Comment créer une lettre d'expérience pour un employé [15 exemples gratuits avec modèles].

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Un portefeuille de travail est incomplet sans l'inclusion d'une lettre d'expérience d'employé, ce qui en fait un élément essentiel de la documentation nécessaire à la recherche d'un emploi. Le document formel rédigé par l'ancien ou l'actuel employé peut s'avérer être une pierre d'achoppement qui peut justifier vos connaissances, vos compétences et l'expérience acquise au cours des années de votre emploi. 

Également appelé lettre de vérification d'emploi ou lettre de référence, ce document atteste de l'expérience d'un candidat. La lettre est rédigée de manière à aider les futurs employeurs à comprendre comment les compétences d'une personne s'intègrent dans leur établissement. Elle peut également aider les nouveaux managers à comprendre les talents et les aspirations des employés potentiels qui ont besoin d'un changement de carrière, mais qui sont prêts à rester sous les ordres du même employeur.

Selon une étude menée par Gallup, une lettre d'expérience d'employé peut aider les managers à intégrer les nouveaux employés. Cependant, pour s'assurer que la lettre d'expérience laisse une influence efficace sur l'administration, elle doit contenir des informations formelles, stylistiques et de base,

  • L'intitulé du poste du prospect
  • Leurs anciennes responsabilités
  • Les projets auxquels ils ont participé
  • Quelques contributions notables
  • Les compétences non techniques et techniques du prospect

En incluant toutes les données essentielles concernant l'emploi, les compétences et les connaissances, vous permettez aux futurs employeurs de comprendre ce qui suit, 

  • Expérience professionnelle et compétences cumulées,
  • Retour d'information accumulé contenant l'impact du travail dans l'organisation
  • Habitudes de travail, compétences acquises et expérience.

(Source)

Les employeurs peuvent inclure de nombreux éléments dans la lettre d'expérience du salarié, mais les informations de base qui doivent impérativement y figurer sont les suivantes

  • L'intitulé du poste du prospect
  • Leurs anciennes responsabilités
  • Les projets auxquels ils ont participé
  • Quelques contributions notables
  • Les compétences non techniques et techniques du prospect

The goals and purposes of creating an employee experience letter could vary depending on the situation. One of the staples is the verification of employment.

Une autre raison pour laquelle les services des ressources humaines et les nouveaux employeurs peuvent avoir besoin d'une lettre d'expérience professionnelle est de connaître les responsabilités professionnelles du candidat. Cela peut aider les nouveaux employeurs à comprendre et à confirmer les compétences et l'expérience du candidat dans un domaine. Elle donne également un aperçu de ce que le nouveau candidat peut accomplir.

Reconnaître et apprécier les réalisations et les contributions d'un employé est une autre raison pour laquelle les employeurs créent une lettre d'expérience de l'employé. Cela peut stimuler le moral des employés et créer une culture où les réalisations sont célébrées plutôt que considérées comme allant de soi.

Une lettre d'expérience d'un employé peut donc être utilisée à des fins diverses autres que la simple vérification des talents auprès d'un nouvel employeur. Mais comment créer une lettre d'expérience d'employé dont on se souviendra ?

Comment rédiger une lettre sur l'expérience des employés

Outre le titre du poste dans une lettre d'expérience d'employé, il serait utile de mentionner le temps passé dans chaque fonction. Par exemple, si quelqu'un a été spécialiste du marketing par courrier électronique pendant deux ans, mentionnez-le. Si son rôle précédent était celui d'un gestionnaire de communauté pendant deux autres années, mentionnez-le également. Cela aidera les employeurs potentiels à comprendre les compétences non techniques et les compétences techniques.

Soyez également sincère en ce qui concerne les dates d'emploi du candidat. Cela peut prouver son expérience et son association avec votre marque et votre organisation. Cela peut également aider le nouvel employeur ou le directeur à comprendre ce que sa lettre d'offre d'emploi devrait contenir en termes de salaire et d'avantages supplémentaires. À cet égard, n'oubliez pas les certifications et les séminaires auxquels le candidat a participé et qu'il a obtenus sous votre direction. Comme nous l'avons déjà mentionné, ils peuvent faire toute la différence dans la lettre d'offre d'emploi.

