5 componenti chiave necessarie per guidare con successo il cambiamento organizzativo

Guidare il cambiamento è, senza dubbio, una delle parti più impegnative dell'essere leader, e l'attuazione del cambiamento organizzativo è il cambiamento più impegnativo di tutti.

Perché?

In genere le persone non amano i cambiamenti e, poiché i cambiamenti organizzativi hanno un impatto diretto su di loro, questo è il tipo di cambiamento meno popolare. In media, il 70% di tutte le iniziative di cambiamento fallisce, il che non è un granché, ma non è nulla se lo si confronta con i cambiamenti organizzativi, come ad esempio le iniziative di Customer Service, che hanno un tasso di fallimento impressionante, pari al 93%.

Gran parte della mia carriera è stata dedicata alla guida del cambiamento organizzativo o all'intervento per trasformare un programma di cambiamento fallimentare e sì, può essere difficile, ma credo anche che sia reso più complicato del necessario.

5 approcci principali alla gestione del cambiamento organizzativo

È necessario affrontare alcuni aspetti chiave del cambiamento organizzativo, che aiuteranno i cambiamenti a svolgersi in modo molto più fluido e con maggiori probabilità di successo. Invariabilmente, quando vengo chiamato a sistemare le cose, di solito è una di queste cinque componenti a causare la maggior parte dei problemi riscontrati.

1. Obiettivi chiari

Sarebbe sorprendente vedere il numero di programmi di cambiamento che vengono eseguiti in cui le persone coinvolte non sanno esattamente quale sia l'obiettivo o quale sia l'aspetto del successo.

Quando ciò accade, i team hanno difficoltà a impegnarsi. Quando le persone non capiscono l'obiettivo, è difficile sapere cosa fare o se si stanno facendo progressi o meno.

Ricordo che in un'azienda in cui ero appena entrato, nel mio primo mese, hanno avviato un importante cambiamento organizzativo e, poiché non conoscevo bene la struttura organizzativa e le sue problematiche, è stato difficile per me comprendere il cambiamento che ci veniva presentato.

Fortunatamente ero seduto accanto a un vicepresidente anziano, così gli chiesi tranquillamente se poteva spiegarmi il cambiamento per coinvolgerlo. Mi ha detto: "Senti, è un cambiamento piuttosto complicato e non è facile da spiegare o da capire, quindi perché non salti questo e ti dedichi al prossimo. Di solito ne facciamo uno all'anno, quindi lascia perdere questo e partecipa al prossimo".

Come potete immaginare, il cambiamento è fallito, e in tempi doppiamente rapidi. Se nemmeno il senior management è in grado di spiegarlo a voi, che possibilità ha il resto dell'organizzazione di sapere cosa ci si aspetta? Sarebbe meglio se aveste una spiegazione chiara, semplice e di facile comprensione del cambiamento che state adottando. Più è facile da capire per le persone, più sarà facile per loro partecipare e farsi coinvolgere.

Il modo migliore per descrivere un cambiamento è in termini di risultati attesi, in quanto ciò significa che i vostri team possono contribuire alla soluzione e contribuire a garantirne il successo, piuttosto che implementare ciecamente un cambiamento che non capiscono.

2. Obiettivo chiaro

I team vogliono sapere perché state attuando il cambiamento. Qual è lo scopo alla base?

Troppo spesso vedo cambiamenti fatti solo per il gusto di cambiare. Un nuovo leader vuole dare la sua impronta alle cose. In molti di questi casi, il cambiamento non migliora le cose, ma le rende semplicemente diverse.

Il team deve capire il motivo del cambiamento e se il motivo non è abbastanza valido, non si impegnerà. Diventeranno passeggeri piuttosto che promotori del cambiamento.

Il cambiamento fine a se stesso è uno dei principali fattori che contribuiscono al fallimento del cambiamento.

A volte mi è capitato di vedere cambiamenti che avevano uno scopo importante, ma in questo caso il problema era che non erano stati comunicati chiaramente ai team.

So, make sure your purpose is strong and that it is communicated clearly to everyone. The stronger the purpose, the higher the chance of the change succeeding. One personal example of this I have comes from a project I worked on for DHL, the project was just, or so we thought, about increasing on-time delivery rates. At the project kick-off, the Business PM asked if anyone knows why we are doing this project. He got the usual answers: increase revenue, reduce costs, and drive customer satisfaction, to which he said no, it’s not that.

Poi ci disse, con voce pacata.

"Lo facciamo perché non esiste Babbo Natale ed è nostro compito assicurarci che i bambini ricevano i regali di Natale in tempo per il Natale, non il giorno o la settimana dopo. Lo facciamo per garantire che quando i nonni, le zie e gli zii inviano i regali di compleanno, questi arrivino il giorno del loro compleanno, non la settimana successiva o quella dopo. Consegniamo anche molte medicine, ed è nostro compito assicurarci che arrivino quando ne hanno bisogno, per i casi di dolore".

Quando ha finito, si sarebbe potuto sentire uno spillo cadere nella stanza e si sarebbe potuto tagliare l'atmosfera con un coltello. La gente era così assorta nelle sue parole. Mi si rizzarono i peli sulla nuca e sentii un brivido lungo la schiena.

