5 Säulen der effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz

Paul J. Meyer hat einmal weise gesagt : "Kommunikation - die menschliche Verbindung - ist der Schlüssel zum persönlichen und beruflichen Erfolg. "

Paul J. Meyer, der als Begründer der "Selbstverbesserungsindustrie" bekannt ist, hat mit seinen Zitaten und Beiträgen den Test der Zeit bestanden und mit Bravour bestanden.

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Wenn diese Aussage von Meyer nicht überzeugend genug war, dann sollten wir uns ansehen, was Statistiken über die Bedeutung einer effektiven Mitarbeiterkommunikation am Arbeitsplatz aussagen.↠ Laut McKinsey verzeichnet ein Unternehmen mit gut vernetzten Teams eine Produktivitätssteigerung von 20 % bis 25 %.↠ Laut CMSWire sagen 97 % der Mitarbeiter, dass sich die Kommunikation täglich auf die Effizienz ihrer Aufgaben auswirkt.↠ Laut HBR ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter in Unternehmen, die effektive Kommunikationspraktiken anwenden und den Silo-Effekt durch zentralisierte Kommunikationssysteme minimieren, 3,5 Mal höher als die ihrer Kollegen.

Ohne die richtige Kommunikationsstrategie, die richtige Lösung und die richtige Synergie ist es schwierig, die verschiedenen Interessengruppen eines Unternehmens in Einklang zu bringen.

Dies wirft eine entscheidende Frage auf: Was sind die wichtigsten Faktoren für eine effektive Mitarbeiterkommunikation? Wenn man über diese Millionenfrage nachdenkt, muss man als Arbeitgeber (Führungskraft) dem "Zuhören" immer den Vorrang vor dem Sprechen geben. Nachfolgend finden Sie fünf Säulen einer effektiven Mitarbeiterkommunikation, an die sich jedes Unternehmen halten sollte.

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5 Säulen einer effektiven Mitarbeiterkommunikation am Arbeitsplatz

Im Kern geht es bei der effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz darum, die Zielgruppe zu verstehen und sich in sie einzufühlen. Damit Ihre Kommunikationsstrategie, -lösung und -synergie aufeinander abgestimmt sind, sollten Sie sich auf diese Säulen konzentrieren: zuhören, engagieren, verbinden, inspirieren und führen.

1. Hören Sie

Das HSBC-Börsentreffen (intern 'Shut Up & Listen' genannt) ist ein Beispiel dafür, wie Marken ein erfolgreiches Kommunikationsprogramm durchführen.

Oberflächlich betrachtet scheint es ein Programm für die Mitarbeiter zu sein, aber es wurde für die Mitglieder des oberen Managements entwickelt.

Das Programm forderte die Führungskräfte auf, den Mitarbeitern zuzuhören. Das interne Kommunikationsteam eröffnete also eine direkte Kommunikationslinie zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitern.

In einem dringend benötigten Programm zur Wiederherstellung des Vertrauens der Mitarbeiter durften die Führungskräfte die Mitarbeiter nicht unterbrechen, korrigieren, ablenken oder ihnen entgegenwirken. Die Führungsmitglieder durften nur zuhören, Notizen machen und nach dem Programm über das Internet ein Update geben.

In einer Übung mit weniger als zehn Personen in jedem Team hatte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Anliegen und Beschwerden direkt vorzubringen, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen oder Konsequenzen.

Durch den klassischen Einsatz eines "Skip-Level-Meetings" diskutierten die Mitarbeiter Entschädigungen für Missstände in der Kantine direkt mit leitenden Angestellten der HSBC.

Warum ist es wichtig, zuzuhören?Eine einfache Antwort ist, dass alle Mitarbeiter es verdienen, gehört zu werden. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern, die zweifelsohne Ihr größtes Kapital sind, zuhören, fühlen sie sich wertgeschätzt. Mit dem Gefühl der Wertschätzung geht ein Zugehörigkeitsgefühl einher, und die Mitarbeiter arbeiten sofort effizienter.

Sie können das Feedback Ihrer Mitarbeiter einholen, indem Sie Meetings auf Übersprungsebene (wie in der Fallstudie oben erwähnt), umgekehrte Townhalls, offene Diskussionen, Chats mit Führungskräften, Fragen und Antworten, Umfragen und Erhebungen organisieren.

