Wie man die Abwesenheit von Mitarbeitern reduziert: 7 bewährte Strategien für einen produktiven Arbeitsplatz

Jeder Mitarbeiter spielt in Ihrem Unternehmen eine entscheidende Rolle, ob er nun ein Berufsanfänger oder eine Führungskraft ist. Ihre Beiträge sorgen dafür, dass das Unternehmen reibungslos läuft, aber wenn Mitarbeiter häufig abwesend sind, leiden die Produktivität, die Arbeitsmoral und der gesamte Betrieb darunter. Nach Angaben des Büro für Arbeitsstatistikliegt die Abwesenheitsrate bei Vollzeitbeschäftigten bei 3,2 %, was die wachsende Herausforderung der Abwesenheit am Arbeitsplatz verdeutlicht.

Während ein gewisses Maß an Abwesenheit unvermeidlich ist - wie z. B. bei geplantem Urlaub, persönlichen Notfällen oder gelegentlichen Krankheiten -, führen übermäßige und ungeplante Abwesenheiten zu erheblichen Störungen. Die Abwesenheit von Mitarbeitern kann zu verpassten Terminen, erhöhter Arbeitsbelastung für andere und finanziellen Verlusten führen. In der Tat Forschung zeigen, dass Fehlzeiten die Unternehmen jährlich 225,8 Milliarden Dollar kosten, im Durchschnitt 1.685 Dollar pro Mitarbeiter und Jahr.

Wie also können Organisationen dieses Problem angehen? 

In diesem Blog befassen wir uns mit den Ursachen für Fehlzeiten von Mitarbeitern, deren Auswirkungen und mit Maßnahmen zur Verringerung der Fehlzeiten von Mitarbeitern und zur Schaffung eines Arbeitsplatzes, der Zuverlässigkeit, Engagement und Produktivität fördert.

Was ist Abwesenheit von Mitarbeitern?

Unter Fehlzeiten versteht man die gewohnheitsmäßige und übermäßige Abwesenheit von Mitarbeitern von der Arbeit, die über das normale oder akzeptable Maß hinausgeht. Im Gegensatz zu gelegentlichen Krankheitstagen, Urlauben oder unvorhergesehenen Notfällen - Abwesenheiten, die in den Unternehmensrichtlinien berücksichtigt werden - handelt es sich bei Fehlzeiten am Arbeitsplatz um häufige, ungeplante Abwesenheiten, die den Arbeitsablauf stören und die Produktivität beeinträchtigen.

Während es unvermeidlich ist, dass Mitarbeiter aufgrund von Krankheit, familiären Notfällen oder persönlichen Verpflichtungen der Arbeit fernbleiben, geht die Abwesenheit von Mitarbeitern über diese legitimen Gründe hinaus. Dazu gehört auch, dass sie immer wieder außerplanmäßig abwesend sind, zu spät kommen, früher gehen oder ganze Arbeitstage ausfallen lassen. 

Im Laufe der Zeit wirkt sich dieses Verhalten negativ auf die Teamleistung aus, erhöht die Arbeitsbelastung für andere und belastet den gesamten Geschäftsbetrieb. Das Erkennen und Angehen von Fehlzeiten ist für die Aufrechterhaltung einer produktiven und engagierten Belegschaft unerlässlich.

Beispiele für die Abwesenheit von Mitarbeitern

Es gibt viele Gründe, warum ein Arbeitnehmer regelmäßig von der Arbeit abwesend ist. Oft ist dies auf eine Abneigung gegen die eigene Tätigkeit zurückzuführen, aber es können auch andere Faktoren zugrunde liegen.

Einige Beispiele für die Abwesenheit von Mitarbeitern sind:

