Workforce Planning: A Strategic Guide to Future-Proofing Your Team

Sie wissen, was man sagt: Ein Team ist nur so stark wie sein schwächstes Glied. Es ist also wichtig, die richtigen Talente mit den richtigen Fähigkeiten in den richtigen Rollen und zur richtigen Zeit zu haben. Nur dann können Sie eine Symphonie von Talenten schaffen, in der jedes Teammitglied seine Rolle perfekt spielt. 

Das können Sie jedoch nur erreichen, wenn Sie einen soliden Personalplan haben. Glücklicherweise werden Sie am Ende dieses Artikels die Einzelheiten der Personalplanung verstehen, von der Frage, was Personalplanung ist, bis hin zu der Frage, wie Sie einen solchen Plan für Ihr Unternehmen erstellen können. 

Lassen Sie uns eintauchen. 

Was ist Personalplanung? 

Workforce planning involves a series of analyses and forecasts to ensure that you are staffing your business with the right talent, experience, and knowledge. This planning can be carried out using workforce management software like Runn. Here’s an example. 

Es gibt zwei Hauptmodelle der Personalplanung: die strategische Personalplanung und die operative Personalplanung. 

1. Strategic workforce planning 

It is all about looking at the big picture and the long-term needs of your business. It’s a process of forecasting your future workforce’s needs based on your business key goals and objectives. By using this, you can map out a game plan for the future - onboarding new talent, training and retaining your current workforce, etc. 

2. Operational workforce planning 

Es geht darum, sicherzustellen, dass Sie über die richtige Anzahl von Mitarbeitern und Fähigkeiten für die täglichen betrieblichen Anforderungen Ihres Unternehmens verfügen. Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie betreiben ein Einzelhandelsgeschäft und es ist Ferienzeit. Bei der betrieblichen Personalplanung geht es darum, mehr Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen einzustellen, um den Anstieg der Kundenzahlen zu bewältigen. 

Was ist Personaleinsatzplanung? Die Personalplanung ist eine ganzheitliche Methode, um Ihr Team zu verwalten und sicherzustellen, dass es mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmt. 

Why is workforce planning important for your business? 

A sound workforce management plan is more than a nice-to-have—it’s a necessity. It brings several strategic advantages: 

• Team balance: Without a plan, your workforce may become skewed—overstaffed in one area, understaffed in another. This imbalance reduces overall team effectiveness. 
• Skills optimization: Through identifying and addressing skills gaps, you ensure your team has the competencies needed to stay competitive. 
• Regulatory compliance: Industries are governed by labor laws and regulations. Workforce planning helps ensure your hiring, staffing, and scheduling practices remain compliant. 

By addressing these areas, your business can avoid last-minute scrambles, improve employee satisfaction, and prepare for both opportunities and disruptions, which we will discuss in the section of importance. 

What is the importance of workforce planning? 

Die Personalplanung ist aus mehreren Gründen notwendig. Zum einen hilft sie Ihnen, das richtige Gleichgewicht in Ihrem Team zu finden. Ohne einen Plan besteht die Gefahr, dass sich ein Bereich in Ihrem Team zu sehr auf Kosten eines anderen konzentriert. Dies führt zu einem unausgewogenen und ineffektiven Team. Das wollen Sie vermeiden. 

Further, workforce planning involves identifying skill gaps within your workforce. When you find these skill gaps, you can close them up effortlessly. Thus, you can ensure that your workforce has the skills required for you to stay competitive in the market. 

Schließlich hilft die Personalplanung bei der Einhaltung von Vorschriften. In vielen Branchen gibt es spezifische Vorschriften und Gesetze, die die Beschäftigung regeln. Ein gut durchdachter Personalplan kann Ihnen dabei helfen, die Einhaltung dieser Vorschriften und Gesetze zu gewährleisten. 

What are the benefits of workforce planning? 

Around 89% of businesses have integrated workforce planning into their business plan. If you’re looking to join these businesses, here are the benefits to expect. 

1. Risiken bestimmen 

Hilft bei der Ermittlung von Risiken, bevor sie die Ziele des Unternehmens beeinträchtigen. Eine Personalplanung kann Ihnen helfen, potenzielle Risiken zu erkennen, bevor sie sich auf Ihre Geschäftsziele auswirken können. Wenn Sie diese Risiken erkennen, können Sie proaktiv handeln und Probleme entschärfen, bevor sie entstehen. 

Stellen Sie sich vor, Sie sind Inhaber eines kleinen Unternehmens und stehen kurz vor der Einführung eines neuen Produkts. Alles ist vorbereitet, doch plötzlich kündigt ein wichtiger Mitarbeiter. 

