Die wesentliche Rolle des Personalmanagements im Gesundheitswesen

Der Gesundheitssektor mit seinem komplizierten Geflecht aus Patientenversorgung, medizinischen Verfahren und Verwaltungsaufgaben ist eine der kritischsten und komplexesten Branchen der Welt.

Wenn wir an das Gesundheitswesen denken, denken wir oft an die fähigen Chirurgen, die aufmerksamen Krankenschwestern oder die hochmodernen Einrichtungen. Hinter diesen Helden an vorderster Front steht jedoch ein fleißiges Team, das dazu beiträgt, dass die Gesundheitseinrichtungen wie eine gut geölte Maschine laufen - die Personalabteilung (HR).

Dieser Artikel befasst sich mit der wesentlichen Rolle des Personalmanagements im Gesundheitswesen und seinen unbestreitbaren Auswirkungen auf die Patientenversorgung, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Gesamteffizienz von Gesundheitseinrichtungen.

6 Die Rolle des Personalmanagements im Gesundheitswesen

Hier sind 6 Aufgaben des Personalmanagements im Gesundheitswesen:

1. Wohlbefinden und Zufriedenheit der Mitarbeiter

Angehörige der Gesundheitsberufe arbeiten oft lange Arbeitszeiten und ungerade Schichten. Diese ungewohnten Arbeitszeiten stellen emotionale und körperliche Anforderungen an das Personal. Angesichts dieser Herausforderungen ist das Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements im Gesundheitswesen.

• Überwachung der Arbeitsbedingungen - Das Arbeitsumfeld in einem Krankenhaus oder einer Einrichtung spielt eine wichtige Rolle für das allgemeine Wohlbefinden des Personals. Die Personalabteilung hat ein offenes Ohr vor Ort, ist immer offen für Feedback und bereit, alle Herausforderungen anzugehen, die sich auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter auswirken könnten.
• Förderung der Work-Life-Balance - Burnout ist ein echtes Problem in der Gesundheitsbranche. In einer kürzlich von der Harvard Gazette veröffentlichten Studie gaben 50 % der Beschäftigten im Gesundheitswesen an, dass sie sich ausgebrannt fühlen, wobei 28,7 % wollen den Bereich verlassen. Die Personalabteilung tut ihr Bestes, um eine überschaubare Arbeitsbelastung zu gewährleisten und gleichzeitig die Patientenversorgung in den Vordergrund zu stellen. 
• Feedback und offene Kommunikation - Die Personalabteilung ist auch die wichtigste Anlaufstelle für die Mitarbeiter, um Beschwerden, Herausforderungen und Vorschläge vorzubringen. Durch die Förderung gesunder, offener Beziehungen kann die Personalabteilung viel über die Moral der Mitarbeiter und die Akzeptanz der Arbeitskultur erfahren.

2. Rekrutierung und Personalausstattung

Im Gesundheitswesen dreht sich alles um Menschen. Von den Ärzten über die Krankenschwestern bis hin zu den Mitarbeitern hinter den Kulissen spielt jeder eine Rolle. Eine der Hauptaufgaben der Personalabteilung im Gesundheitswesen besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Einrichtung mit qualifizierten, kompetenten und engagierten Fachkräften besetzt ist.  

Leider ist dies keine leichte Aufgabe. Nach Angaben der American Association of Medical Colleges (AAMC) könnte es in den USA bis zum Jahr 2033 zu einem geschätzten Mangel von bis zu 139.000 Ärzten bis zum Jahr 2033. Dies unterstreicht die Dringlichkeit und Bedeutung wirksamer Rekrutierungsstrategien im Gesundheitssektor. 

• Bedarfsermittlung - HR-Teams arbeiten eng mit den medizinischen Abteilungen zusammen, um den Personalbedarf zu ermitteln, sei es für Chirurgen, Krankenpfleger, Techniker oder Verwaltungspersonal.
• Einstellung der richtigen Talente - Durch strenge Auswahlverfahren, Hintergrundüberprüfungen und Gespräche bemüht sich die Personalabteilung, nur die am besten geeigneten Kandidaten an Bord zu holen. 

