¿Cómo elegir la plataforma de recompensa y reconocimiento de los empleados adecuada?

La mayoría de los ejecutivos reconocen que un programa de recompensas y reconocimiento (R&R) es la columna vertebral del compromiso y la cultura de los empleados. Sin embargo, muy pocos se preocupan por abordar el problema más acuciante: identificar y elegir la tecnología adecuada para ofrecer e impulsar el programa.

El concepto tradicional de dar incentivos y recompensas a los empleados ha evolucionado para servir a una fuerza de trabajo multigeneracional. Las empresas deben aprovechar la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML), así como la tecnología basada en el análisis, fácil de usar y rica en funciones, para ofrecer experiencias holísticas de R&R a los empleados en tiempo real.

Es más fácil decirlo que hacerlo, teniendo en cuenta los miles de sistemas y programas de recompensa y reconocimiento de los empleados que proliferan rápidamente en el mercado.

Entonces, ¿cómo identificar la tecnología adecuada para impulsar sus iniciativas de recompensa y reconocimiento? Asegurándose de que cumple todos los requisitos.

"Los programas de reconocimiento y recompensas viven y mueren por su uso, alineación organizativa y apoyo interno. Los líderes de aplicaciones pueden evitar costosos fracasos centrándose en la solución completa..." - Gartner

¿Cómo elegir la plataforma de recompensa y reconocimiento de empleados adecuada?

¿Consideraría esto un caso claro de desconexión con los sentimientos de los empleados o el resultado de una inversión y un esfuerzo mal dirigidos? Sea cual sea el caso, está claro que las organizaciones no aciertan a la hora de elegir la tecnología de R&R adecuada.

Utilice los siguientes criterios como lista de comprobación a la hora de evaluar cualquier plataforma de recompensa y reconocimiento de empleados, ¡y no se equivocará!

1. Reconocimiento en tiempo real

Una persona sabia dijo una vez: "¡El reconocimiento retrasado es el reconocimiento negado!". El reconocimiento oportuno tiene un enorme impacto en el compromiso de los empleados y se traduce directamente en la productividad. Cualquier tecnología de R&R que implementes debe reforzar los momentos que importan a tus empleados.

🥇 Reconocimiento de los empleados: una simple nota de agradecimiento, una palmadita en la espalda, un aplauso en el suelo, un elogio verbal o un correo electrónico de agradecimiento son un excelente comienzo para expresar la gratitud y motivar a un empleado. Sin embargo, una solución R&R puede ofrecer mucho más. Puede reforzar el buen comportamiento vinculando el programa con los valores de la empresa; clasificar el reconocimiento en varias categorías, como monetario, no monetario, puntual y basado en nominaciones, y aumentar la participación a través de acciones de reconocimiento social, como "chocar los cinco", emojis, GIF, imágenes, vídeos, comentarios y +1; fomentar el reconocimiento entre compañeros e incluso celebrar hitos de la carrera, como la incorporación, el aniversario de servicio, la jubilación, etc.; gamificar el reconocimiento con tablas de clasificación personalizadas, y analizar las tendencias y los informes para generar información procesable sobre el programa.

🏆 Recompensas para empleados- Una recompensa oportuna y significativa por un rendimiento excepcional, automatización de recompensas por cumpleaños y aniversarios, recompensas por rendimiento por alcanzar y superar objetivos y metas laborales son solo algunas de las formas de recompensar a un empleado y demostrarle que te importa. Utilice puntuaciones, insignias y tablas de clasificación personalizadas para mantener una competencia sana entre compañeros; utilice un catálogo global personalizado para ofrecer regalos, experiencias y donaciones como opciones de recompensa; y realice un seguimiento de su programa de recompensas con métricas medibles y datos en tiempo real.

🔊 Comunicación con los empleados - Una alerta emergente, creada por un creador de ventanas emergentes, con anuncios sobre victorias de clientes, hitos de empleados y premios al rendimiento que suscitan mensajes de felicitación de toda la organización; hay varias formas de crear conexiones más fuertes entre los empleados y comunicarse con frecuencia a través de la plataforma R&R.

