Der Leitfaden für HR-Führungskräfte für Mitarbeiterbefragungen

Auf den heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmärkten kämpfen die Unternehmen ständig darum, die besten Talente anzuziehen und zu halten.

Es reicht jedoch nicht aus, die besten Mitarbeiter zu gewinnen, sondern es ist ebenso wichtig, sie zu halten. Wenn Unternehmen der Mitarbeiterbindung keine Priorität einräumen, leiden sie eher unter freiwilliger Fluktuation, die die meisten Unternehmen in den USA jedes Jahr 1 Billion Dollar kostet.

Die Fluktuationskosten umfassen direkte Ersatzkosten und indirekte Kosten wie Produktivitäts- und Zeitverluste, vorübergehende Vertretung und die Ausbildung neuer Mitarbeiter. Diese Fluktuationskosten können für jeden Unternehmensleiter teuer werden und schließlich das Aus für sein Unternehmen bedeuten.

Ein Personalleiter mag sich fragen: "Was kann ich tun, um diese Fluktuationskosten zu verringern und die Mitarbeiterbindung in meinem Unternehmen zu verbessern?" Gute Frage! Neben der Schaffung einer gesunden und attraktiven Unternehmenskultur können Sie mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen noch mehr erreichen.

In diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie über Mitarbeiterbefragungen wissen müssen.

Was sind Mitarbeiterbefragungen?

Diese Umfragen messen die Zufriedenheit, die Loyalität und das Engagement der Mitarbeiter und liefern den Unternehmen die Daten, die sie benötigen, um fundierte und proaktive Entscheidungen zu treffen.

Die meisten Personalabteilungen haben sich traditionell auf formelle, groß angelegte Umfragen verlassen, um die Stimmung der Mitarbeiter zu ermitteln.

Diese oft jährlich durchgeführten Mitarbeiterbefragungen sind zwar noch lange nicht ausgestorben, aber sie sind eindeutig auf dem Rückzug, weil sie zu langwierig sind, veraltete Daten liefern und wenig Wirkung zeigen, da die ergriffenen Maßnahmen eher reaktiv sind.

Solche Probleme mit jährlichen Umfragen haben dazu geführt, dass die Beliebtheit von Pulsbefragungen bei den Mitarbeitern zunimmt, und wir sind daher der Meinung, dass jedes Unternehmen Pulsbefragungen durchführen sollte.

Warum sind Mitarbeiterbefragungen wichtig?

Im Gegensatz zu den jährlichen Umfragen zum Mitarbeiterengagement sollten die Unternehmen häufiger Pulsbefragungen durchführen, da diese eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Unternehmenskultur spielen.

Da es nicht ratsam ist, ein ganzes Jahr abzuwarten, um zu beurteilen, ob die Moral gestiegen oder gesunken ist, sind Pulsumfragen nützlich:

1. Echtzeit-Einblicke in Ihr Unternehmen gewähren

Im Laufe der Jahre haben Untersuchungen von Gallup gezeigt, dass die meisten Mitarbeiter nicht engagiert sind - weltweit sind nur 15 % und in den USA nur 34 % engagiert.

Im Mai 2020 stieg der Prozentsatz der engagierten Arbeitnehmer in den USA auf einen historischen Wert von 38 %. Einen Monat später verzeichnete Gallup jedoch den stärksten Rückgang in der Geschichte der Erfassung des Mitarbeiterengagements in den USA, die bis ins Jahr 2000 zurückreicht.

Wenn man sieht, wie die Daten zum Mitarbeiterengagement innerhalb eines Monats schwanken, wird deutlich, dass es nicht sinnvoll ist, ein ganzes Jahr zu warten, um das Engagement der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu erfassen.

Pulsumfragen zum Mitarbeiterengagement können Ihnen dabei helfen, solche Veränderungen in Echtzeit zu erkennen, Warnzeichen zu erkennen, Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen und proaktive nächste Schritte zu unternehmen.

2. Erzielen Sie eine hohe Rücklaufquote bei den Mitarbeitern

Die Fragen, die für Pulsumfragen unter den Mitarbeitern verwendet werden, sind oft kurz und einfach auszufüllen, was zu mehr Antworten führt. Je mehr Antworten Sie erhalten, desto mehr Daten stehen Ihnen zur Verfügung, um Probleme und Themen zu ermitteln - und desto besser sind die Ergebnisse der Pulsumfrage.

