Come gestire i dipendenti difficili?

Dipendente difficile. Ogni manager ne ha avuto almeno uno. Ogni organizzazione ha avuto la sua parte di partecipanti frustranti nella sua forza lavoro. Siamo arrivati a credere che sia una parte inevitabile della gestione di un'azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore.

Purtroppo, molti datori di lavoro e manager non riconoscono gli effetti domino a breve e a lungo termine che un singolo dipendente difficile può causare. Come minimo, basta una sola persona per scombussolare le dinamiche ininterrotte di un team efficiente e far perdere la produttività per un mese.

È particolarmente impegnativo nel caso di persone che si sono appena disintossicate da una dipendenza. Siamo tutti pronti a dare una seconda possibilità a chi la merita e comprendiamo quanto sia difficile per queste persone trovare un lavoro.

Tuttavia, bisogna anche tenere conto delle sfide che si possono incontrare. Per esempio, può essere difficile per una persona che ha affrontato un pregiudizio costante sentirsi costantemente sulla difensiva e mantenere una buona comunicazione.

In questo articolo, quindi, vi aiuteremo condividendo una guida rapida sulla gestione dei dipendenti difficili. Elencheremo le bandiere rosse che li identificano, discuteremo dell'importanza di imparare a gestire i dipendenti difficili e i comportamenti dirompenti, condivideremo i diversi tipi di dipendenti difficili insieme ai consigli su come affrontarli e molto altro ancora.

Chi sono i dipendenti difficili?

Ogni manager ha probabilmente una propria definizione di dipendente difficile. Ai fini di questo articolo, però, lo definiamo come un lavoratore che non si comporta in modo professionale sul posto di lavoro.

Ecco alcune delle bandiere rosse che li identificano dagli altri:

1. Richiama i reclami

Uno dei primi segni rivelatori di un dipendente difficile sono le lamentele che arrivano, non solo dai clienti ma anche dai colleghi. Potete anche cercare dettagli indiretti, come un aumento significativo dei resi di prodotti o un aumento delle segnalazioni di articoli mancanti e/o rotti da parte del vostro team di assistenza clienti.

2. Mostra un atteggiamento negativo verso l'esterno

I comportamenti negativi possono essere espressi in modi diversi, dalla mancanza di impegno alla chiara assenza di iniziativa. Può anche manifestarsi come demotivazione, che di solito si manifesta con una scarsa puntualità.

Questo problema deve essere affrontato immediatamente per evitare che il morale dei dipendenti ne risenta.

3. Violare consapevolmente le politiche aziendali

Infine, fate attenzione ai dipendenti che si comportano in modo contrario alle regole aziendali. Potrebbero lavorare in modo efficiente da soli o con il loro team e i clienti potrebbero persino apprezzare la loro compagnia.

Tuttavia, questo non dà loro un lasciapassare per commettere gravi scorrettezze come minacce di violenza, possesso di armi, molestie e altro ancora.

Importanza della gestione dei dipendenti difficili e dei comportamenti dirompenti

La mancata gestione dei comportamenti dirompenti può avere un grave impatto sull'azienda in modi di cui non ci si rende conto. Come abbiamo detto sopra, può influire sull'ambiente di lavoro, sul morale dei dipendenti e sui livelli di soddisfazione professionale. Potreste perdere sia buoni dipendenti che clienti fedeli.

Ma soprattutto può rovinare la reputazione della vostra azienda nel lungo periodo. Non sottovalutate i danni che può provocare l'interazione con un singolo dipendente, soprattutto se si impegna ripetutamente.

Purtroppo, gli eventi negativi sono più memorabili di quelli positivi e possono diffondersi a macchia d'olio attraverso il passaparola (sia offline che online). Questo vale non solo per le storie che i clienti raccontano della vostra azienda, ma anche per i vostri dipendenti.

Tipi di dipendenti difficili

Esistono cinque tipi principali di dipendenti difficili. Eccoli:

1. Il pigro

I dipendenti pigri sono facili da individuare, ma è facile confonderli con i dipendenti con prestazioni insufficienti. Qual è quindi la differenza? Beh, sta nella lotta. I dipendenti con prestazioni insufficienti sono lavoratori che lavorano sodo ma non riescono a ottenere i risultati attesi.

Può essere causato da diversi fattori: problemi familiari, finanziari o semplicemente mancanza di capacità ed esperienza. Nel frattempo, i dipendenti pigri non si impegnano affatto. Si affidano fortemente agli altri per fare il loro peso.

