Come gestire i dipendenti difficili?

Dipendente difficile. Ogni manager ne ha avuto almeno uno. Ogni organizzazione ha avuto la sua parte di partecipanti frustranti nella sua forza lavoro. Siamo arrivati a credere che sia una parte inevitabile della gestione di un'azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore.

Purtroppo, molti datori di lavoro e manager non riconoscono gli effetti domino a breve e a lungo termine che un singolo dipendente difficile può causare. Come minimo, basta una sola persona per scombussolare le dinamiche ininterrotte di un team efficiente e far perdere la produttività per un mese.

È particolarmente impegnativo nel caso di persone che si sono appena disintossicate da una dipendenza. Siamo tutti pronti a dare una seconda possibilità a chi la merita e comprendiamo quanto sia difficile per queste persone trovare un lavoro.

Tuttavia, bisogna anche tenere conto delle sfide che si possono incontrare. Per esempio, può essere difficile per una persona che ha affrontato un pregiudizio costante sentirsi costantemente sulla difensiva e mantenere una buona comunicazione.

In questo articolo, quindi, vi aiuteremo condividendo una guida rapida sulla gestione dei dipendenti difficili. Elencheremo le bandiere rosse che li identificano, discuteremo dell'importanza di imparare a gestire i dipendenti difficili e i comportamenti dirompenti, condivideremo i diversi tipi di dipendenti difficili insieme ai consigli su come affrontarli e molto altro ancora.

Chi sono i dipendenti difficili?

Ogni manager ha probabilmente una propria definizione di dipendente difficile. Ai fini di questo articolo, però, lo definiamo come un lavoratore che non si comporta in modo professionale sul posto di lavoro.

Ecco alcune delle bandiere rosse che li identificano dagli altri:

1. Richiama i reclami

Uno dei primi segni rivelatori di un dipendente difficile sono le lamentele che arrivano, non solo dai clienti ma anche dai colleghi. Potete anche cercare dettagli indiretti, come un aumento significativo dei resi di prodotti o un aumento delle segnalazioni di articoli mancanti e/o rotti da parte del vostro team di assistenza clienti.

2. Mostra un atteggiamento negativo verso l'esterno

I comportamenti negativi possono essere espressi in modi diversi, dalla mancanza di impegno alla chiara assenza di iniziativa. Può anche manifestarsi come demotivazione, che di solito si manifesta con una scarsa puntualità.

Questo problema deve essere affrontato immediatamente per evitare che il morale dei dipendenti ne risenta.

3. Violare consapevolmente le politiche aziendali

Infine, fate attenzione ai dipendenti che si comportano in modo contrario alle regole aziendali. Potrebbero lavorare in modo efficiente da soli o con il loro team e i clienti potrebbero persino apprezzare la loro compagnia.

Tuttavia, questo non dà loro un lasciapassare per commettere gravi scorrettezze come minacce di violenza, possesso di armi, molestie e altro ancora.

Importanza della gestione dei dipendenti difficili e dei comportamenti dirompenti

La mancata gestione dei comportamenti dirompenti può avere un grave impatto sull'azienda in modi di cui non ci si rende conto. Come abbiamo detto sopra, può influire sull'ambiente di lavoro, sul morale dei dipendenti e sui livelli di soddisfazione professionale. Potreste perdere sia buoni dipendenti che clienti fedeli.

Ma soprattutto può rovinare la reputazione della vostra azienda nel lungo periodo. Non sottovalutate i danni che può provocare l'interazione con un singolo dipendente, soprattutto se si impegna ripetutamente.

Purtroppo, gli eventi negativi sono più memorabili di quelli positivi e possono diffondersi a macchia d'olio attraverso il passaparola (sia offline che online). Questo vale non solo per le storie che i clienti raccontano della vostra azienda, ma anche per i vostri dipendenti.

Tipi di dipendenti difficili

Dealing with difficult employees can be tricky, especially when each one brings a different challenge to the table. Here are a few common types you might come across and how they typically show up at work.

1. Il pigro

I dipendenti pigri sono facili da individuare, ma è facile confonderli con i dipendenti con prestazioni insufficienti. Qual è quindi la differenza? Beh, sta nella lotta. I dipendenti con prestazioni insufficienti sono lavoratori che lavorano sodo ma non riescono a ottenere i risultati attesi.