3. Einhaltung der Vorschriften

Die bürokratische Seite des Gesundheitswesens ist ebenso wichtig wie die klinische Seite. Die Personalabteilung rationalisiert den Prozess, indem sie das Ausfüllen und Überprüfen von wichtigen Formularen zur Einhaltung von Bundes- und Landesvorschriften digitalisiert, z. B.:

• I-9 und W-4
• OSHA Formulare - werden für die Meldung von arbeitsbedingten Verletzungen und Krankheiten verwendet und gewährleisten, dass Gesundheitseinrichtungen die Sicherheitsstandards einhalten.
• FMLA-Formulare (Family and medical leave act) - Diese Formulare sind unerlässlich für Arbeitnehmer, die aus bestimmten familiären oder medizinischen Gründen Urlaub nehmen möchten.
• Staatsspezifische Zulassungs- und Zertifizierungsformulare - Je nach Staat müssen Fachkräfte des Gesundheitswesens in regelmäßigen Abständen ihre Zulassungen oder Zertifizierungen erneuern. Die Personalabteilung verwaltet diese Formulare, um sicherzustellen, dass alle Fachkräfte rechtmäßig arbeiten und ihre Bescheinigungen auf dem neuesten Stand sind.
• Dokumentation der kontinuierlichen Weiterbildung (CE) - Viele Funktionen im Gesundheitswesen erfordern kontinuierliche Weiterbildung. Die Personalabteilung überwacht die Dokumentation, die nachweist, dass die Fachkräfte ihre CE-Anforderungen erfüllt haben.

4. Leistungsmanagement

Im Gesundheitswesen gibt es keinen Platz für "gut genug". Jede Funktion, vom Chirurgen bis zur Empfangsdame, muss ihr Bestes geben. Die Personalabteilung arbeitet mit medizinischen und administrativen Experten zusammen, um klare Leistungsstandards für jede Funktion festzulegen. 

• Leistungsbeurteilungen - Die Personalabteilung führt regelmäßige Beurteilungen durch, um die Leistung einer Person anhand der festgelegten Benchmarks zu messen. In diese Bewertungen fließen Rückmeldungen von Kollegen, Vorgesetzten und in bestimmten Fällen auch von Patienten ein, um einen umfassenden Überblick über die Leistung eines Mitarbeiters zu erhalten.
• Behandlung von Leistungsabweichungen - In Fällen, in denen eine Abweichung von den festgelegten Benchmarks vorliegt, ermittelt die Personalabteilung in Abstimmung mit den zuständigen Vorgesetzten die zugrunde liegenden Probleme. Anschließend werden Maßnahmen wie zusätzliche Schulungen oder gezieltes Feedback ergriffen, um die Leistung wieder zu steigern. 

5. Lösung von Konflikten

Das hohe Arbeitstempo und der hohe Einsatz bei der Patientenversorgung können manchmal ein Nährboden für Meinungsverschiedenheiten und Konflikte sein. Ob es sich nun um Meinungsverschiedenheiten bei der Patientenversorgung, um widerstreitende Persönlichkeiten oder stressbedingte Missverständnisse handelt, diese Konflikte können das reibungslose Funktionieren einer Gesundheitseinrichtung stören.

•  Festlegung von Protokollen - Die Personalabteilung erstellt und kommuniziert klare Protokolle, in denen die Schritte für die Meldung von Meinungsverschiedenheiten, das anschließende Verfahren und die vorhandenen Unterstützungsmechanismen genau beschrieben sind.
• Mediation - Die Personalabteilung übernimmt in Konfliktsituationen die Rolle eines Vermittlers. Sie bieten einen neutralen Raum, in dem Einzelpersonen ihre Bedenken äußern können, um sicherzustellen, dass alle Seiten gehört werden.

6. Entschädigung und Leistungen

Um die besten Talente anzuziehen und zu halten, sind wettbewerbsfähige Vergütungen und Sozialleistungen von entscheidender Bedeutung. Die Personalabteilung hat zwar nicht immer direkten Einfluss auf die Festlegung von Leistungspaketen, aber sie kann sich für Änderungen auf der Grundlage von Branchenstandards und Mitarbeiterfeedback einsetzen. 

•  Beantwortung von Fragen - Ein tolles Leistungspaket nützt wenig, wenn die Mitarbeiter es nicht verstehen. Die Personalabteilung übernimmt die Rolle des Ausbilders, der die Feinheiten der angebotenen Leistungen erklärt. Egal, ob es sich um die Erläuterung Krankenversicherungsschutz oder die Funktionsweise eines 401(k)-Plans, die Personalabteilung sorgt dafür, dass die Mitarbeiter gut informiert sind und das Beste aus dem Angebot machen können.
•  Verwaltung von Leistungen - Die Personalabteilung arbeitet mit verschiedenen Verwaltungsabteilungen zusammen, um zu gewährleisten, dass Gehälter, Prämien und andere Leistungen rechtzeitig und ordnungsgemäß ausgezahlt werden. 