Als Führungskraft ist es hilfreich und entscheidend für das Unternehmen, das Privat- und Berufsleben seiner Mitarbeiter aus erster Hand zu kennen und zu verstehen.

Im weiteren Verlauf können Sie den Stimmungswandel durch regelmäßige Pulsbefragungen, die Zählung der Mitarbeiter, die zur Übung zurückkehren, und die Beobachtung der öffentlichen Beiträge auf Glassdoor und anderen Plattformen messen.

Sie können diese Hörerfahrung und die quantitativen Daten nutzen, um zukünftige Kommunikationsmaßnahmen zu verbessern und zu steuern.

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2. einschalten.

Barclays, das Bank- und Finanzdienstleistungsunternehmen, ist ein hervorragendes Beispiel für eine solide Kundenbindung durch Schulung und Kommunikation.

Das Unternehmen brachte seine Banking-App für Android und iOS auf den Markt, stellte aber fest, dass seine Mitarbeiter nicht wussten, wie man sie benutzt. Folglich konnten sie die Kunden nicht effektiv bedienen. Barclays war sich der Bedeutung der Technologie und der eigenen App bewusst und startete das Programm "Digital Eagles".

Das Programm würde die Mitarbeiter von Barclay's umfassend in die Nutzung der App, die optimale Nutzung des Internets und die umfassende Betreuung der Kunden einbinden.

Durch die Initiative "Digital Eagles" wurden Mitarbeiter zu Experten gemacht und erhielten eine beispiellose Schulung. Die Ergebnisse zeigten einen erstaunlichen Anstieg von 18 "Digital Eagles" auf 18.000.

Die Initiative "Digital Eagles" ist ein klassisches Beispiel dafür, wie Führungskräfte ein dringendes Problem lösen, indem sie sich mit den Mitarbeitern auseinandersetzen.

Warum ist es wichtig, sich zu engagieren?Im Fall von Barclays zum Beispiel waren die Führungskräfte standhaft bei der Entwicklung von Ideen und der Lösung des vorliegenden Problems. Es ist wichtig, sich in einem ersten Schritt mit dem Problem zu befassen, ohne überzureagieren oder drastische Maßnahmen zu ergreifen.

Wenn Marken gemeinsam mit ihren Mitarbeitern unterwegs testen, lehren und lernen, lösen Sie nicht nur das aktuelle Problem, sondern machen Ihr Unternehmen auch zukunftssicher.

Um solche Ideen zu entwickeln oder effektiv umzusetzen, können Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen, Ideen sammeln und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit innerhalb der Organisation schaffen, was eine weitere Möglichkeit ist, Ihre Mitarbeiter zu engagieren.

Es zahlt sich aus, daran zu denken, dass nicht alles von der zentralen Leitung kommen muss. Sie fördert eine Kultur, in der ein wechselseitiger Dialog über alle Hierarchien hinweg der einfachste Weg ist, um Probleme aller Größenordnungen zu lösen.

3. Verbinden Sie

Mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten, mag ähnlich erscheinen wie sich zu engagieren, aber warten Sie, bis Sie das Chaos lesen, das durch die Trennung zwischen den Führungskräften bei PayPal und ihren Mitarbeitern entstanden ist.

David Marcus, der ehemalige Präsident von PayPal, stellte seinen Mitarbeitern ein falsches Ultimatum. Als er erfuhr, dass viele seiner Mitarbeiter die PayPal-App nicht nutzten, forderte er seine Mitarbeiter mit dem Megafon auf, die App zu nutzen oder zu kündigen.

"Wenn Sie zu den Leuten gehören, die sich geweigert haben, die PayPal-App zu installieren, oder wenn Sie sich nicht mehr an Ihr Passwort erinnern können, tun Sie sich selbst einen Gefallen und suchen Sie sich etwas, das Ihr Herz und Ihren Verstand anspricht. - David Marcus.

Nachdem das oben genannte Memo an die Presse durchgesickert war und zu einem öffentlichen Spektakel wurde, ging PayPal zurück ans Reißbrett, um herauszufinden, warum seine Mitarbeiter die PayPal-App nicht nutzten.