Enfin, veillez à ce que tous les détails de votre lettre d'expérience soient mis à jour. Il se peut que le candidat ne possède pas toutes les compétences qu'il a acquises au fil du temps au moment où vous avez rédigé la lettre. Vérifiez-les et assurez-vous qu'elles sont exactes.

Mais entrons dans les détails.

1. L'en-tête

En commençant par l'en-tête de votre lettre d'expérience professionnelle, c'est ici que vous devez inclure les principales informations relatives à votre marque et à votre organisation.

Il ne s'agit peut-être pas d'une campagne de marketing par courrier électronique, mais rien ne vous empêche de faire de votre mieux et de la traiter comme telle. Veillez donc à inclure du contenu de marque.

N'oubliez pas que l'objectif d'une lettre d'expérience d'employé est de remercier les candidats pour leur travail acharné, de reconnaître leurs contributions et de recommander leurs compétences à un nouvel employeur. En termes d'e-mail marketing, il aurait pu s'agir d'une campagne d'e-mail de bienvenue ou de remerciement.

L'en-tête doit comporter les couleurs de votre marque et le logo de l'entreprise. L'inclusion de ces éléments peut donner plus de crédibilité à l'ensemble de la lettre. C'est une chose que le candidat affirme avoir travaillé pour votre marque et c'en est une autre que d'être en mesure de le prouver.

Bien entendu, le contenu de marque ne peut pas faire des merveilles à lui seul. C'est pourquoi vous devez utiliser d'autres informations, comme les coordonnées de l'entreprise. N'oubliez pas non plus d'indiquer la date à laquelle vous avez rédigé la lettre.

Ces éléments rendront le corps du texte qui suit plus digne de confiance. En tant qu'éléments, ils sont assez standardisés. Cela signifie que vous pourriez tirer un réel avantage de certains outils d'automatisation des RH qui vous aideraient à maintenir la cohérence de vos efforts.

Le pied de page de la lettre de motivation est tout aussi important que l'en-tête. L'en-tête est l'endroit où vous faites connaître votre marque et où vous donnez des preuves de votre organisation. En revanche, le pied de page est l'endroit où votre crédibilité en tant que personne est mise en évidence.

Le pied de page affiche généralement vos informations en tant que représentant de l'entreprise. Cela signifie que vous devez indiquer votre nom, votre fonction et votre adresse électronique. Si vous souhaitez et pouvez fournir des éclaircissements sur demande concernant les compétences du candidat et son poste dans votre entreprise, il serait préférable d'inclure également votre numéro de téléphone dans le pied de page.

Ces informations vous donnent plus de crédibilité et permettent au destinataire de vous contacter directement en tant que représentant de l'entreprise. Et puisque vous êtes le représentant d'une entreprise, essayez d'inclure quelques informations supplémentaires sur l'entreprise et votre présence numérique.

Votre profil LinkedIn, les médias sociaux de votre entreprise et le site web de votre entreprise sont d'excellents moyens d'établir la confiance et la crédibilité. Envisagez de créer un lien vers une page d'entreprise dédiée à vous ou à votre équipe, s'il en existe une.

Le pied de page de votre lettre d'expérience est votre signature électronique. Il se peut que vous ayez besoin d'une déclaration de confidentialité ou d'une clause de non-responsabilité indiquant le caractère sensible de l'information dans le corps du texte. La déclaration de confidentialité peut également indiquer comment le destinataire peut diffuser l'information.

Dans l'ensemble, le pied de page d'une lettre d'expérience doit fournir des informations supplémentaires sur l'entreprise et la personne qui rédige la lettre, afin d'en prouver la validité.

3. Le corps du texte

Une lettre d'expérience professionnelle différait autrefois d'une lettre de recommandation. Aujourd'hui, la plupart des entreprises et des recruteurs utilisent les deux termes de manière interchangeable.

Une lettre d'expérience fait référence à une période spécifique pendant laquelle un candidat a été employé par votre entreprise. En revanche, une lettre de recommandation recommande le candidat. Cela signifie que son objectif est de souligner les compétences et les réalisations du candidat.

En 2024, le corps du texte de votre lettre d'expérience professionnelle doit comprendre les deux éléments. Après tout, le marché est très concurrentiel et vous voulez donner à votre recommandation tout le mérite qu'elle mérite.