Fallstudie: Eine plattformbasierte HR-Lösung für einen britischen Anbieter von Sozialleistungen

Das britische Gesundheitssystem bietet zahlreiche Sozialdienste für ältere Menschen an. Dabei kann es sich um unterstützendes Wohnen, häusliche Pflege und persönliche Hilfe für körperliche und geistige Bedürfnisse handeln, die von Lernbehinderungen bis hin zu einfachem Zeitvertreib mit Kunden reichen, die sich einsam fühlen. ScienceSoft nutzte die Software-Integration durch SharePoint und Microsoft Office 365, um einem in Großbritannien ansässigen Anbieter von Sozialdienstleistungen zu helfen, eine zentralisierte Drehscheibe zu schaffen.

Umfang des Projekts

Als SharePoint-Experte weiß unser Team bei ScienceSoft, wie man verschiedene Office 365-Apps in ein zentrales Intranet integriert. Unser Ziel ist es, einen Ort zu schaffen, an dem das Unternehmensleben und die alltäglichen Arbeitsaktivitäten leicht zugänglich sind und an dem man zusammenarbeiten kann. Das Intranet wird auch als Lernportal für Mitarbeiterschulungen, persönliche Entwicklung und Mitarbeiterbeurteilung dienen.

Ergebnis des Projekts 

Unsere SharePoint-Berater haben maßgeschneiderte Lösungen in der Cloud entwickelt, die Office 365 nutzen, um ein Mehrzweck-Intranet zu erstellen. Diese Lösungen umfassen:

• Schulungszentrum: Die Teammitglieder des Kunden können Studienmaterialien nutzen, die ihnen helfen, ihre täglichen Aufgaben besser zu erfüllen. Dabei kann es sich um Dokumente, Videos und andere Schulungsmaterialien handeln, die bei der Vermittlung von Kenntnissen über bestimmte Krankheiten wie Diabetes bis hin zu spezifischen Pflegediensten und der Menüplanung helfen. Wir haben auch ein Element der Personalverwaltung integriert, um die Personalbeschaffung, die Mitarbeiterbindung und ähnliche Ziele zu fördern.
• Zentrum für persönliche Entwicklung: Der Fortschritt ist ein großes Anliegen des Kunden. Sie wollen, dass die Teammitglieder sehen, wie gut sie durch die Lernprogramme vorankommen. Dies fördert das Gefühl von Zeit und Leistung. Unser SharePoint-Team nutzte Office 365 Planner für diesen Aspekt.
• Stichprobenkontrollen: Neben der Progression wollte der Kunde auch, dass die Führungskräfte die Leistung der Mitarbeiter durch Stichproben überwachen können. Dies ermöglicht es Managern und Vorgesetzten zu sehen, wie gut verschiedene Mitglieder ihre Fortschritte dokumentieren, sich mit dem Material auseinandersetzen und proaktiv auf Fehler oder falsches Verhalten reagieren.
• Richtlinien: Standardarbeitsanweisungen sind für den Erfolg eines jeden Unternehmens im Gesundheitswesen von entscheidender Bedeutung. Wir haben eine benutzerdefinierte Funktion entwickelt, die es den Führungskräften ermöglicht, zu kontrollieren, wie viel Zeit jedes Teammitglied damit verbringt, sich über neue Richtlinien zu informieren und sie in seine täglichen Aktivitäten zu integrieren. Dazu gehörte alles, vom Unternehmenskalender über die Urlaubsplanung bis hin zu den neuesten Memos, die in der Organisation des Kunden kursieren.
•  Mobiles Portal: Es wurde großer Wert darauf gelegt, dass das zu entwickelnde Endprodukt voll funktionsfähige mobile Funktionen aufweist. Unser SharePoint-Team arbeitete eng mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass das Layout, das Design und die Funktionen seinen aktuellen mobilen Anforderungen entsprachen.

Ergebnisse des Projekts

Nach Abschluss aller erforderlichen Anpassungen lieferte unser SharePoint-Team dem Kunden eine vollständig integrierte Lösung. Dieses Intranet ermöglicht es Mitarbeitern, Managern und Vorgesetzten, die Produktivität zu steigern und Benchmarks zu schulen, die direkt zu einer höheren Leistung führen - und damit zu einer besseren Patientenversorgung und besseren Dienstleistungen.

Die vielen Hüte der Humanressourcen

Die Rolle des Personalmanagements im Gesundheitswesen: Durch die sorgfältige Zusammenstellung von Teams, die Verbesserung von Fähigkeiten und die Sicherstellung, dass jeder seine Hauptaufgabe erfüllt, hat die Personalabteilung direkten Einfluss auf die Qualität der Patientenversorgung. Diese wichtige Abteilung hat auch die Aufgabe, sich für das Personal einzusetzen, Konflikte zu lösen und den Mitarbeitern zu helfen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Während unsere Ärzte, Krankenschwestern und Techniker an vorderster Front stehen, ist es die Personalabteilung, die im Stillen das Schiff steuert und dafür sorgt, dass alles reibungslos abläuft.