Wie geht man mit schwierigen Mitarbeitern um?

Schwierige Mitarbeiter. Jede Führungskraft hatte schon mindestens einen. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Anteil an frustrierenden Mitarbeitern gehabt. Wir sind zu der Überzeugung gelangt, dass dies ein unvermeidlicher Bestandteil der Führung eines Unternehmens ist, unabhängig von der Größe und Branche.

Leider verkennen viele Arbeitgeber und Manager die kurz- und langfristigen Dominoeffekte, die ein einziger schwieriger Mitarbeiter verursachen kann. Zumindest braucht es nur eine einzige Person, um die nahtlose Dynamik eines effizienten Teams zu stören und Ihre Produktivität für einen Monat zu beeinträchtigen.

Besonders schwierig ist es für Menschen, die sich gerade von ihrer Sucht erholt haben. Wir sind alle dafür, Menschen, die es verdienen, eine zweite Chance zu geben, und wir verstehen, wie schwierig es für diese Menschen ist, einen Arbeitsplatz zu finden.

Allerdings müssen Sie auch die Herausforderungen beachten, die sich Ihnen stellen können. Für jemanden, der ständig mit Vorurteilen konfrontiert ist, kann es zum Beispiel schwierig sein, sich ständig zu verteidigen und eine gute Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Daher möchten wir Ihnen in diesem Artikel helfen, indem wir einen kurzen Leitfaden zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern geben. Wir werden die roten Fahnen auflisten, an denen sie zu erkennen sind, erörtern, wie wichtig es ist, den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern und störendem Verhalten zu erlernen, die verschiedenen Arten schwieriger Mitarbeiter sowie Tipps für den Umgang mit ihnen aufzählen und vieles mehr.

Wer sind schwierige Mitarbeiter?

Wahrscheinlich hat jeder Vorgesetzte seine eigene Definition von einem schwierigen Mitarbeiter. Für die Zwecke dieses Artikels definieren wir ihn jedoch als einen Arbeitnehmer, der es versäumt, sich am Arbeitsplatz professionell zu verhalten.

Hier sind nur einige der roten Fahnen, die sie von anderen unterscheiden:

1. Ruft Beschwerden hervor

Eines der ersten Anzeichen für einen schwierigen Mitarbeiter sind die eingehenden Beschwerden, nicht nur von Kunden, sondern auch von Mitarbeitern. Sie können auch auf indirekte Details achten, wie z. B. eine erhebliche Zunahme von Produktrückgaben oder zunehmende Berichte über fehlende und/oder kaputte Artikel von Ihrem Kundendienstteam.

2. Zeigt nach außen hin eine negative Einstellung

Negative Verhaltensweisen können sich auf unterschiedliche Weise äußern, von mangelndem Engagement bis hin zu einem deutlichen Fehlen von Initiative. Es kann sich auch als Demotivation zeigen, die sich typischerweise in schlechter Pünktlichkeit äußert.

Dies sollte sofort in Angriff genommen werden, um eine Beeinträchtigung der Arbeitsmoral zu vermeiden.

3. Wissentlicher Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien

Achten Sie auch auf Mitarbeiter, die sich nicht an die Unternehmensregeln halten. Vielleicht arbeiten sie allein oder mit ihrem Team effizient, vielleicht genießen die Kunden sogar ihre Gesellschaft.

Das ist jedoch kein Freifahrtschein für schweres Fehlverhalten wie Gewaltandrohung, Waffenbesitz, Belästigung und mehr.

Bedeutung des Umgangs mit schwierigen Mitarbeitern und störenden Verhaltensweisen

Wenn Sie störendes Verhalten nicht in den Griff bekommen, kann dies schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben, die Sie vielleicht gar nicht bemerken. Wie wir bereits erwähnt haben, kann es sich auf das Arbeitsumfeld, die Arbeitsmoral und die Arbeitszufriedenheit auswirken. Sie könnten dadurch sowohl gute Mitarbeiter als auch treue Kunden verlieren.

Noch gravierender ist jedoch, dass es den Ruf Ihres Unternehmens langfristig ruinieren kann. Unterschätzen Sie nicht den Schaden, den die Interaktion mit einem einzelnen Mitarbeiter anrichten kann, vor allem, wenn er sich wiederholt engagiert.

Leider sind schlechte Ereignisse einprägsamer als gute und können sich durch Mund-zu-Mund-Propaganda (sowohl offline als auch online) wie ein Lauffeuer verbreiten. Das gilt nicht nur für die Geschichten, die Ihre Kunden über Ihr Unternehmen erzählen, sondern auch für Ihre Mitarbeiter.

Arten von schwierigen Mitarbeitern

Dealing with difficult employees can be tricky, especially when each one brings a different challenge to the table. Here are a few common types you might come across and how they typically show up at work.