Ein effektiver Personalplan hätte Ihnen geholfen, das potenzielle Risiko des Abgangs eines wichtigen Talents zu erkennen. Dann hätten Sie proaktiv Strategien entwickelt, um das Risiko zu mindern, anstatt in letzter Minute nach einem Ersatz zu suchen. 

2. Leistungsstarke Tools und Berichte 

Gibt Ihnen Werkzeuge und Berichte an die Hand, die erklären, wie sich Entscheidungen auswirken. Mit der Personaleinsatzplanung erhalten Sie leistungsstarke Instrumente und Berichte, die Ihnen helfen zu verstehen, ob sich Ihre Entscheidungen positiv oder negativ auf die Belegschaft auswirken. 

Mithilfe von Umfragen und Personalverwaltungssoftware können Sie Muster und Trends in Ihrem Personalbestand erkennen. Sie werden wissen, welche Abteilung schrumpft oder wächst. 

You’ll also access key data such as employee turnover rates, productivity, etc. High turnover rates and low productivity over time could mean you’ve been making wrong decisions, and vice versa. With this information, you can make data-driven decisions to improve your workforce. 

3. Einblicke in Angebot und Nachfrage 

Helps you understand problems with supply and demand. Planning your workforce also helps you gain insights into the issues related to workforce supply and demand. When you regularly assess your current and future workforce needs, you can find out areas with shortages or surpluses of employees.  

With this information, you can make better-informed decisions to balance talent demand and supply. These decisions could include layoffs, training, hiring, etc. 

Nehmen wir an, Sie betreiben ein Geschäft, in dem Sie an den Wochenenden ständig zu wenig Personal haben. Ein Personalplan hilft Ihnen, dieses Problem mit dem Personalbedarf zu verstehen. Dann können Sie planen, mehr Mitarbeiter einzustellen (bereitzustellen), um den Bedarf zu decken. 

4. Proaktiv Probleme erkennen 

stellt sicher, dass Sie potenzielle produktivitätseinschränkende Probleme erkennen. Schließlich ermöglicht Ihnen die Personaleinsatzplanung, proaktiv Probleme zu erkennen, die Ihr Team behindern können. Wenn Sie diese Probleme erkennen, ist es einfacher, sie zu bewältigen. 

Regelmäßige Beurteilungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Personalplanung. Die Bewertung kann so einfach sein wie Echtzeitgespräche mit Ihren Mitarbeitern, um herauszufinden, wie sie ihre Aufgaben, Rollen und ihre allgemeine Arbeitszufriedenheit einschätzen. 

So können Sie herausfinden, was die Produktivität Ihrer Mitarbeiter einschränken kann - geringe Arbeitszufriedenheit, falsch eingestufte Mitarbeiter usw. 

When you identify these issues, you can then solve them using the appropriate strategies. These strategies could include investing in training plans, implementing flexible working arrangements, or even incentivizing your employees. 

When should you use workforce planning? 

Workplace planning is not a one-time initiative. It should be an ongoing, dynamic process that adapts to your business's current and future needs. Here are the key moments to implement or revisit your workforce plan: 

• When forecasting future growth or expansion 
• When entering new markets or geographies 
• When experiencing high turnover or retention challenges 
• When preparing for technology shifts or industry disruptions 
• When reevaluating operational efficiency 

Whether it’s the end of a fiscal quarter or the start of a new product launch, revisiting your workforce management plan during these pivotal times can help your team stay prepared. 

5 Schritte zur effektiven Personalplanung 

Nachdem wir verstanden haben, was Personalplanung ist und welche Vorteile sie bietet, wollen wir uns nun mit ihrer Umsetzung befassen. 

1. Langfristige Ausrichtung sicherstellen 

Wenn es um die Personalplanung geht, kann man sich leicht im Tagesgeschäft verlieren und sich auf die unmittelbaren Bedürfnisse konzentrieren. 

Aber um ein wirklich robustes und nachhaltiges Team aufzubauen, müssen Sie über das nächste Jahr oder das nächste Quartal hinaus denken und sich auf fünf, zehn oder sogar 20 Jahre konzentrieren. 

Long-term focus is even more necessary if your business operates in a niche subject to changes and disruptions. For example, the technology field. If you don’t consider roles that you’ll need in the future in your workforce plan - web3 and AI prowess, innovative email verification approaches, IoT, etc - your workforce might become obsolete. 

Langfristige Ausrichtung bedeutet auch, dass Sie sich Gedanken über Nachfolgeplanung und Ruhestand machen. Es ist wichtig, an wichtige Funktionen zu denken, die schwer zu besetzen sein könnten, wenn die derzeitigen Mitarbeiter, die sie besetzen, ausscheiden. So sind Sie in der Lage, die Stellen zu besetzen und die Kontinuität des Unternehmens zu gewährleisten. 

