Portal Intranet para empleados: Principales ventajas y características

Eficaz comunicación interna y la colaboración son fundamentales para el éxito de una empresa. Las empresas necesitan formas eficaces de conectar a sus equipos, agilizar las operaciones y garantizar que todo el mundo tenga fácil acceso a la información esencial. Un portal de intranet para empleados es una poderosa herramienta para conseguirlo.

Pero, ¿qué es exactamente una intranet para empleados y cómo puede beneficiar a su organización? 

En este blog exploraremos las distintas ventajas de utilizar un portal de intranet, las características clave que hay que buscar, los pasos para configurarlo y las mejores prácticas para sacarle el máximo partido. Al final, verá cómo un portal de intranet para empleados puede convertirse en un elemento central de la estrategia de comunicación de su empresa.

¿Qué es un portal intranet para empleados?

Un portal de intranet para empleados es una red privada a la que sólo puede acceder el personal de una empresa. Sirve de eje central para la comunicación, la colaboración y el intercambio de información dentro de la organización.

Piense en ella como un lugar de trabajo digital donde los empleados pueden encontrar noticias de la empresa, acceder a documentos importantes, colaborar en proyectos y conectar con sus compañeros. El objetivo principal de un portal de intranet es agilizar los procesos internos y mejorar la comunicación en toda la empresa. Proporciona una plataforma única en la que los empleados pueden acceder fácilmente a las herramientas y la información que necesitan para realizar su trabajo con eficacia.

Ya se trate de encontrar una política de empresa, enviar una solicitud de baja o participar en un debate de equipo, el portal de la intranet simplifica y agiliza estas tareas.

Ejemplos de empresas que utilizan portales de intranet para empleados

Veamos algunos ejemplos de empresas que utilizan portales de intranet para empleados con el fin de maximizar la colaboración.

1. Microsoft (MSW)

El portal de intranet de Microsoftconocido como MSW, está diseñado para facilitar la colaboración y la comunicación entre sus empleados de todo el mundo. El portal se basa en SharePoint, uno de los productos de Microsoft. Proporciona a los empleados acceso a noticias internas, actualizaciones de proyectos y recursos. 

MSW cuenta con una capacidad de búsqueda avanzada, contenido personalizado basado en roles e integraciones con Microsoft Teams, Yammer y otras herramientas. La plataforma desempeña un papel fundamental en el mantenimiento de la cultura innovadora de Microsoft al permitir a los empleados compartir ideas, acceder a programas de formación y participar en foros de aprendizaje continuo.

2. Coca-Cola (iConnect)

El portal de intranet iConnect de Coca-Cola es una plataforma global que conecta a empleados de distintas regiones y departamentos. Sirve de eje central para las noticias, políticas y actualizaciones operativas de la empresa. El portal se ha diseñado para que sea fácil de usar y se centra en ofrecer información pertinente en función de las funciones y la ubicación de los empleados. 

iConnect también incluye funciones para el compromiso de los empleados, como programas de reconocimiento, iniciativas de bienestar y acceso a recursos de aprendizaje y desarrollo. La plataforma ayuda a Coca-Cola a mantener una cultura corporativa cohesionada y garantiza que los empleados, independientemente de su ubicación, estén alineados con los objetivos y valores de la empresa.

3. Pfizer (PfizerWorld)

El portal de intranet de PfizerPfizerWorld, es un componente clave de la estrategia de comunicación interna de la empresa. La plataforma ofrece a los empleados fácil acceso a herramientas, recursos e información corporativa esenciales. PfizerWorld está diseñado para facilitar la colaboración entre equipos de todo el mundo, con funciones como herramientas de gestión de proyectos, intercambio de documentos y foros de debate. 

La intranet también hace hincapié en el bienestar y el desarrollo de los empleados, con secciones dedicadas a recursos de salud, oportunidades de promoción profesional y noticias de la empresa. PfizerWorld desempeña un papel importante a la hora de mantener informados y comprometidos a los empleados, especialmente en un sector en el que la información puntual y precisa es crucial.

4. Bizongo

Bizongo utilizó una plataforma de intranet para empleados, Empuls, para apoyar a los empleados durante la segunda oleada de la pandemia de COVID-19. Cuando el personal tuvo dificultades para encontrar recursos médicos urgentes como camas en la UCI, oxígeno y medicamentos, Aarfa Shaikh, Senior Manager for People Success, creó un grupo de "Apoyo Bizongo COVID" en la plataforma. 

