Comunicar con éxito el lanzamiento de su programa de reconocimiento a los empleados

Si alguna vez has planeado una actividad divertida para el viernes con aperitivos y juegos, y sólo has visto a un puñado de empleados, habrás aprendido la importancia de la comunicación.

Lo mismo ocurre con su programa de reconocimiento de empleados. No lleve el barco a la orilla sólo para verlo estrellarse contra las rocas. Meses de estrategia, presupuesto y creación de la herramienta perfecta no servirán de nada si sus empleados se quedan en la oscuridad debido a la falta de comunicación adecuada.

"El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que se ha producido". - George Bernard Shaw

Para obtener el máximo rendimiento de su inversión en el programa (con una implantación y adopción generalizadas), necesita un plan de comunicación adecuado junto con una lista de comprobación del lanzamiento para asegurarse de que cada empleado:

• Conoce el programa.
• Está entusiasmado con su uso.
• Está satisfecho con la oferta de premios y recompensas.

El objetivo es "comercializar" el valor de su programa de reconocimiento entre sus empleados.

Este blog le guiará a través de algunos enfoques probados y comprobados para comunicar con éxito programas de reconocimiento de empleados en toda la empresa.

La comunicación es la clave del éxito

Para impulsar una cultura rica en reconocimientos en su organización y aumentar la productividad general, ha creado un programa de reconocimiento integral que motiva a sus empleados en cada paso de su trayectoria en la empresa.

Pero no basta con invertir en el programa si sus empleados están confundidos sobre sus objetivos y beneficios.

Para que su programa de reconocimiento a los empleados sea un éxito, necesita:

• Describa los objetivos y el proceso del programa.
• Comunicar los plazos de lanzamiento y destacar el equipo que gestiona el programa.
• Definir los comportamientos susceptibles de reconocimiento y sus beneficios para los empleados.

Consiga que sus empleados se adhieran al programa creando una atmósfera de entusiasmo en torno al mismo mediante una campaña de comunicación bien planificada cuyo lanzamiento sea el centro de la misma.

Por qué

• Dar a conocer el programa y su papel en el fomento de la cultura del aprecio.
• Conseguir la adhesión de los empleados creando un ambiente previo al lanzamiento del programa.
• Fomentar la adopción generalizada del programa tras su lanzamiento para que se reconozcan las contribuciones de todos.

Cómo

• Reserve un presupuesto para la campaña de comunicación y consiga la aprobación de los directivos.
• Planifique un evento corporativo en torno al lanzamiento con comunicaciones previas al mismo.
• Aumente el impulso con correos electrónicos, carteles, notificaciones e incluso el boca a boca.

Cuando

• 1-2 meses antes del lanzamiento real; demasiado pronto, y el entusiasmo se desvanecerá, demasiado tarde, y no habrá suficiente impulso.
• Continúe después del lanzamiento real para mantener la emoción y maximizar el retorno de la inversión.

Adaptar su comunicación a todo tipo de participantes

Aunque el programa se aplica por igual a los empleados fijos y a los de nivel directivo, su plan de comunicación debe adaptarse a cada grupo.

1. Para los empleados

Como grupo destinatario del programa de reconocimiento, sus esfuerzos de comunicación deben concentrarse en las metas y objetivos del programa, los detalles del proceso, las herramientas que se utilizarán y los beneficios del programa a corto y largo plazo para los empleados.

Si es posible, seleccione a algunos actores clave para que defiendan el programa. Difunde el mensaje a tus empleados a través de reuniones, materiales de incorporación, intranet, publicaciones sociales, notas en el tablón de anuncios, correos electrónicos, etc.

2. Para los directivos

Como partes interesadas fundamentales en el programa de reconocimiento, los directores y supervisores deben conocer la razón de ser del programa. Como responsables de iniciar el reconocimiento y responder a las preguntas de sus equipos, deben comprender el proceso, la tecnología y el funcionamiento de la herramienta/plataforma.

Las reuniones con las partes interesadas, las sesiones de formación, los paquetes de preguntas y respuestas y los correos electrónicos ayudarían a poner al día a los ejecutivos de nivel medio y a que se familiarizaran con el programa.

Métodos de promoción y lanzamiento de su programa de reconocimiento de empleados

Desde los correos electrónicos de lanzamiento hasta los carteles, pasando por las campañas, las reuniones en el ayuntamiento o las ventanas emergentes en la intranet, hay varias formas de generar entusiasmo en torno al lanzamiento.

RRHH debe iniciar la primera comunicación unas semanas antes del lanzamiento real; esto da tiempo a los empleados a entender el programa, su valor, las recompensas que se ofrecen y cómo mejorará el desarrollo general de su carrera.