Le corps du texte de votre lettre d'expérience est le contenu principal. Il doit résumer de manière exhaustive l'histoire, les réalisations et les contributions de l'employé.

Commencez par les informations relatives à l'employé. Son nom et ses responsabilités doivent figurer en premier. Cela vous aidera à donner le ton de votre lettre d'expérience.

Poursuivez avec l'expérience pertinente de l'employé : les responsabilités professionnelles, le poste, les tâches et les compétences générales et spécifiques. Commentez son éthique de travail, sa fiabilité et sa capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés. Cela fera des merveilles pour le corps du texte. Notez également comment le candidat s'est servi de vos efforts pour offrir une excellente expérience à l'employé pendant qu'il était à votre service. Cela permettra au lecteur de comprendre comment le candidat peut utiliser ses ressources en tant que nouvel employé.

Ensuite, mettez en évidence certaines compétences douces et dures, tant de la part du candidat que de la vôtre. Ce point nécessitera un peu plus de travail, car vous devrez peut-être expliquer les raisons qui ont motivé la fin de votre collaboration avec le candidat. Pourquoi l'employé souhaite-t-il essayer quelque chose de différent ? Pourquoi avez-vous choisi de prendre une autre direction ?

Étant donné que vous rédigez une lettre d'expérience d'employé, vous devez indiquer clairement que vous considériez le candidat comme un membre précieux de votre équipe et que la décision de se séparer a été prise à l'amiable.

Mentionnez toute formation ou certification professionnelle pertinente acquise pendant la période où vous avez collaboré avec le candidat. Soulignez leur valeur. Incluez également une brève évaluation des performances du candidat, en dehors des compétences matérielles et immatérielles. Cela apportera à l'employé un retour d'information indispensable et aidera les employeurs potentiels à comprendre la qualité du travail du candidat.

Les projets, initiatives ou réalisations personnelles notables doivent être mis en valeur dans une lettre d'expérience professionnelle. L'employeur potentiel doit être au courant de toutes ces réalisations. Mentionnez par exemple que votre candidat est le capitaine de l'équipe de sécurité incendie ou qu'il est le premier à prendre l'initiative lorsque votre équipe doit effectuer un travail fastidieux.

Vous devez également inclure :

  • La période d'emploi du prospect.
  • Tout changement de titre.
  • Toutes les étapes et tâches importantes dans votre lettre d'expérience professionnelle.

À cet égard, mentionnez leurs points forts et tous les conseils constructifs que vous pourriez avoir. Cela aidera le destinataire à comprendre les horaires de travail, les avantages sociaux et le salaire pour lesquels il optera.

Terminez la lettre d'expérience professionnelle par un résumé de votre expérience avec le candidat et toute autre remarque pertinente. Cela aidera le destinataire à se souvenir de tous les points essentiels de votre lettre d'expérience professionnelle.

4. La conception

La conception d'une lettre d'expérience professionnelle peut être aussi importante que les informations qu'elle contient. Comme nous l'avons mentionné, l'inclusion d'un contenu de marque peut améliorer la crédibilité et rendre votre lettre d'expérience d'employé mémorable, mais est-ce la seule chose à faire ?

  • Améliorer l'accessibilité

La création d'une lettre d'expérience professionnelle accessible garantit que votre contenu est facile à lire et à comprendre. Tous les publics doivent pouvoir interagir avec votre lettre d'expérience du salarié, y compris les utilisateurs et les managers souffrant de déficiences visuelles.

La première chose à faire est d'utiliser un langage simple. Un trop grand nombre de termes techniques n'est pas souhaitable à ce stade. Votre lettre d'expérience peut être lue par des cadres de l'entreprise qui ne sont pas familiarisés avec la terminologie.

Deuxièmement, veillez à utiliser une police de caractères claire. Cela donnera à votre lettre d'expérience professionnelle un aspect plus professionnel. En termes d'accessibilité, elle aidera les personnes souffrant de déficiences visuelles à la lire facilement. N'oubliez pas non plus d'utiliser un contraste suffisant. Un texte noir sur un fond blanc, ou vice-versa, peut faire toute la différence.