3. Ermöglichung der Nutzung von Analysen durch HR-Führungskräfte zur Steigerung der Wirkung

Es ist keine Neuigkeit, dass Personalverantwortliche immer wieder einen Platz am Tisch verlangen. Mit anderen Worten: Personalleiter fordern, an der strategischen Entscheidungsfindung beteiligt zu werden und in ihren Unternehmen einen wesentlichen Beitrag zu leisten. Warum ist dies ein solcher Kampf für die Personalabteilung?

Eine Möglichkeit für die Personalabteilung, sich das Vertrauen ihres CEO zu verdienen, ist die Nutzung von Analysen zur Vorwegnahme von Geschäftsanforderungen.

Personalleiter können Probleme vorhersagen, bevor sie auftauchen, indem sie HR-Kennzahlen wie Produktivität, Fluktuation, Mitarbeiterbindung oder Engagementraten verwenden. Als Personalleiter kann das Verständnis von Pulsbefragungen dazu beitragen, Ihnen die Daten zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen, um eine strategischere Rolle zu spielen.

6 Faktoren, die vor der Verwendung von Impulsumfragen zu beachten sind

Wenn Sie sich für den Einsatz von Pulsbefragungen in Ihrem Unternehmen entscheiden, sollten Sie unbedingt die folgenden Faktoren berücksichtigen:

1. Unterstützung

Als Personalleiter brauchen Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung für Ihre Personalinitiativen. Dennoch wird das Management höchstwahrscheinlich zustimmen, nachdem Sie ihm die geschäftlichen Auswirkungen der Verwendung von Pulsumfragen zur Mitarbeiterbindung aufgezeigt haben.

Teilen Sie Ihren Führungskräften mit, welche Art von Daten sie erwarten können und wie diese dem Unternehmen helfen werden.

2. Kommunikation

Nachdem die Führungskräfte den Einsatz von Pulsumfragen befürwortet haben, müssen sie die Mitarbeiter zur Teilnahme ermutigen.

According to Gartner, once leaders can answer the question, "what's in it for me?", then half the battle for high response rates is already won.

• ➡ Machen Sie den Mitarbeitern klar, warum sie teilnehmen sollten und wie wertvoll die Daten für das Unternehmen sein werden.
• Informieren Sie sie darüber, wie und wann Sie sie zur Teilnahme auffordern werden. Die Mitarbeiter sollten wissen, was sie beim Ausfüllen der Umfragen erwartet.
• Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wer ihre Antworten einsehen kann und ob sie die Möglichkeit haben, anonym zu bleiben.

3. Transparenz

Damit Ihre Mitarbeiter Ihrem Feedback-Prozess vertrauen und bereit sind, an künftigen Pulsumfragen und Umfragen zum Mitarbeiterengagement teilzunehmen, müssen sie die Ergebnisse jeder Pulsumfrage kennen und die Verbesserungspläne Ihres Unternehmens verstehen.

Bereiten Sie sich darauf vor, die Mitarbeiter über die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung auf dem Laufenden zu halten, und bitten Sie sie, sich an der Planung der nächsten Schritte zu beteiligen.

5. Frequenz

Legen Sie fest, wie oft Sie die Impulsumfragen durchführen wollen. Impulsumfragen sollten häufiger als einmal durchgeführt werden, d. h. Sie können sie monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich durchführen.

Achten Sie dabei jedoch darauf, dass Ihre Mitarbeiter nicht unter Umfragemüdigkeit leiden, d. h. dasssie nicht mehr auf Umfragen antworten, weil sie denken, dass ihr Feedback nicht relevant ist.

Bei der Festlegung der Häufigkeit Ihrer Pulsbefragungen sollten Sie sich informieren:

• ➡ Wie wahrscheinlich ist es, dass sich die Daten innerhalb einer Woche, eines Monats oder eines Quartals ändern? Ist in Ihrem Unternehmen eine bedeutende Veränderung eingetreten, z. B. eine Umstrukturierung oder eine Massenentlassung? Fragen wie diese können Ihnen helfen, die Häufigkeit Ihrer Pulsbefragungen zu bestimmen.
• ➡ Wie machbar sind sinnvolle Maßnahmen bei Umfragen - Hat das Unternehmen seit der letzten Umfrage Fortschritte gemacht? Die Mitarbeiter müssen diese Verbesserungen sehen, bevor sie bereit sind, an weiteren Umfragen teilzunehmen.

