¿Qué es la comunicación con los empleados? Definición y sus tipos

Antes de entrar en la profundidad de lo que es la comunicación con los empleados y su importancia en el lugar de trabajo, vamos a entender el término con un simple ejemplo.

It’s 10:30 AM on a Thursday, and George Lyons, a hard-working and super-productive sales executive, is preparing for an important meeting with a potential prospect.As a high-flier millennial, George is stressed over an email he received from the prospect, inquiring about a feature she wanted and how that will be the ultimate deciding factor for the product purchase. Reading this, George immediately sends a message to the product manager, asking to confirm the possibility of the feature to persuade a sale.George’s email chimes, and he checks his phone a few minutes before meeting the potential prospect. The email turns out to be a company newsletter with a subject line: Upcoming Office Event. Well, not the kind of response he was impatiently waiting for, and now, he’s frustrated.Little did he know that the newsletter also included the announcement of the feature (which the prospect was inquiring about) as one of the key elements of the upcoming release.If only he had read the newsletter properly, or even better, if George’s company had a workplace intranet that could keep him aware of the significant product feature updates, he would have easily impressed the prospect rather than leaving her disappointed during the meeting.

Desde una perspectiva organizativa o empresarial, este ejemplo enseña cinco lecciones cruciales:

👉 Lección #1: La comunicación efectiva con los empleados es vital
👉 Lección #2: Una mala comunicación puede impactar negativamente en el crecimiento de una empresa
👉 Lección #3: Comunicar las principales actualizaciones en toda la empresa es vital
👉 Lección #4: Contar con una sólida plataforma de compromiso con las personas es más importante que nunca
👉 Lección #5: Además de las oportunidades de venta perdidas, la comunicación ineficaz o deficiente de los empleados puede causar estragos en múltiples aspectos de una empresa, lo que incluye los niveles de compromiso de los empleados, la tasa de rotación de personal, el servicio al cliente, el plazo de entrega de los proyectos, el coste de los litigios y el rendimiento de los accionistas.

Hoy en día, la fluidez de la comunicación de los empleados en el lugar de trabajo dicta cómo se producen las operaciones y el impacto tangible en el RoI. La comunicación eficaz es la base de una plantilla comprometida, y vamos a entenderlo en detalle con algunos ejemplos interesantes.

Qué es la comunicación con los empleados

La comunicación con los empleados significa simplemente compartir ideas, sentimientos e información entre los empleados y los empresarios de una empresa.

Antes de la pandemia, los empleados confiaban en la colaboración en tiempo real y la comunicación sincrónica con sus compañeros. Pero esto ya no es así.

Dado que los entornos de trabajo a distancia han llegado para quedarse, es muy necesario que los empresarios:

Repensar sus estrategias de comunicación con los empleados
Adopt asynchronous communications
Mantener a los empleados bien informados
Eliminar los silos interdepartamentales
Mejorar la experiencia de los empleados
Reducir la sobrecarga de información
Asegúrese de que existe una intranet social para que los empleados estén conectados

La comunicación con los empleados es vital para el éxito de una empresa. Es el "pegamento" que mantiene unida a la empresa. Una estrategia de comunicación eficaz ayuda a mejorar la productividad de los empleados, su compromiso y la colaboración en el lugar de trabajo. Todo ello contribuye a crear una cultura empresarial sólida.

La forma de comunicar la visión, los valores y las estrategias de su empresa repercute directamente en los sentimientos de sus empleados hacia ella.

Ahora que has entendido los fundamentos de la comunicación con los empleados, vamos a conocer los tipos y su importancia con algunos ejemplos interesantes.

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¿Cuáles son los tipos de comunicación con los empleados?

Desde el punto de vista organizativo, el principal objetivo de la "comunicación" es garantizar el éxito del funcionamiento. Sea cual sea el canal, la comunicación empresarial se produce de forma interna o externa.

Hablando de comunicación interna y externa, ¿hay que considerarlas como dos entidades diferentes? Sí. Porque tienen objetivos distintos, transmiten mensajes a diversas audiencias y apoyan a la empresa de múltiples maneras.

¿Pero deben trabajar de forma independiente? Por supuesto que no, porque ambos tienen que alinear los esfuerzos y asegurarse de que sus mensajes sean directos y unificados.

Aunque ambos tipos de comunicación son esenciales para el crecimiento de una empresa, la diferencia entre ellos es el entorno en el que se producen.