Si vous utilisez des images, utilisez également un texte alt pour les décrire. Cela sera très utile si votre destinataire utilise des lecteurs d'écran. Envisagez également d'autres formats pour la lettre sur l'expérience des employés - une version audio, par exemple, ou une version imprimée en braille.

Utilisez une palette de couleurs adaptée aux daltoniens et divisez votre contenu à l'aide de titres et de puces. Cela facilitera la lecture de votre contenu et en améliorera la fluidité.

À l'instar d'une campagne de courrier électronique, la lettre d'expérience de l'employé doit s'adresser autant à un public handicapé qu'à une personne valide. Ces mesures garantissent à tous les employeurs et responsables potentiels un accès égal aux informations nécessaires sur l'employé.

  • Créer des lettres d'expérience pour les employés en texte seul

Une lettre d'expérience d'employé en texte seul peut présenter de nombreux avantages qui vont au-delà de l'accessibilité. Bien entendu, les lettres en texte seul sont plus accessibles aux utilisateurs souffrant de déficiences visuelles qui utilisent des lecteurs d'écran, mais elles peuvent présenter de multiples avantages.

Les lettres d'expérience des employés rédigées en texte seul sont plus claires et plus concises. Elles sont plus faciles à comprendre et à assimiler. De plus, elles sont compatibles avec tous les appareils et services de messagerie.

Les lettres d'expérience d'employés en texte seul sont également plus faciles à sauvegarder et à distribuer. Vous pouvez convertir un document Word en PDF, le copier-coller ou le joindre à un autre courriel. Sans oublier qu'un courriel en texte seul échappe plus facilement aux divers pièges à spam.

Les lettres d'expérience de l'employé en texte seul permettent de rendre le contenu plus consultable, portable et accessible à tous les utilisateurs et candidats.

  • Conception adaptée

Une lettre d'expérience professionnelle doit être suffisamment réactive pour que les futurs employeurs puissent y accéder à partir de n'importe quel appareil. Les gens accèdent à l'information à partir de n'importe quel écran, qu'il s'agisse d'un smartphone ou d'un ordinateur de bureau.

Une lettre de motivation réactive doit s'adapter à la taille de l'écran et à l'orientation de l'appareil de l'utilisateur. Utilisez un modèle d'e-mail à colonne unique pour créer votre lettre de motivation.

La création d'une lettre de motivation réactive peut améliorer l'expérience de l'utilisateur et augmenter les chances du candidat d'être remarqué et sélectionné. En effet, le lecteur peut s'engager dans votre contenu, ce qui rend l'information plus attrayante et plus accessible.

En outre, la conception réactive renforce la crédibilité et la cohérence de l'image de marque. Des éléments cassés sont comme une mauvaise police de caractères - ce n'est pas professionnel et c'est une démarche d'amateur dans l'ensemble. Sans oublier qu'une conception réactive peut aider les lecteurs à télécharger la lettre et à l'utiliser comme référence ultérieure.

Dans l'ensemble, le responsive design n'est pas quelque chose à prendre à la légère en 2024. Et cela inclut les lettres d'expérience des employés.

Quelques conseils supplémentaires pour rédiger une lettre d'expérience professionnelle

Une lettre d'expérience professionnelle comporte des éléments qui pourraient passer inaperçus en termes d'importance. Mais ce n'est pas le cas.

1. Votre objet

L'objet de la lettre est essentiel dans le cas d'une lettre d'expérience d'employé, et ce pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il faut que l'objet attire l'attention et augmente les chances du candidat d'être sélectionné. Un objet clair et convaincant peut faire toute la différence entre une lettre ouverte et une lettre ignorée. C'est le moment d'envisager l'utilisation d'un outil gratuit tel qu'un testeur d'objet pour vous assurer que vous mettez toutes les chances du côté de votre prospect.

Bien entendu, cela ne signifie pas qu'il faille être énigmatique ou excessif. L'époque où les lignes d'objet ressemblaient à "LETTRE D'EXPÉRIENCE DE L'EMPLOYÉ - [NOM ET PRÉNOM]" est révolue. Communiquez clairement l'objet de la lettre et n'en faites pas trop. Essayez de personnaliser la lettre et de la rendre plus pertinente pour le destinataire.

Vous créerez ainsi un lien qui n'est pas forcé et qui laissera une expérience positive. Votre ligne d'objet sera ainsi plus reconnaissable et votre courriel plus digne de confiance.