• Comunicado de prensa: Da el pistoletazo de salida a la comunicación con una sólida estrategia de notas de prensa en las que presentes el programa, expongas sus objetivos y prepares el terreno para el lanzamiento.
• 📧 Correos electrónicos: No basta con un único correo electrónico de anuncio. Una campaña de goteo de correos electrónicos con teasers previos al lanzamiento, anuncios de lanzamiento y seguimientos posteriores al lanzamiento maximizará el impacto del programa.
• 📢 Marketing digital e impreso: Crea expectación sobre tu programa de reconocimiento de empleados. Coloca carteles y soportes digitales en las oficinas, desde la zona de recepción hasta la cafetería, los tablones de anuncios o cualquier otro lugar en el que puedas atraer la máxima atención para darlo a conocer. Al mismo tiempo, la promoción digital a través de salvapantallas, notificaciones emergentes y teletipos mantendrá el programa en la mente de los empleados.
• 🗣 Intranet y medios sociales internos: La intranet de la empresa funciona como un medio de comunicación social interno para hablar del lanzamiento, proporcionar información y adelantos previos a los empleados. Utiliza encuestas y concursos para invitar a hacer sugerencias, debatir los comentarios y una imagen de banner para popularizar el lanzamiento.
• 👨‍💻 Townhall/Actividades: Genere confianza y credibilidad haciendo que los líderes empresariales y personales de la empresa destaquen los aspectos críticos del programa y su aplicación durante la reunión del ayuntamiento de toda la empresa (presencial o virtual). Invite a los empleados a participar en debates y preguntas, planifique actividades divertidas y envíe obsequios simbólicos para crear expectación.

Lanzamientos de R&R en la vida real con un factor "Wow

Estas empresas se han hecho un nombre no sólo por sus programas de reconocimiento, sino por la forma en que lanzaron su programa de R&R y la fanfarria que lo rodea.

➡ Heineken reempaquetó y relanzó su programa R&R con todas las campanas y silbatos. Los preparativos para el lanzamiento incluyeron comunicaciones omnicanal a través de correos electrónicos, publicaciones diarias en redes sociales, stands y carteles, SMS a los empleados, salvapantallas para PC, etc.

➡ Cox Communications planificó un festival de lanzamiento de una semana de duración con actividades en toda regla en torno a su plataforma Spark R&R. Lo convirtieron en un evento anual que comienza con un divertido correo electrónico temático para toda la empresa en el que se anuncian las festividades de la Spark Week.

La forma de comunicar a los empleados "quién" recibe el reconocimiento y "por qué" depende de la cultura de la organización". - SHRM

Una lista de control para los RRHH que planean lanzar su R&R

Una rápida lista de comprobación le ayudará a consolidar su estrategia de lanzamiento y a asegurarse de que su plan de comunicación para el lanzamiento de su programa de reconocimiento y recompensas a los empleados está listo para funcionar.

Hacer ✅

• Prepare una estrategia de comunicación previa al lanzamiento y consiga la aprobación y el presupuesto de los altos cargos.
• Cree un plan de campaña ágil, haga un seguimiento de los resultados mediante una herramienta de planificación de proyectos y designe a un jefe de campaña que garantice su correcta ejecución.
• Decida en qué quiere centrarse: en el programa R&R en sí mismo o en el motivo de su implantación y lanzamiento.
• Para ello, pruebe la campaña en un grupo reducido y modifíquela en función de los resultados.
• Asegúrese de que su comunicación -carteles, correos electrónicos, gráficos, tono del contenido y estilo- se ajusta a la marca de la empresa.
• Haga todo lo posible el día del lanzamiento para aumentar la emoción y conseguir la participación de los empleados.
• Destacar la propuesta de valor de la empresa y los beneficios para los empleados durante el lanzamiento.
• Organice eventos regulares y promueva los hitos del programa para mantener el impulso después del lanzamiento.

Lo que no se debe hacer ❌

• No lo dejes para el último momento para conseguir el apoyo y el presupuesto adecuados de la dirección. La campaña no se pondrá en marcha a tiempo.
• No utilice el viejo enfoque de papel y lápiz u hoja de Excel. No es suficiente para seguir el ritmo de un plan de campaña dinámico y es propenso a cometer errores.
• No dividas tu atención en demasiadas cosas. Le quitará importancia al mensaje principal.
• No envíe un mensaje genérico. Tendrá un impacto en el lanzamiento y la aplicación de su programa de reconocimiento.
• No utilice colores y estilos genéricos porque su campaña podría perder su credibilidad o tener un impacto reducido en los empleados.
• No escatime en el día del lanzamiento. El programa no tendrá éxito si los empleados no lo aceptan.
• No te centres en los beneficios periféricos. Disuadirá el uso y la adopción generalizados.
• No piense que el programa empieza y termina con el lanzamiento. Fomente la adopción generalizada con actividades y comunicación posteriores al lanzamiento.

¿Qué viene después del lanzamiento?

Dado que es fácil que el entusiasmo se desvanezca, mantenga la expectación con correos electrónicos de seguimiento, encuestas, cuestionarios e incluso grupos de discusión.

Abra sus canales de comunicación y fomente el uso en toda la empresa para garantizar el éxito de la implementación, la adopción posterior al lanzamiento y el compromiso duradero con su programa de reconocimiento de empleados.

Al mismo tiempo, comunicar los parámetros de éxito del programa, que incluyen factores como

• Productividad
• Índice de rotación
• Tasa de absentismo
• Puntuación de satisfacción
• ENPS(Puntuación del promotor neto de los empleados)

Garantizar la actualización periódica de los cambios de versión, los cambios estructurales, las modificaciones y las estadísticas interesantes de los interesados y los empleados del programa.

Asegúrese de que la alta dirección también está en el juego, comunicándose frecuentemente con sus equipos y reconociendo a los triunfadores.

Esto generará confianza y mostrará a los empleados que la empresa no sólo invierte en una herramienta, sino que cree firmemente en el programa en general.