Los empleados compartieron pistas y ayudaron, formando una sólida comunidad. El grupo creció rápidamente, permitiendo un acceso más rápido a recursos críticos, como conseguir donantes de plasma y suministrar medicación urgente a las 2 de la madrugada. Esta iniciativa basada en la intranet ayudó a los empleados a sortear la crisis con eficacia y demostró cómo una plataforma unificada puede facilitar el apoyo inmediato en tiempos difíciles.

5. Un pionero de los viajes

A gran empresa de viajes utiliza una plataforma de intranet para empleados, Empuls , para mejorar la comunicación y el compromiso. La plataforma se convirtió en un elemento central de sus operaciones, especialmente para los anuncios de toda la empresa, duplicando el número de publicaciones periódicas y multiplicando por 4,5 los usuarios activos mensuales. 

También utilizaron la intranet para crear grupos comunitarios para eventos como ayuntamientos y eventos fuera de la empresa, fomentando un sentimiento de pertenencia y colaboración. Al integrar funciones como publicaciones sociales, encuestas y programas de reconocimiento, la intranet ayudó a agilizar la comunicación y a reforzar la cultura empresarial en toda la organización.

Ventajas de un portal intranet para empleados

Un portal de intranet para empleados ofrece numerosas ventajas que pueden transformar el funcionamiento de su organización. Desde mejorar la comunicación hasta potenciar el compromiso de los empleados, estas son algunas de las principales ventajas:

1. Mejora de la comunicación: Un portal de intranet mejora comunicación interna proporcionando una plataforma para anuncios, noticias y actualizaciones de toda la empresa. Garantiza que todos los empleados estén en la misma página y puedan acceder rápidamente a la información importante.
2. Mayor colaboración: Con herramientas para compartir documentos, gestionar proyectos y debatir en equipo, un portal de intranet hace que la la colaboración la colaboración. Los empleados pueden trabajar juntos de forma más eficaz, independientemente de su ubicación física.
3. Información centralizada: El portal de la intranet actúa como una única fuente de verdad para las políticas, procedimientos y recursos de la empresa. Los empleados ya no tienen que buscar en varios canales para encontrar lo que necesitan, lo que ahorra tiempo y reduce la frustración.
4. Compromiso de los empleados: Características como las interacciones sociales, los sistemas de reconocimiento y los mecanismos de retroalimentación pueden aumentar el compromiso de los empleados. Un portal de intranet puede crear un sentimiento de comunidad y pertenencia a la empresa.
5. Procesos racionalizados: Las herramientas de automatización y las opciones de autoservicio del portal de la intranet pueden simplificar los flujos de trabajo. Los empleados pueden completar tareas como el envío de formularios o la solicitud de días libres sin necesidad de intervención manual, lo que hace que los procesos sean más eficientes.

Características principales de un portal de intranet para empleados

Un portal de intranet para empleados eficaz incluye una serie de funciones diseñadas para mejorar la comunicación, la colaboración y la productividad. Estas son algunas de las características esenciales que hay que buscar:

1. Interfaz fácil de usar: Un buen portal de intranet debe ser intuitivo y fácil de navegar. Los empleados deben poder localizar fácilmente la información y realizar tareas sin necesidad de una formación exhaustiva o conocimientos técnicos. Un diseño limpio y organizado mejora la experiencia del usuario y fomenta su uso regular.
2. Gestión de documentos: El almacenamiento eficiente de documentos y las capacidades para compartirlos son cruciales. El portal debe permitir a los empleados cargar, compartir y acceder fácilmente a los documentos, garantizando que todos tengan acceso a la información más actualizada. Las funciones de búsqueda avanzada y el control de versiones pueden agilizar aún más la gestión de documentos.
3. Herramientas de comunicación: Funciones como el chat, los foros y las noticias mejoran la comunicación dentro de la organización. Estas herramientas facilitan las conversaciones en tiempo real, los debates en grupo y los anuncios en toda la empresa, manteniendo a todo el mundo informado y conectado. De este modo, la información importante se difunde con rapidez y eficacia.
4. Capacidad de integración: La capacidad de integración con otras aplicaciones y herramientas empresariales es esencial. Esto garantiza que el portal de la intranet pueda funcionar a la perfección con los sistemas existentes, como el correo electrónico, los calendarios, las herramientas de gestión de proyectos y el software de RRHH, mejorando la productividad general y reduciendo la necesidad de cambiar entre plataformas.
5. Opciones de personalización: Un portal de intranet eficaz debe poder personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas y a la marca de la empresa. Esto incluye la posibilidad de adaptar la disposición, el diseño y las funcionalidades a los requisitos exclusivos y la identidad corporativa de la empresa, creando una experiencia más personalizada y atractiva para los empleados.
6. Funciones de seguridad: Garantizar la seguridad de los datos y los permisos de los usuarios es vital. El portal de la intranet debe contar con sólidas medidas de seguridad para proteger la información confidencial y controlar el acceso en función de las funciones de los usuarios. Funciones como la comunicación cifrada, la autenticación multifactor y los controles de acceso ayudan a salvaguardar los datos de la empresa y a garantizar el cumplimiento de la normativa sobre privacidad.