Comunicación interna y externa: Las principales diferencias
Parámetro	Comunicación interna	Comunicación externa
Objetivo	Cuando el intercambio de opiniones, sugerencias, hechos e información se produce dentro de los miembros de una organización, entonces la comunicación es interna.	Cuando el intercambio de información se produce entre una empresa y una entidad o persona de cualquier otro entorno externo, entonces la comunicación es externa.
Participantes	Las partes implicadas en las comunicaciones internas son los empresarios y los empleados.	Las partes implicadas en la comunicación externa son los proveedores, los clientes, los distribuidores, los accionistas o los inversores.
Clasificación	La comunicación interna puede ser: Horizontal: La comunicación se produce entre individuos del mismo nivel en la jerarquía de la empresa Vertical: La comunicación se produce entre los empleados, pero en varios niveles jerárquicos, como el ascendente (de los empleados a los líderes/directivos) o el descendente (de los líderes/directivos a los empleados)	La comunicación externa puede ser: Formal: Creación de una imagen de empresa adecuada a través de informes, boletines, presentaciones, páginas web o comunicados de prensa Informal: Se produce de forma que las organizaciones no pueden regularla directamente.
Formulario	Tanto formal como informal	Mayoritariamente formal
Frecuencia	La frecuencia de las comunicaciones internas es mayor.	La frecuencia de las comunicaciones externas es menor que la interna.
Modo	Correos electrónicos, chats, anuncios, encuestas, seminarios, presentaciones, reuniones, llamadas de audio/vídeo, formación y talleres.	Publicaciones en las redes sociales, anuncios, comunicados de prensa, prensa escrita, reuniones con clientes y televisión.
Beneficios clave	Una comunicación interna eficaz beneficia a una organización de varias maneras: Motiva a los empleados Fomenta un lugar de trabajo más feliz Aumenta la productividad de los empleados Facilita la consecución de objetivos Reduce los conflictos internos Permite una toma de decisiones más rápida Mejora las prácticas de RRHH Alinea los diferentes departamentos Fomenta la confianza de los empleados Aumenta la transparencia	Una comunicación externa eficaz beneficia a una organización de varias maneras: Fomentar nuevas relaciones con otras empresas Muestre un frente colectivo de su empresa Promover su organización Disminuir las posibilidades de error Ayude a difundir su marca Proporcionar información sobre productos y servicios a los consumidores

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Qué es la comunicación eficaz e ineficaz de los empleados

La comunicación es la verdadera esencia de la vida. Cada día enviamos y recibimos millones de mensajes, tanto verbales como no verbales. Ya sea el presidente pronunciando un importante discurso, un profesor dando una clase o una empresa promocionando su producto, la comunicación tiene un inmenso poder para cambiar la sociedad, la cultura y la vida de las personas.

La comunicación eficaz crea conexiones positivas entre las personas, mientras que la comunicación ineficaz crea confusión, conflictos, baja moral y frustración. Entendamos esto en detalle.

Señales de comunicación eficaz e ineficaz en el lugar de trabajo
Comunicación eficaz	Comunicación ineficaz
Comunicación regular y coherente Uso de un buen vocabulario Comunicación bidireccional Comunicación abierta y clara Ambiente más amigable Debates sin jerga Charlas breves y directas Mensajes coherentes Marca de empleador reconocible Alineación con la visión, misión, valores y cultura de la empresa	Tono de voz inadecuado Elección de palabras inadecuadas Aumento de los malentendidos Relaciones laborales dañadas Desconfianza entre los empleados Aumento de la hostilidad y la ira Disminución de la productividad Bajos niveles de compromiso de los empleados Retraso en la realización del trabajo Desajuste con la visión, misión, valores y cultura de la empresa

¿Qué es la comunicación eficaz de los empleados en el lugar de trabajo?

Una buena comunicación en el lugar de trabajo no sólo consiste en prevenir posibles conflictos (aunque esa es una ventaja clave). La comunicación eficaz desempeña un papel crucial en la creación de relaciones sólidas, la eficacia del equipo, el compromiso de los empleados y la rentabilidad de la empresa. El secreto de la comunicación eficaz en el lugar de trabajo no es sólo la comunicación. Tiene que ver con la comprensión.

He aquí un esquema de lo que es una comunicación eficaz en el lugar de trabajo:

1. Gestión eficaz de los conflictos

Transmitir la información con claridad para evitar interpretaciones erróneas que puedan dar lugar a conflictos.
Disponer de políticas que indiquen cómo se pueden notificar y gestionar los conflictos.
Preparar a los empleados y a los dirigentes para afrontar los conflictos mediante una formación periódica.