📝 Encuestas a los empleados - Las encuestas son el sello de una buena herramienta de R&R. Busque una herramienta que le permita recoger opiniones sobre sus iniciativas de R&R y obtener información sobre lo que funciona y lo que no, para poder mejorar continuamente su programa utilizando las aportaciones de los empleados.

2. Tipos de reconocimiento

El reconocimiento no consiste simplemente en dar a su empleado un regalo genérico o una muestra por su aniversario de servicio. Se trata de reconocer, agradecer y celebrar la contribución y la personalidad únicas de cada empleado y lo que cada uno aporta. Un reloj de oro o una placa grabada está muy pasado de moda.

💰 Monetary - Show your employees that you are invested in their success and career growth by choosing a platform that allows monetary rewards like gift cards, merchandise, experiences, and more, offers a global catalog, cash bonuses, sales incentives, and stock options.

🏆 No monetarias - Son tan eficaces como las recompensas monetarias para incentivar y animar a los empleados, así que elige una plataforma que permita el reconocimiento no monetario a través del chat, el correo electrónico, los gritos sociales, las reuniones internas y las contribuciones al boletín.

La plataforma debe permitir la concesión de premios al momento para que el reconocimiento sea frecuente y significativo, ya que el reconocimiento tardío es reconocimiento denegado. Los premios puntuales ayudan a acortar el proceso de nominación y aprobación del reconocimiento y a mantenerlo democrático.

🗳️ Basado en la nominación - Permitir el reconocimiento basado en la nominación ayuda a las organizaciones a crear un proceso consistente. Determinados tipos de premios pueden requerir la supervisión de la dirección para garantizar que producen el máximo impacto en todos los miembros de la organización.

3. Automatización y personalización

En la cultura actual de gratificación instantánea en el lugar de trabajo, las plataformas de R&R basadas en la nube que incorporan Inteligencia Artificial (IA), Aprendizaje Automático (ML) y Análisis Predictivo para ofrecer experiencias interactivas y personalizadas están por encima del resto.

📧 Notificaciones por correo electrónico - Un correo electrónico oportuno puede ser una herramienta poderosa para entregar la felicidad después de un logro de un hito, una apreciación del cliente, o una nota de agradecimiento personalizada. Las notificaciones por correo electrónico pueden utilizarse para anunciar, informar o comunicar reconocimientos y servir como recordatorios que impulsen a las personas a convertir el reconocimiento en un evento de celebración mayor.

🤖 Chatbots: una buena plataforma debe contar con un chatbot inteligente e integrado para captar los comentarios en tiempo real de los compañeros o líderes, proporcionar respuestas instantáneas a preguntas comunes, actualizar el progreso o acelerar el ciclo de R&R abordando cuestiones complejas.

📈 Información práctica (análisis): las funciones de automatización deben permitir a las empresas convertir los datos de las encuestas de empleados en información práctica. Los datos históricos y los análisis de rendimiento permiten a RRHH y a los líderes tomar decisiones informadas para mejorar y personalizar las experiencias de los empleados a lo largo del ciclo R&R.

4. Analítica

Los datos están en el centro de cualquier programa de recompensas y reconocimiento. Los análisis, los datos históricos y los informes le ayudan a medir la adopción, el compromiso y el éxito del programa. También proporcionan información valiosa sobre cómo diseñar un programa holístico de R&R que pueda evolucionar con el tiempo.

📋 Informes inteligentes: los informes administrativos y presupuestarios de la herramienta/plataforma ayudan a calcular el ROI del programa, los niveles de adopción y su impacto general en el rendimiento de los empleados.

📊 Información procesable: se pueden analizar los datos históricos y de uso para ayudar a la empresa a ajustar y mejorar el programa.

📄 Personalización - Los informes de las encuestas, los formularios de opinión y otros datos pueden ayudar a la organización a adaptar las recompensas y el reconocimiento a las preferencias individuales.

5. Para PYMES/Empresas

El tamaño de la empresa tiene un papel importante en la elección de la solución de R&R: lo que funciona para una PYME con menos de 1.000 empleados puede no ser adecuado para una empresa global con más de 10.000 empleados repartidos por toda la geografía.

