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Sie wissen, was man sagt: Ein Team ist nur so stark wie sein schwächstes Glied. Es ist also wichtig, die richtigen Talente mit den richtigen Fähigkeiten in den richtigen Rollen und zur richtigen Zeit zu haben. Nur dann können Sie eine Symphonie von Talenten schaffen, in der jedes Teammitglied seine Rolle perfekt spielt.
Das können Sie jedoch nur erreichen, wenn Sie einen soliden Personalplan haben. Glücklicherweise werden Sie am Ende dieses Artikels die Einzelheiten der Personalplanung verstehen, von der Frage, was Personalplanung ist, bis hin zu der Frage, wie Sie einen solchen Plan für Ihr Unternehmen erstellen können.
Lassen Sie uns eintauchen.
Was ist Personalplanung?
Die Personalplanung umfasst eine Reihe von Analysen und Prognosen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Unternehmen mit den richtigen Talenten, Erfahrungen und Kenntnissen besetzen. Diese Planung kann mit einer Personalverwaltungssoftware wie Runn durchgeführt werden. Hier ist ein Beispiel.
Es gibt zwei Hauptmodelle der Personalplanung: die strategische Personalplanung und die operative Personalplanung.
Strategische Personalplanung
It is all about looking at the big picture and the long-term needs of your business. It’s a process of forecasting your future workforce’s needs based on your business key goals and objectives. By using this, you can map out a game plan for the future - onboarding new talent, training and retaining your current workforce, etc.
Operative Personalplanung
Es geht darum, sicherzustellen, dass Sie über die richtige Anzahl von Mitarbeitern und Fähigkeiten für die täglichen betrieblichen Anforderungen Ihres Unternehmens verfügen. Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie betreiben ein Einzelhandelsgeschäft und es ist Ferienzeit. Bei der betrieblichen Personalplanung geht es darum, mehr Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen einzustellen, um den Anstieg der Kundenzahlen zu bewältigen.
Was ist Personaleinsatzplanung? Die Personalplanung ist eine ganzheitliche Methode, um Ihr Team zu verwalten und sicherzustellen, dass es mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmt.
Die Bedeutung der Personalplanung
Die Personalplanung ist aus mehreren Gründen notwendig. Zum einen hilft sie Ihnen, das richtige Gleichgewicht in Ihrem Team zu finden. Ohne einen Plan besteht die Gefahr, dass sich ein Bereich in Ihrem Team zu sehr auf Kosten eines anderen konzentriert. Dies führt zu einem unausgewogenen und ineffektiven Team. Das wollen Sie vermeiden.
Zur Personalplanung gehört auch die Ermittlung von Qualifikationslücken in Ihrer Belegschaft. Wenn Sie diese Qualifikationslücken finden, können Sie sie mühelos schließen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Schließlich hilft die Personalplanung bei der Einhaltung von Vorschriften. In vielen Branchen gibt es spezifische Vorschriften und Gesetze, die die Beschäftigung regeln. Ein gut durchdachter Personalplan kann Ihnen dabei helfen, die Einhaltung dieser Vorschriften und Gesetze zu gewährleisten.
Vorteile der Personaleinsatzplanung
Rund 89 % der Unternehmen haben die Personalplanung in ihren Geschäftsplan integriert. Wenn Sie sich diesen Unternehmen anschließen möchten, können Sie folgende Vorteile erwarten.
1. Risiken bestimmen
Hilft bei der Ermittlung von Risiken, bevor sie die Ziele des Unternehmens beeinträchtigen. Eine Personalplanung kann Ihnen helfen, potenzielle Risiken zu erkennen, bevor sie sich auf Ihre Geschäftsziele auswirken können. Wenn Sie diese Risiken erkennen, können Sie proaktiv handeln und Probleme entschärfen, bevor sie entstehen.
Stellen Sie sich vor, Sie sind Inhaber eines kleinen Unternehmens und stehen kurz vor der Einführung eines neuen Produkts. Alles ist vorbereitet, doch plötzlich kündigt ein wichtiger Mitarbeiter.
Ein effektiver Personalplan hätte Ihnen geholfen, das potenzielle Risiko des Abgangs eines wichtigen Talents zu erkennen. Dann hätten Sie proaktiv Strategien entwickelt, um das Risiko zu mindern, anstatt in letzter Minute nach einem Ersatz zu suchen.
