Der dreistufige Leitfaden für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern

Die Kultur der Telearbeit hat einen Aufschwung erlebt und ist in allen Ecken und Winkeln, Kabinen und Wohnungen zu finden. Die moderne Konvention, Dinge zu erledigen, und die neue Normalität der Telearbeit haben jeden Arbeitsplatz zu einem globalen Dorf gemacht.

Früher klang die Einstellung eines Mitarbeiters, der 15.000 Meilen entfernt war, wie eine große Investition für ein Unternehmen, aber heute ist es üblich, einen Mitarbeiter aus der Ferne einzustellen.
Seien wir ehrlich: Es gibt keine Nachteile bei der Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne - abgesehen von den üblichen Nachteilen bei der Einstellung jedes Mitarbeiters.

Aber das Spiel ändert sich nicht nur von Sitzungen im Konferenzraum zu Sitzungen im Wohnzimmer. Es ist nicht umständlich, einen externen Mitarbeiter an Bord zu holen, aber es kann schwierig werden, wenn die Personalabteilung nicht mit den Feinheiten vertraut ist.

Aus diesem Grund stellen wir Ihnen einen umfassenden Leitfaden zur Verfügung, der Ihnen zeigt, wie Sie Remote-Mitarbeiter einführen und den Prozess reibungslos gestalten können. Sie müssen nicht mehr den ersten Tag auf dem Schreibtisch stehen und auf einen Stuhl und einen PC warten (und dann auf den IT-Mitarbeiter, der vorbeikommt und ihn einrichtet), sondern können in aller Ruhe mit der Arbeit beginnen.

Der Onboarding-Prozess für Remote-Mitarbeiter ist nie einfach. Dieser dreistufige Leitfaden ist umfassend genug, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern und das Remote-Onboarding zu vereinfachen.

Vor dem ersten Tag, Arbeit am Tag Null

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern hat einen großen Haken: Niemand kommt zur Arbeit, um den Prozess zum Laufen zu bringen. Stattdessen läuft es auf eine sorgfältig ausgearbeitete Kadenz mit allen Verfahrensinformationen hinaus, die für eine DIY-Anbindung an die Unternehmenskultur erforderlich sind.

Die meisten Formalitäten, die am Tag Null anfallen, umfassen den Papierkram (später) und die Eingabe des Lebenslaufs des Mitarbeiters in das System, was am Tag Null erledigt werden kann. Dies würde die Verwaltung des Papierkrams erleichtern, wenn sich die Personalabteilung am Tag der Einstellung mit dem externen Mitarbeiter in Verbindung setzen müsste.

Ein weiterer wichtiger Nutzen des "Day Zero" besteht darin, sicherzustellen, dass die vorhandenen Teammitglieder den neuen Mitarbeiter, der aus der Ferne kommt, gut kennen. Im Gegensatz zu Mitarbeitern, die im Büro arbeiten, kann ein neuer Remote-Mitarbeiter nicht wahllos Leute anwählen und mit ihnen sprechen.

Daher müssen die bestehenden Teammitglieder auf die neuen Mitarbeiter aufmerksam gemacht werden, damit sie sich schnell in die Kultur einleben können.

Onboarding eines externen Mitarbeiters: Ein Leitfaden in drei Schritten

Im Gegensatz zu Mitarbeitern, die zum Arbeiten in die Büroräume kommen, kann sich ein externer Mitarbeiter nicht in die Arbeitsplatzkultur einfügen, indem er einfach Teil des Unternehmens wird. Die räumliche Entfernung ist beängstigend, und das Unternehmen muss sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter keine falsche Vorstellung davon bekommt.

Lassen Sie uns jede Säule unserer Checkliste für den Remote-Onboarding-Prozess abdecken, damit wir beim nächsten Mal, wenn ein Remote-Mitarbeiter an Bord kommt, dafür sorgen, dass er zufrieden ist und ein Lächeln auf den Lippen hat, selbst wenn die physischen Entfernungen ihn auseinanderreißen.

Schritt 1: Die Mitarbeiter in Gang bringen

Wir alle erinnern uns an frühere Vorstellungsgespräche, bei denen wir einige Stunden warten mussten, um auf Hunderten von Seiten unsere Meinung zu äußern, und dann darauf warteten, dass unseren Teamkollegen weitere Seiten zugewiesen wurden.

