Panduan Praktik Terbaik untuk Program Umpan Balik 360 Derajat

Sebagai seorang Manajer SDM, kemungkinan besar Anda sudah mengetahui pentingnya menerima umpan balik. Masalahnya adalah tidak semua umpan balik dibuat dengan cara yang sama.

Sebagai contoh, "Saya benci produk Anda" jauh lebih tidak membantu dibandingkan dengan "Saya benci betapa borosnya kemasan produk Anda". Ada perbedaan antara kritik dan kritik yang membangun. Demikian pula, ada perbedaan antara kritik dari karyawan dan kritik dari pelanggan. Artikel ini membahas panduan praktik terbaik untuk program umpan balik 360 derajat.

Apa yang dimaksud dengan Program Umpan Balik 360 Derajat?

Program umpan balik ini lebih efektif daripada tinjauan tahunan yang sederhana karena program ini memberi Anda pandangan yang lebih menyeluruh tentang kinerja karyawan. Berikut ini cara memulai program umpan balik 360 derajat yang efektif.

Praktik Terbaik untuk Menjalankan Program Umpan Balik 360 derajat yang Efektif

Temukan panduan praktik terbaik untuk program umpan balik 360 derajat yang dapat menjadi alat kinerja paling ampuh yang dimiliki perusahaan Anda.

1. Pilih area fokus Anda

Program umpan balik 360 derajat akan memberi Anda wawasan dari seluruh perusahaan Anda. Pada saat yang sama, umpan balik tidak berguna kecuali jika Anda menindaklanjutinya. Anda tidak bisa mengerjakan semuanya secara bersamaan, jadi Anda perlu mengidentifikasi berbagai kategori umpan balik yang memiliki prioritas lebih tinggi atau lebih rendah dari yang lain, seperti kebutuhan untuk memotivasi tenaga kerja milenial atau meningkatkan komunikasi internal.

Memilih area fokus juga akan membantu dalam memilih pertanyaan yang Anda ajukan kepada orang-orang.

Misalnya, jika Anda berfokus untuk memastikan keberagaman di tempat kerja, pertanyaan Anda akan berbeda dengan pertanyaan yang mungkin diajukan jika Anda mencoba meningkatkan efisiensi operasional. Ingatlah bahwa Anda dapat menanggapi umpan balik lainnya nanti. Anda perlu mengetahui apa yang harus ditargetkan terlebih dahulu untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan hasil awal yang akan mendorong anggota organisasi lainnya untuk melakukan proses ini dengan serius.

2. Ciptakan budaya umpan balik

Tidak ada karyawan yang boleh dikecualikan dari menerima umpan balik, termasuk para pemimpinnya sendiri.

"Kepemimpinan adalah target yang terus bergerak, dan akan selalu demikian. Jika Anda ingin menjadi pemimpin yang lebih baik, merasa nyaman dengan perubahan. Dan jika Anda ingin memimpin, belajarlah untuk berpikir seperti seorang pemimpin. Pikirkan orang, pikirkan kemajuan, dan pikirkan hal-hal yang tak berwujud." - John C. Maxwell, penulis buku The 360 Degree Leader

Menciptakan budaya umpan balik bermanfaat bagi individu yang bekerja untuk Anda dan perusahaan secara keseluruhan. Hal ini juga membantu meningkatkan cara penyampaian produk Anda dan mengoptimalkan pengalaman pelanggan dengan menciptakan budaya yang membuat orang lebih terlibat dengan pekerjaan yang mereka lakukan, sebagian karena mereka tahu bahwa mereka mempelajari hal-hal baru dan meningkatkan keterampilan mereka hampir setiap hari.

3. Ajukan pertanyaan yang tepat

Seperti halnya pengumpulan data lainnya, Anda perlu mendapatkan parameter yang tepat jika ingin hasilnya bermanfaat. Program umpan balik 360 derajat bermuara pada mengajukan pertanyaan yang tepat kepada orang-orang.

Jika organisasi Anda cukup besar, Anda bahkan dapat menguji program Anda dengan sampel kecil karyawan untuk melihat apakah pertanyaan Anda mengarah pada jawaban yang Anda cari. Jika tidak, saatnya untuk mengubah pertanyaan.

Hal ini dapat membantu Anda memulai dengan melihat area fokus Anda dan mengidentifikasi karyawan mana yang akan Anda ajak bicara. Pertanyaan yang akan Anda ajukan kepada manajemen senior akan sangat berbeda dengan pertanyaan yang akan Anda ajukan kepada karyawan tingkat pemula.

Pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan tentang kemampuan kepemimpinan, kemampuan komunikasi, kreativitas, bekerja sama dengan tim, dan banyak lagi. Ingatlah bahwa lebih baik memiliki terlalu banyak data daripada terlalu sedikit data, namun menambah jumlah titik data juga akan menambah lama waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan program.