2. Leistungsstarke Tools und Berichte
Gibt Ihnen Werkzeuge und Berichte an die Hand, die erklären, wie sich Entscheidungen auswirken. Mit der Personaleinsatzplanung erhalten Sie leistungsstarke Instrumente und Berichte, die Ihnen helfen zu verstehen, ob sich Ihre Entscheidungen positiv oder negativ auf die Belegschaft auswirken.
Mithilfe von Umfragen und Personalverwaltungssoftware können Sie Muster und Trends in Ihrem Personalbestand erkennen. Sie werden wissen, welche Abteilung schrumpft oder wächst.
Sie erhalten auch Zugang zu Schlüsseldaten wie Fluktuationsraten, Produktivität usw. Hohe Fluktuationsraten und niedrige Produktivität im Laufe der Zeit könnten bedeuten, dass Sie falsche Entscheidungen getroffen haben, und umgekehrt. Mit diesen Informationen können Sie datengestützte Entscheidungen zur Verbesserung Ihrer Belegschaft treffen.
3. Einblicke in Angebot und Nachfrage
Hilft Ihnen, Probleme mit Angebot und Nachfrage zu verstehen. Die Planung Ihres Personalbestands hilft Ihnen auch, Einblicke in die Probleme im Zusammenhang mit dem Angebot und der Nachfrage nach Arbeitskräften zu gewinnen. Wenn Sie Ihren aktuellen und künftigen Personalbedarf regelmäßig bewerten, können Sie feststellen, in welchen Bereichen es einen Mangel oder einen Überschuss an Mitarbeitern gibt. Mit diesen Informationen können Sie fundiertere Entscheidungen treffen, um Angebot und Nachfrage nach Talenten auszugleichen. Diese Entscheidungen können Entlassungen, Schulungen, Neueinstellungen usw. umfassen.
Nehmen wir an, Sie betreiben ein Geschäft, in dem Sie an den Wochenenden ständig zu wenig Personal haben. Ein Personalplan hilft Ihnen, dieses Problem mit dem Personalbedarf zu verstehen. Dann können Sie planen, mehr Mitarbeiter einzustellen (bereitzustellen), um den Bedarf zu decken.
4. Proaktiv Probleme erkennen
stellt sicher, dass Sie potenzielle produktivitätseinschränkende Probleme erkennen. Schließlich ermöglicht Ihnen die Personaleinsatzplanung, proaktiv Probleme zu erkennen, die Ihr Team behindern können. Wenn Sie diese Probleme erkennen, ist es einfacher, sie zu bewältigen.
Regelmäßige Beurteilungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Personalplanung. Die Bewertung kann so einfach sein wie Echtzeitgespräche mit Ihren Mitarbeitern, um herauszufinden, wie sie ihre Aufgaben, Rollen und ihre allgemeine Arbeitszufriedenheit einschätzen.
So können Sie herausfinden, was die Produktivität Ihrer Mitarbeiter einschränken kann - geringe Arbeitszufriedenheit, falsch eingestufte Mitarbeiter usw.
Wenn Sie diese Probleme erkannt haben, können Sie sie mit geeigneten Strategien lösen. Zu diesen Strategien könnten Investitionen in Fortbildungspläne, die Einführung flexibler Arbeitsregelungen oder auch Anreize für Ihre Mitarbeiter gehören.
5 Schritte zur effektiven Personalplanung
Nachdem wir verstanden haben, was Personalplanung ist und welche Vorteile sie bietet, wollen wir uns nun mit ihrer Umsetzung befassen.
1. Langfristige Ausrichtung sicherstellen
Wenn es um die Personalplanung geht, kann man sich leicht im Tagesgeschäft verlieren und sich auf die unmittelbaren Bedürfnisse konzentrieren.
Aber um ein wirklich robustes und nachhaltiges Team aufzubauen, müssen Sie über das nächste Jahr oder das nächste Quartal hinaus denken und sich auf fünf, zehn oder sogar 20 Jahre konzentrieren.
Langfristige Orientierung ist umso notwendiger, wenn Ihr Unternehmen in einer Nische tätig ist, die Veränderungen und Störungen unterworfen ist. Zum Beispiel in der Technologiebranche. Wenn Sie in Ihrer Personalplanung nicht die Funktionen berücksichtigen, die Sie in Zukunft brauchen werden - Web3 und KI-Fähigkeiten, innovative E-Mail-Verifizierungsansätze, IoT usw. -, könnte Ihr Personal veraltet sein.