🏢 PYME - Una pequeña o mediana empresa en la que los premios y la motivación tienen una mayor importancia podría necesitar una solución de R&R autosuficiente con características menores pero más personalizables.

🏬 Empresa - Una gran empresa con equipos globales e híbridos podría requerir un software de recompensas y reconocimiento rico en funciones con amplios catálogos de recompensas, automatización, acceso y características de personalización.

6. Precios

When investing in their employees, organizations should carefully compare (haste makes waste) and pick the right R&R solution that suits their business needs and aligns with their long-term vision. A rewards and recognition software should ideally include Rewards, Recognition, Surveys, Communication features, Integrations, Analytics, System features, Security and Compliance, Billing, and Support.

💸 Plan mensual - Si está evaluando/probando diferentes programas de R&R para encontrar el más adecuado, un plan mensual puede ser la mejor opción. Compare y elija la opción adecuada con las características que necesita, y una vez que encuentre la mejor solución de R&R para su organización, cambie a un plan a largo plazo.

💸 Plan anual - Para una PYME con menos empleados, un plan anual ofrece un mejor ahorro (descuento). Este ahorro puede utilizarse para recompensas monetarias o para su presupuesto de premios. Un consejo: compare los diferentes subplanes (básico/pro/premium) para ver cuál se adapta mejor a las necesidades de su empresa y de sus empleados.

7. Presupuesto

La elección de la herramienta adecuada tendrá un impacto significativo en el presupuesto de su programa en términos de lo bien que puede categorizar, asignar y gestionar su plataforma de presupuesto de premios y recompensas. Un enfoque estratégico de la presupuestación ayudará a simplificar el proceso de otorgar premios y recompensas monetarias desde la plataforma R&R. La idea es premiar a sus empleados sin arruinarse.

Presupuesto de uso general: es un presupuesto por defecto que se crea automáticamente y que puede asignarse al programa en general; puede utilizarse en todas las iniciativas de R&R para recompensas o para transferir puntos a otros presupuestos dentro del programa. Este presupuesto está vinculado a todas las recompensas y, por lo general, no tiene límite de validez/tiempo.

✅ Presupuesto personalizado o para fines especiales - Por otro lado, un presupuesto personalizado puede extraerse del presupuesto general para un fin específico o ser compartido por un propietario de presupuesto diferente. Por ejemplo, las recompensas y los regalos tendrían un presupuesto específico: la cantidad de dinero asignada para cada opción sería diferente.

8. Para los equipos híbridos

En un lugar de trabajo moderno, en el que los equipos híbridos son la norma y no una anomalía, cualquier iniciativa de R&R tiene que tener en cuenta a los empleados que trabajan sobre el terreno, a los empleados repartidos por las oficinas mundiales y a los empleados divididos entre los equipos remotos y los de la oficina. Reconocer el excelente trabajo y rendimiento de los equipos distribuidos requiere un enfoque bien planificado. La idea es fomentar la conectividad a través de la psicología más que de los medios físicos.

💻🖥📽📷 Implantar una plataforma digital - Una plataforma digital de recompensas y reconocimiento con una web responsiva, un escritorio y una aplicación móvil es la forma más fácil de facilitar la conectividad en equipos híbridos. Acorta la distancia entre los empleados presenciales y los remotos y les permite cambiar de dispositivo sobre la marcha. Una herramienta que no depende de la ubicación de los empleados también permite que toda la empresa conozca a las personas que son reconocidas y recompensadas.

En un entorno de trabajo híbrido, la posibilidad de dar las gracias, reconocer y valorar a los compañeros de trabajo desde cualquier parte del mundo fomenta el sentido de la camaradería, lo cual es importante dado que los miembros del equipo pueden no encontrarse físicamente.

🙌 Reconocer los hitos personales y del equipo - Los equipos que trabajan en un entorno híbrido (en las instalaciones y en lugares remotos) pueden sentirse excluidos de los eventos sociales en la oficina. Es vital reunir a todo el mundo en un único lugar en línea e involucrarlos en las celebraciones de toda la empresa por cada pequeña y gran victoria. Puedes involucrar y motivar a todo el mundo, independientemente de su ubicación física, mediante premios y celebraciones personales y de equipo, como cumpleaños, aniversarios de trabajo e hitos, utilizando una única plataforma digital.

