Sukses Mengkomunikasikan Peluncuran Program Penghargaan Karyawan Anda

Mary Madhavi Reddy -

Jika Anda pernah merencanakan kegiatan Jumat yang menyenangkan dengan makanan ringan dan permainan hanya untuk melihat segelintir karyawan yang datang, Anda akan belajar pentingnya komunikasi!

Sama halnya dengan program penghargaan karyawan Anda. Jangan membawa kapal ke pantai hanya untuk melihatnya kandas di bebatuan! Berbulan-bulan menyusun strategi, anggaran, dan menyiapkan alat yang sempurna akan sia-sia jika karyawan Anda sebagian besar tidak tahu apa-apa karena kurangnya komunikasi yang baik.

"Satu-satunya masalah terbesar dalam komunikasi adalah ilusi bahwa komunikasi telah terjadi." - George Bernard Shaw

Untuk melihat hasil maksimal dari investasi program Anda (dengan implementasi dan adopsi yang meluas), Anda memerlukan rencana komunikasi yang tepat bersama dengan daftar periksa peluncuran untuk memastikan bahwa setiap karyawan:

  • Mengetahui tentang program ini.
  • Sangat antusias untuk menggunakannya.
  • Senang dengan penghargaan dan hadiah yang ditawarkan.

Tujuannya adalah untuk 'memasarkan' nilai program penghargaan Anda kepada karyawan Anda.

Blog ini akan membawa Anda melalui beberapa pendekatan yang telah dicoba dan diuji untuk berkomunikasi dengan sukses program penghargaan karyawan di seluruh perusahaan.

Komunikasi adalah kunci keberhasilan

Untuk mendorong budaya yang kaya akan pengakuan dalam organisasi Anda dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan, Anda telah menciptakan program pengakuan yang komprehensif yang memotivasi karyawan Anda di setiap langkah perjalanan mereka bersama perusahaan.

💡
"Pekerjaan menjadi lebih bermakna ketika orang tahu bahwa tindakan mereka diperhatikan dan dihargai. (Sumber McKinsey)

Namun, tidak cukup hanya dengan berinvestasi dalam program ini jika karyawan Anda bingung tentang tujuan dan manfaatnya.

Untuk menyukseskan program penghargaan karyawan Anda, Anda perlu melakukannya:

  • Jelaskan tujuan dan proses program.
  • Komunikasikan jadwal peluncuran dan soroti tim yang mengelola program.
  • Tentukan perilaku yang memenuhi syarat untuk mendapatkan pengakuan dan manfaatnya bagi karyawan.

Dapatkan dukungan dari karyawan Anda dengan menciptakan gebrakan di sekitar program melalui kampanye komunikasi yang terencana dengan peluncuran sebagai pusatnya.

Mengapa

  • Untuk menciptakan kesadaran tentang program dan perannya dalam menumbuhkan budaya apresiasi.
  • Untuk mendapatkan dukungan dari karyawan dengan menciptakan gebrakan pra-peluncuran seputar program ini.
  • Untuk mendorong adopsi program secara luas setelah peluncuran sehingga kontribusi semua orang diakui.

Bagaimana

  • Sisihkan anggaran untuk kampanye komunikasi dan dapatkan dukungan dari C-Suite.
  • Rencanakan acara perusahaan di sekitar peluncuran dengan komunikasi pra-peluncuran.
  • Bangun momentum dengan email, poster, pemberitahuan, dan bahkan dari mulut ke mulut.

Kapan

  • 1-2 bulan sebelum peluncuran yang sebenarnya; terlalu dini, dan kegembiraan akan hilang, terlalu terlambat, dan tidak akan ada momentum yang cukup.
  • Lanjutkan setelah peluncuran yang sebenarnya untuk menjaga kegembiraan dan memaksimalkan ROI.
🏆
Ketika General Motors mempromosikan program penghargaan baru mereka, mereka meningkatkan upaya komunikasi mereka dengan menjangkau karyawan mereka menggunakan pendekatan multisaluran (email yang ditargetkan, video pelatihan, buletin, dan posting intranet). Hal ini pada akhirnya menghasilkan tingkat partisipasi dan adopsi sebesar 97% untuk program penghargaan yang baru.

Menyesuaikan komunikasi Anda dengan semua jenis peserta

Meskipun program ini berlaku sama untuk karyawan biasa dan karyawan tingkat manajer, rencana komunikasi Anda harus disesuaikan dengan masing-masing kelompok.