David und die anderen Mitglieder der Geschäftsleitung haben auf die harte Tour gelernt, dass Menschen sich verbunden fühlen und Teil des Gesprächs sein müssen, um bei der Arbeit motiviert zu sein

Warum ist es so wichtig, sich zu vernetzen?Wie oben dargestellt, hatten die Mitarbeiter von PayPal eindeutig das Gefühl, dass zwischen ihnen und den Führungskräften eine erhebliche Kluft besteht, was nie eine gute Nachricht ist.

Eine Trennung, die dem Präsidenten den Weg ebnete, ein Memo mit einem Ultimatum an die Mitarbeiter zu senden, kann mit genügend Aufwand und Einsicht vollständig entschärft werden.

Bemühungen wie die Bereitstellung einer soziale Plattform für die Mitarbeiter, um Kontakte zu knüpfenVeranstaltungen zu feiern, mit Gleichgesinnten zu sprechen, sich an Vorgesetzte zu wenden und Beschwerden mitzuteilen, können viel bewirken. Die Einrichtung von Gemeinschaftsgruppen für Menschen mit ähnlichen Interessen (mit und ohne Bezug zur Arbeit) kann Wunder bewirken.

4. Inspirieren

Es war einmal eine Kleinstadt-Schuhmarke namens "Clarks", die mit der Entscheidung, weltweit zu operieren, einen großen Wurf landete. Mit einem beachtlichen Umsatz von über 1,5 Milliarden und vier großen Filialen machte sich Clarks mit einem Zehnjahresplan auf den Weg, ein globaler Konkurrent zu werden.

Ein Plan, der für Visionäre leicht vorhersehbar sein mag, aber die Kleinstadtangestellten von Clarks hatten Mühe, dieses großmütige Wachstum zu begreifen. Was Clarks als Nächstes tat, war geradezu genial - sie drehten einen Film.

Dieser Film, der zwei Probleme auf einmal löst, machte es den Mitarbeitern leicht, sich die Zukunft des Unternehmens vorzustellen, und diente gleichzeitig als Marketingkampagne, um eine weltweite Diskussion in Gang zu setzen.

Das Schöne an dieser Kampagne ist, dass die Mitarbeiter von Clarks an der Produktion des Films beteiligt waren und so aus der Unternehmensroutine ausbrachen. Kreativteams fertigten Requisiten an, andere Mitarbeiter nahmen Sprachaufnahmen auf, spielten die Hauptrollen, und auch das firmeneigene Intranet und die DVDs wurden für die Produktion genutzt.

Warum ist es notwendig, zu inspirieren?Clarks ist ein klassisches Beispiel dafür, wie man Mitarbeiter inspirieren kann, indem man sie kollektiv auf die Zehnjahresvision des Unternehmens ausrichtet. Wenn die Mitarbeiter in den hybriden oder Vollzeit-Büroalltag zurückkehren, können sie einen Mangel an Motivation oder Inspiration verspüren. Es mag ein komplexes Unterfangen sein, die Mitarbeiter wieder für die Reise zu begeistern, aber es ist notwendig.

Indem sie kreativ werden, können die Führungskräfte ein überzeugendes Argument vorbringen und die Belegschaft dazu inspirieren, sich wieder auf den Zweck und die Ziele der Marke einzulassen. Wenn es den Führungskräften gelingt, die Emotionen der Mitarbeiter anzuzapfen, haben Sie sie wirklich inspiriert.

5. Leitfaden

Mitarbeiter, die sowohl logisch als auch emotional in Ihr Unternehmen investiert sind, fragen sich oft, wie es weitergeht. Dies gilt insbesondere, wenn Ihre Mitarbeiter nach einer Pandemie ins Büro zurückkehren. Es liegt in der Verantwortung der Führungskraft, die Mitarbeiter an die Hand zu nehmen und sie mit Hilfe der Grundsätze und Werte des Unternehmens zu navigieren. Es kann auch hilfreich sein, ihnen die notwendigen Leitplanken für den ordnungsgemäßen Ablauf zu geben.

Warum ist es so wichtig, zu führen?Das Geben von Anweisungen ist ein Verhalten, das nicht jeder gut beherrscht. Führungskräfte beeinflussen ihr Arbeitsumfeld - und jedes Mitglied der Organisation - durch positive Verhaltensweisen. Sie geben Leitprinzipien vor und bereiten die Führungskräfte auf eine effektive Kommunikation vor. Und das ist der Ausgangspunkt und die Grundlage einer gesunden Unternehmenskultur.