Pasos para implantar un portal de intranet para empleados

La creación de un portal de intranet para empleados requiere una planificación y ejecución cuidadosas. He aquí los pasos clave para garantizar el éxito de la implantación:

Paso 1: Evaluar las necesidades y fijar objetivos

Empiece por identificar las necesidades y objetivos específicos de su organización. Determine qué quiere conseguir con el portal de intranet, como mejorar la comunicación, potenciar la colaboración o centralizar la información. Unos objetivos claros guiarán el proceso de desarrollo y garantizarán que el portal cumpla los requisitos de su organización.

Paso 2: Elegir la plataforma adecuada

Investigue y evalúe distintas soluciones de intranet para encontrar la que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Tenga en cuenta factores como la facilidad de uso, la escalabilidad, las capacidades de integración y el coste. Seleccionar la plataforma adecuada es crucial para el éxito a largo plazo y la adopción por parte de los usuarios.

Paso 3: Diseñar y personalizar

Personalice el diseño y las funciones del portal para adaptarlos a la marca y los requisitos específicos de su empresa. Esto incluye configurar el diseño, añadir logotipos y colores de la empresa y configurar las funciones para que se ajusten a sus flujos de trabajo. Un portal bien diseñado mejora la experiencia del usuario y fomenta su uso regular.

Paso 4: Desarrollo de contenidos

Crear y organizar los contenidos que estarán disponibles en el portal de la intranet. Esto incluye políticas de empresa, procedimientos, noticias, anuncios y otros documentos esenciales. Asegúrese de que el contenido está bien estructurado y es fácil de encontrar, ya que esto ayudará a los empleados a acceder rápidamente a la información que necesitan.

Paso 5: Formación e integración de los usuarios

Ofrezca una formación completa a los empleados para garantizar que puedan utilizar eficazmente el portal de la intranet. Esto puede incluir sesiones de formación, manuales de usuario y recursos de ayuda. Una formación adecuada es esencial para maximizar la adopción y eficacia del portal.

Paso 6: Lanzamiento y promoción

Presente el portal a los empleados y fomente su uso mediante promociones e incentivos. Destaque las principales ventajas y funciones para que todos se entusiasmen con la nueva herramienta. Un lanzamiento satisfactorio prepara el terreno para una adopción y un compromiso generalizados.

Paso 7: Supervisar y mejorar

Recopile continuamente las opiniones de los usuarios y controle el rendimiento del portal. Utilice estos comentarios para introducir las mejoras y actualizaciones necesarias. Revisar y mejorar periódicamente el portal de la intranet garantiza que siga siendo relevante y valioso para los empleados.

Transforme su lugar de trabajo con Empuls' portal de intranet para empleados

Empulsportal de intranet para empleados reúne a toda su plantilla en un foro común, fomentando un sentimiento de conexión y pertenencia. Imagine un lugar de trabajo digital en el que la comunicación interna sea fluida, las actualizaciones puntuales y el diálogo abierto y sincero.

Con Empuls, puede unir a su equipo con una única fuente de verdad, centralizando la información para vencer la confusión e impulsar el éxito colectivo.

Principales características de Empuls' portal de intranet para empleados

• Une a tu equipo 🌐: Centraliza la información y asegúrate de que todo el mundo está de acuerdo, fomentando una cultura de transparencia y confianza.
• Fomenta conexiones sólidas 🤝: Conectar y colaborar entre equipos, rompiendo silos y fomentando la innovación.
• Manténgase informado 🔔: Ofrezca actualizaciones puntuales para facilitar la toma de decisiones informadas y mantener el flujo de conocimientos para impulsar la productividad.
• Fomentar el diálogo abierto 💬: Promueva conversaciones sinceras, genere confianza e impulse resultados mediante una comunicación transparente.

Empuls también ayuda a alinear a todos con la cultura de su empresa. Comparta noticias, involucre a los empleados y comunique cómo contribuye cada uno a la visión. Las herramientas interactivas, como las reuniones en el ayuntamiento, los tablones de deseos y los organigramas, facilitan la colaboración y la hacen más eficaz. Crea contenidos atractivos con publicaciones, encuestas, cuestionarios, vídeos y sesiones de "pregúntame lo que quieras" para mantener a todos informados e implicados.