Langfristige Ausrichtung bedeutet auch, dass Sie sich Gedanken über Nachfolgeplanung und Ruhestand machen. Es ist wichtig, an wichtige Funktionen zu denken, die schwer zu besetzen sein könnten, wenn die derzeitigen Mitarbeiter, die sie besetzen, ausscheiden. So sind Sie in der Lage, die Stellen zu besetzen und die Kontinuität des Unternehmens zu gewährleisten.
Das 9-Box-Raster kann Ihnen bei Ihrer Nachfolgeplanung helfen. Mit diesem Instrument können Sie Ihre Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Leistung und ihres Potenzials analysieren und klassifizieren, wie unten dargestellt. So können Sie leicht die Mitarbeiter mit dem besten Potenzial und der besten Leistung für die Nachfolge auswählen.
Sie können sich auch auf die langfristige Perspektive konzentrieren, indem Sie ein Talentmanagementprogramm in Ihren Plan aufnehmen. Ein Talentmanagementprogramm hilft Ihnen, Talente zu fördern, bis sie Schlüsselpositionen in Ihrem Unternehmen übernehmen können. Dies ist besonders wichtig, wenn man bedenkt, dass bis 2030 85 Millionen Stellen unbesetzt bleiben könnten, weil es an qualifizierten Mitarbeitern mangelt.
2. Qualifikationslücken finden
Qualifikationslücken sind die Bereiche, in denen Ihre Mitarbeiter nicht über das Wissen oder die Fähigkeiten verfügen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Wenn Sie diese Lücken erkennen, können Sie in Ihrem Personalplan Strategien entwickeln, um sie zu schließen.
Um diese Lücken zu finden, sollten Sie eine konsequente Leistungsbewertung durchführen. Dies kann durch wöchentliche Überprüfungen, Umfragen, Produktivitätsaufzeichnungen, 360-Grad-Feedback usw. geschehen. Anhand dieser Bewertung können Sie die wichtigsten Bereiche ermitteln, in denen Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten haben und zusätzliche Schulungen benötigen.
Sie können auch Branchentrends und technologische Veränderungen untersuchen, um Lücken zu erkennen. Wenn sich beispielsweise eine neue Technologie in Ihrem Bereich durchsetzt und Ihr Team nicht über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um damit zu arbeiten, kann dies eine große Lücke darstellen.
Schließlich können Sie eine Kompetenzmatrix verwenden, um die Ergebnisse Ihrer Kompetenzlückenanalyse darzustellen. Wie unten dargestellt, enthält dieses Dokument alle Fähigkeiten, die für jede Rolle in Ihrem Unternehmen erforderlich sind. Anschließend können Sie die Fähigkeiten mit den aktuellen Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder abgleichen. So erhalten Sie ein klareres Bild davon, wo Ihre Lücken liegen.
Wenn Sie diese Qualifikationsdefizite erkennen, wissen Sie, worauf Sie Ihren operativen und strategischen Personalplan ausrichten müssen.
3. Die Zukunft der Belegschaft anhand von Szenarien planen
Bei der Szenario- oder Notfallplanung geht es darum, verschiedene mögliche Ergebnisse und deren Auswirkungen auf Ihre Belegschaft zu berücksichtigen. Dies hilft Ihnen, über den Tellerrand hinauszuschauen und zu prüfen, wie sich Ihre Entscheidungen möglicherweise auf Ihre Belegschaft auswirken werden.
Beginnen Sie damit, diese Szenarien zu identifizieren. Sie können sie anhand vorhandener Daten ermitteln - Ereignisse, die in Unternehmen wie dem Ihren stattgefunden haben.
Sie können auch Szenarien finden, indem Sie die Faktoren ermitteln, die Ihre Belegschaft in Zukunft beeinflussen können. Diese Faktoren könnten das Aufkommen einer neuen Technologie, ein neuer Ansatz zur Verbesserung Ihres Marketingplans, Veränderungen in der Wirtschaft oder Störungen in der Branche sein.
Wenn Sie diese Faktoren ermittelt haben, können Sie damit beginnen, verschiedene Szenarien auszumalen.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind Inhaber eines Einzelhandelsgeschäfts und ein von Ihnen identifizierter Faktor ist die Störung des elektronischen Handels. Ein Szenario, das Sie in Erwägung ziehen können, ist, dass der elektronische Handel für alle zur ersten Wahl wird. Dann werden weniger Kunden Ihr stationäres Geschäft besuchen.
