10 trucos de gestión del tiempo para mejorar la productividad de los empleados en 2024

El tiempo es un recurso precioso para todos los profesionales. Muchos se sienten identificados con el deseo de disponer de más de las 24 horas diarias habituales, pero el tiempo sigue siendo escurridizo y se escapa implacablemente.

Los profesionales de hoy en día se enfrentan a importantes retos en la gestión del tiempo, especialmente con el aumento del trabajo a distancia. Sorprendentemente, los estudios sugieren que el 82% de los profesionales carecen de un sistema eficaz de gestión del tiempo. Esto no solo agrava el estrés en el trabajo, sino que se extiende a la vida personal y hace que las personas se sientan abrumadas.

El problema de la gestión del tiempo no es sólo una preocupación individual, sino que afecta a todos los lugares de trabajo. Los estudios revelan que el empleado medio de una empresa pasa 51% de su jornada laboral en tareas de poco o ningún valor. Los empleados pueden estar perdiendo el tiempo cotilleando con sus compañeros o asistiendo a celebraciones en el lugar de trabajo físico. Por otra parte, en una configuración remota, pueden estar perdiendo horas de trabajo improductivamente desplazándose por las redes sociales.

Ante esta realidad, promover prácticas modernas de gestión del tiempo es imprescindible en el lugar de trabajo actual. En este blog, exploraremos 10 trucos esenciales de gestión del tiempo para rescatar a los profesionales ocupados y capacitarlos para optimizar su tiempo para obtener la máxima productividad.

10 trucos de gestión del tiempo para mejorar la productividad de los empleados

He aquí 10 trucos de gestión del tiempo para mejorar la productividad de los empleados:

1. Realizar una auditoría del tiempo empleado

Para optimizar su tiempo y mejorar la productividad, primero tiene que identificar cómo emplea su tiempo actualmente. Para ello puede ser útil una auditoría del tiempo invertido.

Debe realizar un seguimiento diligente de cómo emplea su tiempo durante la jornada laboral media. Una auditoría del tiempo empleado puede ayudarle a determinarlo:

• Qué tareas es factible realizar en un día, 
• Identifique las actividades que proporcionan el mayor rendimiento a sus esfuerzos y 
• Detecta las actividades o periodos de tiempo en los que podrías ser más productivo.

He aquí algunos pasos que le ayudarán a realizar correctamente su auditoría de gasto de tiempo:

• Registre todas las actividades que realiza durante la jornada laboral y cuánto tiempo le lleva cada tarea
• Vigile de cerca sus niveles de energía durante el día.
• Evalúe su energía, estado de ánimo, motivación y concentración cada hora en una escala del 1 al 10.
• Evita los estimulantes externos, como la cafeína, siempre que puedas. 

Debes realizar este ejercicio todos los días durante una semana.

Hacer esto le ayudará rápidamente a darse cuenta de cuánto tiempo dedica a actividades inútiles. También tendrás una idea más precisa de cuánto tiempo te llevan las distintas tareas e identificarás tus horas de máxima productividad. Y, alineando las tareas exigentes con estas horas punta, podrás maximizar la eficiencia y cumplir los plazos con eficacia.

2. Crear un horario diario con antelación

Reconozcámoslo. Todos somos culpables de perder el tiempo en cosas que realmente no aportan valor. Pero, ¿te has preguntado alguna vez por qué ocurre? Es porque no tienes un plan o un calendario fijo. 

Una agenda diaria con una lista de tareas organizada puede resolver este problema. Programar las cosas con antelación puede orientar tu forma de abordarlas e incluso ayudarte a bloquear el tiempo. Te sentirás menos ansioso y tendrás una idea clara de lo que te espera. 

Para crear un programa diario: 

• Dedica entre 15 y 20 minutos antes de empezar la jornada laboral a escribir tus objetivos diarios. 
• Utilice el principio de Pareto 80:20 para saber qué actividades priorizar. Como explica Brian Tracyel principio de Pareto afirma que "el 20% de tus actividades supondrán el 80% de tus resultados". 
• Establezca plazos para sus objetivos sin dejar de Ley de Parkinson de Parkinson. Esta regla afirma que "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para completarlo". Esto significa que si fijas un plazo para una tarea de forma estricta en lugar de liberal, podrás completarla ahorrando tiempo.
• Siga El modelo Matrix de Eisenhower para aumentar la productividad clasificando las tareas en urgentes e importantes (hacerlas inmediatamente), importantes pero no urgentes (programarlas), urgentes pero no importantes (delegarlas) o ninguna de ellas (eliminarlas). Este método aumenta la concentración en los objetivos clave, mejorando la gestión del tiempo y el rendimiento.