Può essere causato da diversi fattori: problemi familiari, finanziari o semplicemente mancanza di capacità ed esperienza. Nel frattempo, i dipendenti pigri non si impegnano affatto. Si affidano fortemente agli altri per fare il loro peso.

2. Il troppo ambizioso

Non c'è nulla di sbagliato nell'ambizione. Può fornire motivazione e ispirare l'eccellenza. D'altra parte, a nessuno piacciono gli esibizionisti e gli irriducibili, caratteristiche che non definiscono una persona che vuole assumere un ruolo di leadership, ma un dipendente troppo ambizioso.

Per individuarli, occorre prestare attenzione, perché non si vuole scoraggiare e demotivare dipendenti perfettamente validi. Cercate invece di individuare i lavoratori che si danno costantemente da fare per superare non solo i colleghi, ma anche l'autorità.

Ad esempio, un dipendente motivato si sforzerà di fornire un'ottima prestazione. Al contrario, un dipendente troppo ambizioso metterà in discussione l'incarico affidatogli e andrà palesemente per la sua strada invece di seguire le istruzioni.

3. Il drammatico

È interessante notare che l'individuazione del dipendente eccessivamente ambizioso potrebbe rivelare anche chi è il dipendente drammatico. Dopo tutto, i dipendenti drammatici amano gli intrighi e l'azione. Prosperano in giornate piene di urla, lacrime e tradimenti: cose che i dipendenti troppo ambiziosi tendono talvolta a fornire.

A differenza degli altri, il dipendente drammatico è più simile a un personaggio e può assumere diverse forme. Può essere un dipendente emotivo che grida a squarciagola un giorno e un simpatico pettegolo il giorno dopo. Farà di tutto per essere al centro dell'attenzione, fino a creare problemi se non c'è un vero dramma.

4. Il comico

Ci sono anche dei casi in cui un attira-attenzione può assumere la forma di un comico invece che di un drammatico. Si può dire che occupano gli opposti dello spettro dell'attenzione. Uno prospera nelle lacrime, l'altro nelle risate.

Onestamente, voler far ridere gli altri non è un comportamento sbagliato. Le intenzioni di un comico sono solitamente buone e possono rendere più tollerabili le giornate di lavoro difficili. Tuttavia, questi dipendenti tendono a causare disordini e a far perdere la concentrazione agli altri dipendenti.

Bisogna anche fare attenzione quando si ha a che fare con loro. Siate discreti se non volete essere etichettati come guastafeste.

5. Il cinico

Questo tipo di dipendente è la rovina dell'esistenza del comico. Non sorride mai e sembra sempre che porti il peso del mondo sulle spalle. Inoltre, non partecipa quasi mai alle sessioni di aggregazione dopo il lavoro, ai pranzi di squadra e ad altri eventi aziendali divertenti. Gli altri dipendenti hanno sempre cercato di coinvolgerlo, senza riuscirci, e ora si sono arresi.

Fa bene il suo lavoro, tiene la testa bassa senza attirare l'attenzione e rispetta la vostra autorità. Qual è il problema? Semplicemente, il cattivo umore è contagioso e può influire sulla soddisfazione lavorativa di tutti gli altri.

How to deal with difficult employees: A proactive and structured approach with Empuls

Difficult employees can disrupt team harmony, lower productivity, and create a negative workplace culture if their behavior goes unaddressed. While challenging, managing these situations effectively is a hallmark of strong leadership. It’s not just about reacting to conflict—it's about building a culture where clear communication, consistent feedback, and accountability are the norm.

Here’s a structured, people-first approach to handling difficult employees, along with how Empuls can support you at every step:

1. Recognize the root cause—not just the behavior

Difficult behavior is often a symptom, not the cause. Stress, disengagement, unclear expectations, or lack of recognition can all contribute.
Start by identifying what’s really driving the behavior. Is the employee misunderstood? Do they feel unheard or undervalued?

2. Document incidents objectively and consistently

When patterns of disruptive behavior emerge, begin documenting occurrences. Keep your records factual, noting dates, times, and witnesses if any. Communicate transparently with the employee that you’re tracking progress toward resolution—not punishment.

