع درجة معينة من الشكليات.
يمكنك التفكير في استخدام أدوات الكتابة الذكاء الاصطناعي التي يمكن أن توفر لك أمثلة متعددة لإنشاء خطاب ترويج مثالي. يمكنك تقليل الجهود في الكتابة من البداية ، مما يوفر لك الوقت والجهد.
هذا يقلل من فرص الأخطاء ويضمن حصول موظفيك بسرعة على خطابات الترقية الخاصة بهم لمراجعة جميع تفاصيل الوظيفة الجديدة.
2. تحرير وتدقيق الرسالة
على الرغم من أنك تستخدم نموذجا رسميا مضمونا لصياغة خطاب ترويجي ، إلا أن المدخلات الشخصية المختلفة لا تزال مطلوبة. بمجرد إضافة تفاصيل حول الموظف والترقية ، قد ترتفع فرص حدوث أخطاء.
لذلك ، تحتاج إلى تحرير وتدقيق خطاب الترقية قبل إعادة توجيهه إلى الموظف. اقرأ مسودة الرسالة أو اطلب من أعضاء فريقك الاطلاع على خطاب الترقية لاكتشاف أي أخطاء ، مثل مبالغ الأجور غير الدقيقة أو الألقاب غير الصحيحة ، قبل تمريرها إلى الموظف الذي تمت ترقيته.
3. التوازن بين الرسمية وغير الرسمية
استخدم لهجة رسمية ولكن ودية أثناء صياغة خطاب ترقية مهني. نعم ، يمكنك استخدام علامة تعجب أثناء إنهاء الجملة لتهنئة موظفك ، ولكن يجب تجنب استخدام لغة غير رسمية.
أيضا ، تجنب استخدام الاختصارات العامية والرموز التعبيرية للتأكد من أن خطاب الترويج لا يفقد قيمته وجدوته.
لاختتامها ، يمكنك كتابة خطاب ترويجي بمساعدة قالب رسمي مع الحفاظ على نغمة رسمية ولكن ودية. أيضا ، قم بتدقيق خطاب الترقية الخاص بك وتأكد من تغطية جميع العناصر الأساسية في خطاب ترقية الموظف.
تفاصيل مهمة يجب تضمينها في خطاب ترقية الموظف
بمجرد صياغة خطاب الترقية الخاص بك ، يجب عليك التحقق من بعض التفاصيل الأساسية في كل خطاب ترقية وظيفية. أولا ، من الضروري تضمين إقرار مفصل بالدور الجديد للموظف. ثانيا ، يجب عليك إضافة مخطط واضح لهيكل التقارير الجديد لإزالة الالتباس فيما يتعلق بالتسلسل الهرمي للسلطة.
أخيرا ، يجب عليك تضمين تهانينا حماسية على إنجاز الموظف لتعزيز العلاقة بين صاحب العمل والموظف. دعنا نتعمق في فهم العناصر المهمة المذكورة في خطاب ترقية الموظف.
1. تاريخ سريان العرض الترويجي
اجعل الموظف على دراية بموعد سريان دوره الجديد للحفاظ على الشفافية الكاملة. يمكن أن يساعدهم على تقديم تقرير على الفور إلى قسم أو مشرف جديد لبدء أداء المهام المرتبطة بالدور الجديد.
يجب عليك أيضا إرسال نسخ من خطاب الترقية الوظيفية إلى المشرفين القدامى والجدد إذا كانت ترقية الموظف تنطوي على نقل بين الإدارات. يمكن أن يقلل العبء على المشرفين حتى يتمكنوا من التخطيط والاستجابة وفقا لذلك.
من خلال تحديد التاريخ ، سيفهم الجميع في الشركة ، بما في ذلك الموارد البشرية والمحاسبة ومدير كشوف المرتبات المتأثرين بالترقية ، بوضوح متى يتوقعون الانتقال. يمكن أن يساعدهم على تجنب مشكلات مثل عدم دفع الراتب الصحيح للمنصب الجديد ، من بين أمور أخرى.
2. تفاصيل الوظيفة الجديدة
هذه هي التفاصيل المهمة التي يجب عليك تضمينها في خطاب ترقية الموظف ، مثل:
- المسمى الوظيفي الجديد
يجب أن يعرف الموظفون تعيينهم ومكانهم في الهيكل التنظيمي للشركة. يمكن أن يقلل من الاحتكاك أثناء الترقية ويوفر مزيدا من الوضوح للموظف. - معدل الراتب الجديد أو المعدل: يجب أن يعرف الموظفون المبلغ الدقيق لراتبهم الجديد من خلال ذكر جدول رواتبهم بوضوح ، مثل أسبوعيا أو كل أسبوعين أو شهريا ، في خطاب الترقية الخاص بهم. اذكر أيضا فترة الاختبار للحصول على المزايا المحدثة ، إن وجدت.
