HR-Gesetze und Verordnungen, die jeder Personalverantwortliche im Jahr 2024 kennen sollte

Gastbeitrag -

Die Rolle der Humanressourcen (HR) wird immer komplexer und vielschichtiger. Auf der Grundlage der Daten von 25 Branchen für eine Woche im November hat das Conference Board im Jahr 1948 dass Männer im Durchschnitt 60,37 Dollar und Frauen 40,88 Dollar verdienten.

Außerdem lagen die durchschnittlichen Arbeitsstunden bei 41,2 bzw. 39 Stunden. Obwohl die Gehälter von Frauen in allen Branchen immer noch hinter denen von Männern zurückbleiben, haben Inklusion und Vielfalt in der heutigen Zeit den Weg für Gleichberechtigung und Gleichstellung geebnet. 

Hier kommen die HR-Gesetze und -Verordnungen ins Spiel, um die von der Gesetzgebung eingeleiteten Veränderungen am Arbeitsplatz in Richtung Höflichkeit umzusetzen. Personalverantwortliche müssen sich heute in einem Labyrinth von Gesetzen und Vorschriften zurechtfinden, die von Arbeitsnormen bis hin zu digitalen Arbeitsplätzen alles regeln.

Mit diesen Änderungen Schritt zu halten, ist aus zwei Hauptgründen unerlässlich: um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten und ein sicheres, respektvolles und produktivitätsförderndes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Dieser umfassende Leitfaden soll die wichtigsten Änderungen in den Gesetzen und Vorschriften des Personalwesens beleuchten, die jeder Personalverantwortliche kennen sollte.

Änderungen im Arbeitsrecht

1. Aktualisierte Mindestlöhne

Die Diskussion über den Mindestlohn ist nicht neu, aber es kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, wie wichtig es ist, sich über Änderungen an den Mindestlohngesetzen auf dem Laufenden zu halten. Überall auf der Welt werden die Mindestlohnnormen ständig überarbeitet, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer ein existenzsicherndes Einkommen erzielen können.

Die Einhaltung sowohl der bundesstaatlichen als auch der lokalen Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, an denen möglicherweise unterschiedliche Mindestlohngesetze gelten. Weitere Informationen zu dieser sich ändernden Gesetzgebung finden Sie hier.

2. Überstundenregelung

Die Arbeitsgesetze haben sich in Bezug auf die Bezahlung von Überstunden verschärft. Diese Änderungen unterstreichen die Notwendigkeit, akribische Aufzeichnungen zu führen und sicherzustellen, dass nicht freigestellte Mitarbeiter für ihre zusätzlichen Arbeitsstunden entschädigt werden.

Die Nichteinhaltung kann zu erheblichen Geldstrafen führen und auch den Ruf eines Unternehmens schädigen. Für Personalverantwortliche ist es von entscheidender Bedeutung, die jüngsten Änderungen der Überstundenregelungen zu kennen und sie entsprechend anzuwenden.

So erklärte sich Walmart 2019 bereit, 14 Millionen Dollar zu zahlen , um eine Sammelklage beizulegen, in der behauptet wurde, dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern keine angemessenen Überstundenlöhne gezahlt hat. Dies unterstreicht, wie wichtig es für Personalverantwortliche ist, sich über die Entwicklung des Arbeitsrechts in Bezug auf Überstunden auf dem Laufenden zu halten.

3. Flexible Arbeitszeiten

Die 9-bis-5-Arbeitszeit ist zunehmend ein Relikt der Vergangenheit. Neue Arbeitsgesetze gewähren den Arbeitnehmern das Recht, flexible Arbeitszeiten zu verlangen.

Der Arbeitgeber muss diese Anträge ernsthaft prüfen und kann sie nur aus vernünftigen geschäftlichen Gründen ablehnen. Dieser Trend ist nicht nur arbeitnehmerfreundlich, sondern verbessert nachweislich auch die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit.

4. Rechte von Gigworkern und Freiberuflern

Der Aufstieg der Gig-Economy hat die Art der Arbeit grundlegend verändert, und die Gesetze beginnen nun aufzuholen.

Verschiedene neue Rechtsvorschriften zielen darauf ab, den traditionellen Beschäftigungsschutz, wie Mindestlohn und Sozialleistungen, auf Gigworker und Freiberufler auszuweiten.

Die Personalabteilungen müssen mit diesen Entwicklungen Schritt halten, da sie sich auf vertragliche Verpflichtungen und die Einstufung von Arbeitnehmern auswirken können.

Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration (DEI)

1. Überarbeitete Antidiskriminierungspolitik

Die Antidiskriminierungspolitik wird derzeit grundlegend überarbeitet. Es werden neue geschützte Kategorien hinzugefügt, darunter Bestimmungen zur Geschlechtsidentität und zum Geschlechtsausdruck.

Die Personalabteilungen müssen die Unternehmensrichtlinien umgehend überarbeiten, um diesen Änderungen Rechnung zu tragen, und sollten außerdem umfassende Schulungsprogramme durchführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über diese Änderungen der Richtlinien informiert sind.

2. Vorschriften zur Förderung der Vielfalt am Arbeitsplatz

Es werden neue Vorschriften erlassen, die Unternehmen ab einer bestimmten Größe verpflichten, ihre Diversitätskennzahlen offenzulegen und Diversitätsziele zu erfüllen.

Mit diesen Gesetzen sollen Anreize für die Schaffung von Arbeitsplätzen geschaffen werden, die alle einbeziehen. Die Nichteinhaltung kann nicht nur rechtliche Folgen haben, sondern auch das Image eines Unternehmens und seine Fähigkeit, Talente anzuziehen, beeinträchtigen.

Im Jahr 2020 wurde Google beispielsweise wegen mangelnder Vielfalt, insbesondere in Führungspositionen, kritisiert. Seitdem hat das Unternehmen seine Transparenz durch die Veröffentlichung von Berichten über die Vielfalt erhöht, aber der Fall unterstreicht die Prüfung, der Unternehmen in Bezug auf DEI-Praktiken ausgesetzt sein können.

3. Standards und Maßnahmen zur Inklusion

Von modernen Arbeitsplätzen wird nicht nur erwartet, dass sie Diskriminierung vermeiden, sondern auch, dass sie sich proaktiv für die Integration einsetzen.

Standardisierte Inklusionsmaßnahmen, wie z. B. verbesserte Zugänglichkeitsmerkmale für behinderte Mitarbeiter und Kommunikationskanäle, die für verschiedene kulturelle Hintergründe sensibel sind, werden zur Norm. Personalverantwortliche sollten bei der Umsetzung dieser Maßnahmen die Führung übernehmen.

Die Dringlichkeit der Bearbeitung von Beschwerden im Zusammenhang mit Diskriminierung und Belästigung war schon immer hoch, aber die neuen Gesetze haben dies noch deutlicher gemacht.

Es gibt jetzt strengere Fristen und Berichtsprotokolle, die von den Personalabteilungen ein schnelles und transparentes Vorgehen bei der Lösung von DEI-Problemen verlangen.

Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften

Die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie sind weiterhin am Arbeitsplatz zu spüren. Die Leitlinien für die Fernarbeit, die Impfpolitik und die Sicherheitsmaßnahmen werden laufend aktualisiert.

Die Einhaltung dieser sich ständig ändernden Gesetze und Richtlinien ist eine gigantische Aufgabe, die jedoch für die Erhaltung einer gesunden Belegschaft unerlässlich ist.

2. Unterstützung und Maßnahmen im Bereich der psychischen Gesundheit

Die Bedeutung der psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz wird zunehmend anerkannt, was zu neuen Gesetzen geführt hat, die Unternehmen dazu verpflichten, ihren Mitarbeitern Unterstützung für die psychische Gesundheit anzubieten.

Dies kann von Beratungsdiensten bis hin zu umfassenderen Leistungen im Bereich der psychischen Gesundheit reichen, und die Nichteinhaltung der Vorschriften kann erhebliche Folgen haben.

So hatte Johnson & Johnson bereits vor der Pandemie ein umfassendes Programm zur Stärkung der psychischen Gesundheit eingeführt, das Ressourcen und Unterstützung für Mitarbeiter bereitstellt, die mit Stress und psychischen Problemen zu kämpfen haben. Dies verdeutlicht den zunehmenden Fokus auf die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz.

3. Aktualisierte OSHA-Richtlinien und -Normen

Die Sicherheit am Arbeitsplatz ist ein Bereich, der sich ständig weiterentwickelt, und die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) aktualisiert ihre Richtlinien regelmäßig, um diesem Umstand Rechnung zu tragen.

Ob es um Ergonomie oder Notfallpläne geht, Personalverantwortliche sollten sicherstellen, dass ihre Unternehmen die aktuellsten Sicherheitsstandards einhalten.

Digitale Arbeit und Fernarbeit

1. Leitlinien für die Cybersicherheit von Fernarbeitern

Fernarbeit wird für viele Unternehmen zu einem festen Bestandteil. Infolgedessen werden die Gesetze zur Cybersicherheit angepasst, um Home-Office-Umgebungen abzudecken.