4. Menindaklanjuti dengan orang-orang

Memiliki akses ke data hanya akan membawa Anda sejauh ini, dan jika Anda gagal menindaklanjuti informasi yang Anda kumpulkan, program umpan balik 360 derajat tidak akan membawa Anda ke mana-mana. Luangkan waktu untuk berbagi umpan balik dengan karyawan dan kemudian bekerja sama dengan mereka untuk mengembangkan rencana tindakan untuk mengatasi umpan balik tersebut.

Setelah Anda mengembangkan rencana, pastikan Anda tetap berpegang teguh pada rencana tersebut dan memeriksa kembali dengan karyawan dari waktu ke waktu.

Mengikuti proses ini juga akan membantu saat Anda menjalankan program umpan balik di lain waktu karena Anda akan memiliki poin data untuk membandingkan hasil yang baru. Jika Anda telah mengidentifikasi masalah, mengomunikasikannya dengan benar, dan kemudian menindaklanjutinya dengan karyawan dari waktu ke waktu, Anda akan dapat melihat peningkatan yang nyata dalam kinerja mereka dari waktu ke waktu.

5. Buatlah secara teratur

Kami tidak bisa cukup menekankan di sini bahwa konsistensi adalah kuncinya. Dengan menjadikan program umpan balik yang berkelanjutan sebagai norma baru di perusahaan Anda, Anda membantu menciptakan budaya umpan balik yang kami sebutkan di poin kedua. Dan dengan melakukan upaya ini secara teratur, Anda membantu memastikan bahwa semua orang di perusahaan tahu apa yang diharapkan dan ingin mengharapkannya, bukannya memberikan kejutan yang tidak diinginkan kepada mereka.

Seolah-olah hal tersebut belum cukup, membuat program umpan balik yang lebih teratur dapat membantu orang mengatasi kelemahan mereka dengan lebih cepat daripada membiarkan mereka melakukan kesalahan yang sama selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun. Dan seperti yang telah kami jelaskan pada poin terakhir, jika Anda membuat program umpan balik secara teratur, Anda dapat melacak peningkatan selama periode intervensi.

6. Gunakan dengan sungguh-sungguh untuk pertumbuhan pribadi karyawan

Salah satu tantangan dalam menerapkan program umpan balik 360 derajat adalah mendapatkan dukungan dan keterlibatan dari karyawan. Di beberapa perusahaan, hal ini terjadi karena karyawan khawatir bahwa memberikan umpan balik yang jujur tentang rekan kerja mereka dapat masuk ke dalam tinjauan tahunan dan mempengaruhi apakah mereka akan diberi bonus - atau bahkan apakah mereka akan dihukum.

Penelitian telah menunjukkan bahwa Generasi Milenial/Generasi Y menginginkan umpan balik dan pelatihan 50 persen lebih banyak daripada generasi lain di dunia kerja.

Anda harus berusaha keras untuk mendorong karyawan Anda agar percaya pada prosesnya. Ini berarti mengomunikasikan untuk apa umpan balik akan digunakan dan memastikan bahwa Anda menghormati kesepakatan tersebut. Kepercayaan adalah bagian penting dari proses ini, dan jika Anda melanggar kepercayaan tersebut, Anda akan kesulitan mengumpulkan data dan wawasan yang akurat.

7. Menguji dan meningkatkan

Mereka mengatakan bahwa kegilaan adalah melakukan hal yang sama berulang kali dan mengharapkan hasil yang berbeda. Hal ini terutama berlaku ketika menerapkan program umpan balik 360 derajat. Sebaiknya Anda melakukan sesuatu yang baru, menguji berbagai pendekatan yang berbeda dan mengidentifikasi elemen-elemen yang membuat proses umpan balik Anda menjadi lebih efisien.

Mereka juga mengatakan bahwa variasi adalah bumbu kehidupan, dan ada alasannya. Melakukan perubahan dan peningkatan secara berkelanjutan membantu Anda mendapatkan keuntungan marjinal, yang pada dasarnya berarti melakukan peningkatan kecil yang akan bertambah menjadi peningkatan yang lebih besar dari waktu ke waktu.

Tetaplah dengan apa yang berhasil dan lanjutkan dengan menguji sesuatu yang lain untuk memastikan bahwa Anda menerima umpan balik yang paling dapat ditindaklanjuti.

Kesimpulan

Program umpan balik 360 derajat yang dirancang dengan baik memiliki potensi untuk menjadi alat yang paling ampuh yang dapat diakses oleh perusahaan Anda. Lebih baik lagi, program ini akan terus menjadi lebih baik dari waktu ke waktu seiring Anda mempelajari apa yang berhasil dan apa yang tidak, dan seiring Anda terus melakukan perbaikan pada perusahaan Anda.

Dalam beberapa kasus, hal ini dapat membuat perbedaan besar antara dua perusahaan dan memberikan salah satu dari mereka keunggulan kompetitif yang mereka butuhkan untuk naik ke puncak industri. Satu-satunya pertanyaan adalah apakah Anda siap untuk bekerja keras dan memanfaatkannya atau apakah Anda akan duduk santai dan membiarkan pesaing Anda menyalip Anda.