2. Mayor compromiso de los empleados

Comunica tus valores y tu visión para que todos los conozcan y se alineen con ellos.
Establecer expectativas de trabajo claras para que todo el mundo trabaje con un objetivo común.
Crear un entorno que fomente la colaboración y las relaciones saludables en el lugar de trabajo.

3. Cultura de inclusión en el lugar de trabajo

Implicar a los empleados en todas las decisiones y solicitar su opinión.
Compartir el mensaje adecuado, en el momento adecuado y a través del canal adecuado.
Cultivar una cultura de conversación abierta en la que los empleados sean libres de compartir sus pensamientos e ideas.

4. Mejora de la experiencia de los empleados y los clientes

Proporcionar a los empleados una experiencia que esté a la altura de la experiencia de sus clientes.
Buscar la opinión de los empleados y actuar en consecuencia para que se sientan escuchados y valorados.
Comunicar y hacer hincapié en la necesidad de escuchar las opiniones de los clientes y actuar en consecuencia.

Reúna a sus empleados en una plataforma común. Utilice una herramienta con funciones sólidas para abordar varios problemas a la vez, que agilice sus comunicaciones, involucre a sus empleados, mejore la productividad y se alinee con los valores de su empresa. .

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Qué es la comunicación ineficaz de los empleados en el lugar de trabajo

Si bien se necesita tiempo y esfuerzo para establecer una comunicación eficaz con los empleados, la comunicación ineficaz con los empleados crece como una hierba innecesaria cuando no se le presta atención.

La comunicación ineficaz de los empleados se debe a una estrategia mal alineada, a la falta de ejecución de la estrategia, al uso de un vehículo de comunicación equivocado, a un mal momento e incluso a matices como la elección de palabras o el tono de voz. Su impacto aumenta las posibilidades de malentendidos, daña las relaciones, rompe la confianza y aumenta la ira y la hostilidad.

He aquí un esquema de lo que es una comunicación ineficaz en el lugar de trabajo:

1. No hay estrategia de comunicación o ésta es deficiente

Cuando una organización no se toma el tiempo necesario para crear una estrategia de comunicación eficaz o no la dirige correctamente, puede perjudicar negativamente a la empresa. De hecho, se produce un efecto dominó de baja moral, comunicación frustrante, mayor absentismo y menor productividad, lo que conduce a una mayor rotación de empleados y menores beneficios empresariales. Para evitar la mala comunicación es necesario utilizar todas las herramientas y formas nessesary, como alertas SMS, otros tipos de aumentar el nivel de comunicación dentro de la empresa.

2. Malas prácticas de comunicación

Una organización que no corrige las malas prácticas de comunicación, como el tono inadecuado y el uso de un lenguaje negativo, puede dar la impresión de ser una marca que promueve dichas prácticas. Esto no sólo crea graves conflictos y agresiones en el lugar de trabajo, sino también infelicidad y estrés. Los empleados pueden sentirse derrotados en general.

3. Colaboración deficiente

Una organización que no fomenta la colaboración entre colegas y equipos sufre de silos de información y obstaculiza la innovación. Cuando las organizaciones obstaculizan la comunicación abierta y la colaboración, ahogan la eficiencia además de la innovación. Trabajar en silos también tiene un efecto corrosivo en la cultura del lugar de trabajo. Genera conflictos, desconfianza y resentimiento. La mensajería instantánea y el correo electrónico no son suficientes para que los empleados trabajen de forma productiva y multifuncional.

4. Mala relación con el cliente

Una organización que no invierte en una buena comunicación y relación con los empleados podría sufrir una mala relación con los clientes porque los empleados podrían trasladar la misma mala experiencia (que reciben en el trabajo) a sus clientes. Y no solo eso, los empleados que no tienen una orientación adecuada por parte de la alta dirección o que están excluidos de los diálogos sobre las dificultades de sus tareas cotidianas tienen menos probabilidades de conocer las formas de satisfacer a los clientes.

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Conclusión

Recuerde que de lo que se trata aquí es de convertir su empresa en una comunidad próspera tanto interna como externamente. Acentuar la cultura de la empresa permite a sus empleados experimentar lo que representa la empresa y los alinea con la visión de la misma.

Comience con los procesos mencionados anteriormente y sígalo. Escuche con la misma atención con la que habla, ya que los empresarios suelen pasar por alto indirectas que pueden decirse en broma.

Cuando toda la empresa empieza a funcionar como una sola unidad, tiene una fuerza poderosa con la que el sector debe contar. Utiliza todas las flechas de tu carcaj (o añade más) para asegurarte de que esto ocurra.