Das 9-Box-Raster kann Ihnen bei Ihrer Nachfolgeplanung helfen. Mit diesem Instrument können Sie Ihre Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Leistung und ihres Potenzials analysieren und klassifizieren, wie unten dargestellt. So können Sie leicht die Mitarbeiter mit dem besten Potenzial und der besten Leistung für die Nachfolge auswählen. 

Sie können sich auch auf die langfristige Perspektive konzentrieren, indem Sie ein Talentmanagementprogramm in Ihren Plan aufnehmen. Ein Talentmanagementprogramm hilft Ihnen, Talente zu fördern, bis sie Schlüsselpositionen in Ihrem Unternehmen übernehmen können. Dies ist besonders wichtig, wenn man bedenkt, dass bis 2030 85 Millionen Stellen unbesetzt bleiben könnten, weil es an qualifizierten Mitarbeitern mangelt. 

2. Qualifikationslücken finden 

Qualifikationslücken sind die Bereiche, in denen Ihre Mitarbeiter nicht über das Wissen oder die Fähigkeiten verfügen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Wenn Sie diese Lücken erkennen, können Sie in Ihrem Personalplan Strategien entwickeln, um sie zu schließen. 

Um diese Lücken zu finden, sollten Sie eine konsequente Leistungsbewertung durchführen. Dies kann durch wöchentliche Überprüfungen, Umfragen, Produktivitätsaufzeichnungen, 360-Grad-Feedback usw. geschehen. Anhand dieser Bewertung können Sie die wichtigsten Bereiche ermitteln, in denen Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten haben und zusätzliche Schulungen benötigen. 

Sie können auch Branchentrends und technologische Veränderungen untersuchen, um Lücken zu erkennen. Wenn sich beispielsweise eine neue Technologie in Ihrem Bereich durchsetzt und Ihr Team nicht über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um damit zu arbeiten, kann dies eine große Lücke darstellen. 

Schließlich können Sie eine Kompetenzmatrix verwenden, um die Ergebnisse Ihrer Kompetenzlückenanalyse darzustellen. Wie unten dargestellt, enthält dieses Dokument alle Fähigkeiten, die für jede Rolle in Ihrem Unternehmen erforderlich sind. Anschließend können Sie die Fähigkeiten mit den aktuellen Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder abgleichen. So erhalten Sie ein klareres Bild davon, wo Ihre Lücken liegen. 

Wenn Sie diese Qualifikationsdefizite erkennen, wissen Sie, worauf Sie Ihren operativen und strategischen Personalplan ausrichten müssen. 

3. Die Zukunft der Belegschaft anhand von Szenarien planen 

Bei der Szenario- oder Notfallplanung geht es darum, verschiedene mögliche Ergebnisse und deren Auswirkungen auf Ihre Belegschaft zu berücksichtigen. Dies hilft Ihnen, über den Tellerrand hinauszuschauen und zu prüfen, wie sich Ihre Entscheidungen möglicherweise auf Ihre Belegschaft auswirken werden. 

Beginnen Sie damit, diese Szenarien zu identifizieren. Sie können sie anhand vorhandener Daten ermitteln - Ereignisse, die in Unternehmen wie dem Ihren stattgefunden haben. 

Also, you can find scenarios by identifying the factors that can affect your workforce in the future. These factors could be the emergence of new technology, a new approach to enhance your marketing plan, changes in the economy, or disruptions in the industry. 

Wenn Sie diese Faktoren ermittelt haben, können Sie damit beginnen, verschiedene Szenarien auszumalen. 

Imagine this: you are a retail store owner and a factor you identified is the e-commerce disruption. One scenario you can consider is that e-commerce becomes everyone's go-to. As such, fewer customers will visit your brick-and-mortar store. 

In diesem Szenario müssen Sie eine geringere Anzahl von Mitarbeitern in den Filialen einplanen und sich mehr auf den Online-Verkauf konzentrieren. Bei näherer Betrachtung können Sie entweder Ihre derzeitigen Mitarbeiter im E-Commerce schulen oder neue Talente einstellen. 

Anhand der obigen Analogie wissen Sie bereits, was zu tun ist, wenn ein solches Szenario eintritt. Das Wichtigste ist hier, proaktiv zu sein. 

4. Beantragung eines externen Rechtsbeistands 

Bei der Personalplanung hat niemand alle Antworten parat. Glücklicherweise ist dies der Punkt, an dem externe Berater ins Spiel kommen. Sie können deren Fachwissen und Erfahrung nutzen, um eine neue Perspektive für Ihren Personalplan zu gewinnen. 

Darüber hinaus können Berater Ihnen helfen, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen in ein neues Land zu expandieren. Sie können Ihnen wertvolle Einblicke in die Vorschriften geben. 