Arbeitgeber sind nun verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Remote-Arbeitsplätze strenge Cybersicherheitsrichtlinien erfüllen, deren Nichteinhaltung zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen führen kann.

2. Gesetze zum Datenschutz und zur Überwachung von Arbeitnehmern

Der technologische Fortschritt hat die Möglichkeiten zur Überwachung von Arbeitnehmern erweitert, aber auch die Gesetze zum Schutz der Privatsphäre von Arbeitnehmern werden weiterentwickelt.

Die Überwachungstechniken, selbst in einem abgelegenen Gebiet, müssen innerhalb der Grenzen der neuen, immer strenger werdenden Gesetze durchgeführt werden.

So sah sich beispielsweise Barclays im Jahr 2020 mit einer Gegenreaktion konfrontiert , weil es ein System einsetzte, das die Zeit überwachte, die die Mitarbeiter an ihren Schreibtischen verbrachten. Dieses Beispiel zeigt die möglichen Fallstricke im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Überwachung von Mitarbeitern.

3. Gesundheits- und Sicherheitserwägungen für Fernmitarbeiter

Fernarbeit ist nicht ohne Herausforderungen, insbesondere wenn es um Gesundheit und Sicherheit geht.

Es werden Gesetze erlassen, die Anforderungen an ergonomisch gestaltete Heimarbeitsplätze und obligatorische Pausenzeiten vorschreiben. Unternehmen können dafür verantwortlich sein, dass Remote-Arbeitsplätze diese Anforderungen erfüllen.

Leistungen und Vergütung

1. Aktualisierungen der Vorschriften für Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen

Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen deckt traditionell nur eine begrenzte Anzahl von Umständen ab, z. B. die Geburt eines Kindes oder ein wichtiges medizinisches Problem.

In den letzten Jahren haben sich diese Gesetze jedoch dahingehend weiterentwickelt, dass sie ein breiteres Spektrum von Lebensereignissen und medizinischen Bedingungen berücksichtigen.

Neue Änderungen der Verordnungen decken nun zusätzliche Umstände ab, wie z. B. einen ausgedehnten Trauerfall, einschließlich des Verlusts eines Haustieres, und Betreuungsaufgaben für Familienmitglieder, die keine unmittelbaren Verwandten sind.

Diese neuen Bestimmungen deuten auf eine Verlagerung hin zu einem stärker auf den Menschen ausgerichteten Ansatz für die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben hin.

2. Neue Anforderungen an Gesundheits- und Altersvorsorgeleistungen

Gesundheits- und Altersvorsorgeleistungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeitervergütung und unterliegen eigenen Gesetzen und Vorschriften.

Im Jahr 2024 wurden die Vorschriften für die Art der Krankenversicherung, die Arbeitgeber anbieten müssen, verschärft, vor allem angesichts der anhaltenden Besorgnis über die öffentliche Gesundheit. In einigen Ländern müssen nun bestimmte Arten von Präventionsmaßnahmen in die vom Arbeitgeber finanzierten Pläne aufgenommen werden.

Was die Altersversorgung betrifft, so wurden neue Vorschriften eingeführt, die eine transparentere Kommunikation über die in den Altersversorgungsplänen verfügbaren Anlagemöglichkeiten und auch über die vom Arbeitgeber übernommenen Anteile vorschreiben.

Dies soll dazu beitragen, dass die Arbeitnehmer fundiertere Entscheidungen über ihre langfristige finanzielle Sicherheit treffen können.

In Anbetracht dieser Veränderungen müssen die Personalabteilungen ihre Leistungspakete neu bewerten, um sicherzustellen, dass sie nicht nur wettbewerbsfähig sind, sondern auch den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

So sah sich beispielsweise IBM im Jahr 2006 mit Klagen konfrontiert , weil das Unternehmen von einem traditionellen Pensionsplan zu einem Cash-Balance-Plan übergegangen war - eine Änderung, die angeblich ältere Arbeitnehmer diskriminierte. Dieser Fall zeigt, wie komplex die Rechtslage im Zusammenhang mit Änderungen bei den Leistungen für Arbeitnehmer ist.

3. Änderungen der Steuergesetze, die sich auf Leistungen an Arbeitnehmer auswirken

Die Steuergesetze sind immer in Bewegung, und das gilt auch für die Steuergesetze, die sich auf die Leistungen für Arbeitnehmer auswirken. Jüngste Änderungen haben die Richtlinien für Vorsteuerbeiträge zu verschiedenen Leistungspaketen wie 401(k)s und Health Savings Accounts (HSAs) geändert.