2. Il troppo ambizioso

Non c'è nulla di sbagliato nell'ambizione. Può fornire motivazione e ispirare l'eccellenza. D'altra parte, a nessuno piacciono gli esibizionisti e gli irriducibili, caratteristiche che non definiscono una persona che vuole assumere un ruolo di leadership, ma un dipendente troppo ambizioso.

Per individuarli, occorre prestare attenzione, perché non si vuole scoraggiare e demotivare dipendenti perfettamente validi. Cercate invece di individuare i lavoratori che si danno costantemente da fare per superare non solo i colleghi, ma anche l'autorità.

Ad esempio, un dipendente motivato si sforzerà di fornire un'ottima prestazione. Al contrario, un dipendente troppo ambizioso metterà in discussione l'incarico affidatogli e andrà palesemente per la sua strada invece di seguire le istruzioni.

3. Il drammatico

È interessante notare che l'individuazione del dipendente eccessivamente ambizioso potrebbe rivelare anche chi è il dipendente drammatico. Dopo tutto, i dipendenti drammatici amano gli intrighi e l'azione. Prosperano in giornate piene di urla, lacrime e tradimenti: cose che i dipendenti troppo ambiziosi tendono talvolta a fornire.

A differenza degli altri, il dipendente drammatico è più simile a un personaggio e può assumere diverse forme. Può essere un dipendente emotivo che grida a squarciagola un giorno e un simpatico pettegolo il giorno dopo. Farà di tutto per essere al centro dell'attenzione, fino a creare problemi se non c'è un vero dramma.

4. Il comico

Ci sono anche dei casi in cui un attira-attenzione può assumere la forma di un comico invece che di un drammatico. Si può dire che occupano gli opposti dello spettro dell'attenzione. Uno prospera nelle lacrime, l'altro nelle risate.

Onestamente, voler far ridere gli altri non è un comportamento sbagliato. Le intenzioni di un comico sono solitamente buone e possono rendere più tollerabili le giornate di lavoro difficili. Tuttavia, questi dipendenti tendono a causare disordini e a far perdere la concentrazione agli altri dipendenti.

Bisogna anche fare attenzione quando si ha a che fare con loro. Siate discreti se non volete essere etichettati come guastafeste.

5. Il cinico

Questo tipo di dipendente è la rovina dell'esistenza del comico. Non sorride mai e sembra sempre che porti il peso del mondo sulle spalle. Inoltre, non partecipa quasi mai alle sessioni di aggregazione dopo il lavoro, ai pranzi di squadra e ad altri eventi aziendali divertenti. Gli altri dipendenti hanno sempre cercato di coinvolgerlo, senza riuscirci, e ora si sono arresi.

Fa bene il suo lavoro, tiene la testa bassa senza attirare l'attenzione e rispetta la vostra autorità. Qual è il problema? Semplicemente, il cattivo umore è contagioso e può influire sulla soddisfazione lavorativa di tutti gli altri.

Come gestire i dipendenti difficili

Esistono sicuramente altri tipi di dipendenti difficili. Sarebbe irresponsabile credere che si possano raggruppare in soli cinque tipi. Tuttavia, i cinque che abbiamo presentato sopra sono i più comuni.

La cosa più importante, però, è imparare le tecniche per gestire i dipendenti difficili. Ecco alcuni accorgimenti che potete adottare. Tra l'altro, alcuni di questi consigli sono stati forniti anche dalla Harvard Business Review:

1. Documentare ogni evento

La prima cosa da fare è documentare i comportamenti di disturbo. Per correttezza, non dimenticate di informare anche il dipendente di ciò che state facendo.

Assicuratevi di indicare le date, i punti chiave del comportamento e tutti i dettagli necessari (ad esempio, chi erano gli altri dipendenti coinvolti, se ce ne sono).

2. Fornire un feedback chiaro e costruttivo

Non aspettate che si verifichino più casi prima di fornire un feedback ai vostri dipendenti problematici. Potrebbe dare l'impressione a tutti i dipendenti che questo comportamento sia tollerabile o, peggio, accettabile. Inoltre, sarebbe meglio parlare con il dipendente il prima possibile. Non lasciate che le cose si calmino troppo a lungo.

Inoltre, è importante fornire elementi chiari e attuabili su cui il dipendente possa lavorare.