¿Está listo para transformar su lugar de trabajo? Hable hoy mismo con nuestro experto y descubra cómo Empuls puede revolucionar su comunicación interna y el compromiso de sus empleados.

Obtenga más información sobre cómo Empuls puede alinear, comprometer y conectar a su equipo para impulsar los resultados.

Casos prácticos

A continuación se presentan dos estudios de casos que muestran la importancia de los portales de intranet para empleados.

1. Capacitar a los trabajadores de Gulf Taleed con los puntos de la intranet para empleados Empuls

Georges Chalouhi, Director Ejecutivo de Gulf Taleed, se enfrentaba a un reto único: cómo aprovechar la tecnología para alinear a los empleados con los valores culturales fundamentales de Gulf Taleed y, al mismo tiempo, impulsar el compromiso y la retención de los empleados. Para hacer frente a estos retos, se propuso:

• Atraer y retener el talento local: Cumplir el mandato del Gobierno saudí de que el 30% de la plantilla proceda de la población local exigía un planteamiento innovador.
• Ofrecer una experiencia de reconocimiento coherente e imparcial: El programa de reconocimiento centralizado de Gulf Taleed, "Rockstars", necesitaba una nueva perspectiva para generar una respuesta positiva de los empleados.
• Crear una cultura que dé prioridad a las personas: Alinear a los empleados de Gulf Taleed con los valores fundamentales de la empresa y mejorar estratégicamente el compromiso fueron los objetivos principales de esta iniciativa.

La solución

Para afrontar estos retos, Gulf Taleed recurrió a Empulsuna plataforma integral de compromiso de los empleados diseñada para agilizar la comunicación, las recompensas y el reconocimiento, reforzando al mismo tiempo los valores de la empresa.

Empuls transformó el planteamiento de Gulf Taleed sobre el compromiso de los empleados, fomentando una cultura que daba prioridad a las personas y que no sólo conectaba a los empleados, sino que también los alineaba con los valores fundamentales de la empresa. Empuls se convirtió en el eje central de la comunicación, los comentarios, las celebraciones y el compromiso de los empleados.

• Conectar a los trabajadores de Gulf Taleed con el portal de intranet para empleados Empuls

Gulf Taleed utilizó Empuls como intranet social, que reflejaba perfectamente sus valores de diversidad e inclusión. Empuls proporcionó un foro abierto en el que los empleados podían compartir sus opiniones y perspectivas culturales, fomentando así un entorno de trabajo más integrador.

El cambio de la comunicación exclusivamente por correo electrónico a la creación de redes entre equipos se produjo sin contratiempos. Gulf Taleed utilizó Empuls para compartir noticias, actualizaciones, aspectos destacados del negocio, anuncios de la empresa, victorias de clientes e historias de éxito, conectando eficazmente a los empleados y reforzando los valores culturales de la empresa.

• Recoger la voz de los empleados con las encuestas de Empuls

Gulf Taleed utilizó las encuestas de compromiso de Empulspara conocer la relación entre reconocimiento, compromiso y retención. Las encuestas a los nuevos empleados ofrecieron nuevas perspectivas sobre la cultura de la empresa y garantizaron que se escuchara la voz de todos los empleados.

La eficacia de Empuls quedó patente en los índices de respuesta; una encuesta sobre el compromiso realizada a través de Empuls obtuvo un índice de cumplimentación del 70% en sólo siete días desde su lanzamiento, lo que demuestra el impacto de la plataforma en el compromiso de los empleados.

• Celebrar los éxitos con reconocimientos y recompensas Empuls

Empuls revolucionó el programa de reconocimiento y recompensas (R&R) de Gulf Taleed, "Rockstars". La experiencia única de reconocimiento de la plataforma permitió a Gulf Taleed descentralizar su programa R&R, eliminar los prejuicios y convertir el reconocimiento en una poderosa herramienta de motivación.

Gracias al reconocimiento entre iguales, las múltiples categorías de premios, los flujos de trabajo personalizables y un catálogo global de premios, Empuls permitió a todos los empleados reconocer el trabajo bien hecho en tiempo real. Esta transformación dio lugar a un aumento espectacular del reconocimiento de los empleados, que pasaron de tres premios trimestrales a 300 en seis meses.