3. Give timely and actionable feedback

Don’t wait until things spiral. Address issues early with clear, constructive, and private conversations. Avoid vague criticism—be specific about what behavior needs to change and why it matters to the team and company culture.

4. Reinforce positive behaviors alongside accountability

It's easy to focus only on what’s wrong, but progress also depends on recognizing improvements and reinforcing effort. Reward positive shifts in attitude or behavior, no matter how small.

5. Maintain consistency and fairness across teams

A common mistake is letting “star performers” off the hook while holding others accountable. This erodes trust and fosters resentment. Apply the same standards across the board to protect your leadership credibility.

6. Set clear consequences and align them with policy

Consequences should be proportionate, clearly communicated, and tied to company policy. Whether it’s a verbal warning or formal action, clarity helps eliminate ambiguity.

7. Don’t manage in isolation—collaborate with HR

If a case is particularly complex, emotionally charged, or repetitive despite intervention, involve HR. Together, you can plan a more formal response or next steps.

8. Know when to escalate or part ways

In rare cases, despite clear feedback and fair support, the employee may remain unwilling to improve. In such cases, it’s important to make a decision that protects your team’s wellbeing and business goals.

Letting go of a toxic presence—respectfully and professionally—can open space for healthier team dynamics and growth.

Empuls: Your partner in proactive people management

Dealing with difficult employees isn’t just about correction—it’s about creating a culture that makes difficult behavior the exception, not the norm. Empuls helps you build that culture with tools for recognition, continuous feedback, transparent communication, and behavioral alignment.

By using Empuls to reinforce positive behaviors, listen to employee voices, and maintain accountability, organizations can address issues early and prevent negativity from taking root.

Esempi di gestione dei dipendenti difficili

Spesso le cose sono più facili a dirsi che a farsi. Permetteteci quindi di condividere un paio di casi su come abbiamo gestito i dipendenti in passato. Per motivi di privacy, non riveleremo i nomi delle persone coinvolte.

Caso n. 1

Un giorno un dipendente ha iniziato ad arrivare in ritardo. Non era mai stato così prima, così il direttore gli ha parlato dopo una settimana. Il manager ha richiamato la sua attenzione anche dopo la terza volta.

Dopo aver intervistato il dipendente, abbiamo scoperto che il suo ritardo era dovuto a problemi di vita personale. Sua madre si era ammalata e non c'era nessuno a prendersi cura di lei.

Anche il fatto di assentarsi temporaneamente dal lavoro non era un'opzione possibile. Invece, il problema è stato risolto modificando il suo orario di lavoro a condizione di non arrivare mai in ritardo.

Caso n. 2

Una dipendente si è lamentata del fatto che un collega di sesso maschile ha spento le luci e le ha toccato il seno. Da un'indagine è emerso che il collega le ha sfiorato involontariamente il seno mentre spegneva le luci della sala conferenze dopo una riunione.

L'azione iniziale è stata un avvertimento al collega di fare più attenzione la prossima volta. L'incidente è stato registrato.

A similar incident occurred after a few months with the same female employee, only this time with another male co-worker. Another investigation was done. This time, it was found through CCTV footage that the female worker intentionally cornered her co-worker.

La donna stava cercando di sfruttare la questione per minacciarlo di lasciare il lavoro per motivi personali. Il caso è stato etichettato come molestie e, data la politica di tolleranza zero dell'azienda, la dipendente è stata prontamente licenziata.

Conclusione

Knowing how to deal with difficult employees is an essential leadership skill that directly impacts team morale, productivity, and workplace culture. Whether you're facing disruptive behavior, resistance to feedback, or recurring conflict, the key lies in approaching the situation with empathy, structure, and consistency.

Successful leaders don’t just react—they build environments that prevent issues from escalating by fostering transparency, communication, and continuous recognition. From documenting patterns to offering constructive feedback and collaborating with HR, every step plays a role in managing difficult employees and disruptive behaviors effectively.

With platforms like Empuls, you don’t have to do it alone. Empuls helps you take a proactive approach to engagement and behavior alignment—ensuring challenges are addressed early and culture stays strong.

Lead with empathy. Act with clarity. Empower with the right tools. That’s how you turn tough situations into opportunities for growth—for both individuals and teams.