- مزايا وامتيازات إضافية: يجب أن تذكر المزايا الإضافية أو المكافآت أو أيام الإجازة أو خيارات الأسهم أو الامتيازات الأخرى التي قد يتضمنها المسمى الوظيفي الجديد. أيضا ، إذا كان المنصب الوظيفي الجديد يتطلب من الموظف تغيير مواقع المكاتب أو الأقسام ، فقم بتضمين التفاصيل الإضافية في خطاب ترقية الموظف.
- التزامات ومسؤوليات جديدة: يمكنك تضمين تفاصيل تتعلق بالمسؤوليات والالتزامات الجديدة للمنصب الوظيفي. يجب أن يعرف الموظفون توقعات الشركة منهم بمجرد توليهم أدوارهم الجديدة.
لتجنب جعل خطاب الترقية طويلا جدا ، حدد بإيجاز المسؤوليات التي يمكن توسيعها لاحقا في مستند منفصل.
3. هيكل الإبلاغ عن الدور الوظيفي
يجب أن يعرف الموظف من سيكون المشرف ومن سيتحقق من الانتقال إلى الدور الجديد. يجب عليك تضمين قسم في خطاب الترقية حيث يتم ذكر هيكل الإبلاغ عن الوظيفة الجديدة.
يمكن أن يوفر فرصة لتسليط الضوء على سبب اختيار الإدارة للترقية الوظيفية للموظف. القيام بذلك يعزز الحماس والثقة لمنصب الوظيفة الجديد.
4. هيكل رواتب الوظيفة الجديدة
يمكن أن يضمن تسليط الضوء على هيكل الرواتب الدقيق أن يعرف موظفوك ارتفاعاتهم وتوزيع رواتبهم. يمكن أن يساعد أيضا في إزالة أي شكوك وارتباك عند منح الرواتب أو الحوافز للموظفين الذين تمت ترقيتهم.
5. أي تفاصيل إضافية
أثناء إرسال خطاب ترويجي ، يمكنك تضمين مستندات رسمية تحدد شروط الترويج ، مثل حزمة مزايا جديدة ، وما إلى ذلك. بمجرد تضمين جميع التفاصيل المهمة ، يمكن للموظف الذي تمت ترقيته مراجعته وتوقيعه لإكمال العملية. يمكن للموظف بعد ذلك الانتقال من دور إلى آخر لمساعدة مؤسستك على الارتقاء إلى آفاق جديدة.
ولكن يجب أن تعرف التوقيت المناسب لإرسال خطاب ترقية الموظف لضمان سير عملية الترقية بسلاسة.
متى ترسل خطاب ترقية؟
إرسال خطاب ترويجي مخطط ومنهجي. أفضل وقت لإرسال خطاب ترقية هو بمجرد اتفاق الموظف والمدير شفهيا على الدور الجديد.
يجب تجنب مفاجأة الموظف بخطاب ترقية رسمي حيث يجب منح الموظف الوقت لمناقشة الأدوار والمسؤوليات الجديدة مع مديريه. يمكن أن يساعد الموظف على تحديد ما إذا كان المنصب أو الدور الجديد يتوافق مع أهدافه المهنية وما إذا كان على استعداد لتولي المنصب الوظيفي.
بمجرد اكتمال عملية الخلفية ، ويكون الموظف جاهزا للمضي قدما في المنصب الجديد ، يمكنك إرسال خطاب الترقية الرسمي إليه لإجراء التأكيد النهائي.
ولكن هل هناك أي أنواع محددة من خطابات الترويج التي يمكنك كتابتها؟ مطلقا! لقد قمنا بتضييق نطاق 9 قوالب عينة من رسائل الترويج.
9 نماذج خطاب الترويج للاختيار من بينها
يمكن إرسال خطابات ترقية متعددة إلى الموظفين اعتمادا على الأدوار والتفاصيل والجوانب الأخرى. فيما يلي أفضل 9 قوالب لخطابات الترويج يمكنك استخدامها لعملك.
1. خطاب ترقية عينة رسمية
خطاب الترويج الرسمي مباشر ويوفر معلومات مفيدة. يمكن أن يساعد الموظف في الحصول على موافقة رسمية لترقيته والمضي قدما في العملية.
فيما يلي نموذج رسمي لخطاب الترويج يمكنك سرقته:
Congratulations on your promotion to <job title>. Your new position at the <department title/office location> will be effective <month, day, year>.
You will report to <Manager Name>, Director of <department name>. You can reach them via email at <email address> or by phone at <phone number> if you have any questions.
As discussed, your annual salary for the position will be <salary amount> paid <pay intervals, such as biweekly>. We have attached an updated contract with new employment terms, including the benefits package. Please review and send us back a signed copy.