3. Bloqueo temporal y agrupación de tareas similares

El bloqueo temporal es una poderosa herramienta de productividad que consiste en asignar tiempos específicos a distintas tareas a lo largo de la jornada laboral. Este método ayuda a reducir las distracciones y a mantener la atención en las prioridades clave.

Reservar momentos concretos para las actividades favorece una gestión eficaz del tiempo y garantiza que las tareas esenciales se lleven a cabo con eficacia, evitando la sensación de agobio por exigencias contradictorias.

He aquí una de las técnicas eficaces para bloquear el tiempo:

• Técnica Pomodoro: Una destacada técnica de bloqueo temporal es la técnica Pomodorodesarrollada en la década de 1980. Aboga por el trabajo concentrado en intervalos de 25 minutos seguidos de una pausa de 5 minutos. Este ciclo ayuda a reducir la fatiga mental y a mantener una alta motivación equilibrando el trabajo concentrado con pausas cortas regulares. Después de varios ciclos Pomodoro, se recomienda una pausa más larga de 15 minutos. Puedes acceder fácilmente a esta función pomodoro disponible en casi todas las aplicaciones de control del tiempo.

Alternativamente, también puede optar por el buzón de tiempo personalizado para establecer su propio ritmo para las tareas. Al estimar el tiempo que puede llevar cada tarea, le dedicas una cantidad específica de tiempo antes de pasar a la siguiente prioridad, tanto si la tarea se ha completado como si no. Este enfoque ayuda a respetar los límites de tiempo autoimpuestos y a gestionar la carga de trabajo del día de forma más realista.

El bloqueo del tiempo también evita las distracciones de las nuevas tareas que surgen a lo largo del día. Programando franjas horarias específicas para actividades rutinarias como archivar, llamar por teléfono y responder correos electrónicos, puedes evitar la tentación de consultar notificaciones en momentos inadecuados. Esto es especialmente útil durante los periodos de trabajo intenso, en los que la concentración es crucial. 

4. Automatizar o delegar tareas

Priorizar determinadas tareas hará que sea más fácil saber si alguna de ellas puede automatizarse o delegarse. Esto puede ser especialmente útil si trabajas en un puesto directivo. 

Muchos directivos adquieren inconscientemente el hábito de microgestión en el lugar de trabajoy eso es una pérdida de tiempo para ambas partes. Si realizas una auditoría del tiempo y la complementas con una lista organizada de tareas pendientes, podrás identificar las que te quitan tiempo y reducir las tareas que no son prioritarias para alguien en tu puesto. 

Puedes automatizar las tareas no prioritarias (utilizando herramientas) o delegarlas en otro empleado, miembro del equipo o incluso un asistente virtual. Por ejemplo, enviar correos electrónicos de ventas que en su mayoría se leen igual puede ser tedioso y consumir mucho tiempo a un responsable de ventas. En tal caso, puede automatizarlo utilizando un CRM o un software de automatización de marketing por correo electrónico o delegar la tarea en un empleado subalterno o un autónomo.

Como Benjamín Franklin dijo una vez: "El tiempo es oro". Si tu tiempo vale más de lo que puede costarte una tarea, siempre es recomendable automatizarla o delegarla en tu equipo (¡y confiar en que realmente la lleven a cabo!). 

5. Identificar los desencadenantes de la procrastinación

Acerca de El 20% de los adultos son procrastinadores crónicosa menudo debido a un hiperenfoque en el perfeccionismo. Los profesionales suelen exigirse mucho a sí mismos, lo que en última instancia les lleva a dejar de realizar una actividad por completo.

¿Cómo combatirlo? El primer paso es empezar la tarea sin darle demasiadas vueltas y romper la barrera mental que impide avanzar. Puedes utilizar herramientas como un lector de texto a voz para procesar la información de forma más eficiente, lo que ayuda a iniciar la tarea y a concentrarse.

Además de esto, hay distracciones. He aquí algunas distracciones habituales en el lugar de trabajo y las mejores formas de mitigarlas:

• Redes sociales: Limita el acceso utilizando bloqueadores de sitios web o designa horas de descanso específicas para las redes sociales.
• Reuniones: Tener órdenes del día claros, limitar la duración o utilizar reuniones breves de pie.
• Entornos ruidosos: Utiliza auriculares con cancelación de ruido, busca espacios tranquilos o trabaja en horas de menos actividad.
• Notificaciones constantes: Modifica la configuración de las notificaciones, desactiva las alertas no esenciales y programa horas concretas para consultar los mensajes.

Para limitar las distracciones, lo mejor es empezar con pasos de bebé. Durante dos semanas, identifique las dos distracciones que le resulten más difíciles de superar. Además, una dieta sana, dormir lo suficiente e hidratarse son cruciales para mantener la concentración, especialmente cuando llega el bajón vespertino.

