Le guide en trois étapes de l'intégration des employés à distance

La culture du travail à distance est en plein essor, et elle est présente dans tous les coins et recoins, dans tous les cubicules et appartements. La convention moderne pour faire avancer les choses et la nouvelle normalité du travail à distance ont fait de chaque lieu de travail un village mondial.

Auparavant, le fait d'avoir un collaborateur à 15 000 km de distance semblait être un investissement énorme pour une organisation, mais aujourd'hui, il est courant d'embaucher un employé à distance.
Il ne faut pas se voiler la face, il n'y a pas d'inconvénients à nommer un employé à distance - sauf les inconvénients habituels liés à l'embauche de chaque employé.

Mais la donne ne passe pas seulement des réunions dans la salle de conférence aux réunions dans le salon. L'intégration d'un employé à distance n'est pas une tâche fastidieuse, mais elle peut l'être si les RH ne sont pas au courant de tous les détails.

C'est pourquoi nous vous proposons un guide complet sur la manière d'accueillir les employés à distance et de faire en sorte que le processus se déroule sans heurts. Plus besoin de passer le premier jour debout sur le bureau, à attendre une chaise et un PC (puis l'arrivée du technicien informatique pour l'installer) - juste un accueil calme suivi d'une mise au travail.

Le processus d'intégration des employés à distance n'est jamais facile. Ce guide en trois étapes est suffisamment complet pour vous aider à démarrer et à faciliter l'intégration des employés à distance.

Avant le premier jour, travailler sur le jour zéro

L'intégration des employés à distance comporte un gros problème : personne ne vient au travail pour mettre en place le processus. Au lieu de cela, il s'agit d'une cadence soigneusement élaborée, avec toutes les informations procédurales requises pour une connexion DIY à la culture de l'organisation.

La plupart des formalités du jour zéro comprennent les formalités administratives (plus tard) et l'introduction de la biographie de l'employé dans le système, ce qui peut être fait au jour zéro. Cela faciliterait la gestion de la paperasserie lorsque les RH doivent prendre contact avec l'employé à distance le jour de son arrivée.

Une autre utilisation importante du jour zéro est de s'assurer que les membres de l'équipe existante sont bel et bien conscients de l'arrivée d'un nouveau collaborateur à distance. Contrairement aux employés travaillant au bureau, un nouvel employé à distance ne peut pas appeler les gens au hasard et leur parler.

Par conséquent, les coéquipiers existants doivent être informés de l'arrivée des nouveaux venus pour les accueillir chaleureusement afin qu'ils s'intègrent rapidement à la culture.

Embarquer un employé à distance : Un guide en trois étapes

Contrairement aux employés qui se rendent dans les locaux du bureau pour travailler, un employé distant ne peut pas s'intégrer à la culture du lieu de travail en faisant simplement partie de l'organisation. La distance physique est intimidante et l'organisation doit s'assurer qu'elle ne crée pas une fausse perception dans l'esprit du nouveau venu.

Couvrons tous les piliers de notre liste de contrôle du processus d'intégration à distance afin que la prochaine fois qu'un employé à distance nous rejoindra, nous le garderons satisfait et souriant, même si les distances physiques les séparent.

Étape 1 : Mise en route des employés

Nous nous souvenons tous de nos entretiens passés - comment nous avons dû attendre quelques heures pour donner nos John Hancock sur des centaines de pages, puis attendre que d'autres soient attribuées à nos coéquipiers.

Vous ne pouvez pas vous le permettre avec l'intégration à distance. Voici comment régler toutes les formalités juridiques et la paperasserie lors de l'intégration virtuelle d'un employé à distance.

➡ Débarrassez-vous des formalités administratives

On dit souvent que les formalités administratives doivent être accomplies avant le premier jour pour les employés à distance, mais c'est plus facile à dire qu'à faire. Diverses légalités et formalités doivent être accomplies avant qu'un prospect n'entre officiellement en fonction et, pour y parvenir, il est préférable d'utiliser des formulaires et des signatures électroniques.

Une fois les documents signés, scellés et livrés, il est temps de les guider à travers tout ce que l'organisation a à offrir.

➡ L'orientation des employés à distance

Accrocher un employé distant avec un gros classeur est une chose et l'accompagner en est une autre. Les RH peuvent y parvenir. Une orientation personnalisée entre les RH/CXO et le nouvel arrivant vaut mieux que l'envoi d'une vidéo et, dans cette orientation, certaines des raisons très importantes pour lesquelles l'employé a choisi de rejoindre l'entreprise sont expliquées :

• Avantages financiers : Qu'il s'agisse de la ventilation du salaire, des économies d'impôt, de la déclaration des revenus ou des incitations (le cas échéant), une explication rendrait les choses claires sans l'ombre d'un doute.
• Prestations de santé et avantages : L'hygiène de vie étant un facteur crucial avant qu'un employé n'accepte un emploi, le fait de mettre en évidence les régimes d'avantages sociaux tels que les assurances, les programmes d'aide aux employés et les avantages offerts par l'entreprise lui donnera un sentiment de sécurité.
• Présentation du poste à pourvoir : Une fois que les avantages sont sur la table, l'orientation peut se terminer par une brève présentation de l'équipe avec laquelle le nouvel employé travaillera, puis par la planification d'une rencontre avec le responsable.