1. 1. Untuk Karyawan

Sebagai kelompok sasaran untuk program penghargaan, upaya komunikasi Anda harus berkonsentrasi pada tujuan dan sasaran di balik program tersebut, rincian prosesnya, alat bantu yang akan digunakan, serta manfaat jangka pendek dan jangka panjang program tersebut bagi karyawan.

Jika memungkinkan, pilihlah beberapa pemain kunci untuk memperjuangkan program ini. Sebarkan informasi ini kepada karyawan Anda melalui rapat, materi orientasi, intranet, posting sosial, catatan di papan pengumuman, email, dan lainnya.

2. Untuk Manajer

Sebagai pemangku kepentingan penting dalam program pengakuan, para manajer dan supervisor harus mengetahui alasan di balik program ini. Sebagai pihak yang bertanggung jawab untuk memulai program pengakuan dan menjawab pertanyaan dari tim mereka, mereka harus memahami proses, teknologi, dan cara kerja alat/platform.

Pertemuan pemangku kepentingan, sesi pelatihan, paket tanya jawab, dan email akan membantu para eksekutif tingkat menengah untuk memahami dan membantu mereka membiasakan diri dengan program ini.

Metode untuk mempromosikan dan meluncurkan program penghargaan karyawan Anda

Dari email peluncuran hingga poster, kampanye, pertemuan balai kota, popup intranet, ada beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk membangun kegembiraan di sekitar peluncuran.

HR harus memulai komunikasi pertama beberapa minggu sebelum peluncuran yang sebenarnya; hal ini memberikan waktu bagi karyawan untuk memahami program, nilainya, imbalan yang ditawarkan, dan bagaimana program ini akan meningkatkan pengembangan karier mereka secara keseluruhan.

  • 📰 S iaran pers: Awali komunikasi dengan strategi siaran pers yang kuat yang memperkenalkan program, menguraikan tujuannya, dan menyiapkan panggung untuk peluncuran.
  • 📧 E mail: Satu email pengumuman saja tidak cukup! Kampanye email drip dengan penggoda pra-peluncuran, pengumuman peluncuran, dan tindak lanjut pasca-peluncuran akan memaksimalkan dampak program.
  • 📢 Pemasaran digital dan cetak: Ciptakan kehebohan tentang program penghargaan karyawan Anda. Siapkan papan nama digital dan standee di sekitar lokasi kantor, mulai dari area resepsionis hingga kafetaria, papan pengumuman, atau tempat mana pun di mana Anda bisa mendapatkan perhatian maksimal untuk menyebarkan kesadaran. Pada saat yang sama, promosi digital melalui screensaver, pemberitahuan pop-up, dan ticker bergulir akan membuat program ini selalu ada di benak mereka.
  • 🗣 Intranet dan media sosial internal: Intranet perusahaan berfungsi seperti media sosial internal untuk mendiskusikan peluncuran, memberikan informasi, dan mengintip pra-peluncuran kepada karyawan. Gunakan jajak pendapat dan kuis untuk mengundang saran, mendiskusikan umpan balik, dan gambar spanduk untuk mempopulerkan peluncuran.
  • 👨‍💻 Townhall/Kegiatan: Bangun kepercayaan dan kredibilitas dengan meminta para pemimpin bisnis dan sumber daya manusia perusahaan menyoroti aspek-aspek penting dari program dan implementasinya selama pertemuan balai kota di seluruh perusahaan (di lokasi atau virtual). Ajaklah berdiskusi dan bertanya untuk melibatkan karyawan, rencanakan kegiatan yang menyenangkan, dan kirimkan hadiah kecil untuk menciptakan kehebohan.

R&R Kehidupan Nyata Diluncurkan dengan Faktor 'Wow'

Perusahaan-perusahaan ini telah membuat nama untuk diri mereka sendiri bukan hanya karena program pengakuan mereka tetapi juga karena cara mereka meluncurkan program R&R dan kemeriahan di sekitarnya.

➡ Heineken mengemas ulang dan meluncurkan kembali program R&R-nya dengan semua lonceng dan peluit. Menjelang peluncurannya, program ini mencakup komunikasi omnichannel melalui email, postingan media sosial harian, stand dan poster, SMS kepada karyawan, screensaver PC, dan banyak lagi.