2. Utiliser la personnalisation

Le fait qu'un courriel d'expérience employé soit personnel ne le rend pas pour autant personnalisé. Au contraire, il peut être générique et aride. Et il serait préférable que le vôtre sorte du lot.

Une lettre d'expérience personnalisée peut rendre l'expérience plus attrayante pour le futur employeur ou manager et être plus pertinente pour la personne décrite dans la lettre. Ainsi, vous avez plus de chances d'instaurer un climat de confiance, un rapport et une relation plus positive avec le destinataire.

La personnalisation est synonyme d'effort, après tout. Gérez donc vos données, comprenez votre destinataire et montrez que vous appréciez suffisamment le candidat pour créer une lettre d'expérience hautement personnalisée qui souligne les contributions de l'individu. Cela améliorera le moral de l'employé et ses chances d'obtenir un nouveau poste.

3. S'assurer de disposer des bonnes données

Pour plusieurs raisons, il est essentiel de disposer de données correctes dans une lettre d'expérience professionnelle. Elles peuvent rendre votre lettre d'expérience plus digne de confiance. En outre, les données correctes permettent au futur employeur de recevoir et de comprendre des informations essentielles sur le candidat, telles que l'intitulé de son poste ou les projets auxquels il a participé.

C'est ici que vous devez vous assurer que vous savez comment gérer vos données. Si vous ne disposez pas des données correctes, vous passerez pour un ancien employeur ou un manager peu transparent. Cela peut également vous nuire en termes de respect des exigences légales, car le candidat pourrait intenter une action en justice si vous lui fournissiez de fausses informations et lui faisiez rater sa chance.

Il ne s'agit pas seulement de créer une expérience personnalisée. Il s'agit également de respecter la législation et de comprendre comment une erreur, aussi minime soit-elle, peut nuire aux chances d'un candidat.

Modèles de lettres d'expérience d'employés

Puisque nous avons décrit ce qu'il faut pour que votre lettre de motivation soit la meilleure, mettons-la en pratique.

Nous examinerons ci-dessous 15 modèles de lettres d'expérience d'employés et nous verrons comment ils sont efficaces pour chaque créneau et chaque méthode utilisée.

1. Le personnalisé

Comme vous pouvez le constater, cette lettre d'expérience certifie l'expérience et la valeur du candidat au sein de l'équipe. C'est un excellent moyen de faire le point sur les contributions et les réalisations du candidat et de servir de témoignage pour de futurs employeurs.

Même s'il ne s'agit pas d'une lettre d'expérience destinée à un employeur, mais d'une lettre célébrant des réalisations, elle sera utile à l'adresse électronique de votre employé, s'il souhaite changer de carrière.

2. Le générique

Cette lettre d'expérience professionnelle est générique ; le candidat peut l'utiliser à toutes fins utiles. Son objectif principal est de certifier l'expérience professionnelle antérieure du salarié et sa valeur au sein d'une équipe et d'une entreprise. Elle sert de lettre de recommandation à un futur employeur ou responsable. Son principal avantage réside dans sa clarté - elle peut être scannée et met en évidence le point que le rédacteur essaie de faire valoir.

3. Celle qui certifie l'expérience professionnelle

L'objectif de cette lettre de recommandation est simple. Elle sert de certificat de travail et aide le candidat à prouver son emploi précédent. Elle peut également constituer un complément précieux aux archives professionnelles du candidat.

4. Celle qui indique les revenus et les attentes salariales

Normalement, les revenus et les attentes salariales sont confidentiels et doivent être traités comme tels. Vous ne devez jamais indiquer les attentes salariales dans une lettre d'expérience d'un employé. Pour aider votre employé, vous pouvez plutôt indiquer les avantages et le budget moyen dont dispose votre entreprise pour ce poste. Cela aidera également le futur manager ou recruteur à comprendre le type d'offre d'emploi que le candidat recherche.

5. Celle qui certifie l'employeur

Cette expérience de l'employé diffère de celle qui certifie l'expérience professionnelle par un élément clé : Elle prouve que le candidat a été sincère en ce qui concerne l'organisation dans laquelle il a été employé précédemment.