È stato l'unico progetto a cui abbia mai lavorato in cui le persone si sono offerte volontariamente di lavorare la sera e nei fine settimana per garantire la consegna prima del previsto. Non c'erano lamentele o reclami, ma solo un team altamente motivato che si impegnava insieme per raggiungere questo grande obiettivo.

Ora, mi rendo conto che non tutti i progetti saranno così chiari. Tuttavia, dobbiamo spiegare perché stiamo facendo il cambiamento e metterlo in termini tali da far capire i benefici più ampi, rafforzando lo scopo e aumentando la motivazione.

3. Vantaggi evidenti

Uno scopo forte di solito implica la fornitura all'organizzazione di alcuni chiari benefici. Altrimenti, perché fare il cambiamento?

Ma nella sezione quando parlo di benefici, mi riferisco alle persone coinvolte nella realizzazione del cambiamento. Quali sono i benefici per loro? Cosa ne ricaveranno? Se il cambiamento serve solo ad arricchire gli azionisti, e questo è un bene per loro, perché i vostri team dovrebbero impegnarsi e impegnarsi nel cambiamento? Più riuscite a spiegare lo scopo in modo vantaggioso per i vostri team, più forte sarà il loro desiderio e il loro impegno.

In un'azienda in cui lavoravo, stavamo implementando un programma di outsourcing massiccio che aveva un impatto considerevole sull'organizzazione. L'iniziativa ha incontrato parecchie resistenze. Durante una riunione cittadina, abbiamo organizzato una sessione di domande e risposte sul motivo del cambiamento. È emerso chiaramente che la maggior parte dell'organizzazione riteneva che il cambiamento fosse stato attuato per ridurre i costi e aumentare i profitti dell'azienda. Inoltre, pensavano che questo fosse il primo passo verso la perdita del posto di lavoro, il che non li ha incoraggiati a partecipare.

Questo mi ha permesso di spiegare il vero motivo del cambiamento. Se in parte è vero che era legato ai costi, è anche vero che avevamo un grosso volume di progetti in arrivo. Con il 50% delle nostre risorse impegnate in lavori di manutenzione, avremmo avuto un impatto sulla nostra capacità di consegnare i progetti nei tempi richiesti dall'azienda. Inoltre, liberando parte dei costi di manutenzione con risorse meno costose, potevamo permetterci budget di progetto più elevati e d'ora in poi ci sarebbe stato ancora più lavoro.

Quando i team hanno capito che uno dei vantaggi del cambiamento era la possibilità di svolgere più lavoro di progetto, il cambiamento è diventato improvvisamente più attraente. Hanno visto il cambiamento come un'opportunità per crescere e sviluppare maggiori competenze, piuttosto che come una minaccia per il loro lavoro. Quando i team vedono i vantaggi che ne trarranno, contribuiscono ad aumentare il loro impegno e il loro coinvolgimento.

4. Approccio chiaro

Una delle frasi che uso più spesso è: "Le persone non hanno paura del lavoro duro, hanno paura del fallimento". E questo è sicuramente vero quando si tratta di cambiamenti, perché sono un lavoro duro, ma se riuscite a mostrare ai vostri team come possono avere successo, aumenterete la loro fiducia e la loro motivazione.

Di recente ho guidato un'imponente migrazione di data center verso Azure, la soluzione basata sul cloud di Microsoft. Ero il quinto program manager a prendere le redini del progetto e sono stato io a portarlo a termine con successo. Il segreto è stato quello di suddividere il programma in una serie di fasi, ognuna delle quali poteva essere compresa dal team, indicando anche il percorso da seguire per completare il programma. Una volta che abbiamo avuto questi pezzi a misura di morso e il team ha iniziato a completarli con successo, la loro fiducia è cresciuta in modo esponenziale. Non solo erano più fiduciosi, ma erano anche entusiasti del successo che avremmo potuto ottenere.

Quando riuscite a mostrare alle persone come potranno avere successo, date potere e create team entusiasti e ispirati.

5. Ruoli e responsabilità chiari

Se volete che le persone partecipino e guidino il cambiamento, dovete far sapere loro che cosa ci si aspetta da loro e che contribuiscano. Più chiarezza si riesce a fornire, più le persone potranno aiutarvi a raggiungere gli obiettivi. Non è sufficiente dichiarare l'obiettivo, le persone devono sapere che cosa significa per loro, e bisogna dettagliare il loro ruolo e le loro responsabilità e garantire che abbiano gli strumenti necessari per svolgere il lavoro.

Se riuscite ad assicurarvi di affrontare queste cinque aree chiave, imposterete la vostra azienda, i vostri team e voi stessi per il successo. Possono sembrare cose semplici, persino banali, ma ho perso il conto del numero di cambiamenti falliti che ho visto perché hanno dimenticato di occuparsi di una di queste aree. So che può sembrare una questione di buon senso, ma raramente il buon senso è la prassi comune e troppe cose falliscono proprio perché non ci si è occupati delle basi.

Guidare il cambiamento non è facile, ma se riuscite a dire chiaramente ai vostri team quali sono le finalità e gli obiettivi, quali sono i vantaggi e perché lo stanno facendo, mostrando loro come possono raggiungerli e cosa ci si aspetta da loro, allora avrete messo i vostri team sulla strada del successo.

Se riuscite a occuparvi di queste semplici cose, vi aiuterà a creare e a coinvolgere team e gruppi di lavoro entusiasti e motivati a raggiungere qualsiasi obiettivo.