• 🤒Erkrankungen oder Verletzungen: Wenn ein Arbeitnehmer krank oder verletzt ist, können Arztbesuche und Genesung ein Grund für Fehlzeiten am Arbeitsplatz sein.
• 💼 Arbeitssuche: Wenn ein Arbeitnehmer mit seinem derzeitigen Arbeitsplatz (aus verschiedenen Gründen) unzufrieden ist, kann er sich nach anderen Beschäftigungsmöglichkeiten umsehen und bei der Arbeit fehlen, um Vorstellungsgespräche zu führen.
• 📅 Unflexible Zeitpläne: Unternehmen, die ihren Mitarbeitern nicht erlauben, gelegentlich von zu Hause aus zu arbeiten, neigen zu einer hohen Fehlzeitenquote.
• 👶 Kinderbetreuung und Betreuung älterer Menschen: Ein Arbeitnehmer kann viele Tage am Arbeitsplatz fehlen, wenn er keine andere Betreuungsmöglichkeit für seine Kinder oder die Erwachsenen, für die er verantwortlich ist, finden kann.
• 🧠 Psychische Erkrankungen: Laut einer Studie, die im NCBI (National Institute of Mental Health) veröffentlicht wurde, sind Depressionen die Hauptursache für Fehlzeiten.
• 😔 Entfremdung: Arbeitnehmer, die sich nicht mehr für ihre Arbeit begeistern, sind eher bereit, aufgrund mangelnder Motivation abwesend zu sein.
• 😮‍💨 Burnout: Überlastete Mitarbeiter können aufgrund mangelnder Wertschätzung krank werden, hohem Stressoder hohem Druck krank werden.
• 🥺 Belästigung: Beschäftigte, die ständig schikaniert oder herausgegriffen werden, sei es von anderen Beschäftigten oder von leitenden Angestellten, sind eher bereit, der Arbeit fernzubleiben, um dem Mobbing zu entgehen.
• ⏰ Zeitdiebstahl: Lange Pausen, spätes Erscheinen oder frühes Verlassen des Arbeitsplatzes, anstatt einen ganzen Tag frei zu nehmen, gelten ebenfalls als Fehlzeiten.
• 🧓 Alter: Im Durchschnitt fehlen jüngere Menschen häufiger bei der Arbeit als ältere.

Ursachen für die Abwesenheit von Mitarbeitern

Warum also kommt es zu Fehlzeiten von Mitarbeitern? Es gibt ein paar häufige Ursachen.

1. Geringes Engagement der Mitarbeiter

Mitarbeiter, die sich nicht für ihre Arbeit engagieren, sind nicht motiviert, die Extrameile zu gehen. Sie erledigen ihre täglichen Aufgaben mit minimalem Aufwand und gehen dann nach Hause. Wenn man sich nicht für seine Arbeit interessiert, ist man nicht gerade motiviert, pünktlich zur Arbeit zu kommen und jeden Tag mit Begeisterung dabei zu sein - im Gegenteil, es kann sogar zu übermäßigen Fehlzeiten führen.

2. Burnout am Arbeitsplatz

Wenn Ihre Mitarbeiter jeden Tag zu viel zu tun haben und scheinbar nie zur Ruhe kommen, werden sie irgendwann ausgebrannt sein. Burnout am Arbeitsplatz ist ein echtes und wachsendes Problem, vor allem, wenn Ihr Unternehmen versucht, Kosten zu sparen, indem es nicht genügend Mitarbeiter einstellt. Das mag zwar kurzfristig helfen, Geld zu sparen, aber mit der Zeit werden die Mitarbeiter ausgebrannt sein und anfangen, die Arbeit zu schwänzen, weil sie so überfordert sind.

3. Mangel an Flexibilität

Flexible Arbeitszeiten werden zwar immer beliebter, aber viele Arbeitgeber bieten sie immer noch nicht an. Das kann zu Fehlzeiten führen, da die Mitarbeiter damit kämpfen, ihr Leben, ihre familiären Prioritäten und ihre beruflichen Verpflichtungen unter einen Hut zu bringen.

4. Belästigung am Arbeitsplatz

Es macht viel Sinn, dass Mitarbeiter, die sich am Arbeitsplatz nicht wohl oder sicher fühlen, weniger zur Arbeit kommen werden. Die Belästigung kann verbal oder körperlich (oder beides) erfolgen und von Vorgesetzten, Managern oder Kollegen ausgehen. Dies führt auch dazu, dass die Mitarbeiter weniger Interesse an ihrer Arbeit haben, so dass ihre Leistung darunter leidet.

Wie man die Abwesenheit von Mitarbeitern misst

Die Verfolgung der Abwesenheit von Mitarbeitern hilft Unternehmen, Muster zu erkennen, die Auswirkungen auf die Produktivität zu bewerten und wirksame Strategien zur Verringerung der Abwesenheit umzusetzen. Die gebräuchlichste Methode zur Messung von Fehlzeiten ist die Formel für die Fehlzeitenquote, die den Prozentsatz der verlorenen Arbeitstage aufgrund ungeplanter Abwesenheit berechnet.