Das kann man sich beim Remote-Onboarding nicht leisten. Hier erfahren Sie, wie Sie alle rechtlichen Formalitäten und den Papierkram beim virtuellen Onboarding eines Remote-Mitarbeiters klären können.

➡ Den Papierkram hinter sich bringen

Es wird oft gesagt, dass der Papierkram vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters erledigt sein sollte, aber das ist leichter gesagt als getan. Bevor ein potenzieller Mitarbeiter offiziell an Bord kommt, müssen verschiedene rechtliche und formale Dinge erledigt werden, und am besten ist es, den Papierkram über elektronische Formulare und Unterschriften zu erledigen.

Sobald der Papierkram unterschrieben, besiegelt und zugestellt ist, ist es an der Zeit, sie durch alles zu führen, was die Organisation zu bieten hat.

➡ Die Orientierung für ausländische Mitarbeiter

Einem externen Mitarbeiter eine dicke Mappe in die Hand zu drücken ist eine Sache, ihn dabei zu begleiten eine andere. Die Personalabteilung kann es möglich machen. Eine persönliche Orientierung zwischen HR/CXO und dem neuen Mitarbeiter ist besser als ein Video, und in dieser Orientierung werden einige der sehr wichtigen Gründe erläutert, warum sich der Mitarbeiter für den Einstieg entschieden hat:

• Finanzielle Vorteile: Von der Aufschlüsselung des Gehaltsschecks bis hin zu Steuersparmodellen, der Abgabe der Steuererklärung und eventuellen Prämienangeboten - eine Erklärung würde die Dinge zweifelsfrei klären.
• Gesundheitsleistungen und Vergünstigungen: Da das Wohlbefinden des Lebensstils ein entscheidender Faktor ist, bevor ein Arbeitnehmer einen Job annimmt, würde es ihm ein Gefühl der Sicherheit geben, wenn er wüsste, welche Gesundheitsleistungen wie Versicherungen, Hilfsprogramme für Mitarbeiter und Vergünstigungen angeboten werden.
• Einführung in die jeweilige Tätigkeit: Sobald die Vorteile auf dem Tisch liegen, kann die Orientierung mit einer kurzen Vorstellung des Teams, mit dem der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird, und schließlich mit der Planung eines Treffens mit dem Manager enden.

➡ Tête-à-tête mit dem Manager

Die meisten Manager möchten mit den neuen Mitarbeitern selbst sprechen, bevor sie sie in das Team einführen, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen, wie die Dinge laufen. Bei der Einstellung von externen Mitarbeitern ist dies von entscheidender Bedeutung, da dies die erste Interaktion ist, bei der ein Mitarbeiter erfährt, was von ihm erwartet wird. Dazu gehört auch eine Einführung in die Ziele, die Mission und die Vision des Teams und in die Richtung, in die es sich entwickeln soll.

Schritt 2: Einbindung des externen Mitarbeiters in die Unternehmenskultur

Ein positiver Punkt beim Onboarding eines Mitarbeiters in den Büroräumen ist, dass er/sie die Stimmung in seinem/ihrem Umfeld selbst spüren kann. Es kann sein, dass man sich mit jemandem aufgrund seiner Vorliebe für Star Wars anfreundet, oder dass ein anderer bei einem Teammitglied bleibt.

So oder so ist dies beim Onboarding eines externen Mitarbeiters nicht möglich. Daher ist es ein anderes Spiel, einen externen Mitarbeiter in die Unternehmenskultur aufzunehmen:

➡ Die virtuelle Kultur ist der beste Gastgeber.

Wenn es um Mitarbeiter geht, die tausend Meilen entfernt arbeiten, sollte die Kultur virtuell sein, und eine virtuelle Kultur wird nicht über E-Mail-Threads aufgebaut. Angesichts der Tatsache, dass fast 40 % der Mitarbeiter jedes Jahr ihren Job kündigen und ein anderes Schiff auf der Suche nach einem glücklicheren verlassen, würde eine virtuelle Kultur dafür sorgen, dass die Mitarbeiter in der Ferne bleiben.

Empuls is the perfect solution for a global workforce and the one who works from the same office. This employee engagement solution builds an engaged and motivated culture with remote employees feeling the vibe on Empuls itself. People celebrating big wins, sharing a laugh, appreciating colleagues over a job well done, or just being there—it brings a smile onto the remote employee’s face.