➡ Tête-à-tête avec le manager

La plupart des managers souhaitent s'entretenir avec les nouveaux arrivants avant de les présenter à l'équipe, afin de leur donner une première impression irréfutable de la façon dont les choses se passent. La mise en place d'un tel système est cruciale lorsque vous intégrez des employés à distance, car il s'agit de la première interaction qui indique à l'employé ce que l'on attend de lui. Cela inclut une présentation des objectifs, de la mission, de la vision et de l'orientation de l'équipe.

Étape 2 : Accueillir l'employé distant dans la culture de l'entreprise

L'un des points positifs de l'intégration d'un employé dans les locaux du bureau est qu'il peut ressentir l'ambiance par lui-même. L'un d'entre eux peut s'entendre avec quelqu'un parce qu'il aime Star Wars, tandis qu'un autre peut rester avec un membre de l'équipe.

Dans tous les cas, cela n'est pas possible lors de l'intégration d'un employé à distance. C'est donc une autre paire de manches que d'accueillir un employé distant dans la culture de l'entreprise, et voici comment procéder :

➡ La culture virtuelle est le meilleur hôte.

Lorsqu'il s'agit d'employés travaillant à des milliers de kilomètres de distance, la culture doit être virtuelle, et une culture virtuelle ne se construit pas sur des fils d'e-mails. Étant donné que l'engagement des employés conduit chaque année près de 40 % des personnes à quitter leur emploi et à sauter d'un navire à l'autre à la recherche d'un autre plus heureux, la culture virtuelle permettrait de s'assurer que les employés distants restent.

Empuls is the perfect solution for a global workforce and the one who works from the same office. This employee engagement solution builds an engaged and motivated culture with remote employees feeling the vibe on Empuls itself. People celebrating big wins, sharing a laugh, appreciating colleagues over a job well done, or just being there—it brings a smile onto the remote employee’s face.

➡ Faites-vous plaisir avec des jeux virtuels pour briser la glace.

Sure, scrolling through an organization’s Empuls account would give them a good idea. They might join a few groups according to their hobbies and preferences, but a personal connection with the team would go with some icebreaker games. From two truths and a lie to a walkthrough of one’s place, icebreaking is fun, and it makes the remote employee coming onboard feel at home.

➡ Gardez vos équipes de bureau en ligne

Les personnes qui travaillent dans les locaux du bureau doivent prêter attention aux membres de leur équipe à distance. Attribuez un compagnon de route virtuel au nouvel employé distant - de préférence du même profil si possible - et laissez-le raconter tout ce qu'il a fait pendant une semaine ou deux. Les personnes qu'il a rencontrées, son rôle et tout le reste. Cela contribuera à faire naître un sentiment d'appartenance chez l'employé distant.

➡ Envoyer un cadeau virtuel

Gift baskets are cool and all, but let’s face it—they don’t come cheap. However, gift vouchers are an exemplary way to welcome your new remote employees onboard. Be it giving your employees a work-from-home upgrade, closet makeover, or a budget for their essential needs—Empuls is the perfect way to send it over.

Étape 3 : Mettez les employés à distance au travail !

Une astuce très pratique pour mettre les employés en mode travail dès leur arrivée est de leur envoyer un document détaillé sur le rôle du poste avec une tâche fictive. Il ne s'agit pas d'un moyen d'évaluer ce que l'employé peut faire, mais simplement d'un moyen de le mettre dans le bain. Voici d'autres mesures à prendre pour les mettre en situation de travail :

➡ Communication claire et nette

Qu'il s'agisse d'une conversation sur ce qu'il faut faire au travail, de réunions quotidiennes, de plans bihebdomadaires ou de séances mensuelles de remue-méninges sur les projets, la communication est indispensable dans tous les aspects de la vie des employés à distance. Mettez-les en contact avec le bon canal de communication et aidez-les à accomplir leurs tâches dès le début.

➡ Outils technologiques pour la collaboration

Qu'il s'agisse de la configuration d'un identifiant de messagerie, de l'enregistrement d'une suite bureautique basée sur le cloud ou du plus important, une application de vidéoconférence, fournissez tous les outils technologiques aux employés distants afin qu'ils puissent s'en servir.

➡ Mécanisme de rétroaction

A one-to-one feedback session would benefit both the manager and the newly onboarded remote employee to understand the expectations and performances. Empuls come with a pulse survey, which is the ultimate feedback mechanism to brew the champion’s ultimate breakfast.

Simplifiez-le avec un logiciel d'intranet pour les employés

Comme nous l'avons dit plus haut, l'accueil des employés est une phase cruciale pour obtenir la productivité des nouveaux venus. Bien que la gestion de la procédure soit considérée comme le travail des RH, il ne s'agit pas seulement d'eux, mais d'un effort collectif d'équipe. Cela peut simplement être synchronisé avec un logiciel d'intranet pour les employés.

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Prêt à embarquer votre équipe à distance ?

L'intégration des employés à distance est une partie considérable de la matrice de la main-d'œuvre future, et il est important d'avoir en main une liste de contrôle du processus d'intégration de base qui garantit que tout est couvert. Ces trois étapes sont idéales pour l'intégration de vos prochains employés. Bonne embauche !