9. Para los empleados de cuello blanco y azul

¿Por qué debe diferenciar entre empleados de cuello azul y blanco en su programa de R&R? Para garantizar que la recompensa se distribuya de forma equitativa entre los dos simultáneamente, en consonancia con el logro o la ocasión. En la carrera hacia el éxito, la empresa debe asegurarse de que ambas secciones de empleados estén igualmente comprometidas, reconocidas y recompensadas, ya que sus contribuciones colectivas permiten a la organización alcanzar la cima.

👨💼 Empleados de cuello blanco - Los equipos de dirección, los escalones superiores que comprenden las C-suites y los ejecutivos son los que dan la dirección estratégica a la empresa y la dirigen hacia un objetivo mayor. Sus necesidades difieren de las de los empleados normales: los empleados de cuello blanco buscan seguridad en el empleo, relaciones con sus compañeros, funciones de supervisión, estatus, entorno de trabajo... ¡una tarjeta regalo de 50 dólares no es suficiente! La solución R&R debe tener en cuenta estas diferencias.

👷 Empleados de cuello azul - Los empleados regulares - los trabajadores de cuello azul que hacen el trabajo práctico - son a menudo incomprendidos y subestimados. Pero esta clase necesita ser entendida y comprometida adecuadamente ya que su contribución afecta directamente a la productividad, la calidad del trabajo, la retención y el éxito del negocio. Una buena solución de R&R debe ofrecer una multitud de opciones de recompensa y reconocimiento personalizables para los empleados de cuello azul. Pero, lo que es más importante, debe ofrecer a los trabajadores no manuales, que trabajan a distancia o en movimiento, la misma posibilidad de acceder y contribuir al programa R&R virtualmente, a través de aplicaciones web y móviles. Esto evitaría que se perdieran las actualizaciones, eventos y anuncios importantes de R&R y les ofrecería una mayor visibilidad en la organización.

10. Soporte multilingüe y multidivisa

Para atender a una fuerza de trabajo global y multigeneracional de diferentes geografías y demografías, las organizaciones necesitan invertir en soluciones de R&R que ofrezcan soporte multilingüe y multidivisa.

👨💻 Multilingüe - En una empresa global, puede haber equipos y personas que trabajen en diferentes países y que hablen varios idiomas y que utilicen una única herramienta de recompensa y reconocimiento para toda la organización. Sin soporte multilingüe, una herramienta con una interfaz específica para los Países Bajos parecerá doblemente holandesa para un empleado ruso.

💴💵💷 Multidivisa - Una herramienta de R&R con soporte de moneda local no funcionará para una organización global con empleados en diversos lugares. ¡A alguien en España no le servirá una tarjeta regalo emitida en Australia y cargada con dólares australianos!

11. Integraciones

Las soluciones de R&R que se integran perfectamente con una amplia gama de herramientas de trabajo facilitan a los RRHH y a los empleados la conexión, el reconocimiento, la recompensa, el compromiso y el intercambio de comentarios en el flujo de trabajo. Un anuncio de premio puntual en Slack o MS Teams alegraría el día de cualquier empleado.

🗣️ Comunicacióny colaboración (incluyendo productividad y gestión de proyectos) - La mayoría de las organizaciones utilizan herramientas de comunicación y colaboración como Workspace (GSuite), Zapier, JIRA, Outlook, Gmail, Slack, Microsoft Teams, Skype, Duo, etc., para conectarse, comunicarse y colaborar dentro de la empresa. La integración de la plataforma de recompensas y reconocimiento con estas herramientas facilita a la empresa la entrega de encuestas, reconocimientos y recompensas a los empleados desde estas herramientas, el seguimiento del rendimiento y la productividad de los empleados y su vinculación con iniciativas de R&R personalizadas.

➡ Single sign-on (incluyendo plataformas de medios sociales) - La integración de Google Workspace, Azure AD, Bitium, Okta SSO (Inbound SAML), LinkedIn, Workplace by Facebook, Amazon, etc., permitirá a la empresa habilitar el acceso con un solo clic a través de la plataforma R&R.