Viele Weltkonzerne haben bei ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz klare Leitlinien für die Zukunft ihrer Unternehmen festgelegt. Sie können das Beste aus der Situation machen und die Vision der Marke neu ausrichten, wenn es nötig ist.

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Mitarbeiterengagement

Für jeden Arbeitgeber ist das EVP (Employer Value Proposition) eine der wichtigsten Prioritäten, und um dies zu erreichen, investiert jedes Unternehmen jedes Jahr Millionen. Dies kann von Lern- und Entwicklungsprogrammen bis hin zu Gesamtvergütungen reichen, um die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu stärken. Und diese Investitionen nehmen von Jahr zu Jahr zu.

Dennoch besagt diese Gallup-Studie, dass 74 % der Arbeitnehmer entweder nach neuen Stellenangeboten Ausschau halten oder aktiv nach anderen Beschäftigungsmöglichkeiten suchen. Trotz der erhöhten Aufmerksamkeit und Ausgaben der Arbeitgeber für EVP erkennen die Arbeitnehmer den Wert noch nicht.

Warum also gibt es eine große Kluft zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern? Nun, die Antwort ist einfach: Die Botschaft kommt nicht an.

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Laut der IDG-Umfrage:↠ Drei Viertel der Mitarbeiter, die an der Umfrage teilnahmen, gaben an, dass die Kommunikation über Vergütung, Sozialleistungen und HR-bezogene Richtlinien nicht leicht zu verstehen oder zu engagieren sei.↠ Mehr als 60 % sagten, die Mitarbeiterkommunikation ihres Unternehmens sei nicht leicht zugänglich.↠ Etwa 65 % der Mitarbeiter sagten, die Kommunikation ihres Unternehmens sei nicht umfassend genug. Und 72 % von ihnen gaben an, dass sie mit dem Grad der Personalisierung nicht zufrieden waren.

Die Mitarbeiterkommunikation ist gestört, und die Gründe dafür liegen auf der Hand

Die Art und Weise, wie wir heute arbeiten, und die Belegschaft selbst haben sich dramatisch verändert. Es sind 5 Generationen am Werk. Interessanterweise werden die Millennials bis 2025 75 % der weltweiten Belegschaft ausmachen, und sie sind schon jetzt die größte Gruppe. (Vergessen Sie nicht: Die Generation Z ist ihnen dicht auf den Fersen)

Der Informationskonsum hat sich verändert. Die traditionellen Kommunikationsmethoden am Arbeitsplatz funktionieren an modernen Arbeitsplätzen nicht mehr.

Die Menschen wollen heute anders informiert werden. Sie erwarten Kommunikation, wann und wo immer sie es wünschen. Und sie wollen sie in einem Format, das ihnen vertraut ist, das sie leicht konsumieren können und das sie nicht überwältigt.

Die Lösung: Ein Tool, das das Engagement der Mitarbeiter durch Kommunikation fördert

Der Erfolg eines Unternehmens hängt voll und ganz davon ab, dass seine Mitarbeiter den Wert, den es bietet, verstehen. Eine wirksame Kommunikationsstrategie ist daher unerlässlich, um dies zu erreichen.

Die Mitarbeiterkommunikation von heute erfordert, dass Sie Ihre Mitarbeiter dort abholen, wo sie sich aufhalten, d. h. in einem Format, das sie anspricht. Wenn Sie die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern besser verstehen, können Sie Ihren Arbeitsplatz produktiver gestalten.

In dieser Infografik wird die effektive Mitarbeiterkommunikation in vier Gruppen unterteilt, und wenn sie richtig gemacht wird, kann sie das Engagement fördern.

Schlussfolgerung

Alles in allem benötigen Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen eine umfassende Strategie für die Mitarbeiterkommunikation. Die in diesem Artikel erwähnten Schlüsselfaktoren sind zwar zweifellos nützlich, aber nur die Spitze des Eisbergs.

Eine kohärente Arbeitskultur, in der sowohl ein Berufsanfänger als auch der CEO des Unternehmens dieselbe Vision vor Augen haben, ist ein Traum, und eine wirksame Kommunikationsstrategie ist der einfachste Weg, dies zu erreichen.