➡ Cox Communications merencanakan festival peluncuran selama seminggu dengan aktivitas lengkap seputar platform Spark R&R. Mereka mengubahnya menjadi acara tahunan yang dimulai dengan email bertema yang menyenangkan di seluruh perusahaan yang mengumumkan perayaan Spark Week.

"Cara untuk memberi tahu karyawan "siapa" yang menerima penghargaan dan "mengapa" tergantung pada budaya organisasi. - SHRM

Daftar Periksa untuk perencanaan SDM dalam meluncurkan R&R mereka

Daftar periksa singkat akan membantu Anda memantapkan strategi peluncuran dan memastikan bahwa rencana komunikasi Anda untuk meluncurkan program penghargaan dan pengakuan karyawan Anda sudah siap.

Yang harus dilakukan ✅

  • Siapkan strategi komunikasi pra-peluncuran dan dapatkan dukungan dan anggaran dari manajemen yang lebih tinggi.
  • Buat rencana kampanye yang tangkas, lacak hasil menggunakan alat perencanaan proyek dan tunjuk pemimpin kampanye untuk memastikan eksekusi yang tepat.
  • Tentukan apa yang ingin Anda fokuskan - program R&R itu sendiri atau alasan pelaksanaan dan peluncurannya.
  • Sampaikan pesan dengan benar dengan menguji kampanye pada kelompok kecil dan sesuaikan berdasarkan umpan balik.
  • Pastikan komunikasi Anda - poster, email, grafik, nada konten, dan gaya selaras dengan merek perusahaan.
  • Lakukan segala cara pada hari peluncuran untuk meningkatkan kegembiraan dan mendapatkan dukungan karyawan.
  • Soroti proposisi nilai bisnis dan manfaatnya bagi karyawan selama peluncuran.
  • Jalankan acara rutin dan promosikan pencapaian program untuk menjaga momentum tetap berjalan pasca peluncuran.

Yang tidak boleh dilakukan ❌

  • Jangan tunda hingga menit terakhir untuk mendapatkan dukungan dan anggaran yang tepat dari manajemen. Kampanye tidak akan berjalan tepat waktu.
  • Jangan gunakan pendekatan pena dan kertas atau lembar excel gaya lama. Cara ini tidak cukup untuk mengimbangi rencana kampanye yang dinamis dan rentan terhadap kesalahan.
  • Jangan membagi perhatian Anda pada terlalu banyak hal. Hal ini akan mengurangi pentingnya pesan utama.
  • Jangan mengirim pesan yang umum. Hal ini akan berdampak pada peluncuran dan implementasi program pengakuan Anda.
  • Jangan gunakan warna dan gaya yang umum karena kampanye Anda mungkin akan kehilangan kredibilitasnya atau memiliki dampak yang lebih kecil pada karyawan.
  • Jangan berhemat pada hari peluncuran. Program ini tidak akan berhasil tanpa dukungan karyawan.
  • Jangan berfokus pada manfaat yang bersifat periferal. Hal ini akan menghalangi penggunaan dan adopsi secara luas.
  • Jangan berpikir bahwa program ini dimulai dan diakhiri dengan peluncuran. Dorong adopsi secara luas dengan aktivitas dan komunikasi pasca-peluncuran.

Apa yang terjadi setelah peluncuran?

Karena mudah sekali bagi kegembiraan untuk meredup, jaga agar gebrakan tetap berlanjut dengan email tindak lanjut, survei, kuis, dan bahkan grup fokus umpan balik.

Buka saluran komunikasi Anda dan dorong penggunaan di seluruh perusahaan untuk memastikan implementasi yang sukses, adopsi pasca-peluncuran, dan keterlibatan yang langgeng dengan program pengenalan karyawan Anda.

Bersamaan dengan itu, komunikasikan metrik keberhasilan program, yang mencakup faktor-faktor seperti:

Memastikan pembaruan rutin tentang perubahan versi, perubahan struktural, modifikasi, dan statistik menarik dari para pemangku kepentingan dan karyawan program.

Pastikan bahwa manajemen puncak juga ikut serta dalam permainan dengan sering berkomunikasi dengan tim mereka dan memberikan penghargaan kepada para pemenang.

Hal ini akan menumbuhkan kepercayaan dan menunjukkan kepada karyawan bahwa perusahaan tidak hanya berinvestasi pada sebuah alat, namun juga sangat percaya pada keseluruhan program.