Again, congratulations on the new position. Looking forward to your continued success at <Company Name>.
Warm regards,
<employer/manager name>
2. عارضة رسالة ترويج عينة
يمكنك استخدام نغمة غير رسمية قليلا للتعبير عن الأسباب الرئيسية لاختيار الموظف للترقية الوظيفية. يمكن أن ينقل خطاب الترقية السببي أيضا درجة أعلى من الحماس ويجب أن يجعل الموظف يشعر بالتقدير والتقدير.
فيما يلي نموذج غير رسمي لنموذج خطاب الترويج:
I’m pleased to inform you that the core management has unanimously decided to promote you to the position of <job title>, effective <month, day, year>, with an annual salary of <salary amount>. You will be under the supervision of <Manager Name>, <department name>.
After monitoring and evaluating your past <X amount of months or years> performance for the past as <previous job title>, we at <Company Name> appreciate your hard work and commitment and are happy to reward you for your efforts.
We have attached the updated contract with new employment terms. You can connect with me at <email address> or phone at <phone number> if you have any questions.
We look forward to seeing you achieve great things in your new role. Congratulations!
Warm regards,
<employer/manager name>
3. رسالة شكر على العرض الترويجي
تتطلب كتابة خطاب شكر على ترقيتك اتباع تنسيق معين. سيضمن لك تضمين كل ما تريد ويساعد في الحفاظ على تدفق رسالتك.
إليك رسالة شكر على نموذج الترويج:
I wanted to thank you for my recent promotion to <new job title> and let you know how much I appreciate your support. It's such a great opportunity that I've looked forward to for some time, and I'm grateful for your confidence in my abilities.
I'm grateful for <something specific the employer did that helped you get the promotion>. You've helped me <list of ways your manager has helped you>. I look forward to <something you'll be doing in your new role> with this new position.
Thanks again for your help. I'm truly grateful for your support.
Warm regards,
<Your first name> <your last name>
4. رسالة تهنئة على العرض الترويجي
يجب بلا شك الاعتراف بالإنجازات والترقيات البارزة في نظام عملك البيئي.
إليك رسالة تهنئة لقالب الترويج:
I want to congratulate you on your magnificent accomplishment. Improvements in your work will inspire and motivate other <department name> employees to work efficiently and get promoted.
The company heavily relies on your work and team spirit qualities to assign you the promotion, and we expect the same level of determination from you as a <new role>.
It will be an opportunity to prove yourself as a <new designation>, and we hope you will coordinate with co-workers to run the work properly.
We hope you will handle your new responsibilities with great hard work and determination.
We wish you great prosperity and success and hope you achieve great heights in your career.
Wish you all the best.
Warm regards,
<employer/manager name/co-worker>
5. خطاب ترويجي لمديري المنتجات
كونك في التسلسل الهرمي الأعلى في مؤسستك ، يجب عليك اتباع نغمة خطاب ترويج رسمية لمديري المنتجات.
إليك نموذج خطاب ترويجي لمديري المنتجات:
Congratulations. As a unanimous decision taken by the management, you are selected for the position of senior product manager. Your new position will be effective <month, day, year>. As discussed, once you accept this new position, you’ll receive a <salary amount> paid <pay intervals, such as biweekly>.
This new position will put you under the direct supervision of the <product manager’s head>. Your responsibilities as a senior product manager include <employee’s new responsibilities and duties>.
We have attached an updated contract with new employment terms, including the benefits package. Please review and send us back a signed copy.
Again, congratulations on the new position. Looking forward to your continued success at <Company Name>.
Warm regards,
<employer/manager name>
6. خطاب ترويجي لفريق المبيعات
على غرار مديري المنتجات ، يجب أن يتلقى موظفو فريق المبيعات خطاب ترقية احترافي إذا تم النظر في ترقيتهم.
إليك خطاب ترويجي لقالب فريق المبيعات:
I’m happy to inform you that the core management has finalized your promotion to the job position of <sales job title>, effective <month, day, year>, with a <weekly/bi-weekly/monthly> salary of [salary amount].
You will be under the supervision of <supervisor name and job title>. Monitoring and evaluating your performance for the past two years as <employee’s previous job title> revealed a dedication, persistence, and impressive work ethic that contributed to the company’s objectives.
We shall continue to expect the same consistency and great results from you in the new role. We hope you will set an example for others in the organization.
Again, congratulations on the new position. Looking forward to your continued success at <Company Name>.
Warm regards,
<employer/manager name>
7. شكل خطاب رسمي لطلب الترقية
بمجرد مشاركة إعلان الترقية مع الموظفين ، يكون الوقت مناسبا لإرسال خطاب رسمي لطلب الترقية إلى التسلسل الهرمي الأعلى.