6. Utilizar la tecnología para agilizar la jornada laboral

La tecnología es esencial para la gestión del tiempo porque ofrece herramientas y aplicaciones que aumentan la productividad, automatizan las tareas repetitivas y asignan tiempo a las verdaderas prioridades. Incluyendo soluciones como un chatbot de WhatsApp puede agilizar la comunicación y mejorar la eficiencia en la gestión de tareas y consultas.

He aquí algunos ejemplos de herramientas de gestión del tiempo que pueden ayudarle con todos los objetivos señalados anteriormente:

• Todoist: Es una herramienta flexible de gestión de tareas con funciones como colaboración, fechas de vencimiento, prioridades y organización de proyectos. Ofrece compatibilidad multiplataforma, una interfaz de usuario fácil de usar e interfaces con varios programas, incluido Google Calendar.
• Time doctor: Es un software de seguimiento del tiempo que las pequeñas empresas y las grandes corporaciones utilizan para mejorar su productividad y rendimiento. Incluye funciones como el seguimiento temporal de la duración de las tareas, los proyectos más populares, los desgloses de productividad y los resúmenes diarios de la línea de tiempo. 
• Rescata el tiempo: Supervisa el uso del ordenador para examinar las prácticas de gestión del tiempo. Ayuda a los usuarios a identificar las actividades que les hacen perder el tiempo ofreciéndoles información exhaustiva sobre el uso de un sitio web y de una aplicación. Rescue Time promueve una gestión consciente del tiempo.
• Asana: Es una herramienta eficaz para la gestión de proyectos. Posibilita actividades como la delegación de tareas, el establecimiento de plazos, la asignación de subtareas y la creación de calendarios de proyectos. Asana funciona bien para la gestión del tiempo orientada al equipo porque fomenta la colaboración simplificando la comunicación dentro de las tareas y los proyectos.
• Bosque: Es una novedosa aplicación que adopta un enfoque lúdico de la gestión del tiempo. Durante las sesiones de trabajo concentrado, los usuarios pueden hacer crecer árboles virtuales; los árboles se marchitan si salen de la interfaz. Ayuda a mantener la concentración y a luchar contra las distracciones.

7. Tómate suficientes descansos para reponer fuerzas 

Aunque tomarse un descanso puede sonar contradictorio, los estudios demuestran que los trabajadores más productivos se concentran en sus tareas durante 52 minutos, seguidos de una pausa de 17 minutos.. A este cuarto de hora se le suele llamar la "hora dorada" de la productividad. Dura lo suficiente para que tu mente desconecte y te sientas rejuvenecido, pero no tanto como para que te distraigas y pierdas la noción de lo que estás haciendo.

Las pausas frecuentes mejoran la memoria, la toma de decisiones, la salud mental y la productividad, mientras que saltárselas puede aumentar el estrés y acelerar el agotamiento. Sin embargo, utilizar estos descansos simplemente para navegar por las redes sociales o ver canales OTT no es útil. Durante estas pausas, debes mover el cuerpo: levantarte de la silla, estirarte, coger una botella de agua, etc. También puedes realizar pequeñas tareas que te lleven menos de dos minutos durante estos intervalos.

Además de las pausas en medio del trabajo, también es importante dormir bien. La mayoría de los profesionales sufren trastornos del sueño, que causan estragos en su productividad durante las horas de trabajo. Para garantizar un buen ritmo de sueño, invertir en un colchón de calidad puede ser beneficioso. También debería: 

• Establezca un horario regular para acostarse y asegúrese de dormir al menos 8 horas.
• Evita utilizar un dispositivo inteligente, ya que la luz azul de la pantalla de tu smartphone puede interferir en el ciclo de sueño de tu cuerpo. 
• Échate siestas frecuentes pero breves de 15 minutos para aumentar tu productividad al instante. 
• Evite la cafeína después de las 17:00 y, en su lugar, beba una bebida relajante como el té de manzanilla.

8. Evitar la multitarea para aumentar la concentración

La multitarea puede parecer una buena táctica para gestión del tiempo en teoríapero, en realidad, puede ser muy contraproducente. Esto se debe a que el cerebro humano no está hecho para concentrarse en múltiples actividades simultáneamente.

Puede que piense que realizar un conjunto de tareas a la vez le ahorrará tiempo, pero nuestro cerebro cambia de contexto cuando realizamos varias tareas a la vez. Los malabarismos mentales generan "costes de cambio" que reducen el rendimiento. Aunque cambiar de tarea sólo lleve unos segundos, si lo haces con frecuencia, los costes se acumulan. También es más probable que se produzcan errores y que la productividad se reduzca considerablemente a largo plazo. 

