Strategie für Fernarbeit: Wie Sie die Arbeit mit Remote-Teams richtig angehen

Fernarbeit ist ein wachsendes Phänomen. Einige der größten Unternehmen der Welt, darunter Spotify und Quora, erlauben ihren Mitarbeitern die freie Wahl des Arbeitsortes - und sie werden nicht die letzten sein.

Wenn man Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiten lässt, hat das mehrere Vorteile: Sie können ihre Zeit besser einteilen, ihre Produktivität steigern und ihr persönliches Wohlbefinden in den Vordergrund stellen.

Das soll aber nicht heißen, dass die Arbeit aus der Ferne nicht auch einige Herausforderungen mit sich bringt: Missverständnisse, Projektverzögerungen und Isolation sind alles mögliche Nebenprodukte.

Wie können Unternehmen also mit Remote-Teams arbeiten, um die damit verbundenen Vorteile zu maximieren? Schauen wir uns das mal an.

7 Erfolgreiche Strategien für Fernarbeit auf lange Sicht

Bei der Fernarbeit geht es darum, die Arbeit im Büro von einem anderen Standort aus zu übernehmen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine erfolgreiche Strategie für Fernarbeit entwickeln können.

1. Regelmäßige Nachholtermine einplanen

Buffer und AngelList veröffentlichen jedes Jahr eine neue Ausgabe ihres Berichts "State of Remote Work ". Im Bericht für das Jahr 2021 nannten 16 % der Umfrageteilnehmer Einsamkeit als ihr größtes Problem bei der Arbeit in der Ferne. Weitere 16 % gaben an, dass sie am meisten mit der Kommunikation und Zusammenarbeit zu kämpfen haben.

Unternehmen können die Zahl der Mitarbeiter, die unter diesen Auswirkungen leiden, verringern, indem sie regelmäßige Nachholtermine ansetzen. Diese müssen nicht zwingend sein. In den meisten Fällen sind 10 Minuten pro Sitzung wahrscheinlich ausreichend. Außerdem können diese Treffen in regelmäßigen Abständen angesetzt werden; ein- oder zweimal pro Woche sollte genügen.

Durch die Planung regelmäßiger Check-Ins können Teams sicherstellen, dass die Projekte ohne unerwartete Verzögerungen vorankommen. Darüber hinaus können sie ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und Kameradschaft entwickeln, was das Engagement steigert und das Gefühl der Isolation verringert.

2. Setzen Sie klare Erwartungen an die Kommunikation

Es gibt viele 📢 Kommunikationsplattformen, aus denen man wählen kann. Laut dem Workplace Messaging Report 2019 von m.io nutzten die befragten Berufstätigen im Durchschnitt 3,3 Chat-Apps am Arbeitsplatz. Darüber hinaus nutzten 91 % der Unternehmen mindestens zwei Messaging-Apps.

Die Verwendung von mehr als einer Messaging-App ermöglicht Teams eine Feinabstimmung ihrer Kommunikation. Die Mitarbeiter können verhindern, dass wichtige Informationen in langen E-Mail-Threads verloren gehen, und jede Plattform kann einem bestimmten Zweck dienen. Wenn Teams die Kommunikationsplattformen jedoch nicht strategisch planen, kann die Verwaltung mehrerer Apps überfordern und zu Burnout führen.

Bei der Fernarbeit müssen die Teammitglieder natürlich über digitale Mittel kommunizieren. Um die Effizienz zu maximieren, müssen Teams sicherstellen, dass sie klare Vorstellungen darüber haben, welche Plattformen sie für bestimmte Formen der Kommunikation nutzen sollen.

3. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

An physischen Arbeitsplätzen ist Vertrauen einer der wichtigsten Faktoren für Unternehmen, um das Engagement ihrer Mitarbeiter zu erhalten. Mikromanagement und repressive Aufsicht können enorme Auswirkungen haben. 68 % der Mitarbeiter in der Studie "Trust in the Modern Workplace" des Workforce Institute gaben an, dass sich Vertrauen direkt auf ihre tägliche Leistung am Arbeitsplatz auswirkt.

Außerdem ist die Leistung nicht der einzige Grund, warum Vertrauen wichtig ist. Fast ein Viertel der Beschäftigten gab in der gleichen Studie an, ein Unternehmen verlassen zu haben, weil sie sich nicht vertraut fühlten, und das Ausscheiden von Mitarbeitern bedeutet, dass sie hochwertige Talente verlieren und Zeit und Geld für die Einstellung von Ersatzarbeitskräften aufwenden müssen.

Bei der Fernarbeit ist die Schaffung eines vertrauensvollen Umfelds sogar noch wichtiger. Unternehmen können dies erreichen, indem sie alle Prozesse transparent halten und offenes und direktes Feedback fördern.