➡ Starten Sie mit ein paar virtuellen Kennenlernspielen

Sure, scrolling through an organization’s Empuls account would give them a good idea. They might join a few groups according to their hobbies and preferences, but a personal connection with the team would go with some icebreaker games. From two truths and a lie to a walkthrough of one’s place, icebreaking is fun, and it makes the remote employee coming onboard feel at home.

➡ Halten Sie Ihre Teams im Büro online

Die in den Büroräumen arbeitenden Mitarbeiter müssen auf ihre externen Teammitglieder Rücksicht nehmen. Weisen Sie dem neu hinzugekommenen Remote-Mitarbeiter einen virtuellen Begleiter zu - möglichst mit dem gleichen Profil - und lassen Sie ihn alles durchgehen, was er ein oder zwei Wochen lang gemacht hat. Die Menschen, die sie kennengelernt haben, welche Aufgaben sie hatten und alles andere. Dies würde dazu beitragen, dass der Remote-Mitarbeiter ein Gefühl der Zugehörigkeit entwickelt.

➡ Verschicken Sie ein virtuelles Geschenk

Gift baskets are cool and all, but let’s face it—they don’t come cheap. However, gift vouchers are an exemplary way to welcome your new remote employees onboard. Be it giving your employees a work-from-home upgrade, closet makeover, or a budget for their essential needs—Empuls is the perfect way to send it over.

Schritt 3: Bringen Sie die externen Mitarbeiter zum Arbeiten!

Ein sehr praktischer Tipp, um Mitarbeiter sofort nach ihrem Eintritt in den Arbeitsmodus zu versetzen, besteht darin, ihnen ein detailliertes Dokument mit einer Musteraufgabe zu schicken. Dies sollte nicht dazu dienen, die Fähigkeiten des Mitarbeiters zu bewerten, sondern nur dazu, die Räder zu schmieren. Im Folgenden finden Sie einige weitere Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Mitarbeiter auf das Spiel vorzubereiten:

➡ Kristallklare Kommunikation

Angefangen bei einem Gespräch darüber, was bei der Arbeit zu tun ist, bis hin zu täglichen Besprechungen, zweiwöchentlichen Plänen und monatlichen Brainstormings für Projekte - Kommunikation ist ein Muss für jeden Aspekt von Remote-Mitarbeitern. Binden Sie sie an den richtigen Kommunikationskanal an und unterstützen Sie sie von Anfang an bei ihren Aufgaben.

➡ Technische Hilfsmittel für die Zusammenarbeit

Von der Einrichtung einer E-Mail-ID über die Registrierung bei einer Cloud-basierten Office-Suite bis hin zur wichtigsten App für Videokonferenzen - stellen Sie den Mitarbeitern an entfernten Standorten alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, damit sie damit herumspielen können.

➡ Rückkopplungsmechanismus

A one-to-one feedback session would benefit both the manager and the newly onboarded remote employee to understand the expectations and performances. Empuls come with a pulse survey, which is the ultimate feedback mechanism to brew the champion’s ultimate breakfast.

Vereinfachen Sie es mit einer Intranet-Software für Mitarbeiter

Wie bereits erwähnt, ist das Onboarding von Mitarbeitern eine entscheidende Phase, um die Produktivität der Neulinge zu steigern. Auch wenn die Verwaltung des Verfahrens als Aufgabe der Personalabteilung angesehen wird, geht es nicht nur um sie, sondern um eine gemeinsame Teamleistung. Dies kann einfach mit einer Intranetsoftware für Mitarbeiter synchronisiert werden.

Give your new joiners a chance to express themselves with a short introduction and their likings well, not in a middle-school way but with Empuls. Empuls makes it easy for new employees to get oriented with the culture. This employee engagement platform takes special consideration by introducing newbies to everyone where they can connect, collaborate, and chat about everything work and life.

Sind Sie bereit, Ihr Team aus der Ferne zu betreuen?

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern ist ein wesentlicher Bestandteil der zukünftigen Personalmatrix, und es ist wichtig, eine grundlegende Checkliste für den Onboarding-Prozess zur Hand zu haben, um sicherzustellen, dass alles abgedeckt ist. Diese drei Schritte sind genau richtig, um Ihre nächsten Mitarbeiter an Bord zu bringen. Viel Spaß beim Einstellen!