1. Der Faule

Faule Mitarbeiter sind leicht zu erkennen, aber wir können verstehen, warum sie leicht mit leistungsschwachen Mitarbeitern zu verwechseln sind. Worin besteht also der Unterschied? Nun, er liegt im Kampf. Leistungsschwache Mitarbeiter sind Arbeitnehmer, die hart arbeiten, aber nicht das erwartete Ergebnis liefern.

Das kann verschiedene Ursachen haben: familiäre Probleme, finanzielle Schwierigkeiten oder einfach mangelnde Fähigkeiten und Erfahrung. Faule Mitarbeiter bemühen sich hingegen überhaupt nicht. Sie verlassen sich darauf, dass andere ihren Beitrag leisten.

2. Die übermäßig ehrgeizigen

An Ehrgeiz ist nichts auszusetzen. Er kann motivieren und zu Spitzenleistungen anspornen. Auf der anderen Seite mag niemand einen Angeber und einen Streber, die nicht jemanden kennzeichnen, der eine Führungsrolle übernehmen will, sondern einen übermäßig ehrgeizigen Mitarbeiter.

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie solche Mitarbeiter ausfindig machen, denn Sie wollen keine guten Mitarbeiter entmutigen und demotivieren. Versuchen Sie stattdessen, nach Arbeitnehmern Ausschau zu halten, die sich ständig bemühen, nicht nur ihre Kollegen, sondern auch ihre Vorgesetzten zu übertreffen und zu übertrumpfen.

Ein ehrgeiziger Mitarbeiter wird sich zum Beispiel bemühen, eine hervorragende Leistung zu erbringen. Ein übermäßig ehrgeiziger Mitarbeiter hingegen wird die ihm erteilte Aufgabe in Frage stellen und unverhohlen seinen eigenen Weg gehen, anstatt die Anweisungen zu befolgen.

3. Die dramatische

Interessanterweise könnte die Suche nach dem übermäßig ehrgeizigen Mitarbeiter auch aufdecken, wer der dramatische Mitarbeiter ist. Denn dramatische Mitarbeiter lieben Intrigen und Action. Sie fühlen sich wohl an Tagen, die mit Geschrei, Tränen und Verrat gefüllt sind: Dinge, die übermäßig ehrgeizige Mitarbeiter manchmal zu bieten haben.

Im Gegensatz zu den anderen ist der dramatische Mitarbeiter eher ein Charakter und kann in viele Gestalten gekleidet werden. Er kann an einem Tag der emotionale Mitarbeiter sein, der sich die Seele aus dem Leib schreit, und am nächsten Tag den sympathischen Klatschtanten spielen. Er wird alles tun, nur um im Mittelpunkt zu stehen, bis hin zur Schaffung von Problemen, wenn kein echtes Drama vorhanden ist.

4. Der Komödiant

Es gibt auch Zeiten, in denen ein Aufmerksamkeitserreger eher die Form eines Komikers als die eines Dramatikers hat. Man kann sagen, dass sie die Gegensätze des Aufmerksamkeitsspektrums besetzen. Der eine lebt von den Tränen, der andere von den Lachern.

Ehrlich gesagt ist es kein schlechtes Verhalten, wenn man andere zum Lachen bringen will. Die Absichten eines Komikers sind in der Regel gut gemeint und können einen schwierigen Arbeitstag erträglicher machen. Allerdings neigen diese Mitarbeiter dazu, Störungen zu verursachen und andere Mitarbeiter aus dem Konzept zu bringen.

Auch im Umgang mit ihnen müssen Sie vorsichtig sein. Seien Sie diskret, wenn Sie nicht als Spielverderber abgestempelt werden wollen.

5. Der Zyniker

Diese Art von Angestellten ist der Fluch des Komödianten. Dieser Arbeitnehmer lächelt nie und sieht immer so aus, als würde er das Gewicht der ganzen Welt auf seinen Schultern tragen. Er nimmt auch nur selten an After-Work-Bonding-Sitzungen, Team-Lunches und anderen lustigen Firmenveranstaltungen teil. Andere Mitarbeiter haben immer wieder erfolglos versucht, ihn einzubeziehen, und jetzt haben sie einfach aufgegeben.

Er macht seine Arbeit gut, hält sich bedeckt, will nicht auffallen, und respektiert Ihre Autorität. Wo liegt also das Problem? Ganz einfach: Schlechte Laune ist ansteckend und kann sich auf die Arbeitszufriedenheit der anderen auswirken.

How to deal with difficult employees: A proactive and structured approach with Empuls

Difficult employees can disrupt team harmony, lower productivity, and create a negative workplace culture if their behavior goes unaddressed. While challenging, managing these situations effectively is a hallmark of strong leadership. It’s not just about reacting to conflict—it's about building a culture where clear communication, consistent feedback, and accountability are the norm.

Here’s a structured, people-first approach to handling difficult employees, along with how Empuls can support you at every step:

1. Recognize the root cause—not just the behavior

Difficult behavior is often a symptom, not the cause. Stress, disengagement, unclear expectations, or lack of recognition can all contribute.
Start by identifying what’s really driving the behavior. Is the employee misunderstood? Do they feel unheard or undervalued?