فيما يلي تنسيق خطاب رسمي لنموذج طلب الترويج:
I wanted to communicate with you and talk about the open position of <desired role>.
During my <time duration> at the company, I have worked hard and learned much, including <share your learnings>. My current experience, skills, and strong contributions mean I can be an excellent candidate for <job role>.
During the last year, I also helped <something that helps you stand out>. Additionally, I also help my co-workers resolve their queries and bottlenecks.
I would request a meeting to discuss the possibility of a promotion. Thank you for your time.
Warm regards,
<Your first name> <your last name>
8. خطاب تغطية ترقية وظيفية لمدير البيع بالتجزئة
يمكن أن يكون التعامل مع العمليات اليومية للمتجر عملية محمومة. يمكنك تقدير والتعرف على العمل الشاق لمدير البيع بالتجزئة الخاص بك من خلال الترويج لها.
فيما يلي خطاب تغطية ترقية وظيفية لقالب مدير البيع بالتجزئة:
Congratulations on your promotion to <job title>. Your new position at the <department title/office location> will be effective <month, day, year>.
You will report to <Manager Name>, Director of <department name>. You can reach them via email at <email address> or by phone at <phone number> if you have any questions.
We have monitored your remarkable interpersonal skills and ability to lead. You have also excelled at building a team of motivated and hardworking associates.
As discussed, your annual salary for the position will be <salary amount> paid <pay intervals, such as biweekly>.
We hope you take our company to new heights by maintaining the same dedication and commitment toward your work.
Warm regards,
<employer/manager name>
9. تنسيق خطاب ترقية الزيادة
يمكن أن يكون تسليط الضوء على زيادة الراتب جانبا مهما يجب مراعاته.
إليك نموذج تنسيق خطاب ترقية الزيادة:
Congratulations!
<The company’s name> is pleased to inform you that you have been promoted from <previous job position> to <new job position> in <office location> region.
Also, your monthly remuneration has been revised to <new income>.
It shall be effective from <month, day, year>.
All the other terms and conditions remain unchanged.
We appreciate your efforts and expect you to continue to take up all new challenges with the same enthusiasm.
Warm regards,
<employer/manager name>
بصرف النظر عن هذه ، يمكن أن يكون هناك أنواع مختلفة من خطابات الترويج ، ولكن يمكن تصنيفها ضمن نماذج خطابات الترويج الرسمية وغير الرسمية.
لكن اختيار الموظفين المستحقين للترقية لإرسال رسائل سريعة إليهم يمكن أن يستغرق وقتا طويلا ومحموما لفرق الموارد البشرية. هذا هو المكان الذي تشبه فيه منصات مشاركة الموظفين المتقدمةEmpuls يمكن تبسيط العملية الخاصة بك
مفتاح الوجبات الجاهزة
يمكن أن يؤدي ترقية موظفيك إلى زيادة الاحتفاظ بالموظفين بشكل فعال وضمان إنشاء نظام بيئي صحي للعمل. كما يشجع الموظفين الآخرين على العمل الجاد ويساعد المنظمة على تحقيق أهداف العمل المرجوة.
يمكنك استخدام نماذج رسائل الترويج المذكورة أعلاه لتقليل متاعبك في إنشاء خطابات رسمية وإزالة فرص حدوث عنق الزجاجة. ولكن من المهم أيضا دمج أداة مشاركة شاملة للموظفين للتعرف على القوى العاملة لديك ومكافأتها والتواصل معها. جرب الإصدار التجريبي المجاني من منصة إدارة الموظفين الكل في واحد لتبسيط حملة التعرف على الموظفين.
الأسئلة الشائعة
فيما يلي إجابات لبعض الأسئلة المتداولة التي يطرحها الأشخاص حول خطابات الترويج.
Q. ما هو خطاب ترويج المنتج؟
إنه تبادل رسمي بين صاحب العمل والموظف لتسوية اتفاقية الترقية الشفهية وإنشاء سجل رسمي.
Q. ما هو خطاب ترويج المبيعات؟
يطلق على خطاب الترويج المقدم إلى فريق المبيعات للتعرف على جهودهم والتزامهم بأهداف العمل خطاب ترويج المبيعات.
Q. كيف تكتب رسالة ترويجية للموارد البشرية؟
يجب عليك تضمين تفاصيل مثل تاريخ الترقية والدور الوظيفي والراتب ومشرف التقارير وتفاصيل مهمة أخرى في خطاب ترويجي.
المواد الشائعة
رسالة شكر لرغبات عيد ميلاد
رسالة وداع للزميل
رغبات عيد ميلاد للزميل
رسالة شكر إلى رئيسه على التقدير
ردود الفعل للمديرين
رسالة شكر على رغبات ذكرى العمل
خطاب استقالة لأسباب شخصية
ألقاب الجوائز الإبداعية للموظفين
رسائل تقدير للزملاء