⌛ HRIS/HRMS (AD, seguimiento del tiempo, nómina) - Diferentes organizaciones utilizan una o varias herramientas como Workday, MS Azure, Inbound SFTP, Keka, Darwinbox, Apploye, Namely, Timely, Toggl Track, SCHM, Zoho People, Bamboo HR, etc., para automatizar y conectar diferentes operaciones de HRIS/HRMS. Integrarlos con una solución de R&R centralizará los datos de los empleados y mejorará el compromiso en todos los niveles.

12. Aplicación móvil/de escritorio

Las aplicaciones móviles y de escritorio ricas en funciones facilitan tanto a los empleados como a las empresas el acceso a las plataformas de recompensas y reconocimiento en cualquier lugar (¡no tiene por qué ser desde el ordenador de la oficina!) y en cualquier momento, aumentando así la participación y la adopción por parte de los usuarios. Los sitios web que utilizan servidores web a veces tardan en cargarse y están abarrotados de menús, pestañas y contenidos. Por el contrario, las aplicaciones móviles y de escritorio se construyen para ser limpias, intuitivas y fáciles de navegar, ofreciendo a los usuarios funcionalidades selectas (pero esenciales).

📱 Aplicación móvil - La mayoría de las soluciones de R&R vienen con una aplicación móvil que puede descargarse de "tiendas de aplicaciones" como iTunes y Google Play. Una interfaz de usuario fluida, intuitiva y con capacidad de respuesta facilita que los empleados vean sus alertas de recompensas y reconocimientos, reconozcan a sus compañeros en tiempo real, se mantengan conectados con todo el mundo y canjeen puntos de recompensa y vales de regalo sobre la marcha. Algunas aplicaciones pueden incluso funcionar sin conexión (funciones limitadas) y ofrecen la agilidad que necesitamos en el mundo actual.

💻 Aplicación de escritorio - Una aplicación de escritorio en un portátil o PC permite a los empleados acceder y utilizar la plataforma R&R sin depender de la conectividad a Internet. El argumento más común a favor de las aplicaciones de escritorio es que son más rápidas y tienen mayor capacidad de respuesta que las aplicaciones web, ya que obtienen su velocidad del portátil/ordenador en el que se encuentran.

13. Ubicación del servidor

La ubicación del servidor afecta a la calidad, la velocidad, la flexibilidad y la escalabilidad del software R&R y al tipo de programa que ofrece a sus empleados: ¿tienen que estar en la oficina, en una red oficial para acceder a la plataforma? ¿Pueden utilizar el software sobre la marcha? Para la empresa, la elección entre la nube o las instalaciones se reduce a la eficiencia, la fiabilidad y la rentabilidad.

➡ En las instalaciones: una solución de R&R en las instalaciones puede no ser tan ágil y escalable como una basada en la nube, pero tiene sus ventajas. Un sistema basado en la nube puede ofrecer o no las características y personalizaciones necesarias de una plataforma local, siempre que la empresa disponga del espacio y el departamento de TI necesarios para mantenerla.

☁️ Basada en la nube - Una plataforma de R&R basada en la nube y bajo demanda, con una arquitectura de múltiples arrendatarios, ahorra espacio y dinero y proporciona acceso en cualquier momento y en cualquier lugar; elimina el problema de la pérdida de datos, los gastos generales y la depreciación de los valores del hardware; automatiza la entrada de datos, puede ampliarse o reducirse según los requisitos del negocio y garantiza actualizaciones en tiempo real a medida que se realizan los cambios. El ahorro de costes de infraestructura permite a las organizaciones dedicar ese presupuesto a actualizar y mejorar su programa.

14. Mantenimiento y configuración

Aunque hay muchas soluciones de R&R flotando en el mercado, las más populares son ágiles, fáciles de instalar, configurar y mantener. Vienen con documentación detallada y guías de bricolaje sencillas para instalar y configurar el software.

🔧 Mantenimiento - Una plataforma de R&R rica en características y funcionalidades podría perder parte de su encanto si no es fácil de usar y mantener. La idea es que RRHH, los ejecutivos y los empleados la utilicen sin tener que recurrir a TI para cada cambio o actualización.