6. Pour les entreprises SaaS

Étant donné que le secteur des SaaS est aussi vaste qu'il l'est aujourd'hui, cette lettre d'expérience professionnelle doit préciser le poste du candidat et la manière dont il a aidé l'organisation à atteindre ses objectifs. À une époque où les marques de SaaS favorisent le travail à distance, un poste à distance tel qu'un assistant virtuel pour une société de SaaS n'est pas inédit. Les organisations doivent être prêtes à fournir des preuves d'emploi antérieur, en particulier dans de tels cas.

7. Pour les éducateurs

Cette lettre d'expérience professionnelle est légèrement différente des précédentes. Le métier d'éducateur est quelque peu différent de celui d'employé dans n'importe quelle organisation. Dans cette lettre, les anciens employeurs doivent indiquer comment leur ex-salarié s'est intégré dans la classe, les objectifs et les buts de l'enseignement et les projets qu'il a menés à bien. Il serait également judicieux de mentionner les initiatives qu'il a prises et la manière dont il a résolu les problèmes d'une manière pédagogique.

8. Pour le commerce

Le commerce est une activité complexe qui exige une réflexion prospective et une vision. Lorsque vous rédigez une lettre d'expérience d'employé pour ce créneau, soulignez les réalisations notables de votre ancien employé et la manière dont sa réflexion stratégique vous a aidé dans divers projets.

9. Pour les entreprises de publicité

Les entreprises de publicité sont des environnements très compétitifs qui exigent une réflexion originale et une excellente connaissance des outils et des plateformes tels que les outils d'analyse de Google. Les agences de publicité combinent les compétences nécessaires au service à la clientèle et au marketing. Présentez la manière dont votre ancien employé a démontré ces compétences et les outils qu'il a utilisés pour y parvenir.

10. Pour les ventes

Il est difficile de trouver de bons vendeurs capables d'entretenir des prospects et de les guider dans l'entonnoir des ventes. Cette lettre d'expérience professionnelle doit mettre en évidence les objectifs de vente que votre ancien employé a réussi à atteindre et certaines de ses réalisations notables. Cela aidera à la fois le candidat à valider sa valeur et l'employeur potentiel à la comprendre.

11. Pour les cabinets d'avocats

Dans ce cas, les choses doivent être très sérieuses et professionnelles. Utilisez des mentions notables des cas traités par votre ex-collaborateur, des résultats qu'il a obtenus et de sa capacité de résistance et de ses connaissances.

12. Pour l'assistance à la clientèle

L'élément central d'un agent d'assistance à la clientèle est la patience et la volonté d'aider et de trouver des solutions, quelle que soit la complexité ou la simplicité du problème. Le fait de mettre l'accent sur ce point et d'utiliser les commentaires des clients dans votre lettre sur l'expérience des employés jouerait en faveur du candidat.

13. Pour la commercialisation

La créativité, l'ingéniosité et la volonté de suivre les tendances et de les intégrer dans des concepts sont des compétences que tout spécialiste du marketing doit posséder. N'oubliez pas de les mentionner dans cette lettre de recommandation.

Pour le tourisme

L'industrie du tourisme est un secteur difficile mais gratifiant. Un professionnel de ce créneau doit comprendre les souhaits et les besoins des clients et être prêt à se surpasser. Il doit également connaître les lieux et être en mesure de recommander des activités aux clients. Veillez à faire référence à ces compétences et à la manière dont l'ancien employé a augmenté vos revenus et laissé une impression durable aux clients.

14. Pour les éditeurs

Avoir l'œil pour les histoires et créer des expériences mémorables à travers les mots et les publications est quelque chose que les employés du secteur de l'édition devraient avoir. Veillez à mettre l'accent sur les projets spéciaux et à montrer comment votre ex-employé est parvenu à générer des revenus tout en étant attentif à la qualité du contenu.

A retenir

Avant d'envoyer votre lettre d'expérience, vérifiez-la et revérifiez-la. L'utilisation de données obsolètes et de fausses affirmations ne vous rendra pas service. Cela nuira sans aucun doute à la réputation de votre ancien employé.

Faites donc attention aux informations que vous diffusez et à votre grammaire. La police, le style et la langue jouent un rôle essentiel. Soyez aussi professionnel que possible et veillez à ce que le candidat soit présenté sous son meilleur jour.

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