Durch die Schaffung eines vertrauensvollen Umfelds können die Unternehmen ihre Mitarbeiter zu besserer Arbeit anspornen. Die Teammitglieder werden auch eher bereit sein, ihre Probleme mitzuteilen, was dazu beiträgt, Probleme zu lösen, bevor sie zu großen Problemen werden.

4. Motivieren durch Anerkennung

Mitarbeiter haben sich schon immer mehr von ihrer Arbeit gewünscht als einen festen Gehaltsscheck, und eine der wichtigsten Komponenten für das Engagement der Mitarbeiter ist die Anerkennung.

Die Anerkennung der Leistungen eines Mitarbeiters muss nicht immer gleichbedeutend mit einer Beförderung sein (auch wenn Unternehmen dies in Erwägung ziehen sollten, wenn der Mitarbeiter kontinuierlich hervorragende Arbeit geleistet hat). Oft reicht es schon aus, die Leistungen anzuerkennen und zu feiern.

Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, ist es gut, die Teammitglieder einmal in der Woche zusammenzubringen und jeden dazu zu bringen, seine größten Erfolge mitzuteilen. Selbst die kleinen Erfolge sind wichtig, und die Anerkennung des Engagements und der guten Arbeit der Mitarbeiter wird sie motivieren, noch mehr zu leisten.

5. Schwerpunkt auf Gleichgewicht zwischen Arbeit und Wohlbefinden

Fernarbeit - und der damit verbundene Wegfall des Pendelns - hat dazu geführt, dass viele Arbeitnehmer mehr Freizeit genießen können. Und in diesem Zusammenhang wird immer deutlicher, wie wichtig es ist, Arbeit und persönliches Wohlbefinden in Einklang zu bringen.

Ruhepausen sind zwar außerhalb der Arbeitszeit wichtig, aber ebenso wichtig sind sie während des Tages. Der Mensch ist nicht darauf ausgelegt, sich acht Stunden lang intensiv zu konzentrieren, und regelmäßige Pausen sind notwendig, damit die Mitarbeiter bei jeder Aufgabe ihr Bestes geben können.

Die vielleicht am meisten übersehene Notwendigkeit des Arbeitstages ist die Mittagspause.

Die Vorgesetzten müssen sicherstellen, dass die Teammitglieder bei der Fernarbeit mehrere Pausen vom Bildschirm nehmen. Sie sollten auch darauf achten, dass sich die Mitarbeiter ausreichend ausruhen und Zeit einplanen, um abzuschalten und sich zu erholen. Die Förderung von Ruhepausen kann zu einer höheren Produktivität und einem höheren Maß an Zufriedenheit führen.

6. Die richtigen Softwaresysteme einführen

Die Unternehmen sind heute mit einer Fülle von Technologien gesegnet, die Arbeitsabläufe vereinfachen und die Effizienz steigern. Und für Unternehmen, die über mehrere Standorte verteilt sind, ist es von entscheidender Bedeutung, so viel manuelle Arbeit wie möglich zu reduzieren, wenn sie die Fernarbeit zu einem langfristigen Erfolg machen wollen.

Bereiche, in denen Unternehmen den Einsatz von Software zur Automatisierung oder Vereinfachung von Arbeitsabläufen in Betracht ziehen sollten:

• Projektleitung
• Verwaltung der Mitarbeiterausgaben
• Leistungen für Arbeitnehmer
• Ausbildung der Mitarbeiter

Es lohnt sich auch, Software einzusetzen, die den Teammitgliedern hilft, bezahlte Freistellungen zu erfassen und Vertriebs- und Marketinganalysen zu verwalten. Durch den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen und zur Automatisierung von Prozessen haben Remote-Teams mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. So kann beispielsweise ein Überstundenrechner eine große Hilfe sein, da er es Ihnen ermöglicht, Ihr Budget zu planen und die Überstunden Ihrer Mitarbeiter genau zu berechnen.

7. Feinabstimmung Ihrer Fernarbeitsstrategie, um langfristigen Erfolg zu erzielen

Fernarbeit ist auf dem Vormarsch, und mehrere Unternehmen weltweit haben inzwischen entweder ganz oder teilweise Fernarbeitsvereinbarungen eingeführt. Sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer können von diesen Strukturen erheblich profitieren, sofern sie sich entsprechend vorbereiten.

Schlussfolgerung

Wenn Teams bei der Fernarbeit erfolgreich sein wollen, sind der Aufbau von Vertrauen, die Förderung der Kommunikation und die Festlegung klarer Erwartungen unerlässlich. Auch die Einrichtung geeigneter Systeme ist notwendig, ebenso wie die Erinnerung der Mitarbeiter an die Bedeutung von Ruhe und Wohlbefinden. Wenn all diese Anforderungen erfüllt werden, werden Unternehmen auch weiterhin erfolgreich sein - egal, wo sie sich befinden.

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