Así, en lugar de dividir tu atención entre varias cosas simultáneamente, debes limitar las distracciones y centrarte en una tarea cada vez para generar un rendimiento optimizado. Por ejemplo, en lugar de intentar escribir correos electrónicos mientras escuchas un nuevo podcast o gestionar tu agenda mientras asistes a una reunión de equipo, separa las tareas de forma que puedas dedicarte a ellas cualitativamente. 

Nota: es posible que sus jefes o compañeros le critiquen por no realizar varias tareas a la vez. Algunos lugares de trabajo pueden no apreciar una entrega de alta calidad si no asumes más actividades cuantitativamente. Ten cuidado con este truco.

9. Aprender a decir "No" cuando las cosas se vuelven abrumadoras

En el ajetreado mundo profesional actual, es crucial reconocer nuestra limitada energía diaria y la importancia de decir no a las tareas no esenciales. Encargarse de trabajo extra, sobre todo cuando los plazos son ajustados, puede entorpecer la realización de tareas importantes. Céntrate en tus puntos fuertes y, si es posible, asigna a otros tareas que puedan realizar con mayor rapidez y eficacia. 

Esta es una buena forma de practicar la atención plena como método de gestión del tiempo. Puedes utilizar aplicaciones de atención plena como Headspace para ser más consciente de tus pensamientos y respuestas a determinadas tareas y permanecer en el momento presente durante tu jornada laboral. Sin embargo, la atención plena como forma de pensar puede ser difícil de cultivar para cualquier profesional.

Por lo tanto, antes de rechazar una tarea, considere su impacto en su tiempo y energía, sopese sus pros y sus contras y evalúe su relevancia para sus objetivos diarios. Evita pensar demasiado o sentirte culpable por rechazar tareas que no aportan valor a tu vida profesional.

10. Organice las cosas (¡y manténgalas así!)

La gestión eficaz del tiempo pasa fundamentalmente por la organización. Un escritorio desordenado dificulta la búsqueda de lo necesario, hace perder tiempo y reduce la concentración. Organizar el espacio de trabajo y los procesos aumenta la productividad y evita el incumplimiento de plazos o el olvido de tareas.

Lo bueno de esto es que las habilidades organizativas pueden aprenderse fácilmente. Aquí tienes algunas básicas:

• Mantén un escritorio ordenado: El desorden visual puede aumentar la ansiedad y el estrés, desencadenando una reacción de lucha o huida. Empieza por triturar o reciclar los papeles que te ayuden a tomar mejores decisiones. Deja espacio para las cosas necesarias y coloca el material de uso diario en lugares adecuados.
• Organiza tu calendario: Puedes diferenciar y poner cubos de vida en tu calendario, como "personal", "profesional" y "compromiso". Codifícalas por colores para distinguir entre categorías o entre lo urgente y lo no urgente rápidamente.
• Coordinar archivos compartidos mediante Google Drive: Trabajar en una empresa significa que la mayoría de los archivos necesitan ser accedidos por más de una persona. Aquí es donde el uso de Google Drive puede ayudar. Nombra los archivos de forma adecuada y establece una estructura que haga que tanto tú como tus compañeros de trabajo podáis encontrarlos de forma rápida y sencilla.
• Tener canales de comunicación separados: Los correos electrónicos son geniales, pero con la evolución de la tecnología, ahora puedes conversar y actualizar a los miembros de tu equipo utilizando aplicaciones como Slack. Es aconsejable crear canales separados dentro de tu espacio de trabajo de Slack para diferentes propósitos y departamentos.

Conclusión

Como dijo una vez el filósofo francés Jean de La Bruyère: "Los que peor aprovechan su tiempo son los que más se quejan de su escasez". El tiempo es el recurso más preciado, y uno puede mejorar mucho su vida gestionándolo eficientemente.

Los trucos de gestión del tiempo comentados anteriormente han demostrado ser útiles para romper viejos hábitos ineficaces y desarrollar otros nuevos y productivos. Como cualquier otra habilidad de la vida, estos increíbles métodos solo pueden dominarse con perseverancia y práctica.

Sin embargo, ningún consejo profesional le convertirá por arte de magia en un experto en gestión del tiempo. Para conseguir un cambio real, debe ser consciente de que el tiempo es un recurso limitado. Acostúmbrese a documentar, organizar y programar las tareas cada día de forma que apoye sus objetivos de gestión del tiempo. Además, controle regularmente el tiempo dedicado a las actividades diarias para identificar cualquier interrupción recurrente o cambio de prioridades. 

Priorice el tiempo hoy para convertirse en el empleado más productivo de su organización mañana.