Diese Änderungen können sich sowohl auf das Nettoeinkommen des Arbeitnehmers als auch auf das des Arbeitgebers auswirken, da sie zu Änderungen bei der Höhe der Steuerschuld für beide Parteien führen können.

Wenn sich diese Gesetze ändern, müssen Personalverantwortliche nicht nur die Gehaltsabrechnungssysteme und die Verwaltung der Sozialleistungen des Unternehmens anpassen, sondern auch die Mitarbeiter über diese Änderungen informieren.

Bei der Verdoppelung des Verständnisses und der Umsetzung dieser Gesetze und Vorschriften zu Leistungen und Vergütungen geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch um die Förderung eines Arbeitsplatzes, der die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter respektiert und unterstützt.

Aktualisierte und umfassende Leistungspakete sind ein wichtiges Instrument, um Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten. Daher müssen Personalverantwortliche nicht nur über diese Veränderungen Bescheid wissen, sondern sie auch proaktiv umsetzen.

Rekrutierung und Onboarding

1. Einschränkungen der Hintergrundüberprüfung und Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes

Die Gesetze sind jetzt restriktiver, was die Art der Informationen angeht, die bei Hintergrundprüfungen abgefragt werden können.

Dieser Trend zielt darauf ab, die Persönlichkeitsrechte von Bewerbern zu schützen und sicherzustellen, dass sie nicht aufgrund von nicht relevanten persönlichen Informationen ungerechtfertigt diskriminiert werden.

Die Globalisierung hat die Welt kleiner gemacht, aber die Gesetze für die Einstellung internationaler Arbeitnehmer sind nicht unbedingt einfacher geworden.

Die jüngsten Änderungen der Visums- und Arbeitserlaubnisbestimmungen erfordern eine ständige Wachsamkeit der Personalabteilungen, da die Nichteinhaltung dieser Bestimmungen schwere Strafen nach sich ziehen kann.

So zahlte das indische IT-Unternehmen Infosys im Jahr 2013 34 Millionen Dollar, um den Vorwurf des Visumbetrugs beizulegen - einer der größten Vergleiche dieser Art. Dies unterstreicht, wie wichtig die Einhaltung internationaler Einstellungsgesetze ist.

3. Änderungen in der Visum- und Einwanderungspolitik

Die Einwanderungspolitik, insbesondere in Ländern wie den Vereinigten Staaten, ist häufigen Änderungen unterworfen. Diese Änderungen wirken sich nicht nur auf die Einstellung neuer internationaler Mitarbeiter aus, sondern auch auf den Status der derzeitigen internationalen Mitarbeiter.

Mitarbeiterschulung und -entwicklung

1. Obligatorische Ausbildungsanforderungen

Sexuelle Belästigung und DEI-Schulungen sind inzwischen in mehreren Ländern gesetzlich vorgeschrieben.

Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diese Schulungsprogramme regelmäßig für alle Mitarbeiter anbieten, da ein Versäumnis zu erheblichen Haftungsansprüchen führen kann.

2. Gesetze zur Weiterqualifizierung und Umschulung von Arbeitnehmern

Fortbildung und Umschulung haben in den Augen des Gesetzgebers an Bedeutung gewonnen. Neue Vorschriften verlangen von den Arbeitgebern nun, dass sie die Entwicklung ihrer Mitarbeiter auf substanziellere Weise fördern, entweder durch interne Programme oder durch externe Schulungsinitiativen.

AT&T hat beispielsweise ein umfangreiches Programm zur Umschulung seiner Mitarbeiter initiiert, um diese bei der Anpassung an neue Technologien zu unterstützen. Obwohl dies nicht durch eine gesetzliche Vorschrift ausgelöst wurde, ist es ein Beispiel für die zunehmende Bedeutung der Mitarbeiterschulung.

3. Steuerliche Anreize oder Zuschüsse für die Mitarbeiterentwicklung

Es gibt nicht nur die Peitsche und das Zuckerbrot; die Regierungen bieten Unternehmen, die in die Mitarbeiterentwicklung investieren, steuerliche Anreize und Zuschüsse. Die Bereitstellung dieser Anreize ist eine Win-Win-Situation, die sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen zugute kommt.

Beendigung und Ausgliederung

1. Aktualisierte Gesetze über Abfindungen und Kündigungsfristen

Die Rechtslage in Bezug auf Abfindungen und Kündigungsfristen für gekündigte Arbeitnehmer ist zunehmend komplexer geworden.

Früher waren die Vorschriften recht einfach und sahen eine Standardkündigungsfrist und eine Grundabfindung vor, die sich weitgehend nach der Betriebszugehörigkeit richtete. Im Jahr 2024 wurden jedoch neue Änderungen vorgenommen, die diese Vorschriften um mehrere Ebenen komplexer machen.