You can also understand cultural differences and labor markets. You can gain insights into how businesses deal with legal issues, from labor disputes to tort like breach of fiduciary cases, paraquat lawsuits, and fraud in your new location. 

Bevor Sie jedoch jemanden um Rat fragen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wozu Sie Hilfe benötigen. Benötigen Sie Beratung zu bestimmten Teilen des Plans wie Talententwicklung oder Mitarbeiterengagement? Oder möchten Sie eine ganzheitliche Überprüfung Ihres gesamten Plans? Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, können Sie dies dem Berater effektiv vermitteln. 

Stellen Sie außerdem Nachforschungen an. Suchen Sie nach Personen oder Firmen mit Erfahrung in Ihrer Branche. Scheuen Sie sich nicht, Empfehlungen von Branchenverbänden und Ihren Kollegen einzuholen. Wenn Sie eine Auswahlliste potenzieller Berater haben, sollten Sie sich mit einer klaren und präzisen Erklärung Ihrer Wünsche an sie wenden. Sie werden Ihnen gerne helfen. 

5. Behalten Sie den Plan im Auge 

Dieser Schritt scheint eine Selbstverständlichkeit zu sein. Aber Sie werden überrascht sein, wie leicht es ist, einen Personalplan zu erstellen und ihn zu vergessen. Sie müssen den Plan regelmäßig testen und überwachen, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt. 

Sie können den Plan überwachen, indem Sie regelmäßige Kontrolltermine einrichten. Das kann jährlich, vierteljährlich oder monatlich sein. Bei diesen Gelegenheiten können Sie den Plan überprüfen und die Fortschritte bewerten. Gibt es Qualifikationen, die besonders gefragt sind und an denen es Ihnen mangelt? Ist Ihre Belegschaft unter- oder überbesetzt? Dies sind nur einige der Fragen, die Sie sich stellen sollten. Anhand der Antworten können Sie dann Ihren Plan optimieren. 

Holen Sie außerdem stets Feedback von Ihrem Team ein. Dies kann in persönlichen Gesprächen geschehen. Fragen Sie sie nach ihren Aufgaben und Rollen, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt. 

Außerdem kann es zu unerwarteten Situationen kommen, in denen Ihr Unternehmen seinen Betrieb skalieren muss. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Plan zu überarbeiten und umzustrukturieren, wenn dies der Fall ist. 

Empuls can help you strategize the whole workforce planning. In case you don’t know how to get started, read on. 

Empuls workforce planning engagement toolkit 

Here's a ready-to-use Empuls implementation template that you can follow or adapt for launching workforce planning surveys and scenario-based engagement strategies inside your organization. 

Part 1: Setup a workforce planning survey campaign 

Objective: Identify current skill gaps, forecast hiring needs, assess employee aspirations and readiness for change. 

Survey template: Workforce planning pulse check 

Deploy via: Empuls > Surveys > Create New > Use Template 
Frequency: Quarterly or Bi-Annually 
Trigger: Based on onboarding, promotions, or tenure milestones 

Part 2: Scenario-based engagement campaigns 

Objective: Test employee sentiment and adaptability to various strategic workforce scenarios. 

Use case 1: Hybrid vs. remote work model 

Poll setup: 

• Title: How would you prefer to work in the coming quarter? 
• Options: Fully Remote, Hybrid (2–3 days in office), Fully On-site 
• Launch via: Empuls > Townhall > Polls 

Follow-up quiz: "Which challenges have you faced with remote work?" 
(Options: Communication, Collaboration, Tools Access, Isolation) 

Result Usage: Create community groups for each segment (e.g., "Remote Champs", "Office Regulars") to drive tailored internal communication​. 

Part 3: Automate recognition based on survey insights 

Goal: Celebrate those who contribute to workforce planning through ideas or action. 

Award workflow example 

Zum Schluss 

Ein Personalplan ist notwendig, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Jetzt wissen Sie, was Personalplanung ist und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen verspricht. 

Wenn Sie ein solches System einführen wollen, sollten Sie sich zunächst auf die langfristige Perspektive konzentrieren und Qualifikationsdefizite ermitteln. Planen Sie dann anhand verschiedener Szenarien die Zukunft Ihrer Belegschaft. Es ist auch hilfreich, externen Rat einzuholen und den Plan im Auge zu behalten. 

Follow these tips for effective workplace planning and reap the best results. But to get the result you want, consider Empuls. With it, you get: 

• Data-backed decision-making through people analytics 
• Higher visibility into team dynamics, motivation levels, and cultural alignment 
• Automated workflows for awards, recognition, and surveys that save admin time 
• Global compliance with tax-saving benefits, GDPR, SOC2, ISO 27001 adherence​ 
• Integration with HRMS and collaboration tools for seamless data syncing