Formel für die Abwesenheitsquote

Fehlzeitenquote= ( Unentschuldigte Abwesenheiten insgesamt / Arbeitstage insgesamt )×100 

• Unentschuldigte Abwesenheiten insgesamt: Die Anzahl der Tage, an denen ein Mitarbeiter ohne vorherige Genehmigung abwesend war (mit Ausnahme von geplanten Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheitsurlaub).
• Arbeitstage gesamt: Die Gesamtzahl der geplanten Arbeitstage innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise in einem Monat mit 20 Arbeitstagen 5 Tage ungeplant abwesend war, würde die Fehlzeitenquote wie folgt lauten:

(5/20)×100=25%

Zusätzliche Metriken zur Erfassung von Fehlzeiten am Arbeitsplatz

• Unpünktlichkeitsrate: Misst die Häufigkeit von verspäteten Ankünften und verfrühten Abreisen.
• Häufigkeit der Abwesenheit: Verfolgt, wie oft ein Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums ungeplanten Urlaub nimmt.
• Dauer der Abwesenheit: Analysiert die durchschnittliche Dauer der Abwesenheit, um Trends zwischen kurzfristigen und langfristigen Fehlzeiten zu erkennen.

Warum die Messung von Fehlzeiten wichtig ist

Die Kenntnis der Fehlzeiten-Trends ermöglicht es den Unternehmen, die zugrunde liegenden Ursachen anzugehen, Strategien zur Verringerung der Abwesenheit von Mitarbeitern umzusetzen und ein unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Anwesenheit fördert und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeiter gewährleistet.

Verringerung der Abwesenheit von Mitarbeitern: 7 wirksame Strategien

Der Umgang mit Fehlzeiten von Mitarbeitern erfordert mehr als nur die Durchsetzung von Anwesenheitsrichtlinien. Die Arbeitgeber müssen die Ursachen angehen, ein förderliches Arbeitsumfeld schaffen und Strategien umsetzen, die die Anwesenheit und das Engagement der Mitarbeiter fördern. Hier finden Sie sieben bewährte Methoden, um Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu reduzieren und gleichzeitig die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.

1. Identifizierung der Ursachen für Fehlzeiten

Der erste Schritt zur Verringerung der Fehlzeiten besteht darin, die Gründe für die häufige Abwesenheit von Mitarbeitern zu verstehen. Abwesenheiten können auf Probleme am Arbeitsplatz, persönliche Probleme oder eine Mischung aus beidem zurückzuführen sein. Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen kann dazu beitragen, Muster aufzudecken und verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren.

Für Mitarbeiter, die aus einem längeren Urlaub, z. B. Mutterschaftsurlaub oder Krankheit, zurückkehren, kann ein Gespräch über die Rückkehr an den Arbeitsplatz den Übergang erleichtern und sicherstellen, dass sie bereit sind, ihre Aufgaben wieder zu übernehmen. Eine offene Kommunikation und ein proaktives Ansprechen von Bedenken fördert eine engagierte Belegschaft.

2. Maßgeschneiderte Lösungen für verschiedene Teams

Fehlzeiten betreffen nicht alle Abteilungen gleichermaßen, und eine Einheitslösung funktioniert selten. Verschiedene Teams haben unterschiedliche Herausforderungen - was ein Marketingteam betrifft, ist möglicherweise nicht dasselbe wie die Ursachen für Fehlzeiten im Kundensupport.

Wenn z. B. Mitarbeiter im Kundendienst unter hohem Stress stehen, können längere Pausen oder automatisierte Hilfsmittel das Burnout verringern. Wenn ein Marketingteam mit Fehlzeiten aufgrund unrealistischer Fristen zu kämpfen hat, kann eine Verbesserung der Kommunikation und der Projektzeitpläne die beste Lösung sein. Maßgeschneiderte Lösungen, die auf die Bedürfnisse des Teams abgestimmt sind, gewährleisten einen effektiveren Ansatz.

3. Umsetzung von Wellness-Programmen am Arbeitsplatz

Ein starkes Wellness-Programm für Mitarbeiter kann die Fehlzeiten am Arbeitsplatz erheblich reduzieren, indem es das körperliche, emotionale und geistige Wohlbefinden anspricht. Mitarbeiter, die sich bei der Stressbewältigung und der Aufrechterhaltung ihrer Gesundheit unterstützt fühlen, sind eher bereit, am Arbeitsplatz zu erscheinen und gute Leistungen zu erbringen.

Wellness-Initiativen können Folgendes umfassen:

• Ressourcen für die psychische Gesundheit, z. B. Therapiesitzungen oder Workshops zur Stressbewältigung
• Fitnessanreize wie Mitgliedschaften in Fitnessstudios oder Step-Challenges
• Gesunde Snackoptionen und ergonomische Arbeitsplätze zur Förderung des körperlichen Wohlbefindens

Wenn Unternehmen die Gesundheit ihrer Mitarbeiter in den Vordergrund stellen, können sie stressbedingte Abwesenheiten reduzieren und das allgemeine Engagement verbessern.