Nun können Faktoren wie der Grund für die Kündigung, die Rolle des Arbeitnehmers im Unternehmen und sogar die wirtschaftlichen Bedingungen zum Zeitpunkt der Kündigung die gesetzlich vorgeschriebene Abfindung und Kündigungsfrist beeinflussen.

Es ist nicht mehr so einfach, eine Standardtabelle heranzuziehen; Personalverantwortliche müssen in jedem Einzelfall eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der jüngsten Gesetzesänderungen sowie die Fähigkeit, diese Regeln kontextbezogen anzuwenden.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Personalabteilungen diese komplexen Sachverhalte sowohl den Führungskräften als auch den Mitarbeitern auf transparente Weise vermitteln, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

2. Behandlung von Kündigungen ohne Diskriminierung

Antidiskriminierungsgesetze sind zwar seit langem ein fester Bestandteil der Arbeitswelt, aber durch neuere Vorschriften sind diese Gesetze im Zusammenhang mit Kündigungen strenger und spezifischer geworden.

Die Arbeitgeber sind nun verpflichtet, ein detaillierteres Verfahren einzuhalten, um sicherzustellen, dass der Grund für die Kündigung nicht nur rechtlich einwandfrei ist, sondern auch keinerlei diskriminierende Absicht oder Voreingenommenheit vorliegt.

Die Dokumentation und der Nachweis, dass eine Kündigung nicht diskriminierend ist, sind heute wichtiger denn je.

Dies hat die Rolle der Personalverantwortlichen noch wichtiger gemacht, da sie häufig für die Pflege dieser Dokumentation verantwortlich sind und dafür sorgen, dass alle internen Prozesse strikt mit diesen nuancierten Gesetzen übereinstimmen.

So verlor Abercrombie & Fitch im Jahr 2015 einen Fall vor dem Obersten Gerichtshof der USA, in dem das Unternehmen eine muslimische Bewerberin diskriminiert hatte, indem es sie ablehnte, weil sie einen Hidschab trug.

Der Fall verdeutlicht die rechtlichen Folgen diskriminierender Kündigungs- und Einstellungspraktiken.

Wettbewerbs- und Abwerbeverbote sind seit langem ein umstrittenes Thema im Arbeitsrecht. Im Jahr 2024 gab es jedoch einige wichtige Aktualisierungen, die diese Arten von Verträgen strenger regeln.

Früher waren weit gefasste Klauseln allgemein akzeptiert, aber neue Gesetze stellen die Fairness und den Umfang dieser Vereinbarungen in Frage.

Darüber hinaus müssen die Gründe für diese Vereinbarungen klar dargelegt werden und sich auf bestimmte, gesetzlich festgelegte Parameter beziehen.

Daher müssen Personalverantwortliche bei der Erstellung, Überprüfung und Aktualisierung dieser Verträge eng mit Rechtsexperten zusammenarbeiten. Wenn sie sich mit den neuesten rechtlichen Änderungen auskennen, ist sichergestellt, dass diese Vereinbarungen nicht nur durchsetzbar sind, sondern auch sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer gerecht werden.

Angesichts der sich wandelnden Rechtslage bei Kündigungen und Entlassungen müssen Personalverantwortliche sowohl als Strategen als auch als Compliance-Beauftragte fungieren. Sie müssen die besten Interessen des Unternehmens mit den ethischen und rechtlichen Verpflichtungen gegenüber den Mitarbeitern in Einklang bringen.

Schlussfolgerung

Die Rolle der Personalabteilung ist heute komplexer, vielseitiger und verantwortungsvoller als je zuvor.

Die Kenntnis der sich weiterentwickelnden Gesetze und Vorschriften ist nicht nur eine rechtliche Anforderung, sondern auch entscheidend für den Aufbau eines produktiven, sicheren und integrativen Arbeitsumfelds. Sich auf dem Laufenden zu halten, ist keine einmalige Aufgabe, sondern eine kontinuierliche Verpflichtung, die jeder Personalverantwortliche eingehen muss, um sich in diesem komplizierten, aber lohnenden Bereich erfolgreich zu bewegen.

Wenn dieser umfassende Leitfaden einen Mehrwert für Ihre Arbeit als Personalverantwortlicher darstellt, sollten Sie sich für weitere Aktualisierungen anmelden oder Ihre Ansichten in den Kommentaren unten mitteilen.

Ihre Erkenntnisse werden dazu beitragen, das kollektive Wissen zu diesem wichtigen Thema zu bereichern und uns alle in die Lage versetzen, die Komplexität der HR-Landschaft besser zu bewältigen.