Ecco un consiglio: create un piano d'azione che includa una tempistica e punti di valutazione. Fatene due copie. Firmatelo insieme al vostro dipendente per renderlo ufficiale e dategliene una copia come riferimento. In questo modo sarà più facile per entrambi rivedere il problema in futuro e verificare se ci sono stati miglioramenti significativi.

3. Imparare ad ascoltare

Tenete sempre presente che le conversazioni a due vie funzionano sempre meglio di quelle a una via. Imparate ad ascoltare i vostri dipendenti. Perché si comportano così? Riuscite a trovare una via di mezzo? Lavorate insieme per risolvere il problema.

4. Essere coerenti e imparziali

Se un certo comportamento non va bene, allora è inaccettabile, indipendentemente da chi lo ha commesso e da quando è stato fatto. Permettere ai vostri dipendenti di avere certi privilegi "una volta ogni tanto" può incoraggiare le cattive abitudini del resto del team, minare la vostra autorità e, peggio ancora, incidere sulla vostra credibilità.

5. Stabilire conseguenze ragionevoli

Comprendiamo quanto sia difficile determinare le conseguenze adeguate a determinati comportamenti. Può essere d'aiuto prendere in considerazione il numero di episodi e la gravità delle infrazioni. Potete anche consultare il manuale del dipendente per verificare se l'azienda ha già stabilito le azioni appropriate da intraprendere.

6. Collaborare con la direzione

Alcuni casi possono essere troppo complicati per essere affrontati da soli. Pertanto, non esitate a consultare il vostro ufficio risorse umane quando necessario. Dopotutto, sono specificamente formati per gestire queste situazioni.

7. Avere coraggio

Infine, abbiate il coraggio di seguire le conseguenze che avete stabilito e persino di licenziare un dipendente, se necessario. Certo, uno degli obiettivi principali di questo articolo è trovare il modo di affinare il vostro stile di gestione e migliorare il comportamento dei dipendenti per creare un team più felice e produttivo. Tuttavia, siamo realistici.

Ci sono volte in cui questo non è possibile. E chi lo sa? Potreste fare un favore a questa persona lasciandola inciampare per imparare una lezione che potrebbe indirizzarla sulla strada giusta.

Esempi di gestione dei dipendenti difficili

Spesso le cose sono più facili a dirsi che a farsi. Permetteteci quindi di condividere un paio di casi su come abbiamo gestito i dipendenti in passato. Per motivi di privacy, non riveleremo i nomi delle persone coinvolte.

Caso n. 1

Un giorno un dipendente ha iniziato ad arrivare in ritardo. Non era mai stato così prima, così il direttore gli ha parlato dopo una settimana. Il manager ha richiamato la sua attenzione anche dopo la terza volta.

Dopo aver intervistato il dipendente, abbiamo scoperto che il suo ritardo era dovuto a problemi di vita personale. Sua madre si era ammalata e non c'era nessuno a prendersi cura di lei.

Anche il fatto di assentarsi temporaneamente dal lavoro non era un'opzione possibile. Invece, il problema è stato risolto modificando il suo orario di lavoro a condizione di non arrivare mai in ritardo.

Caso n. 2

Una dipendente si è lamentata del fatto che un collega di sesso maschile ha spento le luci e le ha toccato il seno. Da un'indagine è emerso che il collega le ha sfiorato involontariamente il seno mentre spegneva le luci della sala conferenze dopo una riunione.

L'azione iniziale è stata un avvertimento al collega di fare più attenzione la prossima volta. L'incidente è stato registrato.

Un incidente simile si è verificato dopo qualche mese con la stessa dipendente, ma questa volta con un altro collega maschio. È stata condotta un'altra indagine. Questa volta, grazie alle riprese delle telecamere a circuito chiuso, si è scoperto che la lavoratrice aveva intenzionalmente messo alle strette il suo collega.

La donna stava cercando di sfruttare la questione per minacciarlo di lasciare il lavoro per motivi personali. Il caso è stato etichettato come molestie e, data la politica di tolleranza zero dell'azienda, la dipendente è stata prontamente licenziata.

Conclusione

Trattare con diversi tipi di persone per far funzionare un'organizzazione è sia una scienza che un'arte. Il segreto sta nell'imparare a gestire i dipendenti difficili e ad assicurarsi che non disturbino la cultura aziendale consolidata. Ci auguriamo che questo articolo vi aiuti a mantenere i vostri dipendenti impegnati e motivati. Buona fortuna!