4. Bezahlten Urlaub und flexible Freizeitgestaltung anbieten

Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass sie ausreichend Freizeit haben, sind weniger geneigt, ungeplant abwesend zu sein. Bezahlter Krankenstand, Mutter-/Vaterschaftsurlaub und persönliche Freistellungen ermöglichen es den Mitarbeitern, sich bei Bedarf auszuruhen, was Erschöpfung und langfristiges Desengagement verhindert.

In der Grippesaison oder bei Gesundheitskrisen wie COVID-19 sorgt die Zahlung von Krankengeld dafür, dass sich die Mitarbeiter erholen können, ohne die Krankheit am Arbeitsplatz zu verbreiten. Dieser proaktive Ansatz kommt sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen zugute, da er für eine gesündere Belegschaft sorgt.

5. Work-Life-Balance mit flexiblen Zeitplänen bevorzugen

Ein starrer Arbeitsplan kann zu Fehlzeiten von Mitarbeitern beitragen, vor allem von solchen, die familiäre Verpflichtungen, lange Anfahrtswege oder persönliche Herausforderungen bewältigen müssen. Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit der Fernarbeit oder sogar eine Vier-Tage-Woche zulassen, verzeichnen häufig eine bessere Anwesenheit und Produktivität.

Dank der Technologie, die die Zusammenarbeit per Fernzugriff erleichtert, können sich Unternehmen an moderne Arbeitsformen anpassen und gleichzeitig das Engagement ihrer Mitarbeiter erhalten. Ein flexibles Arbeitsumfeld zeigt den Mitarbeitern, dass ihr Wohlbefinden wichtig ist, wodurch sie sich stärker für ihre Aufgaben engagieren.

6. Anerkennen und Belohnen der Beiträge der Mitarbeiter

Niedrige Arbeitsmoral und mangelnde Motivation sind die Hauptursachen für Fehlzeiten. Wenn sich Mitarbeiter unterbewertet fühlen, sind sie weniger geneigt, anwesend und engagiert zu sein. Programme zur Mitarbeiteranerkennung können die Arbeitsmoral steigern und eine Kultur der Wertschätzung fördern.

Zu den Möglichkeiten der Anerkennung von Mitarbeitern gehören:

• Belohnung von Personen mit hervorragender Anwesenheitspflicht
• Öffentliche Anerkennung von Teammitgliedern für ihre harte Arbeit
• Versenden von E-Mails zur Wertschätzung, Dankesschreiben oder kleinen Zeichen der Dankbarkeit
• Organisation von teambildenden Maßnahmen oder Feierlichkeiten

Ein Arbeitsplatz, an dem Leistungen gewürdigt werden und das Gefühl der Zugehörigkeit gefördert wird, ermutigt die Mitarbeiter, sich weiterhin zu engagieren und regelmäßig zu erscheinen.

7. Förderung einer Kultur der Kommunikation und Zusammenarbeit

Die Schaffung eines Arbeitsumfelds, in dem sich die Mitarbeiter gehört und wertgeschätzt fühlen, spielt eine entscheidende Rolle bei der Verringerung der Fehlzeiten von Mitarbeitern. Wenn Mitarbeiter ihren Vorgesetzten vertrauen und sich mit ihren Kollegen verbunden fühlen, sind sie eher bereit, sich zu engagieren und regelmäßig zu erscheinen.

Fördern Sie die Zusammenarbeit durch:

• Förderung offener Diskussionen zwischen Teams und Führungskräften
• Schaffung eines vielfältigen und integrativen Arbeitsplatzes, der unterschiedliche Perspektiven unterstützt
• Schaffung eines psychologisch sicheren Umfelds, in dem die Mitarbeiter ihre Bedenken ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen äußern können
• Proaktives Ansprechen von Konflikten am Arbeitsplatz, um eine positive Atmosphäre zu erhalten

Mitarbeiter, die sich respektiert und in die Entscheidungsfindung einbezogen fühlen, sind eher bereit, sich zu engagieren, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlzeiten sinkt.

Wie man die Abwesenheit von Mitarbeitern auf ein Minimum reduziert

Das Ausmaß der Fehlzeiten, das ein Unternehmen oder eine Organisation tolerieren kann, ist von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, von Unternehmen zu Unternehmen und manchmal auch von Jahreszeit zu Jahreszeit unterschiedlich.

Ein wichtiger Schlüssel zur Verringerung der Fehlzeiten ist die Sicherstellung, dass die Anwesenheitsrichtlinien klar sind und von allen derzeitigen Mitarbeitern und Neueinstellungen verstanden werden.