👨🔧 Configuración - Una instalación y configuración sencillas con documentación guiada contribuye en gran medida a dar credibilidad y a aumentar el valor de una plataforma de R&R en el mercado. Una guía de configuración para los administradores, un inicio rápido para los usuarios y guías paso a paso para la gestión de la plataforma son los requisitos esenciales.

15. Seguridad y privacidad de los datos

En todo programa informático de R&R se hace mucho hincapié en la seguridad y la confidencialidad de los datos, ¡y por una buena razón! Un proveedor de plataformas de R&R tiene que garantizar la total seguridad y confidencialidad de todos los datos de los empleados, financieros y de otro tipo, ya que la más mínima brecha puede provocar un costoso desastre para el proveedor de la herramienta y para la empresa que la utiliza.

🔒 Seguridad - Las organizaciones que buscan comprar un software R&R con estrictas medidas de seguridad deben buscar el más alto nivel de encriptación para proteger los datos, incluyendo servicios como claves SSH, certificado SSL, HTTPS, TLS. Esto evita el acceso no autorizado y garantiza la máxima seguridad en toda la red y los sistemas.

🔐 Privacidad de los datos - Dado que la plataforma R&R etiquetará, manejará, almacenará, transmitirá, retendrá y eliminará datos críticos para el negocio e información de los empleados, debe seguir un procedimiento de seguridad y privacidad estándar publicado para evitar fugas. Las leyes y legislaciones de privacidad de datos aplicables incluyen el Reglamento General de Protección de Datos de la UE 2016/679, la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 (CCPA), la Ley de Privacidad de 1988 (Australia) la Ley de Protección de Datos de 2018 (Reino Unido), la Ley de Tecnología de la Información de 2000 junto con las Reglas de Tecnología de la Información (Prácticas y Procedimientos de Seguridad Razonables y Datos o Información Personal Sensible) de 2011.

16. Cumplimiento

Dependiendo del país en el que se utilice la herramienta de R&R, ésta tiene que incorporar los cumplimientos necesarios y alinearse con las mejores prácticas líderes, leyes federales/estatales/internacionales y regulatorias, incluyendo ISO, GDPR, SOC-2, VAPT, InfoSec, etc.

✔ ISO - La Organización Internacional de Normalización es una norma mundial utilizada para garantizar la calidad de los datos, la privacidad y los datos maestros de la empresa. El requisito actual es la norma ISO/IEC 27001:2013, que protege la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos.

✔ VAPT - La Evaluación de Vulnerabilidad y Pruebas de Penetración (VAPT) es un servicio de evaluación y validación de seguridad esencialmente obligatorio para identificar posibles vulnerabilidades en la red. Se utiliza junto con la evaluación y el tratamiento de riesgos de la norma ISO27001.

✔ SOC-2 Tipo II - Una política de certificación y cumplimiento de los procedimientos de auditoría, SOC-2 establece las normas para la gestión de los datos de los clientes sobre la base de la seguridad, la integridad del procesamiento, la disponibilidad, la privacidad y la confidencialidad.

✔ InfoSec - Las políticas de Seguridad de la Información aseguran la correcta gestión y administración del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

✔ GDPR - El Reglamento General de Protección de Datos es una normativa de privacidad de datos relativamente reciente para proteger y tratar los datos de los residentes en la UE.

✔ Escudo de privacidad UE-EE.UU. - Aplicable principalmente a las transferencias transatlánticas de datos, el escudo de privacidad UE-EE.UU. tiene como objetivo proteger los derechos legales de las personas de la UE cuyos datos personales se transfieren a EE.UU.

Utilizar la tecnología para replantear las iniciativas modernas de R&R

Si quiere utilizar un enfoque holístico para diseñar su programa de recompensas y reconocimiento, necesita una plataforma o tecnología de recompensas y reconocimiento con una selección de características. Una que personalice las recompensas y el reconocimiento y aproveche el poder de la tecnología avanzada para ofrecer experiencias en tiempo real a los empleados.

"El 65% de las empresas que utilizan un proveedor externo encontraron un valor "excelente" en su programa de reconocimiento".