In diesem Szenario müssen Sie eine geringere Anzahl von Mitarbeitern in den Filialen einplanen und sich mehr auf den Online-Verkauf konzentrieren. Bei näherer Betrachtung können Sie entweder Ihre derzeitigen Mitarbeiter im E-Commerce schulen oder neue Talente einstellen.
Anhand der obigen Analogie wissen Sie bereits, was zu tun ist, wenn ein solches Szenario eintritt. Das Wichtigste ist hier, proaktiv zu sein.
4. Beantragung eines externen Rechtsbeistands
Bei der Personalplanung hat niemand alle Antworten parat. Glücklicherweise ist dies der Punkt, an dem externe Berater ins Spiel kommen. Sie können deren Fachwissen und Erfahrung nutzen, um eine neue Perspektive für Ihren Personalplan zu gewinnen.
Darüber hinaus können Berater Ihnen helfen, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen in ein neues Land zu expandieren. Sie können Ihnen wertvolle Einblicke in die Vorschriften geben.
Sie können auch kulturelle Unterschiede und Arbeitsmärkte verstehen. Sie erhalten Einblicke in die Art und Weise, wie Unternehmen an Ihrem neuen Standort mit rechtlichen Fragen umgehen, von arbeitsrechtlichen Streitigkeiten bis hin zu unerlaubten Handlungen wie Treuepflichtverletzungen, Paraquat-Klagen und Betrug.
Bevor Sie jedoch jemanden um Rat fragen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wozu Sie Hilfe benötigen. Benötigen Sie Beratung zu bestimmten Teilen des Plans wie Talententwicklung oder Mitarbeiterengagement? Oder möchten Sie eine ganzheitliche Überprüfung Ihres gesamten Plans? Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, können Sie dies dem Berater effektiv vermitteln.
Stellen Sie außerdem Nachforschungen an. Suchen Sie nach Personen oder Firmen mit Erfahrung in Ihrer Branche. Scheuen Sie sich nicht, Empfehlungen von Branchenverbänden und Ihren Kollegen einzuholen. Wenn Sie eine Auswahlliste potenzieller Berater haben, sollten Sie sich mit einer klaren und präzisen Erklärung Ihrer Wünsche an sie wenden. Sie werden Ihnen gerne helfen.
5. Behalten Sie den Plan im Auge
Dieser Schritt scheint eine Selbstverständlichkeit zu sein. Aber Sie werden überrascht sein, wie leicht es ist, einen Personalplan zu erstellen und ihn zu vergessen. Sie müssen den Plan regelmäßig testen und überwachen, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt.
Sie können den Plan überwachen, indem Sie regelmäßige Kontrolltermine einrichten. Das kann jährlich, vierteljährlich oder monatlich sein. Bei diesen Gelegenheiten können Sie den Plan überprüfen und die Fortschritte bewerten. Gibt es Qualifikationen, die besonders gefragt sind und an denen es Ihnen mangelt? Ist Ihre Belegschaft unter- oder überbesetzt? Dies sind nur einige der Fragen, die Sie sich stellen sollten. Anhand der Antworten können Sie dann Ihren Plan optimieren.
Holen Sie außerdem stets Feedback von Ihrem Team ein. Dies kann in persönlichen Gesprächen geschehen. Fragen Sie sie nach ihren Aufgaben und Rollen, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt.
Außerdem kann es zu unerwarteten Situationen kommen, in denen Ihr Unternehmen seinen Betrieb skalieren muss. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Plan zu überarbeiten und umzustrukturieren, wenn dies der Fall ist.
Zum Schluss
Ein Personalplan ist notwendig, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Jetzt wissen Sie, was Personalplanung ist und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen verspricht.
Wenn Sie ein solches System einführen wollen, sollten Sie sich zunächst auf die langfristige Perspektive konzentrieren und Qualifikationsdefizite ermitteln. Planen Sie dann anhand verschiedener Szenarien die Zukunft Ihrer Belegschaft. Es ist auch hilfreich, externen Rat einzuholen und den Plan im Auge zu behalten.
Befolgen Sie diese Tipps für eine effektive Arbeitsplatzplanung und erzielen Sie die besten Ergebnisse.