2. Document incidents objectively and consistently

When patterns of disruptive behavior emerge, begin documenting occurrences. Keep your records factual, noting dates, times, and witnesses if any. Communicate transparently with the employee that you’re tracking progress toward resolution—not punishment.

3. Give timely and actionable feedback

Don’t wait until things spiral. Address issues early with clear, constructive, and private conversations. Avoid vague criticism—be specific about what behavior needs to change and why it matters to the team and company culture.

4. Reinforce positive behaviors alongside accountability

It's easy to focus only on what’s wrong, but progress also depends on recognizing improvements and reinforcing effort. Reward positive shifts in attitude or behavior, no matter how small.

5. Maintain consistency and fairness across teams

A common mistake is letting “star performers” off the hook while holding others accountable. This erodes trust and fosters resentment. Apply the same standards across the board to protect your leadership credibility.

6. Set clear consequences and align them with policy

Consequences should be proportionate, clearly communicated, and tied to company policy. Whether it’s a verbal warning or formal action, clarity helps eliminate ambiguity.

7. Don’t manage in isolation—collaborate with HR

If a case is particularly complex, emotionally charged, or repetitive despite intervention, involve HR. Together, you can plan a more formal response or next steps.

8. Know when to escalate or part ways

In rare cases, despite clear feedback and fair support, the employee may remain unwilling to improve. In such cases, it’s important to make a decision that protects your team’s wellbeing and business goals.

Letting go of a toxic presence—respectfully and professionally—can open space for healthier team dynamics and growth.

Empuls: Your partner in proactive people management

Dealing with difficult employees isn’t just about correction—it’s about creating a culture that makes difficult behavior the exception, not the norm. Empuls helps you build that culture with tools for recognition, continuous feedback, transparent communication, and behavioral alignment.

By using Empuls to reinforce positive behaviors, listen to employee voices, and maintain accountability, organizations can address issues early and prevent negativity from taking root.

Beispiele für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Oft sind die Dinge leichter gesagt als getan. Erlauben Sie uns daher, ein paar Fälle zu schildern, wie wir in der Vergangenheit mit Mitarbeitern umgegangen sind. Die Namen der betroffenen Personen werden wir aus Gründen des Datenschutzes nicht nennen.

Fall Nr. 1

Es gab einen Mitarbeiter, der eines Tages anfing, zu spät zu kommen. Das war vorher nicht so, also sprach der Manager nach einer Woche mit ihm. Der Vorgesetzte machte ihn auch erst nach dem dritten Mal darauf aufmerksam.

Nach der Befragung des Mitarbeiters fanden wir heraus, dass seine Verspätung auf Probleme in seinem Privatleben zurückzuführen war. Seine Mutter wurde krank und es gab niemanden, der sich um sie kümmern konnte.

Auch eine vorübergehende Freistellung von der Arbeit kam nicht in Frage. Stattdessen wurde das Problem gelöst, indem seine Arbeitszeit unter der Bedingung angepasst wurde, dass er niemals zu spät kommen darf.

Fall #2

Eine Arbeitnehmerin beschwerte sich darüber, dass ein männlicher Kollege das Licht ausschaltete und ihre Brüste berührte. Bei der Untersuchung wurde festgestellt, dass der Mitarbeiter ihre Brüste unbeabsichtigt berührte, als er nach einer Sitzung das Licht im Konferenzraum ausschaltete.

Die erste Maßnahme war eine Warnung an den männlichen Mitarbeiter, beim nächsten Mal vorsichtiger zu sein. Der Vorfall wurde aufgezeichnet.

A similar incident occurred after a few months with the same female employee, only this time with another male co-worker. Another investigation was done. This time, it was found through CCTV footage that the female worker intentionally cornered her co-worker.

Sie versuchte, die Angelegenheit zu nutzen, um ihm aus persönlichen Gründen mit der Entlassung zu drohen. Dieser Fall wurde als Belästigung eingestuft, und aufgrund der Null-Toleranz-Politik des Unternehmens wurde der Mitarbeiterin umgehend gekündigt.

Schlussfolgerung

Knowing how to deal with difficult employees is an essential leadership skill that directly impacts team morale, productivity, and workplace culture. Whether you're facing disruptive behavior, resistance to feedback, or recurring conflict, the key lies in approaching the situation with empathy, structure, and consistency.

Successful leaders don’t just react—they build environments that prevent issues from escalating by fostering transparency, communication, and continuous recognition. From documenting patterns to offering constructive feedback and collaborating with HR, every step plays a role in managing difficult employees and disruptive behaviors effectively.

With platforms like Empuls, you don’t have to do it alone. Empuls helps you take a proactive approach to engagement and behavior alignment—ensuring challenges are addressed early and culture stays strong.

Lead with empathy. Act with clarity. Empower with the right tools. That’s how you turn tough situations into opportunities for growth—for both individuals and teams.