Auch Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter durch proaktive Maßnahmen davon abhalten, abwesend zu sein:

• Belohnung für gute Anwesenheit
• Unterstützung der emotionalen und physischen Gesundheit
• Work-Life-Balance im Fokus
• Schaffung eines flexiblen Zeitplans
• Bereitstellung von Möglichkeiten zur Arbeit von zu Hause aus
• Offenhalten der Kommunikation
• Ermutigung zur Zusammenarbeit
• Regelmäßig um Feedback bitten
• Abbau von Stress am Arbeitsplatz
• Eine klare Anwesenheitspolitik

Mit Empuls Fehlzeiten reduzieren und eine engagierte Belegschaft aufbauen

Häufiges Fernbleiben vom Arbeitsplatz ist oft ein Symptom für ein tiefer liegendes Problem - Unzufriedenheit. Mitarbeiter, die sich nicht gehört, nicht anerkannt oder von ihrem Arbeitsplatz abgekoppelt fühlen, nehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit ungeplante Abwesenheiten in Kauf, was sich auf Produktivität und Arbeitsmoral auswirkt. 

Um Fehlzeiten wirklich zu reduzieren, brauchen Unternehmen mehr als nur Anwesenheitsrichtlinien; sie brauchen eine Kultur, die das Engagement, die Wertschätzung und die Motivation ihrer Mitarbeiter fördert. Dies ist der Punkt, an dem Empuls einen Unterschied.

Wie Empuls dazu beiträgt, das Engagement zu fördern und Fehlzeiten zu reduzieren:

1. Setzt Feedback in Maßnahmen um

Mitarbeiter brauchen nicht nur eine Stimme - sie müssen auch gehört werden. Mit strukturierten Mitarbeiter-Feedback-Toolskönnen Unternehmen die wahren Gründe für Fehlzeiten aufdecken, Bedenken ansprechen, bevor sie eskalieren, und ein Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeiter unterstützt fühlen.

2. Anerkennung zu einer täglichen Praxis machen

Menschen werden nicht von heute auf morgen untätig - es passiert, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Bemühungen unbemerkt bleiben. Ein starkes Belohnungs- und Anerkennungsprogramm sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter für ihre Beiträge wertgeschätzt fühlen, was die Motivation steigert und den Drang, unnötigen Urlaub zu nehmen, verringert.

3. Schafft einen Arbeitsplatz, an dem die Mitarbeiter gerne arbeiten

Bei Fehlzeiten geht es nicht nur um physische Abwesenheit, sondern auch um emotionale Abwesenheit. Ein kooperatives und soziales Arbeitsumfeld fördert Verbindungen, stärkt die Beziehungen im Team und gibt den Mitarbeitern ein Gefühl der Zugehörigkeit, das sie dazu veranlasst, jeden Tag zu kommen.

4. Unterstützt die Work-Life-Balance ohne Produktivitätsverlust

Burnout und Erschöpfung führen oft zu Fehlzeiten. Empuls hilft Unternehmen bei der Einführung von Wellness-Programmen, Meilenstein-Belohnungen und flexible Arbeitsrichtlinien, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich zu erholen, ohne sich von der Arbeit abgekoppelt zu fühlen.

Ein Unternehmen, das Engagement, Anerkennung und Kommunikation in den Vordergrund stellt, muss nicht gegen Fehlzeiten ankämpfen - sie gehen von selbst zurück. Mit Empuls erfassen Unternehmen nicht nur die Anwesenheit, sondern schaffen einen Arbeitsplatz, an dem sich die Mitarbeiter gerne aufhalten, was eine höhere Mitarbeiterbindung, bessere Produktivität und eine zufriedenere Belegschaft gewährleistet.

Sind Sie bereit, Ihren Arbeitsplatz zu verändern? Beginnen Sie noch heute mit Empuls ! 

Schlussfolgerung

Wenn Mitarbeiter abwesend sind, erhöht sich der Druck und die Arbeitsbelastung für andere. Nicht nur das, es verursacht auch höhere Kosten für den Arbeitgeber. Bei übermäßiger Abwesenheit muss das Unternehmen unter Umständen Ersatz finden oder Überstunden bezahlen, um den abwesenden Mitarbeiter vorübergehend zu vertreten.

Da Überstundenzuschläge den Arbeitgeber mehr Geld kosten, kann dies die Gewinne erheblich schmälern und die Arbeitskosten für den Arbeitgeber erhöhen.

Wenn es ein Umfeld gibt, in dem die Mitarbeiter nicht abwesend sein wollen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie anwesend sind. Die Schaffung eines gesunden und stabilen Umfelds für die Mitarbeiter ist der beste Weg, um Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu verringern.