La rentabilidad de invertir en el compromiso de los empleados

Los resultados de la adopción de Empuls fueron sorprendentes. Georges Chalouhi comentó: "La adopción deEmpuls está ganando impulso y los niveles de compromiso son altos. Ha habido un impacto positivo en la retención del equipo, la moral, la motivación, la eficiencia del trabajo, el empoderamiento y la apreciación". Las métricas clave incluyen:

• 90% de adopción activa de Empuls por parte de los empleados.
• Porcentaje de cumplimentación de encuestas del 70% en un plazo de siete días.
• Más de 300 reconocimientos en seis meses.
• 91,58% de índice de reacción en más de 550 mensajes en el ayuntamiento.

Con unos resultados tan positivos, Gulf Taleed planea mantener este impulso, utilizando Empuls para destacar continuamente la importancia del reconocimiento y celebrar los logros y éxitos de sus empleados.

2. Aumento de la transparencia en la R&R de los empleados con el software de intranet social de Empuls

Brenntaglíder mundial en distribución de productos químicos, necesitaba una solución sólida para mejorar la transparencia y el compromiso en sus procesos de recompensa y reconocimiento (R&R) de los empleados. Bajo la dirección de Nidhi Verma, HR Manager, HR Information Centre - Asia Pacific, Brenntag implantó Empuls, transformando sus iniciativas de R&R y creando un lugar de trabajo más transparente y atractivo.

El reto

El anterior sistema manual de recompensas de Brenntag se enfrentaba a varios problemas:

• Adquisición y seguimiento manuales: Distribución ineficaz y tardía de las recompensas.
• Compromiso intermitente: Actividades esporádicas carentes de cohesión.
• Problemas de transparencia: Comprensión limitada de los criterios de recompensa, lo que provoca insatisfacción.

La solución

Empuls proporcionó una plataforma completa y fácil de usar que mejoró significativamente el proceso de R&R:

• Transparencia: Empuls creó un proceso de R&R claro y transparente. Los empleados podían entender fácilmente los criterios de las recompensas, y el reconocimiento público hizo que los logros fueran visibles para todos, fomentando la confianza y el compromiso.
• Automatización: La función de automatización de recompensas de la plataforma redujo drásticamente el tiempo necesario para realizar el seguimiento y difundir las recompensas. Se identificaron automáticamente eventos como cumpleaños y aniversarios laborales, y los empleados recibieron puntos designados previamente, agilizando el proceso y reduciendo los gastos generales de RRHH.
• Compromiso integral: Empuls ofreció una solución integral para las necesidades de compromiso de Brenntag. La función de feeds y anuncios facilitó una comunicación rápida, mientras que el amplio catálogo de recompensas proporcionó a los empleados diversas opciones de canje. Este enfoque integral satisfizo todos los requisitos de compromiso de Brenntag.
• Valoración social: Empuls' intranet social permiten el reconocimiento social. Los empleados podían reconocer y celebrar públicamente los logros de los demás, fomentando un entorno positivo e interactivo. Los acontecimientos especiales, como los cumpleaños, se convirtieron en oportunidades para el reconocimiento mutuo y el compromiso.

Impacto

Empuls aportó varias ventajas clave a Brenntag:

• Reducción del esfuerzo administrativo y de RRHH: La automatización y una interfaz fácil de usar redujeron la carga administrativa de RRHH.
• Mayor transparencia: La claridad de los criterios de recompensa y el reconocimiento público mejoraron la transparencia y la confianza entre los empleados.
• Mayor compromiso: La plataforma interactiva y las completas opciones de recompensa impulsaron el compromiso general de los empleados.

Conclusión

Un portal de intranet para empleados es algo más que un espacio de trabajo digital; es una herramienta vital para mejorar la comunicación, la colaboración y la productividad dentro de su organización. Al centralizar la información, agilizar los procesos e involucrar a los empleados, un portal de intranet puede transformar el funcionamiento de su empresa.

Implantar un portal de intranet implica evaluar sus necesidades, elegir la plataforma adecuada, personalizar el diseño, desarrollar contenidos, formar a los usuarios y mejorar continuamente el sistema. Con una planificación y ejecución cuidadosas, su portal de intranet puede convertirse en la piedra angular de la estrategia de comunicación interna de su empresa.

Invertir en un portal de intranet para empleados es un paso hacia una plantilla más conectada, eficiente y comprometida. Es hora de unir a su equipo y dotarlo de las herramientas que necesita para triunfar.

Empuls puede mejorar significativamente la funcionalidad y eficacia de un portal de intranet para empleados proporcionando características que se alinean con los objetivos de mejorar la comunicación, la colaboración y la productividad dentro de una organización. Concierte una llamada con los expertos de Empuls.

Preguntas frecuentes