6. Entwurf

Bei der Gestaltung von Impulsumfragen sollten Sie Folgendes beachten:

• ➡ Länge und Dauer der Umfrage - Halten Sie die Fragen kurz und einfach. Erwägen Sie, 5 bis 15 Fragen zu stellen, die innerhalb von 5 Minuten beantwortet werden können.
• ➡ Fragenstruktur - Erwägen Sie die Verwendung verschiedener Umfragefragen wie Multiple-Choice, Likert-Skala, Matrix, Ratingskala oder offene Fragen.
• Nutzen Sie Ihre Fragen, um Mitarbeiterfeedback zu bestimmten Themen einzuholen, damit Sie Veränderungen im Laufe der Zeit verfolgen können. Themen können Arbeitsplatzkultur, Vielfalt und Integration, Belohnungen und Anerkennung oder Work-Life-Balance sein.

7. Software-Plattform für Pulsumfragen

Machen Sie sich bewusst, dass es keine einheitliche Pulsumfrage-App und -Plattform gibt. Was bei einem anderen Unternehmen funktioniert hat, muss also nicht unbedingt auch bei Ihrem Unternehmen funktionieren.

Wenn Sie Pulsumfrage-Apps und -Plattformen für Ihr Unternehmen bewerten, sollten Sie sich diese Fragen stellen:

• ✅ Ist die Plattform kosteneffizient?
• ✅ Ist sie benutzerfreundlich?
• ✅ Ist das Design mobilfähig?
• ✅ Ist die Anonymität der Befragten gewährleistet?
• ✅ Kann sie an unsere Bedürfnisse angepasst werden?
• Ist die Datensicherheit und -sicherung gewährleistet?
• ✅ Wie einfach ist es, Berichte zu sammeln und zu analysieren?

For example, our all-in-one employee engagement platform, Empuls, answers all the questions above and more.

Through Empuls, you can efficiently run and manage pulse surveys, measure employee engagement in real-time, and turn feedback into actionable insights. It is one of the best pulse survey software for organizations to keep track of employees' pulse.

Unsere Plattform für Pulsumfragen bietet außerdem gebrauchsfertige und forschungsgestützte Umfragevorlagen für verschiedene Aspekte des Mitarbeiterlebenszyklus, z. B. Onboarding, Lernen, Wellness, Diversität und Austritte.

Wir können den Rhythmus, die Fragen und die Zielgruppe an Ihre Anforderungen anpassen. Am wichtigsten ist, dass wir die Anonymität aller Antworten gewährleisten.

Wie kann man Mitarbeiterbefragungen durchführen?

Wenn Sie alle oben genannten Faktoren berücksichtigt haben, können Sie mit der Durchführung Ihrer Pulsbefragung in diesen einfachen Schritten fortfahren:

• ➡ Kündigen Sie die Umfrage an: Wie bereits erwähnt, können Sie Ihre Chancen auf eine hohe Beantwortungsquote verbessern, indem Sie die Mitarbeiter über alle Einzelheiten der Umfrage informieren. Vorzugsweise können Sie den CEO die Umfrage ankündigen lassen, um eine bessere Wirkung zu erzielen.
• ➡ S tarten Sie die Umfrage: Senden Sie den Link zur Umfrage an die Mitarbeiter. Sie können sowohl E-Mails als auch Textnachrichten verwenden, so dass die Mitarbeiter das nutzen können, was für sie zugänglich ist.
• ➡ Senden Sie Erinnerungen: Es ist notwendig, die Mitarbeiter in Sitzungen oder Gesprächen daran zu erinnern, damit die Pulsbefragung für sie eine Priorität bleibt.
• ➡ Teilen Sie die Ergebnisse mit und analysieren Sie sie: Nach Abschluss der Umfrage müssen Sie die Ergebnisse der Pulsumfrage mit den Mitarbeitern teilen und die Ergebnisse analysieren. Sie können Fokusgruppen einrichten, um Themen zu identifizieren, bestimmte Probleme anzusprechen und mögliche organisatorische Lösungen zu erarbeiten.
• ➡ Planen Sie Maßnahmen nach der Umfrage: Dies ist der springende Punkt bei der Pulsbefragung. Ihr Führungsteam und Ihre Mitarbeiter müssen die nächsten Schritte kennen, einschließlich eines realistischen Zeitplans und der beteiligten Personen. In dieser Phase wird auch festgelegt, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass Sie in Zukunft hohe Rücklaufquoten erzielen.
• ➡ Wiederholung: Sie müssen den Prozess regelmäßig wiederholen. Achten Sie jedoch darauf, dass keine Umfragemüdigkeit aufkommt. Wie bereits erwähnt, müssen die Mitarbeiter Verbesserungen sehen, bevor sie bereit sind, an weiteren Umfragen teilzunehmen.

Schauen Sie sich den nächsten Teil unseres Leitfadens an, der 15 Fragen enthält, die Sie Ihren Mitarbeitern stellen sollten.

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